Princípios são diretrizes testadas para um curso de ação. Estas são hipóteses testadas ou generalizações que parecem precisas e verdadeiras para uma situação particular. Os princípios têm valor para prever o que acontecerá em circunstâncias semelhantes.
Os princípios da comunicação empresarial são diretrizes empiricamente orientadas para tornar a comunicação bem-sucedida e eficaz. Estas são verdades fundamentais que ajudam a gestão empresarial a prever com precisão as consequências de um determinado curso de ação na comunicação empresarial.
Estes princípios orientam a escolha do conteúdo e do estilo de apresentação, adaptados ao propósito e ao destinatário da sua mensagem. Para redigir mensagens escritas ou orais, você deve aplicar certos princípios comuns de comunicação empresarial.
Murphy, Hildebranot e Thomas (2001: 32) apontam os princípios dos Sete Cs. Eles são completude, concisão, consideração, concretude, clareza, cortesia e correção.
Outros especialistas apontaram, juntamente com os sete acima, outro conjunto de princípios. Discutimos abaixo esses princípios amplamente aceitos:
10 princípios de comunicação empresarial
Princípio da Objetividade
Cada ação de um ser humano é direcionada a um objetivo. A meta ou objetivo é o destino definido para alcançar. A comunicação empresarial é uma ação deliberada de um ser humano para alcançar um significado mutuamente compreendido de uma mensagem contendo algum conteúdo comercial para obter ganho econômico.
Portanto, a comunicação empresarial deve ser feita de forma a servir o propósito da comunicação e da organização empresarial. Não deve haver nenhum desvio da determinação objetiva da organização durante a codificação da mensagem.
As palavras, frases, informação, lógica, razão, etc., tudo o que estiver escrito na comunicação; todos devem levar à consecução dos objectivos da comunicação, ou seja, os objectivos da organização.
Princípio da completude
A comunicação empresarial deve ser completa em todos os sentidos. Uma mensagem comercial estaria completa quando contivesse todos os fatos que o leitor ou ouvinte precisa para a ação que você deseja.
Estará completo quando o destinatário não tiver dúvidas para perguntar ao remetente sobre o conteúdo da mensagem para agir em conformidade. As partes na comunicação empresarial diferem em seus filtros mentais, origens, pontos de vista, necessidades, experiências, atitudes, status e emoções.
Assim, o remetente deve avaliar a mensagem através dos olhos do destinatário para ter certeza de que incluiu todas as informações relevantes em sua mensagem. A integralidade oferece inúmeros benefícios. Eles são:
- Mensagens completas têm maior probabilidade de trazer os resultados desejados sem o custo de mensagens adicionais.
- Eles podem fazer um trabalho melhor na construção de boa vontade.
- Mensagens completas podem ajudar a evitar ações judiciais dispendiosas que podem ocorrer se informações importantes estiverem faltando.
- Comunicações que parecem inconsequentes podem ser surpreendentemente importantes se a informação que contêm for completa e eficaz.
Para completar a mensagem, devemos ter em mente as seguintes orientações:
- Forneça todas as informações necessárias, responda a todas as perguntas feitas e dê algo extra quando desejar. Seria melhor abordar todos estes factores do ponto de vista do leitor e fornecer os factos em conformidade.
- Quando iniciamos uma mensagem, devemos verificar se fornecemos todas as informações de que o leitor precisa para uma compreensão completa e precisa. Uma forma de completar a mensagem em termos de informação é responder às cinco perguntas: Quem, O quê, Quando, Onde e Por quê, e um (1) “H”, como Como. O método das cinco perguntas é especialmente útil quando escrevemos solicitações, anúncios ou outras mensagens informativas. Outras situações também podem ser facilitadas pelo mesmo método.
- Tente responder a todas as perguntas declaradas e implícitas para completar uma mensagem. O receptor da comunicação reagirá negativamente se as mensagens estiverem incompletas.
- O cliente pode pensar que o entrevistado é descuidado ou está tentando esconder propositalmente um ponto fraco. Em geral, “as omissões levantam suspeitas”. Portanto, todas as questões, favoráveis ou desfavoráveis, devem ser respondidas com tato e honestidade.
- É melhor usar o bom senso ao oferecer materiais adicionais se a mensagem do remetente estiver incompleta. Informações adicionais também podem ajudar a criar uma imagem favorável e confiança na organização. Pode levar a um aumento futuro dos negócios e a um relacionamento forte e interdependente.
Princípio da Concisão
A concisão é um pré-requisito para uma comunicação empresarial eficaz. Uma mensagem concisa economiza tempo e despesas tanto para o remetente quanto para o destinatário.
Os executivos de negócios não têm muito tempo para transmitir uma mensagem longa; eles são indivíduos ocupados.
Portanto, uma mensagem concisa, mas completa, deve ser desenvolvida para a comunicação empresarial. Uma mensagem concisa é completa sem ser prolixa.
A comunicação é considerada concisa se for escrita com o menor número de palavras possível, sem sacrificar outros princípios. A concisão contribui para a ênfase; ao eliminar palavras desnecessárias, destaca ideias importantes.
Mensagens concisas são inerentemente mais interessantes para o receptor porque seguem uma “visão do usuário”, tornando a comunicação mais amigável.
Mensagens concisas demonstram respeito pelos destinatários ao não sobrecarregar suas vidas profissionais com informações desnecessárias.
A concisão pode ser alcançada seguindo as seguintes diretrizes:
Elimine expressões prolixas
Para reduzir a verbosidade na comunicação, você pode seguir as sugestões abaixo:
Use substitutos de uma única palavra
Use substitutos de uma única palavra em vez de frases sempre que possível, sem alterar o significado da frase. Por exemplo:
- Wordy: Neste momento. Conciso: Agora.
- Wordy: Devido ao fato disso. Conciso: Porque.
