السيطرة هي العملية للتأكد من أن الأنشطة الفعلية تتوافق مع الأنشطة المخطط لها.
يرتبط التخطيط والرقابة ارتباطًا وثيقًا.
السيطرة هي أكثر انتشارا من التخطيط.
يساعد التحكم المديرين على مراقبة فعالية تخطيطهم وتنظيمهم وقيادتهم.
تحدد السيطرة ما يتم إنجازه - أي تقييم الأداء، وإذا لزم الأمر، اتخاذ التدابير التصحيحية بحيث يتم الأداء وفقًا للخطط.
يمكن أيضًا النظر إلى التحكم على أنه اكتشاف وتصحيح الاختلافات المهمة في النتائج التي تم الحصول عليها من الأنشطة المخططة.
أهمية الرقابة في الإدارة
التخطيط دون مراقبة لا فائدة منه.
مما لا شك فيه أن السيطرة تساعد أيضًا يقوم المديرون بمراقبة التغيرات البيئية وتأثيرات هذه التغيرات على تقدم المنظمات.
التأقلم مع التغيرات
يجب على كل منظمة حديثة أن تتعامل مع التغيرات في البيئة.
وتظهر منتجات وتقنيات جديدة، وكثيراً ما يتم تعديل اللوائح الحكومية أو سنها، ويغير المنافسون استراتيجياتهم.
تساعد وظيفة التحكم المديرين على الاستجابة لهذه التغيرات البيئية عند الضرورة.
خلق نوعية أفضل
تتبع الصناعات الحديثة إدارة الجودة الشاملة (TQM) مما أدى إلى تحسينات كبيرة في الرقابة. وبموجبه، يتم اكتشاف عيوب العملية، ويتم تطهير العملية من الأخطاء.
يتم تمكين الموظفين من فحص عملهم وتحسينه، وهذا يساعد أيضًا على تغيير مواقفهم وأساليبهم لتحقيق الرقابة الفعالة.
هناك أمثلة لا حصر لها ساعد فيها برنامج إدارة الجودة الشاملة على استعادة الجودة وخفض التكلفة وزيادة إنتاج المنظمات العملاقة التي واجهت تهديدات الإغلاق بسبب انخفاض الجودة وارتفاع التكلفة وانخفاض الإنتاجية.
إنشاء دورات أسرع
يساعد التحكم على تسريع الدورات المتضمنة في إنشاء منتجات وخدمات جديدة ثم تقديمها للعملاء.
السرعة ضرورية في الامتثال لأوامر العملاء.
ولكن يجب على مديري التسويق المعاصرين أن يتذكروا أن عملاء اليوم لا يتوقعون السرعة فحسب، بل يتوقعون أيضًا منتجات وخدمات مخصصة.
من الواضح أن الشركات الأكثر نجاحًا تحاول تخصيص الأشياء وتخصيصها وفقًا للاحتياجات الفردية. الأكثر نجاحًا هو استهداف منافذ العملاء الضيقة بنماذج محددة.
إضافة القيمة
إن المنظمة التي تسعى إلى البقاء من خلال المنافسة يجب أن تكون قادرة على "إضافة قيمة" إلى المنتجات أو الخدمات بحيث يفضلها العملاء على تلك التي يقدمها منافسو المنظمة.
وفي كثير من الأحيان، تأخذ هذه القيمة المضافة شكل جودة أعلى من المتوسط يتم تحقيقها من خلال إجراءات المراقبة الصارمة.
تسهيل التفويض والعمل الجماعي
لقد غيرت الإدارة التشاركية الحديثة طبيعة عملية المراقبة. في ظل النظام التقليدي، يقوم المدير بتحديد معايير الأداء وطرق تحقيقها.
وفي ظل نظام تشاركي جديد، يقوم المديرون بتوصيل المعايير، ولكن بعد ذلك يسمحون للموظفين، سواء كأفراد أو كفرق، باستخدام قدراتهم الإبداعية لتحديد كيفية حل مشاكل عمل معينة.
ومن ثم، تتيح عملية التحكم للمدير مراقبة تقدم الموظفين دون إعاقة إبداع الموظفين أو مشاركتهم في العمل.
التحكم كنظام تغذية مرتدة
يمارس معظم المديرين السيطرة من خلال ردود الفعل على المعلومات، والتي تظهر الانحرافات عن المعايير وتبدأ التغييرات.
بمعنى آخر، تساعد معلومات التعليقات على مقارنة الأداء بالمعيار وبدء الإجراء التصحيحي.
في المراقبة، يقوم المديرون بقياس الأداء الفعلي، ومقارنة هذا القياس بالمعايير، وتحديد الانحرافات وتحليلها.
ولكن بعد ذلك، لإجراء التصحيحات اللازمة، يجب عليهم تطوير برنامج للإجراءات التصحيحية وتنفيذ هذا البرنامج للوصول إلى الأداء المطلوب.
تقنيات التحكم
يستخدم المديرون عددًا كبيرًا من الأدوات والتقنيات للتحكم الفعال.
لذلك،
نحن بحاجة لمناقشة تقنيات محددة لإدارة عملية التحكم.
أولا، سوف نناقش مراقبة الميزانية. وبعد ذلك سنتعامل مع تقنيات وأساليب التحكم الأخرى.
مراقبة الميزانية
الميزنة هي صياغة الخطط لفترة مستقبلية معينة من الناحية العددية.
يجوز للمنظمات إنشاء ميزانيات للوحدات أو الأقسام أو الأقسام أو المنظمة بأكملها. الفترة المعتادة للميزانية هي سنة واحدة ويتم التعبير عنها بشكل عام من الناحية المالية.
الميزانيات هي أساس معظم أنظمة التحكم.
وهي توفر مقاييس لقياس الأداء وتسهل المقارنات عبر الأقسام، وبين المستويات في المنظمة، ومن فترة إلى أخرى.
أنواع الميزانيات: تستخدم معظم المؤسسات بعض الأنواع المختلفة من الميزانيات:
- مالي،
- التشغيل، و
- غير نقدي.
أجهزة التحكم خارج الميزانية
فيما يلي بعض أجهزة التحكم التي لا تتعلق بالميزانية.
التدقيق التشغيلي / التدقيق الداخلي
هو التقييم المنتظم والمستقل للعمليات المحاسبية والمالية وغيرها من العمليات الخاصة بالمؤسسة من قبل طاقم من المراجعين الداخليين.
تشمل المراجعة التشغيلية، في أكثر أشكالها المعتادة، مراجعة الحسابات وتقييم العمليات بشكل عام وموازنة النتائج الفعلية مقابل النتائج المخططة.
وبالتالي، يؤكد المدققون التشغيليون أن الحسابات تعكس الحقيقة، وتقيم الإجراءات والسياسات وجودة الإدارة وفعالية الأساليب والمراحل الأخرى من العمليات.
الموازنة المهمة
تُستخدم هذه الميزانية من قبل عدد متزايد من الشركات في السنوات الأخيرة للتحكم في الهندسة والتطوير، حيث تقوم بتقسيم المشروع إلى أجزاء يمكن التحكم فيها ثم تتبعها بعناية.
في هذا النهج للتحكم، يتم تعريف "المعالم" على أنها قطاعات يمكن تحديدها. عند إنجاز جزء معين، يمكن تحديد تكلفته أو النتائج الأخرى.
