التقسيم إلى أقسام: المعنى والأنواع والعملية [الدليل الكامل]

تعني التقسيم إلى أقسام تجميع الأنشطة والأشخاص في أقسام، مما يجعل من الممكن توسيع المنظمات، على الأقل من الناحية النظرية، إلى درجة غير محددة.

تشير الأقسام إلى الهيكل الرسمي للمنظمة، الذي يتكون من مختلف الأقسام والمناصب الإدارية وعلاقاتها مع بعضها البعض.

مع نمو المنظمة، تنمو أقسامها ويتم إنشاء المزيد من الوحدات الفرعية، والتي بدورها تضيف المزيد من مستويات الإدارة.

وهذا غالبًا ما يخلق قدرًا أقل من المرونة والقدرة على التكيف ووحدات العمل داخل الشركة.

التقسيم الإداري هو تجميع فعال وفعال للوظائف في وحدات عمل هادفة لتنسيق العديد من الوظائف - كل ذلك من أجل الإنجاز السريع لأهداف المنظمة.

هناك أمران خاصان يجب مراعاتهما قبل تحديد الهيكل الرسمي للمنظمة أو التقسيم.

هم؛ الوحدات التنظيمية الأساسية والهيكل التنسيقي.

أنواع الإدارات

ينتج التقسيم الإداري عن تقسيم العمل والرغبة في الحصول على وحدات تنظيمية ذات حجم يمكن التحكم فيه والاستفادة من القدرة الإدارية.

يتم تشكيل الهيكل التنظيمي والتصميم بشكل كبير من خلال التقسيمات المتبعة.

وسائل التقسيم هي بواسطة

للمنظم الحرية في استخدام أي وسيلة للتقسيم إلى أقسام في بناء الهيكل التنظيمي.

في الواقع، في أي هيكل معين يتم استخدام عدة وسائل عادة.

1. التقسيم الوظيفي

تقوم الأقسام الوظيفية بتجميع الوظائف التي تتضمن نفس الأنشطة أو أنشطة مشابهة. فهو يسمح للمنظمة بتوظيف جميع المناصب المهمة بخبراء وظيفيين ويسهل التنسيق والتكامل.

2. التقسيم حسب الإقليم

يتم اتباع طريقة التقسيم إلى أقسام حسب المنطقة؛ إلا إذا بدا أن الظروف المحلية توفر مزايا، مثل انخفاض تكلفة التشغيل وفرص الاستفادة من الظروف المحلية الجذابة عند ظهورها.

تحظى التقسيم الإقليمي بشعبية خاصة بالنسبة للمبيعات حيث يبدو التقسيم ممكنًا وفقًا لبعض الفصل الجغرافي في السوق.

3. تقسيم المنظمة حسب مجموعة العملاء.

تقسيم العملاء هو المكان الذي تكون فيه أنشطة المنظمة جاهزة للاستجابة والتفاعل مع عملاء محددين أو مجموعات عملاء محددة.

يتم استخدام هذا النموذج التنظيمي عندما يتم التركيز بشكل كبير على خدمة أنواع مختلفة من العملاء بشكل فعال.

4. تقسيم المصفوفة

يحاول تقسيم المصفوفة الجمع بين التصميمات الوظيفية وتصميمات تقسيم قوة العمل (المشروع) لتحسين تزامن المكونات المتعددة لنشاط واحد (على سبيل المثال، إطلاق القمر)، لتحسين اقتصاديات الحجم، وتقديم خدمة أفضل للعميل والشركة.

5. فريق عمل التخطيط

يتم تشكيل فريق عمل التخطيط في أغلب الأحيان عندما تتطلب المنظمة معالجة ظروف خاصة. إنه أفضل وأكثر كفاءة من الحفاظ على طاقم أو قسم تخطيط مختلف.

كيف تعمل الإدارات في المنظمة

الوحدات التنظيمية الأساسية

يدور النمط الأساسي للعديد من الهياكل التنظيمية حول ثلاثة أنشطة أساسية: الإنتاج، 'U'، تسويق، والمالية.

قد تختلف المصطلحات من شركة إلى أخرى، وفي المنظمات غير التجارية، قد تكون الوظائف أكثر غموضًا (على سبيل المثال، في الكنائس، قد يُطلق على "التسويق" اسم "التبشير")، ولكن يجب تنفيذ جميع الأنشطة الثلاثة بشكل أساسي من أجل الشركة. المنظمة من أجل البقاء.

لماذا تعتبر هذه الأنشطة الثلاثة أساسية؟ تهتم معظم الشركات بإنتاج منتج أو خدمة ليستخدمها الآخرون.