Omita expressões banais e desnecessárias.
“Branga” refere-se a uma opinião ou frase que é usada com muita frequência e se torna enfadonha ou sem originalidade. Omita tais expressões para tornar a mensagem mais atraente.
- Wordy: Permita-me dizer o quão útil é sua resposta. Conciso: sua última resposta foi útil.
Substitua declarações convencionais prolixas por uma versão concisa.
- Wordy: Encontre aqui a lista que você solicitou. Conciso: A lista solicitada está anexada.
Evite o uso excessivo de frases vazias.
- Wordy: Existem cinco regras que devem ser observadas. Conciso: Cinco regras devem ser observadas.
Evite o uso excessivo de verbos camuflados.
Verbos camuflados podem ser evitados por:
- Escrever concretamente.
- Favorecendo a voz ativa.
- Tornando os sujeitos da maioria das frases pessoas ou coisas.
- Escrever frases em ordem normal.
| Verbo camuflado | Forma verbal clara |
|---|---|
| A nova política envolveu a padronização dos procedimentos. | A nova política padronizou os procedimentos. |
| Devemos provocar um reconciliação das diferenças. | Devemos reconciliar nossos diferenças. |
| A aplicação da mistura foi realizado. | Eles aplicaram a mistura. |
| O controle da água não foi possível. | Eles não conseguiam controlar o água. |
Escolha palavras curtas em vez de palavras longas.
Palavras curtas comunicam de forma eficaz. Existem algumas exceções, mas geralmente palavras curtas tornam a comunicação eficiente.
Palavras longas: Durante o ano anterior, a empresa operou com um défice financeiro.
Conciso: No ano passado, a empresa perdeu dinheiro.
Palavras longas: Eles aceitaram a proposta de encerrar o negócio.
Conciso: Eles concordaram em encerrar o negócio.
Empresas como Boeing, Target y Starbucks utilizan activos de naturaleza duradera. Estos activos se denominan propiedades, planta y equipo. Otros términos comúnmente utilizados son activos de planta y activos fijos. Usamos estos términos indistintamente. Las propiedades, planta y equipo incluyen terrenos, estructuras de edificios (oficinas, fábricas, almacenes) y equipos (maquinaria, muebles, herramientas).
Características de propiedad, planta y equipo
Las principales características de propiedades, planta y equipo son las siguientes.
Se adquieren para uso en operaciones y no para reventa.
Sólo los activos utilizados en las operaciones comerciales normales se clasifican como propiedades, planta y equipo. Por ejemplo, un edificio inactivo se clasifica más apropiadamente por separado como una inversión. Los promotores o subdivisores de terrenos clasifican los terrenos como inventario.
Son de naturaleza a largo plazo y generalmente se deprecian.
Frases longas são difíceis de ler. Sabemos que as nossas mentes têm limitações; eles são limitados em sua capacidade de lidar com informações complexas e com muitos relacionamentos e informações.
La excepción es la tierra, que se deprecia sólo si se produce una disminución material de su valor, como una pérdida de fertilidad de las tierras agrícolas debido a una mala rotación de cultivos, sequía o erosión del suelo.
Poseen sustancia fisica
Las propiedades, plantas y equipos son activos tangibles caracterizados por su existencia física o sustancia. Esto los diferencia de los activos intangibles, como las patentes o el fondo de comercio.
Sin embargo, a diferencia de las materias primas, las propiedades, plantas y equipos no pasan a formar parte físicamente de un producto destinado a la reventa.
Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo
La mayoría de las empresas utilizan el costo histórico como base para valorar propiedades, planta y equipo. El costo histórico mide el precio en efectivo o equivalente al efectivo para obtener el activo y llevarlo a la ubicación y condiciones necesarias para su uso previsto.
- Por ejemplo, empresas como Kellogg Co. consideran el precio de compra, los costos de flete, los impuestos sobre las ventas y los costos de instalación de un activo productivo como parte del costo del activo. Luego asigna estos costos a períodos futuros mediante depreciación.
- Además, Kellogg agrega al costo del activo cualquier costo relacionado incurrido después de la adquisición del activo, como adiciones, mejoras o reemplazos, si brindan potencial de servicio futuro. De lo contrario, Kellogg carga estos costos inmediatamente.
Después de la adquisición, las empresas no deben valorar las propiedades, planta y equipo para reflejar el valor razonable cuando esté por encima del costo. Las principales razones de esta posición son las siguientes.
El costo histórico involucra transacciones reales, no hipotéticas, y por eso es el más confiable.
Las empresas no deben anticipar ganancias y pérdidas, sino que deben reconocer las ganancias y pérdidas sólo cuando se vende el activo.
Incluso aquellos que favorecen la medición del valor de inventario para los inventarios y los instrumentos financieros a menudo adoptan la posición de que las propiedades, plantas y equipos no deben revaluarse. La mayor preocupación es.
