Para administrar adecuadamente una organización se requiere la contribución tanto de la línea como de los miembros del personal y su relación debe estar bien definida en la estructura organizacional.
Ha surgido mucha confusión tanto entre los académicos como entre los gerentes sobre lo que significan "línea" y "personal".
Como resultado, probablemente no existe ningún área de la gestión que cause más dificultades, más fricciones y más pérdida de tiempo y eficacia.
Sin embargo, las relaciones directas y de personal de los miembros de una organización necesariamente deben afectar el funcionamiento de la empresa.
Una visión ampliamente extendida sobre la línea y el personal es que las funciones de línea son aquellas que tienen un impacto directo en el logro de los objetivos de la empresa.
Por otro lado, las funciones del personal son aquellas que ayudan a las personas de línea a trabajar más eficazmente para lograr los objetivos.
Las personas que adhieren a este punto de vista casi invariablemente clasifican la producción y las ventas (y a veces las finanzas) como funciones de línea y la contabilidad, el personal, el mantenimiento de la planta y el control de calidad como funciones del personal.
Una estructura organizacional que está compuesta únicamente por ejecutivos de línea se denomina organización de línea. La estructura imaginaria de dicha organización puede ser la siguiente:
Una estructura organizativa que está compuesta tanto por ejecutivos de línea como por ejecutivos de personal se denomina organización de línea y de personal.
A continuación se muestra una estructura imaginaria de este tipo;
La naturaleza de las relaciones de línea y de personal
Un concepto más preciso y lógicamente válido de línea y personal es que son simplemente una cuestión de relaciones.
La autoridad de línea le da a un superior una línea de autoridad sobre un subordinado. Existe en todas las organizaciones como una escala o serie de pasos ininterrumpidos.
De ahí el principio escalar en la organización.
Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el último puesto directivo de una empresa hasta cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad de la toma de decisiones y más eficaz será la comunicación en la organización.
En muchas grandes empresas, los pasos son largos y complejos; pero hasta en los más pequeños; el hecho mismo de la organización introduce el principio escalar.
Por lo tanto, del principio escalar se desprende claramente que la autoridad de línea es aquella relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre una relación de autoridad subordinada que se encuentra en línea o pasos directos.
La naturaleza de la relación de personal es consultiva. La función de las personas a título puramente de personal es investigar, investigar y asesorar a los superiores directos.
Beneficios del personal
Son muchas las ventajas y beneficios del uso de personal. Algunos de ellos son:
Manejo de funciones gerenciales complejas
Difícilmente se insistirá lo suficiente en la necesidad de contar con el asesoramiento de personal calificado y especializado en diversas áreas de una organización, especialmente cuando las operaciones se vuelven cada vez más complejas.
Ayudar en la toma de decisiones
Los gerentes ahora se enfrentan a la necesidad de tomar decisiones que requieren conocimientos expertos en cuestiones como cuestiones ambientales, fortalezas y debilidades de la organización, etc.
Aliviar a un alto ejecutivo sobrecargado
Los especialistas del personal dedican su tiempo a pensar, recopilar datos y analizarlos en nombre de sus ocupados superiores. Es raro que un ejecutivo de alto nivel tenga o se tome el tiempo para hacer esas cosas que un especialista en personal puede hacer tan bien.
Limitaciones del personal
El uso de especialistas en personal puede garantizar muchos beneficios a las organizaciones, pero la naturaleza de la autoridad del personal y la dificultad de comprenderla genera ciertos problemas en la práctica.
Una cláusula de escape para los especialistas del personal
Los especialistas del personal sólo proponen un plan; otros deben decidir adoptar el plan y ponerlo en funcionamiento. Esto crea una situación ideal para echar la culpa de los errores.
El personal afirmará que fue un buen plan y que fracasó porque el director operativo fue ineficiente e ineficaz.
La autoridad de línea está siendo socavada
Los gerentes operativos (de línea) representan la línea principal de la organización y también adquieren un grado de indispensabilidad.
Sin embargo, los especialistas del personal pueden olvidar que su valor reside en la medida en que fortalecen a los superiores directos y también en que deben aconsejar y no dar órdenes.
Deben recordar que si socavan la autoridad de línea, corren el riesgo de volverse prescindibles. Si hay una persona prescindible en una organización, lo más probable es que sea un especialista en personal.
La impracticabilidad de las recomendaciones del personal.
Dado que el personal no implementa lo que recomiendan, es posible que piensen en el vacío, haciendo así que sus recomendaciones no sean prácticas y lo que a su vez, a menudo resulta en fricciones, pérdida de moral y sabotaje.
Desunión al mando
La unidad de mando es inevitable para que la dirección de cualquier organización alcance su objetivo.
Por lo tanto, múltiples autoridades, creadas a partir del uso de especialistas, pueden tener consecuencias desastrosas.
Complicación en el liderazgo y el control.
El director ejecutivo de una organización grande puede estar tan ocupado con los consejos y recomendaciones de un gran número de especialistas que encuentra poco tiempo para dedicar a los departamentos operativos.
La autoridad de línea es responsable de Dirigir la organización de acuerdo con un plan estratégico.. La autoridad del personal desempeña una función de asesoramiento, ya que su trabajo es investigar, investigar y dar asesoramiento a los superiores directos.
