El libro mayor es una cuenta para registrar, categorizar y clasificar transacciones, para mantener el saldo de cada activo, pasivo, capital contable, ingresos y cuentas de gastos de la empresa, de modo que el balance y el estado de resultados se puedan preparar adecuadamente.
La palabra Ledger significa estante para guardar algo.
Así como se mantienen en orden varios tipos de cosas en los estantes, de manera similar, cada cuenta de la empresa se registra en el libro mayor por separado o de forma clasificada.
Es por eso que mucha gente piensa que ledger se deriva de la palabra inglesa "ledge". Según el principio contable, las transacciones inmediatamente después de su ocurrencia se registran en el libro de contabilidad principal: diario en orden cronológico de fechas con explicaciones.
Pero no es posible determinar los resultados completos de las transacciones a partir del diario.
Es decir, no es posible conocer a partir de las revistas información como cuántas ganancias se han obtenido bajo qué rubros, cuántos gastos bajo qué rubro se ha incurrido, cuántos activos y pasivos hay en una empresa comercial en particular.
Para conocer toda esta información, las transacciones de la misma naturaleza deberán registrarse en partidas diferentes o en cuentas separadas.
Todas las transacciones relacionadas con un individuo, activos de la organización, ingresos y gastos se registran bajo el mismo encabezado de cuentas: individuo, organización, activos, ingresos y gastos.
Por ejemplo;
Para registrar todas las transacciones con HSBC Bank en la cuenta de HSBC Bank o transacciones relacionadas con la cuenta de salario bajo salario, etc.
De esta manera, si se registran varias transacciones en diferentes cabezas de cuentas respectivas, es posible determinar el resultado completo de cualquier cuenta al final del período contable.
Por lo tanto, se puede decir que el libro en el que varias entradas del diario se contabilizan brevemente de forma permanente según el débito y el crédito en partidas de cuentas separadas se denomina libro mayor.
A continuación se indican algunas definiciones de libro mayor propuestas por algunos escritores famosos;
William Pickles dice; “El libro mayor es el destino de todos los asientos que se hacen en el libro auxiliar o en los diarios”.
Arthur Field House dice; “El libro mayor es el almacén permanente de todas las transacciones”.
El libro en el que se registran las transacciones de un comerciante de forma permanente y clasificada se llama Libro mayor.
De la discusión anterior, podemos decir que el libro en el que todas las transacciones de las organizaciones comerciales se registran de forma permanente clasificada bajo diferentes jefes de cuentas transfiriéndolas desde el diario se llama libro mayor.
Relación entre diario y libro mayor en el proceso contable
De acuerdo a principios de la contabilidad por partida doble, transacciones de negocios se registran primero en el diario y luego se transfieren al libro mayor bajo los respectivos jefes de cuentas.
Pero las transacciones se pueden registrar directamente en el libro mayor sin realizar entradas en el diario y los resultados totales de las cuentas se pueden determinar al final del período contable.
Sin embargo, nunca es aconsejable mantener el libro mayor ignorando el diario porque:
- Los detalles detallados de las transacciones están disponibles en el diario pero no en el libro mayor.
- En una gran organización empresarial se realizan diariamente numerosas transacciones. Como resultado, resulta casi imposible registrar estas transacciones en el libro mayor directamente el mismo día. Por lo tanto, las transacciones se registran principalmente en el diario y luego resulta conveniente transferirlas al libro mayor.
- Sigue existiendo la posibilidad de que se produzcan errores al transferir las transacciones directamente al libro mayor.
- El diario es el libro de cuentas principal. Entonces, al registrar transacciones en el diario, si se detecta algún error o equivocación, se puede rectificar al momento de transferirlas al libro mayor.