| la dificultad de desarrollar un valor razonable y confiable para este tipo de activos. | Por ejemplo, ¿cómo se valora una planta de fabricación de automóviles de General Motors o una central nuclear propiedad de algún grupo consolidado? |
|---|---|
| Sin embargo, si el valor razonable de la propiedad, planta y equipo es menor que su valor en libros, el activo puede ser castigado. Estas situaciones ocurren cuando el activo está deteriorado o cuando el activo se mantiene para la venta. Un activo de larga duración clasificado como mantenido para la venta debe medirse al menor entre su valor en libros o su valor razonable, menos el costo de venta. En tales casos, se puede obtener una valoración razonable del activo en función de su precio de venta. Un activo de larga duración no se deprecia si se clasifica como mantenido para la venta. Esto se debe a que dichos activos no se utilizan para generar ingresos. Costo de la tierra ¡Ciertamente! Aquí está el texto revisado con correcciones para mayor claridad y coherencia: Todos los gastos realizados para adquirir terrenos y prepararlos para su uso se consideran parte del costo del terreno. Por ejemplo, cuando Walmart o Home Depot compran un terreno para construir una nueva tienda, sus costos de terreno generalmente incluyen; El precio de la compra, costos de cierre, como honorarios de título, honorarios de abogados y honorarios de registro, costos incurridos para preparar el terreno para su uso previsto, como nivelación, relleno, drenaje y limpieza, la asunción de gravámenes, hipotecas o gravámenes sobre la propiedad, cualquier mejora adicional del terreno que tenga una vida indefinida. Cuando Home Depot compra un terreno para construir un edificio, considera todos los costos incurridos hasta la excavación del nuevo edificio como costos del terreno. Actividades como la remoción de edificios antiguos, la limpieza, la nivelación y el relleno se consideran costos del terreno porque son necesarias para preparar el terreno para el propósito previsto. Home Depot trata cualquier ingreso proveniente de la preparación del terreno, como los ingresos por salvamento de la demolición de un edificio antiguo o la venta de madera talada, como reducciones en el precio del terreno. Generalmente, el terreno se clasifica como parte de Propiedad, Planta y Equipo (PPE). | Sin embargo, si el propósito principal de adquirir y mantener tierras es especulativo, una empresa debería clasificar más apropiadamente la tierra como una inversión. Para las empresas de bienes raíces que poseen terrenos para reventa, el terreno debe clasificarse como inventario. agora para Las empresas generalmente siguen este enfoque, excepto cuando el activo actualmente genera ingresos, como una propiedad de alquiler. por Ejemplo de costo del terreno: Ejemplo 1: Compra simple de terreno La empresa A compra un terreno por 200.000 dólares. Los costos de cierre, que incluyen honorarios de abogados, búsqueda de títulos y honorarios de grabación, suman un total de $10,000. Tabla 1: Adquisición de Terreno – Ejemplo 1 Débito ($) por sobre Crédito ($) para |
| Débitos totales | Creditos totales |
|---|---|
| Cálculo del costo del terreno: Costo del terreno = Precio de compra + Costos de cierre | Ejemplo 2: Compra de terreno con demolición de edificio La empresa B compra un terreno con un edificio antiguo por 300.000 dólares. El costo de demoler el edificio asciende a $20.000. Después de la demolición, la empresa puede vender materiales de desecho por $5,000. |
Tabla 2: Adquisición de Terreno – Ejemplo 2
| Costo del terreno = Precio de compra + Costos de demolición - Ingresos de la venta de chatarra | = 300.000 + 20.000 - 5.000 |
|---|---|
| Costo de los edificios El costo de los edificios debe incluir todos los gastos relacionados directamente con su adquisición o construcción. Estos costos incluyen; As máquinas que foram danificadas pelo incêndio foram reparadas. Honorarios profesionales y permisos de construcción. Generalmente, las empresas contratan a otros para construir sus edificios. | Las empresas consideran todos los costos incurridos, desde la excavación hasta la finalización, como parte de los costos de construcción. Pero, ¿cómo deberían las empresas contabilizar un edificio antiguo que se encuentra en el sitio de un edificio nuevo propuesto? ¿El costo de remoción del antiguo edificio es un costo del terreno o un costo del nuevo edificio? Recuerde que si una empresa compra un terreno con un edificio antiguo, entonces el costo de demolición menos su valor de rescate es el costo de preparar el terreno para el uso previsto y se relaciona con el terreno más que con el nuevo edificio. En otras palabras, todos los costos de preparar un activo para el uso previsto son costos de ese activo. Ejemplo de costo de edificios: |
Ejemplo 1: Compra directa de un edificio
Use direto e direto ao ponto. Não cubra o mesmo terreno de forma indireta. As formas diretas geralmente são melhores e você deve usá-las.
| Tabla 1: Adquisición del Edificio – Ejemplo 1 | Cálculo del costo de construcción: |
|---|---|
| Costo de construcción = Precio de compra + Honorarios legales + Costos de renovación | Ejemplo 2: Compra de terreno con edificio |
| La empresa B compra una propiedad por 600.000 dólares, que incluye terreno y un edificio. El terreno está valorado en $200.000 y el edificio está valorado en $400.000. Los costos adicionales por la renovación ascienden a $50,000. | Tabla 2: Adquisición del Edificio – Ejemplo 2 |
| Costo de construcción = Valor del edificio en compra + Costos de renovación | Costo del equipo |
| A comissão assume que as provas foram recolhidas. | El costo de dichos activos incluye el precio de compra, los gastos de flete y manipulación incurridos, el seguro del equipo durante el tránsito, el costo de cimientos especiales si es necesario, los costos de montaje e instalación y los costos de realización de pruebas. |
| Por tanto, los costos incluyen todos los gastos incurridos en la adquisición del equipo y su preparación para su uso. | Ejemplo de costo de equipo: |
| Ejemplo 1: Compra simple de equipo | La empresa A compra una nueva máquina para su instalación de fabricación a un costo de 50 000 dólares. Los gastos de envío y manipulación ascienden a $2000 y los costos de instalación son $3000. |
Tabla 1: Adquisición de Equipo – Ejemplo 1
Repita apenas para efeito e ênfase. Não repita desnecessariamente.
