وظائف الإدارة هي طريقة منهجية للقيام بالأشياء. الإدارة هي عملية للتأكيد على أن جميع المديرين، بغض النظر عن قدراتهم أو مهاراتهم، ينخرطون في بعض الوظائف المترابطة لتحقيق أهدافهم المرجوة.
4 وظائف الإدارة هي التخطيط والتنظيم والقيادة والتحكم في أداء المديرين لتحقيق أهداف العمل بكفاءة.
أولاً، يجب على المديرين وضع خطة، وتنظيم الموارد وفقًا للخطة، وقيادة الموظفين للعمل نحو الخطة، والتحكم في كل شيء من خلال مراقبة وقياس فعالية الخطة.
تتضمن عملية/وظائف الإدارة 4 أنشطة أساسية؛
- التخطيط واتخاذ القرار: تحديد مسارات العمل،
- تنظيم: تنسيق الأنشطة والموارد،
- قيادة: إدارة وتحفيز وتوجيه الأفراد،
- المتابعة: أنشطة الرصد والتقييم.
1. التخطيط وصنع القرار – تحديد مسارات العمل
إن التطلع إلى المستقبل والتنبؤ بالاتجاهات أو الأحداث المحتملة التي من المحتمل أن تؤثر على وضع العمل هي الوظيفة الأكثر أهمية للجودة والمدير. التخطيط يعني تحديد أهداف المنظمة وتحديد أفضل السبل لتحقيقها.
تساعد الخطة في الحفاظ على الفعالية الإدارية لأنها تعمل كدليل للأنشطة المستقبلية. إن اختيار الأهداف وكذلك المسارات لتحقيقها هو ما يتضمنه التخطيط.
يتضمن التخطيط اختيار المهام والأهداف والإجراءات اللازمة لتحقيقها. ويتطلب اتخاذ القرار أو اختيار مسارات العمل المستقبلية من بين البدائل.
باختصار، التخطيط يعني تحديد موقف المنظمة والوضع الذي ينبغي أن يكون عليه في المستقبل وتحديد أفضل السبل لتحقيق هذا الوضع.
التخطيط يساعد على الحفاظ الفعالية الإدارية من خلال توجيه الأنشطة المستقبلية.
بالنسبة للمدير، يتطلب التخطيط وصنع القرار القدرة على التنبؤ والتصور والتطلع إلى الأمام بشكل هادف.
2. التنظيم – تنسيق الأنشطة والموارد
يمكن تعريف التنظيم بأنه العملية التي يتم من خلالها تقريب الخطط الموضوعة من التنفيذ.
بمجرد أن يحدد المدير الأهداف ويضع الخطط، فإن التالي له الوظيفة الإدارية هي تنظيم الإنسان الموارد والموارد الأخرى التي حددتها الخطة باعتبارها ضرورية للوصول إلى الهدف.
يتضمن التنظيم تحديد كيفية تجميع الأنشطة والموارد وتنسيقها.
يمكن أيضًا تعريف المنظمة بأنها هيكل رسمي متعمد للمواقف أو الأدوار للناس لملء المنظمة.
ينتج التنظيم هيكلًا للعلاقات في المنظمة، ومن خلال هذه العلاقات المنظمة، يتم متابعة الخطط.
التنظيم هو جزء من الإدارة، والذي يتضمن إنشاء هيكل مقصود للأدوار التي يجب على الأشخاص شغلها في المنظمة.
إنه مقصود بمعنى التأكد من أن جميع المهام اللازمة لتحقيق الأهداف يتم تعيينها للأشخاص الذين يمكنهم القيام بالأفضل.
الغرض من الهيكل التنظيمي هو خلق بيئة لأفضل أداء إنساني.
يجب أن يحدد الهيكل المهمة التي يتعين القيام بها. ويجب أيضًا تصميم القواعد الموضوعة على هذا النحو في ضوء قدرات الأشخاص المتاحين ودوافعهم.
يرتبط التوظيف بالتنظيم، ويتضمن ملء المناصب الشاغرة في الهيكل التنظيمي والحفاظ عليها.
ويمكن ذلك من خلال تحديد الوظائف المطلوب شغلها، وتحديد متطلبات القوى العاملة، وملء الشواغر، وتدريب الموظفين بحيث يتم إنجاز المهام الموكلة إليهم بفعالية وكفاءة.
