Las 4C del marketing

Même dans la plus petite entreprise, plusieurs tâches ou fonctions clés doivent être effectuées régulièrement. Les stocks doivent être achetés, les factures doivent être payées, les clients doivent être servis et les demandes des clients doivent recevoir une réponse. Dans une petite entreprise, tous ces travaux peuvent être effectués par une ou deux personnes.

Dans une grande organisation, les gens se spécialisent dans différentes tâches. Tesco et Sainsbury's, par exemple, demandent aux acheteurs d'acheter les stocks, au personnel de comptabilité de payer les factures, au personnel de caisse de servir les clients et au personnel du service client de répondre aux requêtes.

Domaines fonctionnels en entreprise

Dans une grande organisation, il est généralement plus facile d’identifier des domaines fonctionnels distincts car les personnes travaillent ensemble au sein des départements. Chaque département exécute les tâches qui relèvent de son domaine particulier.

Les principaux que vous êtes susceptibles de rencontrer en affaires sont présentés ci-dessous.

Les objectifs des domaines fonctionnels

L’objectif principal des domaines fonctionnels est de garantir que les activités commerciales les plus importantes soient menées efficacement. Ceci est essentiel si l’entreprise veut atteindre ses buts et objectifs.

Nous pouvons illustrer la situation comme suit :

Les ventes et le marketing seront impliqués dans l'atteinte des objectifs liés au développement de nouveaux marchés ou à l'augmentation des ventes.
Les ressources humaines seront impliquées dans l'organisation des activités de formation du personnel et dans le soutien au développement professionnel continu de tout le personnel.
Les finances devront surveiller et soutenir les buts et objectifs liés au maintien des coûts à un niveau bas afin d’améliorer la rentabilité.
La production se verra fixer des objectifs liés à la qualité ou au respect des calendriers de production prévus.

Fonction administrative

L'administration est une fonction support nécessaire à toutes les entreprises, et cela ne se limite pas à faire de la saisie ou du classement.

Les cadres supérieurs effectuent un large éventail de tâches, allant du suivi des budgets aux entretiens avec les nouveaux employés de leur service.

Les tâches administratives courantes comprennent l'ouverture du courrier, la préparation et le classement des documents, l'envoi de courriels et de télécopies.

D'autres nécessitent plus de créativité et de flexibilité, comme organiser des voyages ou des événements importants, des réunions du personnel aux visites de clients étrangers.

La plupart des administrateurs traitent également avec des clients externes qui jugent l'entreprise sur la manière dont leur demande est traitée. Une administration mauvaise ou bâclée peut être désastreuse pour l’image et la réputation d’une entreprise.

Une commande perdue, une lettre mal tapée, un message important non transmis ou une mauvaise date programmée pour un rendez-vous peuvent causer des problèmes et faire perdre des clients.

Une administration efficace signifie que tout se passe bien et que les gestionnaires peuvent se concentrer sur la gestion de l’entreprise.

Dans une petite organisation, un administrateur est souvent un « touche-à-tout » capable de tout faire : de la vérification et du paiement des factures à la mise à jour du site Web de l'entreprise.

Dans une entreprise plus grande, l'administration peut être effectuée dans chaque département plutôt que dans un seul. Un administrateur des ventes peut organiser des voyages à l'étranger, tandis qu'un administrateur des ressources humaines organisera des entretiens d'embauche.

Fonctions administratives

Collecter, distribuer et expédier le courrier Stocker et récupérer les dossiers papier et électroniques Organiser des réunions et préparer les documents de réunion Répondre rapidement aux demandes de renseignements
Préparer des documents à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, tels que PowerPoint
Recherche d'informations
Envoi et réception de messages par téléphone, fax et e-mail
Prendre des dispositions pour les visiteurs.
Faire les préparatifs de voyage
Achat de fournitures de papeterie et d'équipement de bureau
Organiser des événements, tels que des entretiens ou des conférences de vente

Fonction de service client

Toutes les entreprises doivent s'occuper des clients ou des clients qui ont une demande de renseignements, une préoccupation ou une plainte.

Aujourd’hui, les attentes des clients sont élevées. Lorsque les gens contactent une entreprise, ils s’attendent à une réponse rapide, polie et compétente. À moins qu’ils ne bénéficient d’un niveau de service élevé, ils sont susceptibles d’orienter leurs activités ailleurs à l’avenir.

C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises disposent d’un service client ou d’un service client – où un personnel qualifié traite les demandes et les plaintes de manière positive et professionnelle.

Cela ne signifie pas que les autres membres du personnel peuvent ignorer les clients et leurs besoins. Cela signifie simplement qu'un groupe est spécialisé dans l'assistance aux clients.