| Costo del equipo = Precio de compra + Envío y manipulación + Costos de instalación | Ejemplo 2: compra con intercambio |
| La empresa B compra una nueva máquina de impresión por 100.000 dólares. Se comercializa una máquina vieja comprada originalmente por $20 000 con una depreciación acumulada de $15 000. El valor razonable de la máquina vieja es $5,000. Los costos de instalación de la nueva máquina son $10,000. | Tabla 2: Adquisición de Equipo – Ejemplo 2 |
| Equipo (Nuevo) Equipo (viejo) | Cálculo del costo del equipo nuevo: |
| Costo del equipo nuevo = Precio de compra (nuevo) + Costos de instalación − Valor razonable del equipo antiguo | = 100.000 + 10.000 - 5.000 |
| Disposición de propiedades, planta y equipo | Una empresa, como Intel, puede retirar los activos de la planta voluntariamente o disponer de ellos mediante venta, intercambio, conversión involuntaria o abandono. |
| Independientemente del tipo de enajenación, la depreciación debe tomarse hasta la fecha de enajenación. Luego, Intel debería eliminar todas las cuentas relacionadas con el activo retirado. Generalmente, el valor en libros del activo de planta específico no es igual a su valor de disposición. | Como resultado, se desarrolla una ganancia o una pérdida. |
| La depreciación es una estimación de la asignación de costos y no un proceso de valoración. y si la ganancia o pérdida es realmente una corrección de la utilidad neta de los años durante los cuales Intel utilizó el activo fijo. | O consenso é que o imposto é injusto. |
| Por uma questão de interesse, estou interessado em aprender seu procedimento. | Es decir, Intel debe informar cualquier ganancia o pérdida derivada de la enajenación de un componente comercial con los resultados relacionados de las operaciones discontinuadas. |
| Algunos se oponen al reconocimiento de una ganancia o pérdida en determinadas conversiones involuntarias. Por ejemplo, el gobierno federal a menudo condena los bosques para convertirlos en parques nacionales. Las empresas papeleras propietarias de estos bosques deben declarar una ganancia o pérdida en la expropiación. | Sin embargo, empresas como Georgia-Pacific sostienen que no se deben declarar ganancias ni pérdidas porque deben reemplazar inmediatamente las tierras forestales expropiadas y, por lo tanto, se encuentran en la misma posición económica que antes. La cuestión es si la expropiación y la posterior compra deben considerarse como una o dos transacciones. |
Elimine frases preposicionais desnecessárias.
La disposición de propiedad, planta y equipo (PPE) se refiere al acto de vender, intercambiar, retirar o disponer de otro modo de un activo a largo plazo. Esto podría ocurrir por diversas razones, como obsolescencia, venta de un segmento comercial o reemplazo por activos más nuevos.
Una contabilidad adecuada es esencial para garantizar un reflejo preciso de la situación financiera y el desempeño de una empresa.
Ejemplo de disposición de propiedad, planta y equipo
Aquí hay dos ejemplos que involucran la disposición de propiedad, planta y equipo. Ejemplo 1: Venta de un vehículo Digamos que la empresa A vende un camión de reparto por 12.000 dólares. El camión costaba originalmente $25 000 y su depreciación acumulada al momento de la venta es de $15 000.
Tabla 1: Disposición del camión de reparto
Efectivo recibido
Depreciación acumulada
- Costo del vehículo
- Ganancia por venta de activo (calculada)
- Cálculo de ganancia en venta:
- Ganancia en venta = Precio de venta − (Costo original − Depreciación acumulada)
= 12.000-(25.000-15.000) - = 12.000-10.000
Ejemplo 2: Retiro de Maquinaria
La empresa B decide retirar una máquina vieja que ya no se puede utilizar. La máquina costó inicialmente $50 000 y tiene una depreciación acumulada de $40 000 al momento de retirarse.
Tabla 2: Retiro de Máquina Vieja
Pérdida en la jubilación
Costo de la máquina
Cálculo de Pérdida por Jubilación:
Pérdida por jubilación = Costo original − Depreciación acumulada
= 50.000 - 40.000
Problemas varios
Si una empresa desecha o abandona un activo sin ninguna recuperación de efectivo, reconoce una pérdida igual al valor en libros del activo.
Si existe valor residual, la ganancia o pérdida que se produce es la diferencia entre el valor residual del activo y su valor en libros. Si un activo todavía se puede utilizar aunque esté totalmente depreciado, se puede mantener en los libros al costo histórico menos la depreciación.
Princípio da consideração
Consideração significa preparar cada mensagem tendo em mente os destinatários da mensagem (Murphy, Hildebrandt e Thomas). Ao codificar uma mensagem, tente se colocar no lugar dos receptores.
Habiendo tocado la adquisición y disposición de propiedades, planta y equipo, tome los siguientes pasos con nuestros recursos integrales en
Dê às suas situações a mais alta prioridade ao redigir uma mensagem. Essa consideração cuidadosa também é chamada de “atitude você”, empatia ou toque humano, etc. Existem três maneiras específicas de lidar com o princípio da consideração –
Adquisición y enajenación de propiedades, planta y equipo
Isso ajudará a projetar uma “atitude você”, mas o uso excessivo pode levar a uma reação negativa. Para criar mensagens atenciosas e orientadas para o público, concentre-se em como os receptores da mensagem serão beneficiados, o que receberão e o que desejam ou precisam saber.
Atitude We: Tenho o prazer de anunciar que ampliaremos nosso horário para tornar as compras mais convenientes.
Você-atitude: Você poderá fazer compras à noite com horário estendido.
We-attitude: Temos certeza que nossa nova política de descontos será atrativa para você.
Você-atitude: Você certamente apreciará a nova política de descontos.
Evite 'você' insensível.
'Você' insensível: você não colocou seu cheque no envelope.
Atencioso: O cheque não foi fechado (Voz passiva).
Atencioso: O envelope que recebemos não continha cheque (despersonalizado).
O uso de 'você' em situações negativas pode ser evitado implicando a voz passiva, tornando o receptor parte de um grupo ou despersonalizando a situação.
Mostre benefício ou interesse do público no receptor.
Os leitores da mensagem podem reagir positivamente quando os benefícios lhes são mostrados. Assim, sempre que possível e verdadeiro, mostre como seus receptores se beneficiarão com as mensagens. Os benefícios devem atender às necessidades dos beneficiários, responder às suas preocupações ou oferecer recompensas.
