Los errores del balance de comprobación son errores en el proceso contable que no pueden ser detectados por el balance de comprobación. Dos tipos de limitaciones del balance de comprobación son los errores administrativos y los errores de principios. Los errores administrativos los comete un ser humano. Los errores de principio ocurren cuando no se aplica un principio contable.
Las limitaciones del balance de comprobación son los errores en el proceso contable que no pueden ser detectados por el balance de comprobación.
Este tipo de errores se dividen en 2 grupos; errores administrativos y errores de principios.
Hay 4 tipos de errores administrativos: errores cometidos por un humano. Y los errores de principio indican error porque un principio de contabilidad no se aplica adecuadamente.
Si los totales de las columnas de dinero de débito y crédito del balance de comprobación son iguales, se presume que el proceso contable es exacto.
Pero la concordancia de las columnas de dinero de débito y crédito del balance de comprobación no prueba necesariamente que no haya ningún error en el proceso contable.
Porque puede haber algunos errores no detectados a pesar del acuerdo de los balances de comprobación. Éstas se denominan limitaciones del balance de comprobación.
Los errores de este tipo no detectados generalmente se dividen en dos grupos:
- Errores administrativos y
- Errores de principios.
Errores administrativos en el balance de comprobación
Los errores ocurridos por negligencia de los empleados del departamento de cuentas son errores administrativos. Estos errores son de cuatro tipos.
- Errores u omisiones,
- Errores de comisión,
- Errores de envío erróneo, y
- Compensación de errores.
Se describen a continuación;
1. Errores de omisiones
Si alguna transacción se omite de ser registrado en un diario y libro mayor, se llama error u omisión.
Por ejemplo, bienes comprados a Karin $5,000. Si esta transacción no se contabiliza, aún así el balance de comprobación puede estar de acuerdo. Porque se ha omitido una suma igual de dinero de los registros de las cuentas de débito y crédito.
2. Errores de comisiones
Registrar cifras incorrectas en un diario y registrar la misma cantidad en los lados correctos de las cuentas del libro mayor se denomina error de comisión y esto no obstaculiza el acuerdo del balance de comprobación.
Por ejemplo,
compra de mercancías $ 1,100 pero registró $ 1,000 tanto en el diario como en el libro mayor.
3. Errores de envío erróneo
La publicación inadvertida de un asiento del diario al libro mayor en el lado correcto de la cuenta incorrecta se denomina publicación errónea. Este tipo de contabilización errónea no crea ningún obstáculo para igualar los totales de la columna de débito y crédito del balance de comprobación.
4. Compensación de errores
Si se contabiliza un monto corto o excedente en un lado de una cuenta y si la suma igual del monto corto o excedente se contabiliza en el otro lado de otra cuenta, se denomina errores de compensación.
Esto se llama así porque la contabilización incorrecta de una cuenta se compensa con la contabilización incorrecta del mismo monto en otra cuenta y esto no impide igualar los totales del balance de comprobación.
Por ejemplo,
La cuenta de Abu se carga incorrectamente a $400 en lugar de a $500. Por otro lado, a la cuenta Subo se le acredita $800 en lugar de $900.
Como resultado, se ha registrado un déficit de $100 en ambos lados de las cuentas y, por lo tanto, no se obstaculiza el acuerdo sobre el balance de comprobación.
Pero en realidad hay errores en las cuentas.
Errores de principio en el balance de comprobación
Si un gasto de ingreso se registra como gasto de capital o viceversa, se denomina error de principio.
Por ejemplo, el costo de instalación de una máquina nueva se contabiliza debitando la cuenta de gastos salariales en lugar de debitar la cuenta de maquinaria.
Causas de desacuerdo en el balance de comprobación
Las causas por las cuales los totales de ambos lados del balance de comprobación difieren son las siguientes:
- La omisión de la cuenta en la contabilización en el libro mayor sin darse cuenta.
- Publicación del diario al libro mayor en la cuenta incorrecta.
- Se contabiliza una cuenta de cada dos cuentas de la transacción.
- Grabar dos veces en una cuenta determinada una transacción sin querer.
- Registrar una cantidad incorrecta, es decir, una cantidad insuficiente o excesiva en las cuentas del libro mayor en el momento de la publicación del diario al libro mayor.
- Cometer errores al equilibrar una cuenta contable.
- Cometer errores al registrar el importe del saldo del libro mayor en la balanza de comprobación.
- Cometer un error al escribir los saldos del libro mayor en el balance de comprobación, es decir, el saldo deudor en la columna de dinero de crédito o el saldo de crédito en la columna de dinero de débito.
- Cometer un error al emitir los totales de las columnas de dinero de débito y crédito del balance de comprobación.
El procedimiento de rectificación de un balance de comprobación incorrecto.
Si los totales de ambas columnas de dinero no son iguales, se presumirá que existen algunos errores en el proceso contable.
Los motivos de desacuerdo son desertar.
A tal efecto, se adaptarán las siguientes medidas para detectar errores y fraudes.
- En el casting exterior de la prueba se debe comprobar cuidadosamente el equilibrio.
- A partir de entonces, se debe garantizar que todas las cuentas del libro mayor se hayan contabilizado correctamente en el balance de comprobación.