Les organisations qui fabriquent et vendent des produits industriels complexes emploient généralement des spécialistes techniques ou des ingénieurs au service client pour donner des conseils et des informations détaillés.

Un exemple est BAE Systems, qui vend des avions tels que les chasseurs Euro et les avions Hawk.

Répondre aux questions liées à ces produits nécessite des connaissances spécialisées. De même, les fournisseurs d'ordinateurs comme Dell ou PC World, et les fournisseurs de services Internet comme BT, ont formé des spécialistes informatiques pour gérer les problèmes des clients, qu'ils proviennent d'autres entreprises ou de particuliers.

Fonctions du service client

Répondre aux demandes des clients sur les produits et services
Fournir des informations et des conseils spécialisés pour répondre aux besoins des clients et résoudre les problèmes des clients
Assurer un service après-vente, y compris le remplacement des marchandises endommagées, l'organisation des réparations ou l'obtention et le montage de pièces de rechange
Traiter les réclamations clients selon les procédures de l'entreprise
Analyser les enregistrements des plaintes des clients pour résoudre les problèmes
Utiliser les commentaires des clients pour améliorer le service et la satisfaction client

Fonction de distribution

La distribution signifie garantir que les marchandises sont livrées au bon endroit, à temps et dans le bon état.

Les grandes surfaces peuvent utiliser des véhicules spéciaux, qui peuvent également transporter des articles réfrigérés ou surgelés.

D'autres entreprises doivent déplacer des charges plus difficiles ou des substances dangereuses, telles que de grosses pièces d'ingénierie, des voitures ou des produits chimiques.

La distribution ne se limite pas à organiser la collecte des marchandises. Pour que ce soit rentable, les coûts doivent être maintenus aussi bas que possible. Cela signifie par exemple :

Planifier les itinéraires des véhicules pour éviter les retours en arrière. Cela permet de réduire les coûts de carburant et de gagner du temps.
Veiller à ce que les véhicules ne reviennent pas vides. Cela n'est possible que si les marchandises sont à la fois livrées et récupérées. Les véhicules qui livrent uniquement des marchandises fonctionnent normalement sur une base régionale ou locale afin de minimiser le temps de « trajet à vide ».

Déterminer les itinéraires de nombreux véhicules, avec des chargements différents – certains urgents et d’autres non – peut s’avérer très compliqué. Des programmes informatiques sont utilisés par le personnel qualifié en logistique pour déterminer les meilleurs itinéraires.

De nombreuses organisations sous-traitent le stockage et la distribution à des sous-traitants externes. Cela signifie payer une entreprise spécialisée pour effectuer les travaux. Cela revient souvent moins cher que de faire appel à des experts du secteur.

Fonctions de distribution

S'assurer que toutes les marchandises sont correctement stockées avant l'expédition
S'assurer que les marchandises à expédier sont solidement emballées et correctement étiquetées
Vérifier que les chargements des véhicules sont sûrs et sécurisés
S'assurer que les marchandises sont expédiées au bon moment
Vérifier que toutes les livraisons correspondent précisément aux commandes et informer les ventes en cas d'écart
Remplir les documents de livraison
Planification et ordonnancement des itinéraires des véhicules
Informer le personnel des ventes des plannings de livraison afin que les clients puissent être informés
Gérer les problèmes de distribution, par exemple en cas d'intempéries ou de panne de véhicule.

Fonction Financière

La plupart des entrepreneurs considèrent qu’il s’agit de la fonction la plus importante de l’entreprise. En effet, toutes les entreprises ont besoin d’un flux régulier de revenus pour payer leurs factures.

Le personnel financier enregistre tout l'argent gagné et dépensé afin que les cadres supérieurs sachent toujours combien de profits (ou de pertes) sont réalisés par chaque produit ou chaque partie de l'entreprise et combien d'argent est actuellement détenu par l'entreprise.

Cela permet de prendre des décisions critiques rapidement et avec précision car elles sont basées sur des informations précises.

Dans de nombreuses grandes entreprises, différents types d’experts financiers sont employés :

Les comptables en management surveillent les budgets des départements et les revenus courants des ventes, préparent des prévisions de flux de trésorerie et se spécialisent dans l'analyse des informations financières quotidiennes et dans l'information des cadres supérieurs.

Les comptables financiers sont concernés par la préparation des comptes statutaires. Toutes les entreprises doivent fournir chaque année un bilan et un compte de profits et pertes, et la plupart produisent également un état des flux de trésorerie.

Un contrôleur de crédit surveille les paiements en souffrance et prend des mesures pour recouvrer les créances douteuses.

Le personnel financier soutient les comptables en tenir des registres financiers, rechercher les retards de paiement et payer les articles achetés.

