Une organisation doit intégrer sa stratégie et ses systèmes de contrôle pour garantir que cette stratégie l'aide à atteindre ses objectifs.
Le contrôle stratégique vise spécifiquement à garantir que l’organisation maintient un alignement efficace avec son environnement et progresse vers la réalisation de ses objectifs stratégiques.
Griffin a indiqué que le contrôle stratégique se concentre sur cinq aspects des organisations : la structure, le leadership, la technologie, les ressources humaines et les systèmes d'information et de contrôle opérationnel.
Une organisation ne peut pas fonctionner sans système d’évaluation et de contrôle efficace. Le contrôle fait référence à tout processus adopté ; par les managers pour aligner les actions des personnes et des systèmes de l'organisation avec ses objectifs et ses intérêts.
Le contrôle est, en fait, la régulation des activités d'une organisation afin que les dirigeants et les autres employés puissent avoir une certaine sorte de contrôle. indication concernant les performances sur les objectifs.
Les systèmes de contrôle du son aident une organisation à devenir efficace et efficiente. Les systèmes de contrôle peuvent être définis comme « des processus d'évaluation et de rétroaction permettant aux gens de savoir que leurs managers sont attentifs à ce qu'ils font et peuvent détecter lorsque des écarts indésirables se produisent ».
Le contrôle effectue ainsi une comparaison de l’organisation en termes de performance – où elle se trouve actuellement et où elle devrait être. Il donne également un signal aux managers pour d'éventuelles actions correctives.
Par exemple, A Courier Service a pour objectif de performance d’en livrer 100 ; pour cent de ses colis à temps à ses clients.
L'entreprise constate que son taux de livraison à temps est tombé à 98 pour cent, le système de contrôle signalerait les problèmes aux gestionnaires. Les gestionnaires peuvent alors prendre les mesures appropriées pour corriger le problème et augmenter les performances de livraison de plus de 98 pour cent.
Importance du contrôle stratégique
Les systèmes de contrôle stratégique fournissent aux gestionnaires les outils nécessaires pour réguler et gouverner leurs activités.
En contrôle stratégique, les managers sélectionnent d'abord la stratégie et la structure organisationnelle, puis créer des systèmes de contrôle pour évaluer et surveiller les progrès des activités orientées vers la mise en œuvre des stratégies.
Enfin, ils adoptent des actions correctives via des ajustements de la stratégie si des variations sont détectées.
Les contrôles stratégiques peuvent être à la fois proactifs et réactifs. Lorsqu'ils sont proactifs, les systèmes de contrôle aident à maintenir une organisation sur la bonne voie, à anticiper les événements futurs et à répondre aux opportunités et aux menaces.
Lorsqu’ils sont réactifs, les contrôles stratégiques détectent les écarts après événements et prennent ensuite des actions correctives.
Les systèmes de contrôle stratégique aident en outre les gestionnaires à atteindre une efficacité, une qualité, une innovation et une réactivité supérieures envers les clients. Stratégique les gestionnaires peuvent mesurer l'efficacité en comparant le total des intrants avec le total des extrants (combien d’unités d’intrants sont utilisées pour produire une unité de sortie). Les responsables stratégiques créent un système de contrôle pour surveiller la qualité des produits.
Lorsque les plaintes des clients sont inexistantes ou négligeables, les clients renvoient rarement le produit (tel que les machines/équipements) pour réparation, et les gestionnaires indiquent la qualité des produits.
Le système de contrôle stratégique peut également contribuer à encourager les employés à réfléchir à l'innovation grâce à la décentralisation de l'autorité/autonomisation des employés et au suivi des performances de chaque groupe de travail/équipe.
Enfin, le système de contrôle stratégique rend les collaborateurs plus réactifs vis-à-vis des clients en évaluant et en surveillant leur comportement et leurs contacts avec les clients.
3 types de contrôle stratégique
Contrôles financiers
Les systèmes de contrôle financier concernent les ressources financières d'une organisation. Des ressources financières entrent et sortent régulièrement de l’organisation.
L'organisation, pour un usage interne ou pour d'autres raisons, détient certaines ressources financières. Les dirigeants utilisent des systèmes de contrôle financier pour mesurer la performance financière d'une entreprise.
Pour un contrôle financier efficace, ils établissent des objectifs financiers (par exemple, croissance, rentabilité, rendement pour les actionnaires), puis mesurent la réalisation réelle de ces objectifs.
Le plus populaire les outils de contrôle financier sont le contrôle budgétaire, les états financiers, analyse des ratios et audits financiers. Contrôle budgétaire est mis en œuvre à l’aide d’un budget, d’un plan exprimé en termes chiffrés.
Bien qu'un le budget peut être exprimé en termes quantitatifs (unités de production, temps, etc.), un budget (annuel, trimestriel ou mensuel) est généralement exprimé en termes financiers.
Les gestionnaires peuvent élaborer des budgets pour l’ensemble de l’organisation ou pour des départements et divisions individuels. Ils utilisent les budgets pour mesurer les performances.
Les budgets les aident également à faire des comparaisons d’année en année et entre départements et divisions. États financiers comprennent principalement un bilan, releve de revenue, état des flux de trésorerie, et état des flux de fonds.
L'analyse des ratios concerne le calcul de ratios financiers pour évaluer la santé financière d'une organisation. Les ratios importants qui sont généralement utilisés dans le cadre du contrôle financier comprennent les ratios de liquidité, les ratios d’endettement, les ratios de couverture et les ratios d’exploitation.