Declaração sem benefícios: Você ficará feliz em saber que nossa filial agora tem um balcão aberto das 7h às 9h e das 17h às 21h todos os dias da semana.
Frase de benefício: Agora você pode atender às suas necessidades bancárias em nosso novo guichê. Está aberto com um caixa para atendê-lo das 7h às 9h e das 17h às 21h, de sábado a quinta-feira.
Enfatize fatos positivos e agradáveis.
Enfatize o que pode ser feito em vez do que não pode ser feito e concentre-se em palavras e fatos positivos que seu receptor possa considerar favoravelmente.
| Positivo agradável | Negativo Desagradável |
|---|---|
| É impossível abrir conta para você hoje | Teremos prazer em abrir uma conta quando. Seu cartão de assinatura chega até nós. |
| Não aceitamos seu pedido de extensão de crédito. | Podemos aceitar seu pedido quando o crédito registro é satisfatório. |
| Palavras positivas | Palavras negativas |
|---|---|
| beneficiar | culpa |
| cordial | reclamação |
| feliz | fracassado |
| Ajuda | falta |
| generoso | negligência |
| leal | arrependimento |
| prazer | rejeitar |
| obrigado | dificuldade |
| considerado | injusto |
| impossível |
Princípio da concretude
Concretude significa ser específico, definido e vívido, em vez de vago e geral (Murphy 1986:43). Concretude também significa exatidão (Lesjkar e Pettit 2002:103).
A comunicação empresarial deve ter uma linguagem concreta para uma mensagem interessante. Isso significa que a comunicação empresarial deve usar palavras denotativas em vez de palavras conotativas.
Palavras denotativas são diretas, explícitas, muitas vezes baseadas em dicionário, e palavras conotativas são ideias ou noções sugeridas ou associadas a uma palavra ou frase. A comunicação empresarial deve, portanto, usar palavras que formem, significados claros na mente do leitor.
Benefícios
Os benefícios de mensagens concretas para os executivos são óbvios. Os receptores sabem exatamente o que é necessário ou desejável. Aumenta a probabilidade de a mensagem ser interpretada da maneira pretendida. Mensagens concretas têm textura mais rica.
Assim, tendem a ser mais vívidos, dinâmicos e interessantes (Murphy, Hildebrandt e Thomas).
Como escrever mensagens concretas
As diretrizes a seguir ajudarão você a redigir mensagens concretas e convincentes:
Use fatos e números específicos:
É desejável ser preciso e concreto na comunicação empresarial escrita e oral.
| Abstrato | Concreto |
|---|---|
| Uma perda significativa Bom registo de assiduidade A empresa líder A maioria El precio de la compra, máquina que economiza trabalho Leve em peso Quantidade significativa | Uma perda de 53 por cento, Registro de 100 por cento de frequência Primeiro entre 3.200 concorrentes 62 por cento Até quinta-feira ao meio-dia Máquina que faz o trabalho de sete trabalhadores Luz de pena $34,56,000 |
Coloque ação em seus verbos.
O verbo pode ativar outras palavras e ajudar a tornar sua frase viva e mais vigorosa. Assim, para ter uma mensagem dinâmica e contundente, (1) use verbos ativos em vez de passivos, e (2) coloque ação em verbos em vez de substantivos e infinitivos, mas não elimine a voz passiva.
É necessário em alguns casos. A voz ativa é mais forte e mais curta.
Superioridade dos verbos ativos sobre os passivos.
Verbos de voz ativa são aqueles cujo sujeito realiza a ação. Verbos de voz passiva são aqueles cujo sujeito recebe a ação.
Assim, para uma escrita mais viva e vigorosa, você deve fazer bom uso dos verbos da voz ativa.
Contudo, esta sugestão não significa que você deva eliminar a voz passiva, pois a voz passiva tem um lugar definido na boa escrita.
Mas significa que você deve usar o máximo de voz ativa possível. Sete verbos são verbos mortais. Eles são 'ser, dar, ter, segurar, fazer, colocar e receber'.
Ação em verbos, não em substantivos/infinitivos.
| Ação contida em um 'substantivo silencioso | Ação no verbo |
|---|---|
A função deste escritório é a cobrança de pagamentos e a compilação de extratos. O professor Adam analisará o relatório. Os alunos realizaram o encontro no escritório. | Este escritório coleta pagamentos e compila extratos. O professor Ahmed irá considerar o relatório. Os alunos se reuniram no escritório. |
Escolha palavras vívidas que construam imagens.
Usar apelos sensoriais, comparações e uso cauteloso de linguagem figurativa pode tornar a comunicação empresarial forte, vívida e específica.
- Apelo sensorial
- Apelo absurdo: O produto é fantástico.
- Apelo sensorial: O produto brilha como um espelho, e você pode ver seu rosto nele.
- Apelo absurdo: O produto é fantástico.
- Comparações
- Analogias ou comparações podem tornar clara uma ideia pouco clara e torná-la mais vívida.
- Linguagem figurativa
- Literal e enfadonho: nossa análise orçamentária começará em breve
- Figurativo mais vívido: sua revisão orçamentária começaria a definir a alocação do próximo ano.
Princípio da clareza
Clareza significa obter o significado das mensagens comerciais com precisão, desde a cabeça do remetente até a cabeça do destinatário.
Todos nós carregamos nossas próprias interpretações, ideias e experiências associadas às palavras. Portanto, a transmissão de mensagens com seu significado preciso ao receptor e sua compreensão da mesma forma são cruciais para comunicação efetiva.
A clareza da comunicação empresarial pode ser alcançada por dois meios:
- escolha palavras precisas, concretas e familiares; e
- Construa frases e parágrafos eficazes.