وبما أنه يتم إنتاجه ليستخدمه الآخرون، فيجب توزيعه أو تسويقه؛ أي أنه يجب العثور على الأشخاص الذين يريدون المنتج أو الخدمة ويكونون على استعداد لقبولها بشروط يتفق عليها الطرفان بين البائع (المؤسسة) والمشتري.

كما أن إنتاج وتوزيع المنتج أو الخدمة يستلزم زيادة رأس المال الكافي والحفاظ عليه؛ أي أن أنشطة التمويل يجب أن يتم تنفيذها من قبل بعض أعضاء المؤسسة.

يؤدي نطاق الوحدات التنظيمية الأساسية الثلاث وتعقيد المؤسسة إلى ظهور وحدات تنظيمية إضافية.

وتنتج هذه الأنواع بشكل أساسي من أشياء مثل طبيعة وكمية العمل الذي يتعين القيام به، ودرجة التخصص الممارس، والأشخاص وأماكن العمل المتاحة للعمل.

لتوضيح ذلك، في إطار الوحدة الأساسية للتسويق، قد يكون نطاق العمل واسعًا جدًا بحيث يُعتقد أنه من المفيد تقسيم العمل إلى إعلان وترويج للمبيعات وبيع.

ومن ثم، يقوم المدير المسؤول عن المبيعات بتقسيم أنشطة الإعلان وترويج المبيعات، ويعين لكل منها مرؤوسًا مسؤولاً.

يتم تعيين مدير مبيعات لإدارة أعمال البيع في الميدان. تظهر هذه الوحدات الثلاث الإضافية في الهيكل التنظيمي عند المستوى الذي يقع مباشرة أسفل مستوى وحدة المبيعات الأساسية.

وبالمثل، لنفترض أن المدير المسؤول عن الإنتاج قد أنشأ وحدات للهندسة والبحث وأعمال المصانع والمشتريات أيضًا.

هيكل التنسيق

وكما تم التأكيد عليه في مناقشة تقسيم العمل، يجب أن ينظر جميع المديرين على جميع المستويات إلى المنظمة باعتبارها كلًا متماسكًا، وليس كوحدات وظيفية منفصلة ومستقلة أبدًا.

المنظمة عبارة عن نظام من أجزاء متكاملة، وإعطاء التركيز غير المبرر لأي جزء وظيفي على حساب المنظمة بأكملها يخلق جزرًا تنظيمية، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة ومشاكل سلوكية كبيرة.

يجب على المديرين الأذكياء إدراك إمكانية وجود هذه الفجوات (ووجودها الفعلي) وتطوير برامج لدمج الوظائف الداعمة لتحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة.

لجان مشتركة بين الإدارات مكونة من موظفين من

المالية والمحاسبة والتسويق والإنتاج وغيرها من الإدارات؛
برامج التطوير الإداري لجميع الموظفين الإداريين والإشرافيين الذين يقومون بتدريس مبادئ الإدارة الأساسية من منظور تنظيمي شامل؛
التناوب الوظيفي، حيث يؤدي الموظفون وظائف مختلفة؛ و
إن فرق العمل المكونة من موظفين للعمل على مشاريع محددة ضمن معايير زمنية كلها طرق يمكن أن تساعد في تحقيق هذا التكامل المنشود.

اختيار أفضل أنواع التقسيم

لا توجد طريقة واحدة للتقسيم إلى أقسام مناسبة لجميع المنظمات وجميع المواقف.

إذا كان الرؤساء التنفيذيون يعرفون أنماط التقسيم المختلفة للإدارات ومزايا وعيوب ومخاطر كل منها، فيجب أن يكونوا قادرين على تصميم المخطط التنظيمي الأكثر ملاءمة لعملياتهم الخاصة.

وقد يحددون ما هو الأفضل من خلال النظر إلى الموقف الذي يواجهونه في الوظائف التي يتعين عليهم القيام بها والطريقة التي ينبغي القيام بها، والأشخاص المعنيين ومستوى مهاراتهم، والتكنولوجيا المستخدمة، وغيرها. العوامل البيئية الداخلية والخارجية في الوضع.

ويجب أن نتذكر أن الهدف من التقسيم الإداري ليس بناء هيكل جامد، متوازن من حيث المستويات والخصائص من خلال الاتساق والأسس المتطابقة، ولكن تجميع الأنشطة بالطريقة التي من شأنها أن تساهم على أفضل وجه في تحقيق أهداف المؤسسة.