- Se debe garantizar que todas las transacciones se hayan contabilizado correctamente del diario al libro mayor.
- El cálculo de los totales de las cuentas contables y el equilibrio de las cuentas contables deben comprobarse adecuadamente.
- Es necesaria la verificación de la contabilización correcta de los saldos del libro mayor de débito y crédito.
- Se debe verificar que los totales de efectivo y cuentas bancarias y el equilibrio y la inclusión de estos saldos en el balance de comprobación se hayan realizado correctamente.
- Se debe verificar que la conversión del diario de compras, el diario de ventas y otros diarios subsidiarios sean correctos y que estén registrados correctamente en las cuentas del libro mayor.
- El balance de comprobación actual debe compararse con el anterior.
- Cabe observar que los totales de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar y el monto registrado de las mismas cuentas en el balance de comprobación son los mismos.
Rectificación de errores de balance de comprobación
La corrección de errores contables mediante borrado contradice los principios contables.
Los errores deben corregirse aprobando el asiento de diario apropiado o trayendo la corrección en el cuenta contable en cuestión el cumplimiento del principio contable.
Pero la rectificación de errores depende de las etapas de los errores detectados.
Hay un proverbio en inglés que dice: "Errar es humano", es decir, es el hombre quien comete un error. Un hombre comete errores, es natural, pueden ocurrir errores al llevar las cuentas.
Un contador puede cometer errores en llevar cuentas de transacciones sin querer o por falta de conocimiento adecuado.
El balance de comprobación es la única forma de detectar errores de cuentas, si los hubiera. Pero los errores pueden permanecer en las cuentas incluso después de la aprobación del balance de comprobación. La rectificación de errores de cuentas si los hubiere es indispensable.
Errores que no afectan la concordancia de un balance de comprobación
Los errores que se mencionan a continuación no obstaculizan la concordancia de un balance de comprobación. A pesar de los siguientes errores en las cuentas, los totales de la columna de dinero de débito y de la columna de dinero de crédito coinciden.
1. Errores de omisión
La omisión de registrar una determinada transacción no obstaculiza la concordancia del balance de comprobación.
Por ejemplo:
Bienes adquiridos a cuenta de $1000. Si esta transacción no se registra en los libros de cuentas, el acuerdo de un balance de comprobación no se ve afectado.
2. Error de Comisión
El monto escrito en el diario para una transacción en particular puede ser mayor o menor en las cuentas del libro mayor y el deudor es tratado como acreedor y el acreedor como deudor; este tipo de errores se denominan errores de comisión.
Por ejemplo:
Bienes vendidos en la cuenta $531 a Karim.
Para esta transacción, si se debita una cuenta por cobrar $513 y se acredita a una cuenta de ventas $513. Aunque ambas cuentas están subestimadas por $18, el acuerdo del balance de comprobación no se verá obstaculizado por este error.
3. Compensación de errores
Este error se llama error de autorrectificación. Un error rectificado por uno o más errores se denomina error de compensación.
Por ejemplo:
Los gastos salariales están subdebitados en $100, pero los gastos generales están sobredeudados en $100.
4. Errores de principio
Al llevar cuentas de transacciones, pueden ocurrir algunos errores debido a la falta de conocimientos sólidos de los principios contables.
Por ejemplo:
Los gastos de capital se tratan como gastos de ingresos si los gastos de reparación de una máquina se tratan como el costo de la maquinaria.
Errores que afectan la concordancia de un balance de comprobación
Los errores en los que no está de acuerdo una balanza de comprobación son de un rango más amplio. Generalmente, estos se dividen en tres grupos;
1. Errores en el cálculo de costos y el equilibrio
Se suman dos lados de las cuentas del libro mayor para encontrar el desequilibrio; de las cuentas. Los errores cometidos al totalizar conducen a errores de equilibrio.
2. Errores al contabilizar cuentas en el libro mayor a partir de los libros originales.
Estos errores pueden ocurrir de diferentes maneras.
Por ejemplo; durante la transferencia desde el diario si una transacción se registra en una sola cuenta en el libro mayor o se registra en el lado incorrecto de una cuenta o se registra una cantidad incorrecta en una cuenta.
3. Errores al transferir el saldo del libro mayor a una balanza de comprobación
El balance de comprobación no está de acuerdo si los saldos de las cuentas contables no se transfieren correctamente. Desde el punto de vista de los efectos los errores se agrupan en dos:
Errores unilaterales
Los errores que afectan sólo a un lado de las cuentas se denominan errores unilaterales. Los errores unilaterales obstaculizan el acuerdo del balance de comprobación.
Por lo tanto, en caso de que se utilice una cuenta suspensiva de errores para igualar los totales del balance de comprobación, por ejemplo, si la columna de dinero de débito es deficitaria, la cuenta suspensiva se utilizará para ese déficit y viceversa.
Errores de doble cara
Los errores que afectan tanto al débito como al crédito se denominan errores de doble cara. Si los errores afectan el débito y el crédito por igual cantidad de dinero, el balance de comprobación conviene.
Pero si los errores afectan al débito y al crédito por un monto diferente, el balance de comprobación no está de acuerdo. En tal caso, se utiliza una cuenta de suspenso para acordar el balance de comprobación.