Escolha palavras precisas, concretas e familiares.
A clareza é alcançada em parte através de um equilíbrio entre uma linguagem precisa e uma linguagem familiar. Selecione exatamente as palavras certas e familiares para transmitir sua mensagem. Use sinônimos em vez de termos latinos.
| Palavras familiares | Palavras desconhecidas ou pretensiosas |
|---|---|
| Crédito ($) | aproximadamente (L) |
| depois | subseqüente |
| lar | domicílio |
| por exemplo | por exemplo (L) |
| pagar | remuneração |
Construa frases e parágrafos eficazes.
Frases eficazes são frases curtas. Tente manter o comprimento médio da frase entre 17 e 20 palavras. Numa frase, a unidade entre uma ideia principal e outras ideias intimamente relacionadas deve ser mantida.
As palavras de uma frase devem ser organizadas corretamente de forma que as ideias expressem claramente o significado pretendido. É conhecido como coerência. Coloque as ideias principais em uma frase. Os redatores de uma mensagem devem decidir o que precisa de ênfase e então escolher a estrutura correta da frase.
Procedimentos visuais como gráficos, gráficos de pizza, diagramas de barras, sublinhados em itálico, coloridos, recuos, etc., são usados para mostrar ênfase. Os PCs atuais e os softwares relacionados permitem inúmeras maneiras de adicionar ênfase visual a palavras e parágrafos.
Princípio da Cortesia
A cortesia é um dos principais contribuintes para uma comunicação eficaz. Cortesia significa comportamento educado ou boas maneiras. Envolve estar ciente da perspectiva dos outros e de seus sentimentos.
A cortesia decorre de uma atitude sincera. Escrever ou falar em tom coloquial, enfatizando estrategicamente o ponto de vista do leitor e selecionando cuidadosamente palavras positivas gerará cortesia.
Cortesia não é apenas polidez com inserções mecânicas de “por favor” e “obrigado” de maneiras socialmente aceitáveis, mas é uma polidez que surge do respeito e da preocupação pelos outros. É um esforço para colocar o leitor em um estado de espírito favorável e ir além disso.
9 dicas sobre como ser cortês:
- Seja sinceramente diplomático
- Destaque o seu leitor
- Abstenha-se de pregar
- Evite raiva
- Seja atencioso e agradecido.
- Use expressões que demonstrem respeito.
- Omita expressões irritantes
- Omitir humores questionáveis
- Escolha expressões não discriminatórias
Seja sinceramente diplomático
Não seja abrupto ou direto. Significa escrever ou falar muito pouco e muitas vezes rude ou parecer rude. Também significa fala quente, suave ou fluida.
Pode advir de uma ideia errada de concisão, de atitudes pessoais negativas ou do desconhecimento da cultura de um país ou de uma comunidade. Evite expressões descorteses e apresente sua mensagem com tato.
| Sem tato, direto | Use com tato |
|---|---|
| É evidente que você não leu meu último fax | às vezes minhas palavras não são precisas, deixe-me tentar novamente. |
| Reescrevi aquela ninhada três vezes; o ponto estava claro. | Lamento que o ponto não tenha ficado claro; aqui está outra versão. |
Destaque o seu leitor
O tratamento cortês exige destacar e escrever diretamente ao leitor. Isso significa escrever para uma situação, dando ao leitor um tratamento individualizado. É conhecido como personalização da comunicação.
Você pode se referir ao leitor pelo nome. 'como você concorda, Sr. Smith.' 'Se pudermos ajudar em mais alguma coisa, por favor, ligue para nós.' 'Desejamos-lhe o maior sucesso em
Abstenha-se de pregar
O tom da pregação é ofensivo. As pessoas tendem a ser um tanto independentes. Eles não gostam de ser mandados ou ensinados. Eles querem ser tratados como iguais. O efeito da cortesia é potencializado ao evitar pregar, ensinar ou dar sermões. Declarações elementares, planas e óbvias muitas vezes soam enfadonhas.
Evitar
- 'Rotatividade rápida significa maiores lucros'
- 'você precisa'
- 'você deve'
- 'você deve aproveitar as vantagens de poupanças como esta se quiser ter sucesso'.
Evite raiva
A raiva destrói a boa vontade. Raramente a raiva é justificada. O efeito das palavras de raiva é óbvio. Eles irritam o leitor e comprometem o relacionamento comercial.
Declarações irritadas
- 'Não toleraremos esta condição.'
- 'Sua atitude descuidada nos causou uma perda nas vendas.'
- 'Não consigo entender sua negligência.'
Seja atencioso e agradecido.
As mensagens cordiais e corteses de merecidos parabéns e agradecimento ajudam a construir a boa vontade. Os asiáticos gostam da abordagem suave e mais educada, tanto oral quanto Comunicação escrita.
Use expressões que demonstrem respeito.
Nenhum leitor deseja receber mensagens que ofendam. Portanto, siga as orientações abaixo mencionadas:
Omita expressões irritantes
| Ao contrário da sua inferência Delinquência Eu não concordo com você Se você estiver Tenho certeza que você deve perceber Indesculpável Detestável Obviamente você esqueceu Devido ao seu crédito questionável não podemos simplesmente bobagem Certamente você não espera estamos surpresos que você não possa nós não acreditamos esperamos que você achamos difícil acreditar nisso devemos insistir nós resolvemos o problema nós temos você ignorado | você é delinquente Você provavelmente ignora o fato de que você afirma isso você não nos contou você não conseguiu você esqueceu de você tem que você não nos deixa escolha você negligenciou você deveria saber você certamente não espera sua reclamação sua falha em sua insinuação sua negligência seu silêncio teimoso. |
Omitir humores questionáveis
Rir para uma pessoa é desgosto para outra; cada um de nós tem um senso de humor diferente. Observe as seguintes notas:
Ofensiva
Ei cara, o que é isso? Eu ouço sobre as boas notícias. Você com certeza agiu rápido no fim de semana passado e não contou a nenhum de nós sobre isso. Dê meus cumprimentos à pequena senhora. Eu desejo o melhor para ela; ela vai precisar disso.
