Una organización necesita integrar su estrategia y sus sistemas de control para garantizar que la estrategia ayude a la organización a lograr sus objetivos.
El control estratégico apunta específicamente a garantizar que la organización mantenga una alineación efectiva con su entorno y avance hacia el logro de sus objetivos estratégicos.
Griffin ha indicado que el control estratégico se centra en cinco aspectos de las organizaciones: estructura, liderazgo, tecnología, recursos humanos y sistemas de control operativo e información.
Una organización no puede funcionar sin una sistema eficaz de evaluación y control. Control se refiere a cualquier proceso adoptado; por los gerentes para alinear las acciones de las personas y los sistemas de la organización con sus metas e intereses.
El control es, de hecho, la regulación de las actividades de una organización para que los directivos y otros empleados puedan tener algún tipo de control. indicación sobre el rendimiento sobre metas.
Los sistemas de control sólidos ayudan a una organización a ser efectiva y eficiente.. Los sistemas de control pueden definirse como "procesos de evaluación y retroalimentación para que las personas sepan que sus gerentes están prestando atención a lo que hacen y pueden detectar cuando ocurren desviaciones no deseadas".
De este modo, el control hace una comparación de la organización en términos de su desempeño: dónde está ahora y dónde se espera que esté. También da una señal a los gerentes para tomar medidas correctivas.
Por ejemplo, un servicio de mensajería tiene como objetivo de desempeño entregar 100; por ciento de sus paquetes a tiempo a sus clientes.
Si la empresa descubre que su puntualidad en las entregas ha disminuido al 98 por ciento, el sistema de control señalaría los problemas a los gerentes. Luego, los gerentes pueden tomar las medidas adecuadas para corregir el problema y aumentar el rendimiento de entrega en más del 98 por ciento.
Importancia del control estratégico
Los sistemas de control estratégico proporcionan a los administradores las herramientas para regular y gobernar sus actividades.
En el control estratégico, Los gerentes primero seleccionan la estrategia. y estructura organizacional y luego crear sistemas de control para evaluar y monitorear la Avance de las actividades dirigidas a la implementación de estrategias..
Finalmente, adoptan acciones correctivas mediante ajustes en la estrategia si se detectan variaciones.
Los controles estratégicos pueden ser tanto proactivos como reactivos. Cuando son proactivos, los sistemas de control ayudan a mantener una organización encaminada, anticipar eventos futuros y responder a oportunidades y amenazas.
Cuando son reactivos, los controles estratégicos detectan desviaciones después de los eventos y luego toman acciones correctivas.
Los sistemas de control estratégico ayudan aún más a los gerentes a lograr eficiencia, calidad, innovación y capacidad de respuesta superiores hacia los clientes. Estratégico Los administradores pueden medir la eficiencia comparando los insumos totales con los productos totales. (cuántas unidades de insumos se utilizan para producir una unidad de producción). Los gerentes estratégicos crean un sistema de control para monitorear la calidad de los productos.
Cuando las quejas de los clientes son inexistentes o insignificantes, los clientes difícilmente devuelven el producto (como maquinaria/equipo) para su reparación, y Los gerentes indican la calidad de los productos..
El sistema de control estratégico también puede ayudar a alentar a los empleados a pensar en la innovación a través de la descentralización de la autoridad/empoderamiento de los empleados y el seguimiento del desempeño de cada grupo/equipo de trabajo.
Por último, el sistema de control estratégico hace que los empleados respondan mejor a los clientes al evaluar y monitorear el comportamiento de los empleados y el contacto con los clientes.
3 tipos de control estratégico
Controles financieros
Los sistemas de control financiero se ocupan de los recursos financieros de una organización. Los recursos financieros fluyen regularmente dentro y fuera de la organización.
La organización, para uso interno o por otros motivos, dispone de algunos recursos financieros. Los gerentes utilizan sistemas de control financiero para medir el desempeño financiero de una empresa.
Para un control financiero eficaz, establecen objetivos financieros (por ejemplo, crecimiento, rentabilidad, rendimiento para los accionistas) y luego miden el logro real de esos objetivos.
El más popular Las herramientas de control financiero son el control presupuestario, los estados financieros., análisis de ratios y auditorías financieras. رَسمِيّ se implementa mediante un presupuesto, un plan expresado en términos numéricos.
aunque un El presupuesto puede expresarse en términos cuantitativos. (unidades de producción, tiempo, etc.), un presupuesto (anual, trimestral o mensual) suele expresarse en términos financieros.
Los gerentes pueden desarrollar presupuestos para toda la organización o departamentos y divisiones individuales. Usan presupuestos para medición de desempeño.
Los presupuestos también les ayudan a hacer comparaciones de un año a otro y entre departamentos y divisiones. Estados financieros incluyen principalmente un hoja de balance, estado de resultados, estado de flujo de efectivoy estado de flujo de fondos.
El análisis de ratios se ocupa del cálculo de ratios financieros para evaluar la salud financiera de una organización. Los índices importantes que generalmente se utilizan como parte del control financiero incluyen índices de liquidez, índices de endeudamiento, índices de cobertura y índices operativos.