Aujourd'hui, pratiquement toutes les entreprises utilisent des progiciels informatiques de comptabilité pour enregistrer les transactions financières et préparer leurs comptes, ainsi que des feuilles de calcul pour analyser les données financières.

Certains services financiers préparent la paie et paient les salaires du personnel, mais d'autres entreprises sous-traitent cette tâche à un bureau spécialisé.

Enfin, les entreprises auront souvent besoin d’argent pour atteindre des buts et objectifs spécifiques liés à la croissance, à l’expansion ou simplement à la mise à jour de leurs équipements ou machines.

Ces articles peuvent être achetés avec de l’argent retenu (réservé) sur les bénéfices passés, mais généralement, de l’argent supplémentaire sera nécessaire.

Si l’entreprise a besoin d’emprunter de l’argent, elle souhaitera les taux d’intérêt les plus bas possibles ainsi que de bonnes conditions de remboursement. Décider où obtenir ces fonds est une tâche spécialisée et, normalement, la tâche du directeur financier principal.

Fonctions financières

Établir les factures, vérifier la réception des paiements et relancer les paiements en souffrance,
Enregistrer l'argent reçu,
Vérifier et payer les factures reçues,
Préparer la paie et payer les salaires du personnel,
Surveiller les budgets des départements pour vérifier que les gestionnaires ne dépensent pas trop,
Publier des rapports budgétaires réguliers à tous les gestionnaires du département produisant des prévisions de trésorerie et des rapports financiers réguliers pour les cadres supérieurs,
Conseiller les cadres supérieurs sur les sources de financement des dépenses en capital. Produire les comptes statutaires chaque année.

Fonctions des ressources humaines

Les ressources humaines d'une entreprise sont ses salariés.

Les organisations avisées prennent soin de leur personnel en partant du principe que s’il est bien formé et engagé envers les objectifs de l’entreprise, l’organisation a plus de chances de réussir.

Les RH sont chargées de recruter de nouveaux employés et de veiller à ce que chaque poste vacant soit pourvu par la meilleure personne pour le poste. Ceci est important car le processus de recrutement est coûteux et prend du temps.

Embaucher la mauvaise personne peut être coûteux et causer des problèmes tant à l’individu qu’à l’entreprise.

Normalement, les nouveaux employés participent à un programme d'intégration qui leur explique l'entreprise, leurs droits et responsabilités en tant qu'employés, les règles de l'entreprise et les exigences de leur nouvel emploi.

Organiser une formation appropriée et contribuer au développement professionnel continu du stand : voilà un autre aspect des RH. La formation peut être dispensée en interne ou le personnel peut suivre des cours externes.

Les RH visent à garantir que l’entreprise fidélise un personnel compétent et expérimenté. L'analyse des chiffres de rotation du personnel montrera le rythme auquel les personnes quittent l'organisation.

Si ceux-ci sont élevés, il est important d’identifier et de remédier aux éventuels problèmes.

Bien que les gens puissent partir pour des raisons justifiables, comme déménager dans une autre région ou pour une promotion ailleurs, l'insatisfaction à l'égard du travail ou de l'entreprise doit faire l'objet d'une enquête.

Certaines organisations organisent des entretiens de sortie pour connaître le point de vue du personnel sur l'entreprise au moment de son départ. Les employés ont normalement les attentes fondamentales de leur employeur.

Ils s'attendent à être traités et payés équitablement, à bénéficier de conditions de travail appropriées, avoir des possibilités de formation, ce qui améliorera leurs perspectives de promotion et leur soutien en cas de maladie ou de problèmes personnels graves.

Ils veulent également un travail varié et intéressant et des éloges lorsqu'ils ont travaillé particulièrement dur ou bien. Ces facteurs contribuent à la motivation, ce qui signifie que le personnel a envie de travailler dur, ce qui profite à tout le monde.

Les RH peuvent faciliter ce processus en surveillant les conditions de travail, en mettant en place des politiques de bien-être du personnel et en garantissant que les taux de rémunération de l'entreprise sont justes et compétitifs.

De nombreuses organisations ont des associations du personnel qui surveillent les opinions et les conditions du personnel et les font connaître. Dans d'autres entreprises, les syndicats peuvent représenter les travailleurs, notamment en matière de salaires et de conditions.

Senior Le personnel RH assure la liaison avec ces organisations, les tient informés des changements et des évolutions et participe également aux éventuelles négociations avec la haute direction.

Aujourd'hui, tous les employés et employeurs ont des droits et des responsabilités légales en matière de santé et de sécurité, de protection des données (ce qui restreint le type d'informations qui peuvent être détenues sur les employés et les clients et la manière dont elles sont utilisées) et d'emploi.

Le personnel RH doit s’assurer que l’entreprise respecte les lois en vigueur et se tient au courant des changements et développements juridiques.