Mais Courteoué
Parabéns calorosos pelo seu casamento! Bem, você certamente nos pegou de surpresa. Na verdade, apenas alguns de nós suspeitamos que você estava saindo para se casar. Mas mesmo que só tenhamos ouvido falar disso mais tarde, minha esposa e eu desejamos a você o melhor.
Dê nossos calorosos cumprimentos ao seu novo parceiro.
Escolha expressões não discriminatórias
Seria cortês a utilização de uma linguagem não discriminatória que reflectisse a igualdade de tratamento das pessoas, independentemente do género, raça, origem étnica e características físicas.
a) Evite palavras sexistas: palavras 'masculinas'
É melhor não usar palavras que sugiram dominação masculina. Afeta a paridade e a cortesia.
| Sexista | Não sexista |
|---|---|
| recepção de calouros | entrando na recepção dos alunos |
| mão de obra | força de trabalho, funcionários, trabalhadores, pessoal. |
| feito pelo homem | fabricado, construído. |
| presidente | Presidente |
| vendedor | vendedor |
| policial | policial |
| bombeiro | bombeiro |
| cinegrafista | operador de câmera |
| carteiro | carteiro. |
b) Evite pronomes masculinos e faça a referência no plural
Os pronomes masculinos são usados para ambos os sexos, como ele, dele e ele. Não use isso. Reformule a frase para eliminar as palavras ofensivas.
| Sentença Sexista | Frase não sexista reformulada |
|---|---|
| Um supervisor não é responsável por tais perdas se ele não for negligente. | Um supervisor que não seja negligente não é responsável por tais perdas. |
| Quando um cliente precisa de um serviço, é seu direito solicitá-lo. | Quando um cliente precisa de um serviço, é direito do cliente solicitá-lo. |
Faça a referência no plural e evite sentenças discriminatórias.
Exemplo: Os supervisores não são responsáveis por tais perdas se não forem negligentes. Quando os clientes precisam de um serviço, é seu direito solicitá-lo.
Substitua expressões neutras em vez de frases sexistas.
“Um supervisor não é responsável por tais perdas se não for negligente.” “Quando alguém precisa de serviço, é direito solicitá-lo.”
Evite palavras que rebaixem o status das mulheres.
| Frase que menospreza o status da mulher | Expressão não humilhante |
|---|---|
| Vou pedir para minha garota cuidar desses assuntos. | Tenho minha secretária para cuidar desse assunto. |
| Senhora advogada autora escultora poetisa | Advogado autor escultor poeta. |
Use nomes em formato paralelo
Trate cada gênero com respeito.
| indesejável | Desejável |
| Adam e a Sra. Adam estavam presentes em a reunião. | O Sr. Adam e a Sra. presente na reunião |
Princípio da Correção
A comunicação deve estar correta em gramática, pontuação e ortografia adequadas. O princípio também exige o uso do nível certo de precisão linguística de números, fatos e palavras e uma mecânica de escrita aceitável na formação da mensagem.
Diretrizes do Formal
Lá existem três níveis de linguagem: formal, informal e abaixo do padrão. A comunicação empresarial deve conter linguagem informal – curta, bem conhecida e coloquial. Deve evitar linguagem inferior.
| Usar formal | Menos formal |
|---|---|
| participar adquirir esforços verificar considerar edifício utilizar interrogar | juntar pegar tentar descobrir pensar (acreditar prédio usar pergunta |
| Abaixo do padrão | Padrão |
|---|---|
| não dificilmente posso objetivo de provar desejoso de sem considerar confiável nariz deveria de h | não é, não é pode dificilmente objetivo provar , desejoso de sem considerar Roubado trouxe deveria |
Precisão de números, fatos e palavras.
Verifique seus dados estatísticos, verifique novamente seus totais e peça a outra pessoa que leia e comente sobre a validade dos materiais. Esteja atento à precisão devido às mudanças nas taxas, regulamentos, leis e condições.
Palavras que confundem
- a, sou
- aceitar, exceto
- entre, entre
- semestralmente, bienalmente, (a cada 2 anos)
- contínuo, contínuo
- efeito, afetar
- eminente, iminente
- mais longe ainda
- deitar, deitar, deitar
- mentir, deitar, lam
- Princípio principal
- quem, quem:
- quem é sujeito de um verbo
- quem é objeto do verbo
- qual, aquilo, quem: Isso se refere a pessoas ou coisas
- Quem se refere a pessoas.
- Que se refere a coisas
Mantenha uma mecânica de escrita aceitável.
Deve-se dar atenção cuidadosa à parte mecânica de cada mensagem bem escrita.
Princípio da Simplicidade
A comunicação empresarial deve ter linguagem simples, jargão familiar e tabelas e gráficos de fácil compreensão. A expressão dos assuntos empresariais deverá conter fatos e informações simplificados. Requer algum conhecimento do idioma.
Na verdade, quanto maior for o seu conhecimento, melhor será a sua capacidade de comunicar de forma eficaz e simplificada. As seguintes diretrizes podem ajudar a manter este princípio:
Use frases simples, não complexas:
Frases simples são facilmente compreensíveis, legíveis e comunicativas, sem perda de significado.
| Frase complexa | Sentença simples |
|---|---|
| A ação definitiva foi efetuada posteriormente à data do relatório | A ação final foi tomada após a data do relatório. |
| A empresa que fabrica este produto…………. | A empresa que fabrica este produto…………………. |
| É bem possível que percamos o contrato Adam por insuficiência de documento. | Podemos perder o contrato Adam por ………………… .. |
| O dever de uma secretária é proteger todas as correspondências recebidas e registrá-las. Além disso, é sua responsabilidade manter o livro de tarefas atualizado. | Uma secretária cuida e registra todos os e-mails recebidos e mantém o livro de tarefas atualizado. |
Estude as palavras com cuidado e aprenda seu significado preciso.
