يُعرف النظام الذي يقوم بجمع ومعالجة بيانات المعاملات ونشر المعلومات المالية على الأطراف المعنية بالنظام المحاسبي أو نظام المعلومات المحاسبية.
ويشمل هذا النظام كل خطوة من خطوات الدورة المحاسبية. ويتضمن أيضًا الأدلة الوثائقية للمعاملات. ولذلك فإن المعاملة بالأدلة المستندية، مجلة, موازنة, ميزان المراجعة, ورقة عمل, القوائم المالية يتم تضمين تحديد النتائج وما إلى ذلك في نظام المعلومات المحاسبية.
تسجيل معاملة تجاريةوإعداد دفتر الأستاذ وإعداد ميزان المراجعة وتحليل عملية البيانات المالية متشابهة في جميع منظمات الأعمال. وتعتمد سرعة وكفاءة النظام على نظم المعلومات المحاسبية عمليا.
على سبيل المثال، يقرر الطالب العودة إلى المنزل بعد حضور فصل المحاسبة. الطرق المؤدية إلى منزله عبارة عن طريقين، أحدهما طريق جانبي والآخر طريق سريع.
الآن الأمر متروك للطالب بشأن الطريق الذي سيسلكه للعودة إلى المنزل. لكن نيته واحدة، أي الوصول إلى المنزل.
يمكنه العودة إلى المنزل وهو يقود السيارة باستخدام أي من الطريقين. ولكن من المتوقع أن يقود السيارة للعودة إلى منزله عبر الطريق السريع الفائق لأن هذا الطريق سريع جدًا.
وهذا صحيح أيضًا في حالة وجود نظام معلومات محاسبي. إذا كان نظام محاسبي معين سريعًا وفعالًا نسبيًا، فيمكن استخدامه من أجل العملية المحاسبية.
سيتم في هذه المرحلة مناقشة تحديد الأنظمة المحاسبية المختلفة وخصائصها.
تعد معالجة المعاملات من خلال دفتر اليومية العامة ودفتر الأستاذ العام يدويًا أحد أنواع أنظمة المحاسبة.
وهناك نظام محاسبي آخر وهو إضافة دفتر يومية خاص ودفتر أستاذ فرعي للنظام المذكور أعلاه.
يمكن إجراء حفظ الحسابات من خلال الآلة، أي الكمبيوتر، بسرعة وكفاءة أكبر مقارنة بالتشغيل اليدوي للأنشطة المحاسبية.
تطوير النظام المحاسبي
لا يدخل النظام المحاسبي المثالي حيز التنفيذ تلقائيًا. يجب أن يتم التخطيط لها وتصميمها وترتيبها وإدارتها وتعديلها بعناية شديدة.
في تطوير نظام محاسبي مثالي، من الضروري اتباع الخطوات الأربع التالية:
- تحليل.
- تصميم.
- تطبيق.
- متابعة.
تحليل
في البداية، يجب التأكد من المعلومات الضرورية للمستخدمين الداخليين والخارجيين. يقوم محلل المعلومات بتحديد مصادر المعلومات اللازمة لجمع البيانات وإعداد التقارير وحفظها بشكل سليم.
يجب تحديد قوة وضعف نظام المعلومات الحالي لتحليله.
تصميم
لصياغة نظام محاسبي جديد، من الضروري تصميم النماذج والوثائق، وفرز الطريقة وإجراءات العمل، وإعداد بيان العمل، وجمع تقنيات المراقبة، وإعداد التقارير واختيار المعدات.
هناك حاجة إلى تغييرات طفيفة لإعادة تصميم نظام المعلومات المحاسبية الحالي.
تطبيق
لتنفيذ نظام معلومات محاسبية جديد أو معدل، يجب تفعيل الأدلة الوثائقية اللازمة للمعلومات وعملية الأساليب وتركيب المعدات اللازمة وما إلى ذلك.
ويجب تدريب الموظفين المعنيين ومراقبتهم عن كثب.
متابعة
بعد تنفيذ نظام المعلومات المحاسبية وجعله قابلاً للتنفيذ، يجب مراقبة نقاط ضعفه وانهياره عن كثب ومقارنة فعاليته وتصميمه بالأهداف التنظيمية.
إذا لزم الأمر، يجب إدخال التغييرات في عملية تنفيذ التصميم. تمثل الخطوات المذكورة أعلاه دورة حياة نظام المعلومات المحاسبية. يشير هذا إلى أن بعض أنظمة المعلومات المحاسبية تكون دائمًا غير قابلة للتغيير.
لكن التوسع في المعرفة والخبرة والتكنولوجيا وحدوث التغييرات التنظيمية قد يؤدي إلى إنشاء وتغيير نظام المعلومات المحاسبية.