Fonctions ressources humaines

Annoncer des offres d'emploi
Informer le personnel des opportunités de promotion
Réceptionner et enregistrer toutes les candidatures, organiser les entretiens et informer les candidats du résultat
Envoi d'un contrat de travail et d'autres informations essentielles au nouveau personnel
Organiser la formation du personnel et encourager le développement professionnel continu
Suivi des conditions de travail du personnel
Vérifier la santé et la sécurité et tenir les registres des accidents
Enregistrement des arrêts maladie et des motifs d'absence
Mettre en œuvre les politiques sociales de l'entreprise, par exemple les récompenses d'ancienneté et les prêts d'entreprise
Conseiller les dirigeants sur les droits et responsabilités juridiques de l'entreprise et de ses salariés
Tenir des registres des griefs et des mesures disciplinaires et de leurs résultats, surveiller les conditions d'emploi, y compris les taux de salaire, tenir les registres du personnel.
Assurer la liaison avec les associations du personnel ou les syndicats représentatifs du personnel

Fonction TIC

Aujourd'hui, même les plus petites entreprises ont besoin de quelqu'un qui comprend les TIC et qui sait quoi faire en cas de problème.

Ceci est vital car le nombre de tâches commerciales cruciales désormais effectuées sur un ordinateur et l'importance des données stockées dans le système signifient que toute panne du système peut être catastrophique.

La plupart des organisations disposent d'un réseau informatique où les ordinateurs du personnel sont reliés via des serveurs. La maintenance des serveurs, l'installation de nouveaux logiciels (communs) et de matériel supplémentaire, tels que des imprimantes et des scanners, font partie de la fonction TIC.

Le personnel des TIC peut également être impliqué dans l'achat ou la distribution de fournitures informatiques, telles que le câblage et les cartes réseau, ainsi que de consommables tels que les cartouches d'imprimante, afin de garantir leur compatibilité avec le système.

Les spécialistes des TIC devront informer les cadres supérieurs des développements technologiques qui pourraient profiter à l'entreprise. En outre, les équipements actuels devront être remplacés et les logiciels mis à niveau à intervalles réguliers.

Les TIC sont avant tout responsables de la sécurité du système.

S'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès au système, protéger le système contre les virus et les pirates informatiques et garantir qu'il existe un système de sauvegarde complet pour restaurer les données critiques en cas d'urgence est d'une importance vitale.

Enfin, les spécialistes des TIC aideront et assisteront les autres utilisateurs, depuis la réparation des problèmes et des bugs jusqu'aux conseils sur l'utilisation de nouveaux logiciels ou la mise à jour de l'intranet de l'entreprise.

Le site Web de l’entreprise sera probablement techniquement entretenu par le personnel informatique, mais le contenu sera normalement conçu par le personnel marketing – comme vous le verrez ci-dessous.

Fonctions TIC

Recommander des systèmes et des logiciels nouveaux/mis à jour pour se tenir au courant des développements technologiques et des besoins de l'entreprise
Acheter et installer de nouveaux matériels et logiciels et fournir des informations ou des formations, le cas échéant
Assister les utilisateurs rencontrant des problèmes informatiques
Réparer le système informatique lorsque nécessaire
Conseiller/obtenir/distribuer des fournitures et consommables informatiques
Connexion d'équipements nouveaux ou supplémentaires au système
Installer un système de sécurité qui limite l'accès aux utilisateurs autorisés et protège contre les pirates et les virus
Maintenance technique du site Internet de l'entreprise
Surveiller l'utilisation de l'ordinateur du personnel pour vérifier sa conformité à la politique informatique de l'entreprise et exploiter un système de sauvegarde des données critiques afin qu'elles puissent être récupérées rapidement en cas d'urgence.

Fonction marketing

Le marketing consiste à identifier et à répondre aux besoins des clients. De nombreuses entreprises considèrent cela si important qu’on dit qu’elles sont axées sur le marketing.

Dans ce cas, tous les membres de l'organisation sont formés pour donner la priorité au client, depuis l'ouvrier de production, qui doit produire des biens de haute qualité, jusqu'au commis comptable, qui doit répondre à une demande du client avec rapidité et précision.

Une autre façon de comprendre le marketing consiste à utiliser le marketing mix, qui se compose de quatre P..

Produit

Qui sont nos clients ?
Que veulent-ils acheter ?
Leurs besoins évoluent-ils ?
Quels produits proposons-nous et combien en vendons-nous ?
Quels nouveaux produits prévoyons-nous ?
Dans quels domaines les ventes augmentent-elles – et comment pouvons-nous maintenir cette croissance ?
Pour quels produits les ventes sont-elles statiques – et comment pouvons-nous renouveler l’intérêt ?
Quelles ventes sont en baisse et que pouvons-nous faire, le cas échéant ?

