لإدارة المنظمة بشكل صحيح، يلزم مساهمة كل من الخط والموظفين ويجب أن تكون العلاقة بينهما محددة جيدًا في الهيكل التنظيمي.
لقد نشأ الكثير من الالتباس بين العلماء والمديرين فيما يتعلق بما يعنيه "الخط" و"الموظفون".
ونتيجة لذلك، ربما لا يوجد مجال للإدارة يسبب المزيد من الصعوبات، والمزيد من الاحتكاك، والمزيد من ضياع الوقت والفعالية.
ومع ذلك، فإن العلاقات بين أعضاء المنظمة وبين الموظفين يجب أن تؤثر بالضرورة على تشغيل المؤسسة.
إحدى وجهات النظر السائدة على نطاق واسع حول الخط والموظفين هي أن الوظائف التنفيذية هي تلك التي لها تأثير مباشر على تحقيق أهداف المؤسسة.
من ناحية أخرى، وظائف الموظفين هي تلك التي تساعد الأشخاص التنفيذيين على العمل بشكل أكثر فعالية في تحقيق الأهداف.
الأشخاص الذين يلتزمون بهذا الرأي يصنفون دائمًا الإنتاج والمبيعات (وأحيانًا التمويل) كوظائف خطية، والمحاسبة، والموظفين، وصيانة المصانع، ومراقبة الجودة كوظائف للموظفين.
يُطلق على الهيكل التنظيمي الذي يتكون من المديرين التنفيذيين فقط اسم المنظمة الخطية. قد يكون الهيكل الخيالي لمثل هذه المنظمة كما يلي:
يُطلق على الهيكل التنظيمي الذي يتكون من المديرين التنفيذيين والمديرين التنفيذيين للموظفين اسم منظمة الخط والموظفين.
ويرد أدناه هيكل وهمي من هذا النوع؛
طبيعة العلاقات بين الموظفين والخط
المفهوم الأكثر دقة وصحيحًا منطقيًا للخط والموظفين هو أنهم مجرد مسألة علاقات.
تعطي سلطة الخط خطًا أعلى من السلطة على المرؤوس. إنه موجود في جميع المنظمات كمقياس متواصل أو سلسلة من الخطوات.
ومن هنا المبدأ العددي في المنظمة.
كلما كان خط السلطة من منصب الإدارة النهائي في المؤسسة إلى كل منصب تابع أكثر وضوحًا، كلما كانت مسؤولية اتخاذ القرار أكثر وضوحًا وأصبح الاتصال التنظيمي أكثر فعالية.
في العديد من المؤسسات الكبيرة، تكون الخطوات طويلة ومعقدة؛ بل حتى في أصغرها؛ إن حقيقة التنظيم بحد ذاتها تقدم المبدأ العددي.
وبالتالي، يصبح واضحًا من المبدأ العددي أن السلطة الخطية هي تلك العلاقة التي يمارس فيها الرئيس إشرافًا مباشرًا على علاقة السلطة التابعة التي تكون في خط مباشر أو خطوات.
طبيعة العلاقة التوظيفية هي استشارية. تتمثل وظيفة الأشخاص بصفتهم موظفين خالصين في التحقيق والبحث وتقديم المشورة للمديرين التنفيذيين.
فوائد الموظفين
هناك العديد من المزايا والفوائد لاستخدام الموظفين. عدد قليل منهم:
التعامل مع الوظائف الإدارية المعقدة
لا يمكن المبالغة في التأكيد على ضرورة الحصول على مشورة الموظفين المؤهلين المتخصصين في مختلف مجالات المنظمة، خاصة وأن العمليات أصبحت أكثر تعقيدًا.
المساعدة في اتخاذ القرار
يواجه المديرون الآن ضرورة اتخاذ القرارات التي تتطلب معرفة الخبراء في مسائل مثل القضايا البيئية ونقاط القوة والضعف في المنظمة، وما إلى ذلك.
تخفيف أعباء كبار المسؤولين التنفيذيين
يخصص المتخصصون في طاقم العمل وقتهم للتفكير وجمع البيانات وتحليلها نيابة عن رؤسائهم المشغولين. إنه أمر نادر لمدير تنفيذي رفيع المستوى، لديه الوقت أو سيستغرق الوقت، للقيام بتلك الأشياء التي يمكن لأخصائي الموظفين القيام بها بشكل جيد.
القيود المفروضة على الموظفين
إن الاستعانة بمتخصصي شؤون الموظفين يمكن أن يضمن العديد من الفوائد للمنظمات ولكن طبيعة سلطة الموظفين وصعوبة فهمها تؤدي إلى مشاكل معينة في الممارسة العملية.
شرط هروب للموظفين المتخصصين
يقترح المتخصصون في طاقم العمل خطة فقط؛ ويجب على الآخرين أن يقرروا تبني الخطة ووضعها موضع التنفيذ. وهذا يخلق وضعا مثاليا لتحويل اللوم عن الأخطاء.
سيدعي الموظفون أنها كانت خطة جيدة وأنها فشلت لأن مدير التشغيل كان غير فعال وغير فعال.
يتم تقويض سلطة الخط
يمثل مديرو التشغيل (الخط) الخط الرئيسي للمنظمة ويكتسبون أيضًا درجة من الضرورة.
ومع ذلك، قد ينسى متخصصو الموظفين أن قيمتهم تكمن في مدى تعزيزهم للمديرين التنفيذيين وأيضًا أنهم يجب عليهم تقديم المشورة وليس إصدار الأوامر.
وعليهم أن يتذكروا أنهم إذا قوضوا السلطة التنفيذية، فإنهم يخاطرون بأن يصبحوا قابلين للاستهلاك. إذا كان هناك شخص يمكن الاستغناء عنه في منظمة ما، فمن المرجح أن يكون متخصصًا في الموظفين.
عدم جدوى توصيات الموظفين
وبما أن الموظفين لا ينفذون ما ينصحون به، فمن الممكن أن يفكروا في فراغ، مما يجعل توصياتهم غير عملية، مما يؤدي بدوره في كثير من الأحيان إلى الاحتكاك وفقدان الروح المعنوية والتخريب.
الانقسام في القيادة
وحدة القيادة أمر لا مفر منه لإدارة أي منظمة للوصول إلى هدفها.
لذلك، فإن السلطات المتعددة، التي تم إنشاؤها من خلال الاستعانة بالموظفين المتخصصين، قد تؤدي إلى عواقب وخيمة.
التعقيد في القيادة والسيطرة
قد يكون الرئيس التنفيذي لمؤسسة كبيرة مشغولاً للغاية بالتعامل مع نصائح وتوصيات عدد كبير من الموظفين المتخصصين بحيث لا يجد سوى القليل من الوقت لتكريسه لأقسام التشغيل.
سلطة الخط مسؤولة عن إدارة المنظمة وفقا لخطة استراتيجية. تلعب سلطة الموظفين دورًا استشاريًا لأن وظيفتهم تتمثل في التحقيق والبحث وتقديم المشورة للمديرين التنفيذيين.