Les audits financiers comprennent un audit interne réalisé par le personnel d'une organisation et un audit externe réalisé par des cabinets d'experts-comptables qualifiés.
Contrôles de sortie/Contrôle des opérations
Dans le cas du système de contrôle des résultats, les responsables prévoient des objectifs de performance pour chaque unité et employé. Ils prévoient les performances réelles des employés finaux des unités.
Enfin, ils comparent les performances réelles aux objectifs déjà fixés.
Lorsque la performance des employés ou des unités est liée au système de récompense, le contrôle de la production lui-même fournit une structure d'incitation pour motivation des employés dans l'organisation.
Le contrôle des résultats peut prendre deux formes : contrôle de dépistage et contrôle de position.
Le premier concerne le respect des normes de qualité des produits ou des services pendant le processus de production/performance. Cette dernière s'occupe de la qualité des produits après l'achèvement du processus de transformation.
Contrôles de comportement
Un système de contrôle du comportement fait référence à un système complet de règles et de procédures. Ceux-ci sont prescrits pour diriger le comportement/les actions de employés à chaque niveau de l'organisation. Les règles et procédures standardisent la manière d’atteindre les objectifs.
Deux formes de contrôle du comportement sont :
- Budgets de fonctionnement.
- Standardisation.
Le budget de fonctionnement comprend les allocations de ressources qui doivent être utilisés pour atteindre les objectifs des managers. Le plus souvent, les gestionnaires d’un niveau attribuent aux gestionnaires d’un niveau inférieur une quantité spécifique de ressources à utiliser pour produire des biens et des services.
L'efficacité des gestionnaires dépend de leur capacité à respecter les ressources allouées, c'est-à-dire le budget.
La normalisation indique le degré auquel un unité commerciale précise comment les décisions doivent être prises afin que le comportement des employés devienne prévisible.
Intrants (éléments utilisés pour produire des biens ou des services tels que des matières premières, des pièces et de la main-d'œuvre), activités de conversion (programmation des activités de travail afin qu'elles soient effectuées de la même manière encore et encore) et extrants (caractéristiques de performance des produits finis ou services) peuvent être standardisés dans une unité commerciale.
Tout cela fait partie du contrôle comportemental. Réussi mise en œuvre de la stratégie nécessite, entre autres, un système de contrôle qui correspond à la stratégie de l'organisation.
Les responsables stratégiques doivent veiller à ce que les contrôles financiers et de production soient complétés par des contrôles comportementaux pour atteindre efficacement les objectifs.
Surveillance
La mise en œuvre de la stratégie nécessite un cadre permettant à la fois de suivre les différentes actions entreprises pour mettre en œuvre le plan stratégique et de proposer des recommandations pour apporter des ajustements aux actions nécessaires à la réalisation des objectifs. vision de l'organisation mieux comme indiqué dans le plan.
Le cadre de suivi fournit un moyen de mesurer l'effet de chaque action, identifie les participants et leurs rôles dans le suivi des actions, définit un calendrier de suivi et précise comment le programme de suivi pourrait être documenté.
Les informations obtenues grâce au programme de surveillance seront utilisées pour recommander aux décideurs ce qui change la situation. le plan stratégique peut devoir atteindre des objectifs spécifiques dans le plan.
La direction et le personnel de l'organisation seront impliqués dans les activités de suivi.
Plan d'évaluation
Ce plan stratégique nécessite un plan d’évaluation qui se concentrerait spécifiquement sur la question de savoir si les objectifs déjà déterminés auraient été atteints et s’ils ont eu un impact.
En plus du suivi des activités du plan, la CMS entreprendra à la fois une « évaluation continue » pour évaluer les progrès des activités et une « évaluation d'impact » pour évaluer l'impact des activités dans le cadre de ce plan.
L'évaluation doit être réalisée en espérant qu'elle fournira des informations utiles à plusieurs publics, y compris les actionnaires/propriétaires.
L'évaluation des activités planifiées devrait aider à déterminer si les progrès et l'impact des activités/programmes sont susceptibles d'être durables à long terme et ce qui pourrait affecter la durabilité.
Le moment de l’évaluation et les manières d’utiliser les résultats
Une évaluation annuelle pendant toute la durée du plan stratégique et une évaluation d'impact à la fin du plan serait utile pour évaluer les progrès des différentes activités du plan et l'impact global.
Méthodes de collecte et d’analyse des informations
L'organisation peut utiliser des méthodes de collecte de données telles que l'examen des documents existants (par exemple, les documents de plan, les enquêtes sont des études spéciales, les revues CMS et autres publications), l'utilisation des informations du système de suivi, les enquêtes avec des questionnaires définis, les entretiens (individuels). et groupe), observation, rencontres, discussions et ateliers, tests (ex. en formation), etc.
Le évaluateurs besoin d’utiliser des méthodes quantitatives et qualitatives pour analyser les informations.
Résultats de l'évaluation
Le résultat des évaluations devra être produit sous forme de rapports rédigés dans une langue clairement comprise.
Les évaluateurs doivent fournir des recommandations basées sur le contenu des rapports d'évaluation et auxquelles la recommandation doit au moins être liée ;
- Quelles sont les causes d'action à prendre,
- comment ils devraient être mis en œuvre,
- qui les mettra en œuvre et quand,
- quelles contraintes sont susceptibles d'être impliquées,
- ce qui sera nécessaire pour garantir que les recommandations seront mises en œuvre.