Las auditorías financieras incluyen una auditoría interna realizada por el personal de una organización y una auditoría externa realizada por firmas de contadores públicos calificados.
Controles de salida/control de operaciones
En el caso del sistema de control de producción, los gerentes pronostican metas de desempeño para cada unidad y empleado. Pronostican el desempeño real de los empleados finales de las unidades.
Por último, comparan el desempeño real con los objetivos que ya se les han fijado.
Cuando el desempeño de los empleados o unidades está vinculado al sistema de recompensa, el control de producción en sí proporciona una estructura de incentivos para motivación de los empleados en la organización.
El control de la producción puede adoptar dos formas; control de cribado y control de posición.
El primero se refiere al cumplimiento de los estándares de calidad del producto o servicio durante el proceso de producción/desempeño. Este último se ocupa de la calidad de los productos una vez finalizado el proceso de transformación.
Controles de comportamiento
Un sistema de control de conducta se refiere a un sistema integral de reglas y procedimientos. Estos se prescriben para dirigir el comportamiento/acciones de empleados en cada nivel de la organización. Las reglas y procedimientos estandarizan la forma de alcanzar las metas.
Dos formas de control del comportamiento son;
- Presupuestos Operativos.
- Estandarización.
El presupuesto operativo incluye las asignaciones de recursos que Deben ser utilizados por los gerentes para lograr los objetivos.. Lo más común es que los gerentes de un nivel asignen a los gerentes de un nivel inferior una cantidad específica de recursos para que los utilicen en la producción de bienes y servicios.
La eficiencia de los administradores depende de hasta qué punto pueden mantenerse dentro de los recursos asignados, es decir, el presupuesto.
La estandarización denota el grado en que una unidad de negocio especifica cómo se deben tomar las decisiones para que el comportamiento de los empleados sea predecible.'
Insumos (cosas que se utilizan para producir bienes o servicios, como materias primas, piezas y mano de obra), actividades de conversión (programación de actividades laborales para que se realicen de la misma manera una y otra vez) y salidas (características de desempeño de los productos terminados o servicios) pueden estandarizarse en una unidad de negocio.
Todo esto son partes del control del comportamiento. Exitoso Implementación de la estrategia requiere, entre otros, un sistema de control que se ajuste a la estrategia de la organización.
Los gerentes estratégicos deben garantizar que los controles financieros y de producción se complementen con controles de comportamiento para lograr las metas de manera eficiente.
Supervisión
La implementación de la estrategia requiere un marco para monitorear las diversas acciones emprendidas para implementar el plan estratégico y ofrecer recomendaciones para hacer ajustes a las acciones para cumplir con los objetivos. visión de la organización mejor como se describe en el plan.
El marco de seguimiento proporciona un medio para medir el efecto de cada acción, identifica a los participantes y sus roles en el seguimiento de las acciones, establece un marco de tiempo para el seguimiento y especifica cómo se podría documentar el programa de seguimiento.
La información obtenida del programa de seguimiento se utilizará para recomendar a los responsables de la toma de decisiones qué cambios El plan estratégico puede necesitar alcanzar objetivos específicos. en el plano.
La dirección y el personal de la organización participarán en las actividades de seguimiento.
Plan de evaluación
Este Plan estratégico requiere un plan de evaluación que se concentre específicamente en si los objetivos ya determinados se habrían alcanzado y si ha tenido un impacto.
Además de monitorear las actividades del plan, CMS llevará a cabo tanto una 'evaluación continua' para evaluar el progreso de las actividades como una 'evaluación de impacto' para evaluar el impacto de las actividades bajo este plan.
La evaluación debe realizarse con la expectativa de que proporcione información útil a varios públicos, incluidos los accionistas/propietarios.
Se espera que la evaluación de las actividades planificadas ayude a evaluar si es probable que el progreso y el impacto de las actividades/programas sean sostenibles a largo plazo y qué podría afectar la sostenibilidad.
El momento de la evaluación y las formas de utilizar los resultados
Una evaluación anual durante todo el periodo del Plan estratégico y valdría la pena realizar una evaluación de impacto al final del plan para evaluar el progreso de las diversas actividades del plan y el impacto general.
Métodos de recopilación de información y análisis de información.
La organización puede utilizar métodos para la recopilación de datos como revisión de documentos existentes (p. ej., documentos de planes, encuestas, estudios especiales, revistas de CMS y otras publicaciones), uso de información del sistema de seguimiento, encuestas con cuestionarios establecidos, entrevistas (individuales). y en grupo), observación, reuniones, debates y talleres, pruebas (p. ej., en formación), etc.
El evaluadores Es necesario utilizar métodos cuantitativos y cualitativos para analizar la información.
Resultado de la evaluación
El resultado de las evaluaciones deberá producirse en términos de informes escritos en un lenguaje claramente comprensible.
Los evaluadores deben proporcionar recomendaciones basadas en el contenido de los informes de evaluación y el período con el que la recomendación debe al menos estar relacionada;
- ¿Qué causas de acción se deben tomar?
- cómo deben implementarse,
- quién los implementará y cuándo,
- qué restricciones es probable que estén involucradas,
- Qué se necesitará para garantizar que se apliquen las recomendaciones..
