دفتر الأستاذ هو حساب لتسجيل وتصنيف وفرز المعاملات، للحفاظ على توازن أصول الشركة، والالتزامات، وحقوق الملكية، والإيرادات، وحسابات النفقات بحيث يمكن إعداد الميزانية العمومية وبيان الدخل بشكل صحيح.
كلمة ليدجر تعني الرف للاحتفاظ بشيء ما.
نظرًا لأنه يتم الاحتفاظ بأنواع مختلفة من الأشياء على الرف بالترتيب، يتم تسجيل كل حساب خاص بالمخاوف التجارية في دفتر الأستاذ بشكل منفصل أو بطريقة سرية.
ولهذا السبب يعتقد الكثير من الناس أن دفتر الأستاذ مشتق من الكلمة الإنجليزية "الحافة". وفقا للمبدأ المحاسبي، يتم تسجيل المعاملات التي تتم بعد حدوثها مباشرة في دفتر الحساب الأساسي - مجلة بالترتيب الزمني للتواريخ مع التوضيحات.
ولكن ليس من الممكن تحديد النتائج الكاملة للمعاملات من المجلة.
وهذا يعني أنه ليس من الممكن معرفة المعلومات مثل مقدار الربح تحت أي رأس تم اكتسابه، وكم النفقات تحت أي رأس تم تكبده، وكم الأصول والالتزامات الموجودة في مجال عمل معين من المجلات.
لمعرفة كل هذه المعلومات، يجب تسجيل المعاملات ذات الطبيعة نفسها تحت عناوين مختلفة أو في حسابات منفصلة.
أي أن جميع المعاملات المتعلقة بالفرد وأصول المنظمة والدخل والنفقات يتم تسجيلها تحت نفس رأس حسابات الأفراد والمؤسسة والأصول والإيرادات والنفقات.
على سبيل المثال؛
لتسجيل جميع المعاملات مع بنك HSBC بموجب حساب بنك HSBC أو المعاملات المتعلقة بحساب الراتب تحت الراتب وما إلى ذلك.
وبهذه الطريقة، إذا تم تسجيل المعاملات المختلفة في رؤوس حسابات مختلفة، يصبح من الممكن تحديد النتيجة الكاملة لأي حساب في نهاية الفترة المحاسبية.
لذلك، يمكن القول أن الكتاب الذي يتم فيه ترحيل إدخالات دفتر اليومية المختلفة بشكل مختصر بشكل دائم وفقًا للخصم والائتمان تحت رؤوس حسابات منفصلة يسمى دفتر الأستاذ.
فيما يلي بعض تعريفات دفتر الأستاذ التي طرحها بعض الكتاب المشهورين:
يقول ويليام بيكلز؛ "دفتر الأستاذ هو وجهة جميع الإدخالات التي تتم في الكتاب الفرعي أو المجلات".
يقول آرثر فيلد هاوس؛ "دفتر الأستاذ هو المخزن الدائم لجميع المعاملات".
الكتاب الذي يتم فيه تسجيل معاملات المتداول في شكل دائم مصنف يسمى دفتر الأستاذ.
من المناقشة أعلاه، يمكننا القول أن الكتاب الذي يتم فيه تسجيل جميع معاملات منظمات الأعمال في شكل دائم مصنف تحت رؤوس حسابات مختلفة تنقلها من المجلة يسمى دفتر الأستاذ.
العلاقة بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ في العملية المحاسبية
وفق مبادئ المحاسبة ذات القيد المزدوج, المعاملات التجارية يتم تسجيلها أولاً في دفتر اليومية ثم يتم تحويلها بعد ذلك إلى دفتر الأستاذ تحت رؤوس الحسابات المعنية.
ولكن يمكن ترحيل المعاملات مباشرة إلى دفتر الأستاذ دون إدخال إدخالاتها في دفتر اليومية ويمكن تحديد النتائج الإجمالية للحسابات في نهاية الفترة المحاسبية.
ومع ذلك، ليس من الحكمة أبدًا الحفاظ على دفتر الأستاذ من خلال تجاهل المجلة، للأسباب التالية:
- التفاصيل التفصيلية للمعاملات متوفرة في المجلة ولكن ليس في دفتر الأستاذ.
- تتم العديد من المعاملات كل يوم في مؤسسة تجارية كبيرة. ونتيجة لذلك، يصبح من المستحيل تقريبًا ترحيل هذه المعاملات في دفتر الأستاذ في نفس اليوم مباشرة. لذلك يتم تسجيل المعاملات بشكل أساسي في دفتر اليومية، وبعد ذلك يصبح من المناسب نقلها إلى دفتر الأستاذ.
- لا يزال هناك احتمال لحدوث أخطاء في نقل المعاملات مباشرة إلى دفتر الأستاذ.
- المجلة هي دفتر الحساب الأساسي. لذلك، عند تسجيل المعاملات في دفتر اليومية، إذا تم اكتشاف أي خطأ أو خطأ، فيمكن تصحيحه في وقت تحويله إلى دفتر الأستاذ.
