Ledger é uma conta para registrar, categorizar e classificar transações, para manter o equilíbrio de cada ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e contas de despesas da empresa, para que o balanço patrimonial e a demonstração de resultados possam ser devidamente preparados.
A palavra Ledger significa prateleira para guardar algo.
À medida que vários tipos de coisas são mantidos nas prateleiras em ordem, da mesma forma, todas as contas da empresa são registradas no livro-razão separadamente ou de forma classificada.
É por isso que muitas pessoas pensam que ledger é derivado da palavra inglesa ‘ledge’. De acordo com o princípio contabilístico, as transacções imediatamente após a sua ocorrência são registadas no livro de contas primário – Diário em ordem cronológica de datas com explicações.
Mas não é possível determinar os resultados completos das transações do diário.
Ou seja, não é possível saber informações como quanto lucro sob quais títulos foram obtidos, quantas despesas sob quais títulos foram incorridos, quantos ativos e passivos existem em um determinado negócio a partir dos diários.
Para conhecer todas estas informações, as operações da mesma natureza devem ser registadas em rubricas diferentes ou em contas separadas.
Todas as transações relativas a um indivíduo, ativos, receitas e despesas da organização são registradas na mesma rubrica de contas - indivíduo, organização, ativos, receitas e despesas.
Por exemplo;
Para registrar todas as transações com o Banco HSBC na conta bancária do HSBC ou transações relacionadas a salário, conta salário, etc.
Desta forma, caso sejam registadas diversas operações em diferentes contas respectivas, torna-se possível apurar o resultado completo de qualquer conta no final do exercício contabilístico.
Assim, pode-se dizer que o livro onde vários lançamentos do diário são lançados resumidamente de forma permanente de acordo com o débito e o crédito em rubricas de contas separadas é denominado razão.
Algumas definições de razão propostas por alguns escritores famosos são apresentadas abaixo;
William Pickles diz; “Ledger é o destino de todos os lançamentos efetuados no livro ou diário subsidiário”.
Arthur Field House diz; “Ledger é o armazém permanente de todas as transações”.
O livro no qual as transações de um comerciante são registradas de forma permanente e classificada é denominado Razão.
A partir da discussão acima, podemos dizer que o livro onde todas as transações das organizações empresariais são registradas de forma permanente classificada sob diferentes títulos de contas que as transferem do diário é denominado razão.
Relação entre Diário e Razão no Processo Contábil
De acordo com princípios da contabilidade por partidas dobradas, transações comerciais são primeiro registrados no diário e depois transferidos para o razão sob os respectivos títulos de contas.
Mas as transações podem ser lançadas diretamente no razão sem fazer seus lançamentos no diário e os resultados totais das contas podem ser determinados no final do período contábil.
No entanto, nunca é aconselhável manter o livro-razão ignorando o diário, porque:
- Os detalhes detalhados das transações estão disponíveis no diário, mas não no razão.
- Numerosas transações ocorrem todos os dias em uma grande organização empresarial. Como resultado, torna-se quase impossível lançar essas transações diretamente no razão no mesmo dia. Portanto, as transações são registradas principalmente no diário e, posteriormente, torna-se conveniente transferi-las para o razão.
- Ainda existe a possibilidade de erros na transferência das transações diretamente para o razão.
- O diário é o principal livro de contas. Assim, no registro das transações no diário, caso seja detectado algum erro ou erro, ele poderá ser retificado no momento da transferência para o razão.