Palavras que significam a mesma coisa podem ter nuances de diferenças de significado. Use-os no contexto e significado corretos.
Por exemplo, demitido, demitido, enlatado, separado e dispensado referem-se à mesma ação, mas também possuem diferentes matizes de significado, portanto o seguinte: dinheiro, fundo, dinheiro, massa, pão, finanças, doente, doente, mal, fraco, delicado, magro, esbelto, magro, leve, fino, magro, esguio, esguio, esbelto, rijo.
Use o idioma correto.
Uma expressão idiomática é uma palavra na qual as ideias são expressas em uma linguagem. Há poucos motivos para algumas expressões idiomáticas, mas as violações ofenderão o leitor. 'Concordo com' uma proposta, mas 'Concordo com' uma pessoa. 'Cuidado com' um caso, mas 'cuidado com' seu dinheiro.
| Idioma defeituoso | Idioma correto |
|---|---|
| Autoridade sobre | Autoridade ativada |
| Cumprir com | Cumprir com |
| Apaixonado por | Apaixonado por |
| Tão ruim | Igualmente ruim |
| De acordo com | ¡Ciertamente! Aquí está el texto revisado con correcciones para mayor claridad y coherencia: |
| Em busca de | Em busca de |
| ouça em | ouvir |
| possuído com habilidade | possuidor de habilidade |
| raramente ou nunca | raramente ou nunca |
| superior que | superior a |
Use apenas jargões familiares.
Jargão significa linguagem técnica. São aquelas palavras, frases e abreviações especializadas usadas pelas pessoas em uma área profissional para dizer de forma precisa e econômica o que queremos dizer.
| Jargões | Palavras simples equivalentes |
| embargo | aviso, palavra de cautela |
| delinear | descrever |
| morda a bala | qual deveria ser o nosso plano de jogo? |
| Julgamento de valor | opinião |
| verbalizar | dizer, colocar em palavras. |
| parâmetros | contornos, limites. |
Use palavras simples em vez de uma linguagem tediosa.
Algumas palavras podem ajudá-lo a evitar 'longos caminhos' para expressar uma ideia. Use-os para manter sua mensagem simples.
| Em vez de seguir…. | apenas escreva…………… |
| um grande membro um pequeno número de neste momento Do mesmo jeito Em uma data precoce El precio de la compra, A maior parte do tempo sem fazer barulho como resultado de em um ritmo mais rápido não é tão bom em qualidade levado em consideração No evento que la asunción de gravámenes, hipotecas o gravámenes sobre la propiedad, Dentro do contexto de antes do início pessoas em idade adolescente pessoas que quase sempre se atrasam ao chegar | muitos alguns agora, atualmente de forma similar breve, breve geralmente .silenciosamente consequentemente mais rápido, mais rapidamente mais pobre, inferior consideração Se sabendo que, considerando que, ciente antes, precedendo Adolescentes habitualmente retardatários |
Princípio da Unidade
Unidade significa unidade. Uma boa comunicação deve ter unidade entre ideias, frases e fatos. Todas as partes de uma frase devem ser combinadas para formar um pensamento claro. As ideias compostas em uma mensagem devem ser organizadas de maneira uniforme.
Informações ou pensamentos semelhantes devem ser agrupados em um parágrafo e escritos de uma só vez. A unidade na comunicação é violada pelos seguintes motivos:
Idéias não relacionadas em uma frase violam a Unidade. Então, corrija-o:
- Colocar ideias não relacionadas em frases separadas, ou
- Tornar uma ideia subordinada à outra ideia ou
- Adicionar palavras que mostram relações entre ideias.
| Não relacionado | Melhorou |
| Nosso território é o sul metade do estado, e nosso os vendedores não podem cobrir isso completamente. Nós nos concentramos em energia economizando produtos e 70 por cento do nosso negócio é deles | Nosso território é o sul metade do estado. Nosso os vendedores não podem cobrir isso completamente. Como resultado do nosso concentração em energia economizando produtos, 70 por cento de o negócio vem deles |
O excesso de detalhes é a causa da falta de unidade.
Portanto, se o detalhe for importante, é melhor colocá-lo em uma frase separada.
| Detalhe excessivo | Melhorou |
| Nosso escritório em Nova York, considerado pelúcia na década de 1960 mas agora precisa urgentemente de renovação, como é o caso a maioria dos escritórios que não foram mantidos, foram abandonado. | Considerado pelúcia no Década de 1960, nossos escritórios em Nova York não foram mantidos apropriadamente. Como eles precisam urgentemente reparar, abandonamos eles. |
A construção ilógica pode roubar a unidade de uma frase.
Construções ilógicas destroem a unidade da frase. Resulta principalmente do pensamento ilógico. Portanto, use o pensamento lógico para estabelecer a unidade.
| Construção ilógica | Melhorou |
| Rotação de trabalho é quando você treina pessoas, transferindo-as de trabalho em trabalho. Eu nunca conheci um executivo que estava interessado em ajudar seus trabalhadores que entraram problemas que os levaram a preocupar. | rotação lob é um treinamento método envolvendo movimentação pessoas de emprego em emprego. Eu nunca conheci um executivo que estava interessado em ajudar trabalhadores preocupados com seus problemas. |
O design do parágrafo pode ser uma causa de desunião.
O conteúdo de um parágrafo deve dizer respeito a um tópico ou ideia. A amplitude do parágrafo de uma comunicação empresarial deve ser semelhante em tamanho. É melhor manter o parágrafo curto.
