Controlar es el proceso. de garantizar que las actividades reales se ajusten a actividades planificadas.
La planificación y el control están estrechamente relacionados.
El control es más generalizado que la planificación.
El control ayuda a los gerentes a monitorear la efectividad de sus actividades de planificación, organización y dirección.
El control determina lo que se está logrando, es decir, evaluar el desempeño y, si es necesario, tomar medidas correctivas para que el desempeño se lleve a cabo de acuerdo con los planes.
El control también puede verse como la detección y corrección de variaciones significativas en los resultados obtenidos de las actividades planificadas.
Importancia del control en la gestión
Planificar sin controlar es inútil.
Sin duda, controlar también ayuda Los gerentes monitorean los cambios ambientales. y los efectos de estos cambios en el progreso de las organizaciones.
Hacer frente a los cambios
Toda organización moderna tiene que hacer frente a los cambios del entorno.
Surgen nuevos productos y tecnologías, con demasiada frecuencia se modifican o promulgan regulaciones gubernamentales y los competidores cambian sus estrategias.
La función de control ayuda a los gerentes a responder a estos cambios ambientales cuando sea necesario.
Creando mejor calidad
Las industrias modernas siguen la gestión de calidad total (TQM), lo que ha llevado a mejoras espectaculares en el control.. Debajo de él, se detectan fallas en el proceso y se eliminan los errores del proceso.
Los empleados están facultados para inspeccionar y mejorar su trabajo y esto también ayuda a cambiar sus actitudes y enfoques para lograr un control efectivo.
Hay innumerables ejemplos en los que el programa TQM había ayudado a restaurar la calidad, disminuir los costos y aumentar la producción de organizaciones gigantes que enfrentaban amenazas de cierres debido a la baja calidad, los altos costos y la disminución de la productividad.
Creando ciclos más rápidos
El control ayuda a acelerar los ciclos involucrados en la creación y luego la entrega de nuevos productos y servicios a los clientes.
La rapidez es fundamental para cumplir con los pedidos de los clientes.
Pero los gerentes de marketing modernos deben recordar que los clientes de hoy no sólo esperan velocidad sino también productos y servicios personalizados.
Está claro que las empresas más exitosas intentan personalizar las cosas y adaptarlas a las necesidades individuales. Los que tienen más éxito se dirigen a nichos de clientes reducidos con modelos específicos.
Valor agregado
Una organización que se esfuerza por sobrevivir a través de la competencia debería poder “agregar valor” a los productos o servicios para que los clientes los prefieran a los que ofrecen los rivales de la organización.
Muy a menudo, este valor añadido se materializa en una calidad superior a la media obtenida mediante estrictos procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.
La gestión participativa moderna ha cambiado la naturaleza del proceso de control. Bajo el sistema tradicional, el gerente especificaría tanto los estándares de desempeño como los métodos para lograrlos.
Bajo un nuevo sistema participativo, los gerentes comunican los estándares, pero luego dejan que los empleados, ya sea como individuos o como equipos, usen su creatividad para decidir cómo resolver ciertos problemas laborales.
El proceso de control, entonces, permite al gerente monitorear el progreso de los empleados sin obstaculizar la creatividad o la participación de los empleados en el trabajo.
El control como sistema de retroalimentación
La mayoría de los gerentes ejercen el control a través de la retroalimentación de información, que muestra desviaciones de los estándares e inicia cambios.
En otras palabras, la información de retroalimentación ayuda a comparar el desempeño con un estándar e iniciar acciones correctivas.
En el control, los gerentes miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican y analizan las desviaciones.
Pero luego, para hacer las correcciones necesarias, deben desarrollar un programa de acciones correctivas e implementar este programa para llegar al desempeño deseado.
Técnicas de control
Los gerentes utilizan una gran cantidad de herramientas y técnicas para realizar un control eficaz.
Por lo tanto,
Necesitamos discutir técnicas específicas para gestionar el proceso de control.
Primero, discutiremos control presupuestario. Y luego nos ocuparemos de otras técnicas y métodos de control.
Control presupuestario
El presupuesto es la formulación de planes para un período futuro determinado en términos numéricos.
Las organizaciones pueden establecer presupuestos para unidades, departamentos, divisiones o para toda la organización. El período habitual de un presupuesto es de un año y generalmente se expresa en términos financieros.
Los presupuestos son la base de la mayoría de los sistemas de control.
Proporcionan criterios para medir el desempeño y facilitan las comparaciones entre divisiones, entre niveles de la organización y de un período a otro.
Tipos de presupuestos: la mayoría de las organizaciones utilizan diferentes tipos de presupuestos:
- financiero,
- operativo, y
- no monetario.
Dispositivos de control no presupuestarios
Los siguientes son algunos dispositivos de control que no están relacionados con el presupuesto.
Auditoría operativa/auditoría interna
Es la evaluación regular e independiente de las operaciones contables, financieras y de otro tipo de una empresa por parte de un equipo de auditores internos.
En su forma más habitual, la auditoría operativa incluye la auditoría de cuentas, la evaluación de las operaciones en general y la ponderación de los resultados reales con los resultados planificados.
Los auditores operativos, por tanto, aseguran que las cuentas reflejen los hechos, evalúen los procedimientos, las políticas, la calidad de la gestión, la eficacia de los métodos y otras fases de las operaciones.
Presupuesto de hitos
Utilizado por un número cada vez mayor de empresas en los últimos años para controlar la ingeniería y el desarrollo, el presupuesto por hitos divide un proyecto en partes controlables y luego las sigue cuidadosamente.
En este enfoque de control, los “hitos” se definen como segmentos identificables. Cuando se logra un segmento determinado, se puede determinar su costo u otros resultados.