Prix

Combien devrions-nous facturer ?
Devrions-nous réduire le prix au départ pour attirer plus de clients – ou facturer autant que possible lorsque nous le pouvons ?
Pouvons-nous facturer des prix différents à différents types de clients ?
Quelles réductions pouvons-nous accorder ?
Quels services ou produits devrions-nous offrir ou vendre à très bas prix – et quels avantages cela apporterait-il ?

Promotion

Comment pouvons-nous faire connaître nos produits aux gens ?
Faut-il avoir un personnel commercial spécialisé ?
Où devrions-nous faire de la publicité pour attirer l’attention de nos clients clés ?
Sinon, comment pouvons-nous promouvoir le produit : devrions-nous offrir des échantillons gratuits ou organiser un concours ?
Où et comment pouvons-nous obtenir de la publicité gratuite ?
Devons-nous envoyer des publipostages directs et, si oui, quelles informations devons-nous inclure ?

Lieu

Comment pouvons-nous distribuer nos produits ?
Devons-nous vendre directement au client ou via des détaillants ? Avons-nous besoin de grossistes spécialisés ou d’agents étrangers pour vendre pour nous ?
Que peut-on vendre par téléphone ?
Comment Internet peut-il nous aider à vendre davantage ?

Toutes ces questions sont prises en compte par les équipes marketing. Ils commencent par identifier les futurs besoins des clients.

Des produits sont ensuite développés (ou adaptés) ou des services proposés pour répondre à ces besoins. Si cela est bien fait, cela donne à l’entreprise un avantage sur ses concurrents. Cela s'est produit lorsque Apple a présenté l'iPod.

Il ne sert à rien de développer de nouveaux produits ou services si personne ne les connaît.

Le marketing est donc responsable des activités promotionnelles qui indiquent au client ce qui est disponible, comme la publicité, les promotions des ventes et les campagnes publicitaires.

Le site Web de l’entreprise est un moyen majeur de communication avec les clients potentiels et réels, et le style et le contenu relèvent généralement de la responsabilité du personnel marketing qui veille à ce qu’il soit tenu à jour.

Ils peuvent également envoyer des newsletters régulières aux utilisateurs enregistrés de leur site par courrier électronique.

Le suivi de la popularité du site Internet et l'obtention d'informations sur les clients qui l'utilisent peuvent être effectués par l'entreprise ou sous-traités à une agence spécialisée.

Fonctions marketing

Réalisation étude de marché pour obtenir des commentaires sur les produits et/ou services potentiels et existants
Analyser les réponses des études de marché et conseiller les cadres supérieurs sur les résultats et les implications
Promouvoir des produits et des services par le biais de diverses méthodes de publicité et de promotion, par exemple la presse, la télévision, en ligne, le publipostage, le parrainage et les salons ou expositions professionnels.
Obtenir et mettre à jour un profil de clients existants pour cibler la publicité et les promotions de manière appropriée
Produire et distribuer du matériel publicitaire, tel que des catalogues ou des brochures
Conception, mise à jour et promotion du site Internet de l'entreprise

Fonction de vente

Les ventes sont une fonction cruciale pour toutes les entreprises.

Il est inutile d’avoir de superbes produits ou services si personne ne les achète. Pour cette raison, la plupart des entreprises ont des objectifs de vente dans le cadre de leurs buts et objectifs. Les satisfaire relève de la responsabilité du personnel commercial ou de l’équipe commerciale.

Le travail du personnel de vente varie selon le secteur.

Les magasins qui vendent des produits de base, comme des chocolats ou des magazines, n’ont pas besoin de faire beaucoup de ventes. La plupart des clients appellent pour acheter quelque chose, choisissent le

Les biens qu’ils veulent, paient et partent.

Les clients attendent davantage d’aide et de conseils s’ils souhaitent acheter un article complexe ou coûteux, comme une télévision ou une voiture.

Les magasins qui vendent ce type de produits ont donc besoin d'un personnel de vente formé, sympathique, compétent et capable de décrire et/ou de démontrer leurs produits et de les relier aux besoins spécifiques du client.

Les acheteurs professionnels attendent également un service de haute qualité ainsi que des conseils et des informations approfondis.

Ils voudront peut-être acheter des équipements industriels très complexes et coûteux et devront négocier des accords de financement spéciaux, en particulier s’ils sont des acheteurs étrangers.

Les acheteurs professionnels s’attendront également à des réductions pour les achats en gros.

Les représentants commerciaux se déplacent souvent pour rencontrer des clients potentiels et rendent régulièrement visite aux clients existants pour s'assurer que leurs besoins sont satisfaits.