الوظائف الإدارية لل ترقية، تخفيض الرتبة، الإعفاء، الفصل، تحويلوما إلى ذلك. وقد شملت أيضًا المهمة الواسعة "التوظيف". يضمن التوظيف وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
يحدد التنظيم أين سيتم اتخاذ القرارات، ومن سيقوم بأية وظائف ومهام، ومن سيعمل لصالح من، وكيف سيتم تجميع الموارد.
3. قيادة - إدارة وتحفيز وتوجيه الأفراد
الوظيفة الإدارية الأساسية الثالثة هي قيادة. إنها مهارات التأثير على الناس لغرض أو سبب معين. تعتبر القيادة هي الأكثر أهمية وتحديًا بين جميع الأنشطة الإدارية.
القيادة هي التأثير أو حث عضو المنظمة على العمل مع مصلحة المنظمة.
إن خلق موقف إيجابي تجاه العمل والأهداف بين أعضاء المنظمة يسمى القيادة. مطلوب كما هو يساعد على خدمة هدف الفعالية والكفاءة من خلال تغيير سلوك الموظفين.
تتضمن القيادة العديد من عمليات التأجيل والتنشيط.
وظائف التوجيه والتحفيز تواصلوالتنسيق يعتبر جزء من نظام المعالج الرائد.
التنسيق ضروري أيضًا في القيادة.
معظم المؤلفين لا يعتبرونها وظيفة منفصلة للإدارة.
بل إنهم يعتبرون التنسيق جوهر الإدارة لتحقيق الانسجام بين الجهود الفردية نحو تحقيق أهداف المجموعة.
التحفيز هو صفة أساسية للقيادة. التحفيز هو عملية إدارة التأثير على سلوك الناس يعتمد على معرفة السبب والقناة التي تدعم السلوك البشري في اتجاه ملتزم معين.
يحتاج المديرون الأكفاء إلى أن يكونوا قادة فعالين.
وبما أن القيادة تنطوي على الزمالة ويميل الناس إلى اتباع أولئك الذين يقدمون وسيلة لتلبية احتياجاتهم وآمالهم وتطلعاتهم، فمن المفهوم أن القيادة تنطوي على أساليب وأساليب القيادة التحفيزية والتواصل.
4. المتابعة - أنشطة الرصد والتقييم
تسمى مراقبة التقدم التنظيمي نحو تحقيق الأهداف بالتحكم. وبالتالي، فإن رصد التقدم أمر ضروري ل ضمان تحقيق الأهداف التنظيمية.
الرقابة هي القياس والمقارنة وإيجاد الانحراف وتصحيح الأنشطة التنظيمية التي يتم تنفيذها لتحقيق الأهداف أو الغايات. وبالتالي فإن السيطرة تتكون من أنشطة مثل؛ قياس الأداء ومقارنته بالمعايير الموجودة وإيجاد الانحرافات وتصحيح الانحرافات.
تتعلق أنشطة المراقبة عمومًا بقياس الإنجاز أو نتائج الإجراءات المتخذة لتحقيق الهدف.
بعض وسائل التحكم مثل ميزانية للنفقاتوسجلات التفتيش وسجل ساعات العمل المفقودة مألوفة بشكل عام. يوضح كل إجراء أيضًا ما إذا كانت الخطط تعمل أم لا.
إذا استمرت الانحرافات، تتم الإشارة إلى التصحيح. عندما تختلف النتائج عن الإجراء المخطط له، يجب تحديد الأشخاص المسؤولين، ويجب اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء.
وبالتالي يتم التحكم في النتائج من خلال التحكم في ما يفعله الناس. التحكم هو آخر عملية وظيفية إدارية ولكن ليس أقلها أهمية.
لقد قيل بحق: "التخطيط دون رقابة لا فائدة منه". باختصار يمكننا القول أن السيطرة تمكن من إنجاز الخطة.
الاستنتاج: الإدارة هي عملية من الوظائف المترابطة.
جميع وظائف الإدارة الخاصة بعمليتها مترابطة ولا يمكن تخطيها.
عملية الإدارة تصمم وتحافظ بيئة يعمل فيها الأفراد معًا في مجموعات لتحقيق أهداف مختارة بكفاءة.
يقوم جميع المديرين بتنفيذ المهام الرئيسية للإدارة: التخطيط والتنظيم والتوظيف والقيادة والرقابة. ولكن اعتمادًا على المهارات والمنصب على المستوى التنظيمي، سيختلف الوقت والعمل المبذول في كل وظيفة.
التخطيط والتنظيم والقيادة والسيطرة هي الوظائف الأربع التي تعمل كعملية مستمرة.
