Le contrôle est le processus de s'assurer que les activités réelles sont conformes aux activités planifiées.
La planification et le contrôle sont étroitement liés.
Le contrôle est plus omniprésent que la planification.
Le contrôle aide les gestionnaires à surveiller l'efficacité de leurs activités de planification, d'organisation et de direction.
Le contrôle détermine ce qui est accompli, c'est-à-dire évaluer la performance et, si nécessaire, prendre des mesures correctives pour que la performance se déroule conformément aux plans.
Le contrôle peut également être considéré comme la détection et la correction de variations significatives dans les résultats obtenus à partir des activités planifiées.
Importance du contrôle dans la gestion
Planifier sans contrôler est inutile.
Sans aucun doute, le contrôle aide aussi les gestionnaires surveillent les changements environnementaux et les effets de ces changements sur le progrès des organisations.
Faire face aux changements
Toute organisation moderne doit faire face aux changements de l’environnement.
De nouveaux produits et technologies émergent, les réglementations gouvernementales sont trop souvent modifiées ou adoptées et les concurrents modifient leurs stratégies.
La fonction de contrôle aide les gestionnaires à répondre à ces changements environnementaux lorsque cela est nécessaire.
Créer une meilleure qualité
Les industries modernes suivent une gestion de la qualité totale (TQM), ce qui a conduit à des améliorations spectaculaires du contrôle.. Grâce à cela, les défauts du processus sont repérés et le processus est purgé des erreurs.
Les employés sont habilités à inspecter et à améliorer leur travail, ce qui contribue également à changer leurs attitudes et leurs approches pour parvenir à un contrôle efficace.
Il existe d’innombrables exemples dans lesquels le programme TQM a contribué à restaurer la qualité, à réduire les coûts et à augmenter la production d’organisations géantes confrontées à des menaces de fermeture en raison de la mauvaise qualité, des coûts élevés et de la baisse de productivité.
Créer des cycles plus rapides
Le contrôle contribue à accélérer les cycles impliqués dans la création puis la fourniture de nouveaux produits et services aux clients.
La rapidité est essentielle pour respecter les commandes des clients.
Mais les responsables marketing modernes doivent garder à l'esprit que les clients d'aujourd'hui attendent non seulement de la rapidité, mais aussi des produits et services personnalisés.
Il est clair que les entreprises les plus performantes essaient de personnaliser les choses et de les adapter aux besoins individuels. Les plus efficaces ciblent des niches de clientèle étroites avec des modèles spécifiques.
Ajouter de la valeur
Une organisation qui s'efforce de survivre grâce à la concurrence doit être capable de « ajouter de la valeur » à ses produits ou services afin que les clients les préfèrent à ceux proposés par ses concurrents.
Très souvent, cette valeur ajoutée se traduit par une qualité supérieure à la moyenne, obtenue grâce à des procédures de contrôle rigoureuses.
Faciliter la délégation et le travail d’équipe
La gestion participative moderne a changé la nature du processus de contrôle. Dans le système traditionnel, le manager spécifierait à la fois les normes de performance et les méthodes pour les atteindre.
Dans un nouveau système participatif, les managers communiquent les normes, mais laissent ensuite les employés, individuellement ou en équipe, utiliser leur créativité pour décider comment résoudre certains problèmes de travail.
Le processus de contrôle permet donc au manager de suivre les progrès des employés sans entraver la créativité ou l'implication des employés dans le travail.
Le contrôle comme système de rétroaction
La plupart des managers exercent un contrôle grâce à un retour d'informations, qui montre les écarts par rapport aux normes et initie des changements.
En d’autres termes, les informations de retour d’information permettent de comparer les performances par rapport à une norme et de lancer des actions correctives.
En matière de contrôle, les managers mesurent les performances réelles, comparent ces mesures aux normes et identifient et analysent les écarts.
Mais ensuite, pour apporter les corrections nécessaires, ils doivent élaborer un programme d'actions correctives et mettre en œuvre ce programme pour arriver à la performance souhaitée.
Techniques de contrôle
Les managers utilisent un grand nombre d’outils et de techniques pour un contrôle efficace.
Donc,
Nous devons discuter de techniques spécifiques pour gérer le processus de contrôle.
Tout d'abord, nous discuterons contrôle budgétaire. Nous aborderons ensuite d'autres techniques et méthodes de contrôle.
Contrôle budgétaire
La budgétisation est la formulation de plans pour une période future donnée en termes numériques.
Les organisations peuvent établir des budgets pour les unités, les départements, les divisions ou l'ensemble de l'organisation. La durée habituelle d'un budget est d'un an et est généralement exprimée en termes financiers.
Les budgets constituent le fondement de la plupart des systèmes de contrôle.
Ils fournissent des critères de mesure des performances et facilitent les comparaisons entre les divisions, entre les niveaux de l'organisation et d'une période à l'autre.
Types de budgets : la plupart des organisations utilisent différents types de budgets :
- financier,
- fonctionnement, et
- non monétaire.
Dispositifs de contrôle non budgétaire
Voici quelques dispositifs de contrôle qui ne sont pas liés au budget.
Audit opérationnel/audit interne
Il s'agit de l'évaluation régulière et indépendante des opérations comptables, financières et autres d'une entreprise par une équipe d'auditeurs internes.
Dans sa forme la plus habituelle, l'audit opérationnel comprend l'audit des comptes, l'évaluation des opérations en général et la comparaison des résultats réels avec les résultats prévus.
Les auditeurs opérationnels s'assurent ainsi que les comptes reflètent la réalité, évaluent les procédures, les politiques, la qualité de la gestion, l'efficacité des méthodes et les autres phases des opérations.
Budgétisation par étapes
Utilisée par un nombre croissant d'entreprises ces dernières années pour contrôler l'ingénierie et le développement, la budgétisation par étapes décompose un projet en éléments contrôlables et les suit ensuite attentivement.
Dans cette approche du contrôle, les « jalons » sont définis comme des segments identifiables. Lorsqu'un segment donné est accompli, son coût ou d'autres résultats peuvent être déterminés.