Employer une force de vente qualifiée coûte cher, surtout si elle reçoit des primes ou des commissions.

Cependant, il existe de nombreux avantages, car un vendeur efficace peut convertir de nombreuses demandes de renseignements en ventes fermes et établir des liens solides avec les clients pour encourager la fidélité des clients.

Il existe des liens étroits entre le marketing et les ventes, et dans de nombreuses entreprises, il peut s'agir d'un département « commun ».

Tout le personnel de vente doit connaître plusieurs lois qui protègent les clients et comprendre quels types d’activités de vente sont légaux et lesquels ne le sont pas.

Fonctions de vente

Organisation des promotions des ventes
Répondre aux demandes des clients
Vendre le produit ou le service aux clients, par téléphone ou en face à face
Préparer des devis ou des estimations pour les clients
Négocier des remises ou des conditions financières pour les clients professionnels
Fournir des conseils techniques
Tenir à jour les dossiers clients

Fonction de production

La production fait référence à la fabrication ou à l'assemblage de biens. Le personnel de production doit s’assurer que les marchandises sont produites à temps et sont de bonne qualité. Les exigences de qualité peuvent varier considérablement.

Alors qu'une erreur de 0,5 mm n'aurait pas beaucoup d'importance pour une chaise ou une table, pour un iPod ou un lecteur DVD, elle serait critique.

Vérifier la qualité ne signifie pas simplement examiner les marchandises après leur production. Aujourd'hui, la qualité est « intégrée » à chaque étape du processus, à commencer par les matières premières.

De nombreux acheteurs établissent des spécifications détaillées pour les produits qu'ils commandent, comme Marks and Spencer, qui établit des normes précises pour tous ses producteurs.

Pour les vêtements, cela inclut le type et le poids du matériau ainsi que le fil et les attaches.

L'achat de matières premières est effectué par un personnel d'achat spécialisé, qui conclut des contrats avec des fournisseurs réguliers et s'assure que les termes du contrat sont respectés, concernant la livraison, le coût, la quantité et la qualité.

Ils veillent également à ce que tous les articles soient vérifiés à la livraison et signalent tout problème au fournisseur. Les matériaux doivent être achetés à un prix compétitif.

Il ne s'agit pas nécessairement du prix le plus bas mais prend en compte d'autres facteurs, tels que la fiabilité du fournisseur, la qualité requise et la date de livraison.

Les matières premières seront stockées à proximité de la zone de production dans une zone séparée.

Si un constructeur utilise un grand nombre de pièces – comme un constructeur automobile – le stockage peut s’avérer très coûteux, en termes d’espace requis et de main d’œuvre pour superviser le stock.

C’est pour cette raison que de nombreux fabricants utilisent aujourd’hui un système juste à temps (JIT).

Cela implique de conclure un accord avec des fournisseurs spécifiques pour fournir de petites quantités, rapidement, lorsqu'elles sont nécessaires. Cela profite aux deux parties. Les fournisseurs savent qu'ils ont un acheteur régulier.

Le fabricant n’a plus besoin de stocker de grandes quantités de marchandises ni de se soucier d’avoir à tout moment des stocks suffisants sur place.

Aujourd’hui, de nombreux processus de production sont automatisés. Cela signifie que les machines ou les robots effectuent tous les travaux routiniers ou dangereux.

Dans une usine d'embouteillage, par exemple, le nettoyage, le remplissage et l'étiquetage des bouteilles sont effectués en continu par des machines.

Les opérateurs vérifient le bon fonctionnement de la « ligne » de production en vérifiant les consoles et les écrans d'ordinateur, ainsi qu'en observant l'avancement du travail.

Certaines industries utilisent la fabrication intégrée par ordinateur, où le contrôle du processus est effectué par un ordinateur.

Lorsqu'un processus ne peut pas être automatisé, des équipes d'opérateurs peuvent travailler ensemble et prendre la responsabilité d'une séquence d'opérations. Cela rend le travail plus intéressant et permet de garantir plus facilement une qualité élevée.

Ce système est également plus flexible car des changements peuvent facilement être introduits à tout moment en donnant des instructions à des équipes spécifiques. Il est donc utilisé par de nombreux constructeurs automobiles qui souhaitent souvent varier certains modèles.

La planification de la production implique de décider ce qui sera fabriqué, quand et quels machines et opérateurs seront utilisés. Il faut prévoir un calendrier réaliste, en tenant compte des autres travaux en cours.

Le contrôle de la production signifie vérifier constamment les progrès pour s'assurer que les plans de production sont respectés – et prendre des mesures correctives si des problèmes surviennent.

Cela peut être dû à une panne de machines, à des matières premières de qualité inférieure ou à une pénurie de main-d’œuvre.

Le contrôle de l'utilisation des machines vise à minimiser les problèmes en maintenant tous les équipements et machines en bon état de fonctionnement.

Cela implique de vérifier qu’aucun n’est surchargé ou surutilisé, sans être régulièrement vérifié et entretenu. Ceci est important car si une machine fonctionne mal, elle peut produire des marchandises endommagées.

S’il tombe complètement en panne, la production de ce produit cessera.

Parce que cet aspect est si important, de nombreuses organisations disposent d'un plan de maintenance, qui indique les dates auxquelles les machines seront hors service pour inspection et entretien.

Ces dates sont ensuite prises en compte lors de l'élaboration des plans de production.

Le contrôle de l'utilisation du personnel vise à s'assurer que tout le personnel travaille de manière efficace et efficiente et à concentrer ses efforts sur les domaines et objectifs de production clés.

Ceci est très important dans les industries à forte intensité de main-d'œuvre et qui utilisent plus de personnes que de machines, comme l'assemblage de circuits imprimés ou la couture de jeans.

Les contrôles de qualité finaux garantissent que le produit répond aux normes correctes.

Cela peut être fait de plusieurs manières. Chaque article peut être examiné à la main ou passé dans une machine qui vérifie que la taille et la tolérance sont correctes.

Alternativement, les éléments peuvent être sélectionnés pour inspection sur la base d'un échantillonnage aléatoire. Ce sera le cas si un grand nombre d'articles identiques sont produits, comme des tasses ou des stylos-bille.

La production participe également à la préparation des articles pour l'expédition. Cela peut impliquer simplement d’emballer les articles finis – tels que des articles ménagers ou des vêtements – et de les transporter jusqu’à la section d’expédition.

Dans d’autres cas, cela peut impliquer divers processus de finition.

Par exemple, le papier est produit en énormes rouleaux. Ceux-ci peuvent être transportés intacts, mais généralement, le papier est découpé, mis en boîte et emballé. Il ressemble alors au papier que l’on voit dans une papeterie.

Fonctions de production

Commander (souvent acheter) des stocks de matières premières auprès de fournisseurs agréés
Stocker et contrôler les stocks de matières premières
Planifier les calendriers de production pour maximiser la capacité des machines et les niveaux de personnel
Fabriquer ou assembler le produit fini
Vérifier la qualité du produit tout au long du processus de production, vérifier que la production est dans les délais et résoudre les retards ou les problèmes de stationnement et de stockage des produits finaux avant la distribution.
Planification des inspections et de la maintenance de routine des machines
Effectuer les réparations des machines et équipements selon les besoins

Fonction Recherche et Développement (R&D)

Cette fonction concerne le développement de nouveaux produits ainsi que les améliorations des produits ou gammes de produits existants. Dans de nombreux secteurs, cela implique également la conception de produits.

Les améliorations apportées aux produits existants sont souvent continues à la suite d'études de marché ou de commentaires des clients.

Vous pouvez voir ces améliorations autour de vous à tout moment, comme les canettes à anneau, les récipients allant au micro-ondes pour les plats cuisinés, les bouilloires transparentes et les clés USB pour les ordinateurs.

De nouveaux produits peuvent être développés grâce aux avancées scientifiques ou technologiques, comme les téléphones mobiles, les nouveaux médicaments et les systèmes de navigation par satellite.

Ou encore, ils peuvent se produire parce que quelqu'un a une bonne idée, comme Google ou l'iPod d'Apple.

Le mot « recherche » peut évoquer l'idée de scientifiques examinant des microscopes, mais cela n'est pas toujours approprié car la recherche peut être divisée en deux types.

La recherche pure vise à nous aider à en apprendre davantage et à mieux comprendre tout – de l’espace à l’ADN. Elle est principalement réalisée par les universités et les établissements scientifiques.

La recherche appliquée se concentre sur la recherche de la manière dont les découvertes peuvent être utilisées pour améliorer des produits, tels que les poêles antiadhésives, développées à partir de la recherche spatiale. C’est le type de recherche effectuée dans les organisations commerciales.

Le personnel de R&D vise à travailler avec les concepteurs pour développer un produit utilisable qui peut être fabriqué à un coût raisonnable, vendu à un prix compétitif et qui peut être utilisé en toute sécurité.

Les activités entreprises peuvent cependant varier considérablement selon le secteur.

Essayer de découvrir de nouveaux médicaments sûrs est très différent de l’amélioration des performances d’une voiture.

Pour cette raison, la R&D attire du personnel très expérimenté dans son secteur et également dans son domaine, des développeurs de logiciels aux technologues alimentaires.

De nombreuses organisations visent à améliorer continuellement la conception et les performances de leurs produits. Le design industriel concerne l’apparence d’un produit ;

De l'ordinateur à la voiture, en passant par l'emballage d'un produit standard
Du parfum au savon. Les concepteurs veulent que leur produit se démarque de ses concurrents et soit attrayant, comme l'iMac. Aujourd'hui, la plupart des produits sont conçus à l'aide de logiciels de conception assistée par ordinateur (CAO), qui permettent à un concepteur d'esquisser une forme de base, puis de faire varier les dimensions, les angles et les tailles de certaines pièces. Le produit peut même subir des tests de résistance par ordinateur. La conception technique est liée aux performances du produit ; par exemple, pour un ordinateur, cela signifie plus de mémoire et une plus grande vitesse de fonctionnement.

Les progrès technologiques grâce à la R&D affectent non seulement nos vies mais aussi le fonctionnement des entreprises.

Les nouveaux développements en matière de logiciels et de matériel informatique ont modifié la façon dont tous les départements créent, stockent et partagent des données et communiquent avec leurs clients, et de nouveaux types de machines et d'équipements ont révolutionné de nombreux processus de production.

Fonctions de recherche et développement

Notez que les activités exactes dépendront de l’industrie.

Dans l’industrie pharmaceutique, les scientifiques recherchent et développent de nouveaux médicaments.
Dans l'industrie alimentaire, les technologues travaillent avec des chefs pour préparer de nouveaux produits tels que des plats cuisinés, des sauces ou des arômes.
Les entreprises d'électronique et d'informatique se concentrent sur les nouveaux produits et logiciels technologiques, tels que les téléviseurs HD, la X-box 360 et les accessoires pour iPod.
Dans les industries aérospatiale et automobile, les ingénieurs se concentrent sur l’amélioration des performances et de la sécurité tout en réduisant les émissions ou le bruit. Les designers se concentrent sur la forme et l’apparence, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur.

Relations entre différents domaines fonctionnels

Aucun domaine fonctionnel d’une organisation commerciale ne peut fonctionner de manière isolée. Dans une petite entreprise, les liens et les interactions entre les personnes responsables de différentes fonctions sont généralement informels et continus.

Les vendeurs savent quels clients doivent encore de l'argent et ne doivent plus se voir vendre à crédit jusqu'à ce qu'une facture soit payée ; le manager sait quels collaborateurs sont enthousiastes et travailleurs, sans qu'on le lui dise, et une question client peut être rapidement résolue en demandant conseil à tout le monde dans le bureau.

La situation est différente dans une organisation plus grande, car les personnes peuvent travailler dans des domaines ou des départements distincts et se rencontrer rarement.

Cependant, tous les domaines ont encore besoin d’informations et de soutien mutuel pour que l’organisation puisse fonctionner efficacement. Une communication et une coopération constantes sont essentielles pour que l’entreprise atteigne ses buts et objectifs.

Cela signifie souvent que des décisions conjointes doivent être prises entre les responsables des services, ou leurs collaborateurs, pour tenir compte des besoins de chacun.

Certaines des raisons pour lesquelles les liens départementaux sont essentiels sont présentées dans le tableau ci-dessous, qui identifie certaines des questions clés sur lesquelles les domaines fonctionnels doivent communiquer.

Domaine fonctionnel	Liens
Ventes et production	Les commerciaux doivent connaître les calendriers de production et convenir des dates de livraison des commandes avec Production afin que les clients ne se voient pas promettre des dates qui ne peuvent être respectées. La production doit informer les ventes des problèmes de production qui affecteront les clients.
Ventes et finances	Les finances doivent être informées des demandes des clients pour vérifier leur cote de crédit avant de réaliser des ventes. Les finances seront impliquées lorsque des remises sont convenues ou lorsqu'il y a des problèmes avec les paiements des clients.
Distribution et Financement	Les finances doivent savoir quand les marchandises ont été expédiées afin que les factures puissent être envoyées.
Distribution et ventes	Les commerciaux doivent être en mesure d'informer les clients de la date d'échéance des livraisons et d'être conscients de tout problème.
Ventes et marketing	Doit assurer la liaison pour les promotions des ventes et les publicités afin que le personnel de vente puisse s'attendre/traiter les demandes de renseignements.
Finances et tout autre départements	Les Finances surveillent les dépenses ministérielles et la réalisation des objectifs financiers.
Humain Ressources et finances	Assurera la liaison sur les augmentations de salaire et les primes.
Service client, ventes et marketing	Le service client doit transmettre les commentaires des clients qui pourraient affecter les futurs développements de produits ou les ventes futures.
R&D et Production	Assurer la liaison sur les développements de nouveaux produits et les méthodes de production.
Humain ressources et autres domaines fonctionnels	Les RH gèrent les offres d'emploi, les opportunités de promotion, les cours de formation et le DPC pour tous les domaines/personnel.