مراقبة الميزانية: المعنى والأهداف والتقنيات والخطوات

مراقبة الميزانية هي وسيلة للتحكم يتم من خلالها مقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المدرجة في الميزانية بحيث يمكن اتخاذ الإجراء المناسب بشأن أي انحرافات بين الاثنين.

ما هي مراقبة الميزانية؟

Budgetary control is a system of controlling cost which includes preparation of Budgets coordinating the departments and establishing responsibilities comparing performance with budgeted and acting upon results to achieve the maximum profitable. The process of budgetary control includes:

• إعداد الميزانيات المختلفة .
• المقارنة المستمرة بين الأداء الفعلي وأداء الميزانية.
• - مراجعة الميزانيات في ضوء الظروف المتغيرة.

A system of budgetary control should not become rigid. There should be enough scope of flexible individual initiative and drive. Budgetary control is an important device for making the organization an important tool for controlling costs and achieving the overall objectives. Budgetary control serves 4 control purposes:

1. أنها تساعد المدير في تنسيق الموارد؛
2. فهي تساعد في تحديد المعايير المطلوبة في جميع أنظمة التحكم؛
3. أنها توفر مبادئ توجيهية واضحة لا لبس فيها حول موارد المنظمة وتوقعاتها
4. أنها تسهل تقييمات أداء المديرين والوحدات.

أهداف مراقبة الميزانية

An effective budgeting system plays a crucial role in the success of a business organization. The budgeting system has the following objectives, which are of paramount importance in the overall efficiency and effectiveness of the business organization. These objectives are discussed below.

1. تخطيط

Planning is necessary for regularly doing any work. A well- prepared plan helps the organization to use the scarce resources efficiently and thus achieving the predetermined targets becomes easy. A budget is always prepared for the future period and it lays down targets regarding various aspects like purchase, production, sales, manpower planning, etc. This automatically facilitates planning.

2. تنسيق

For achieving the predetermined objectives, apart from planning, coordinated efforts are required. Budgeting facilitates coordination in the sense that budgets cannot be developed in isolation. For example, while developing the production budget, the production manager will have to consult the sales manager for a sales forecast and purchase manager for the availability of the raw material. The production budget cannot be developed in isolation. Similarly, the purchase and sales budget, as well as other functional budgets like cash, capital expenditure, manpower planning, etc, cannot be developed without considering other functions. Hence the coordination is automatically facilitated.

3. يتحكم

Planning is looking ahead while controlling is looking back. The preparation of budgets involves detailed planning about various activities like purchase, sales, production, and other functions like marketing, sales promotion, manpower planning. But planning alone is not sufficient. There should be a proper system of control which will ensure that the work is progressing as per the plan. Budgets provide the basis for such controlling in the sense that the actual performance can be compared with the budgeted performance. Any deviation between the two can be found out and analyzed to ascertain the reasons behind the deviation so that necessary corrective action can be taken to rectify the same. Thus budgeting helps immensely in controlling function.

3 أنواع من تقنيات مراقبة الميزانية

مراقبة الميزانية هي نظام لمراقبة عملية المنظمة من الناحية النقدية. أنواع تقنيات مراقبة الميزانية هي:

1. الموازنات المالية.
2. ميزانية تشغيلية.
3. الميزانيات غير النقدية.

الموازنات المالية

Such budgets detail where the organization expects to get its cash for the coming period and how it plans to spend it. Usual sources of cash include sales revenue, the sales of assets, the issuance of stock, and loans. On the other hand, the common uses of cash are to purchase new assets, pay expenses, repay debts, or pay dividends to shareholders. Financial budgets may be of the following types:

1. الميزانية النقدية

This is simply a forecast of cash receipts and disbursements against which actual cash “experience” is measured It provides an important control in an enterprise since it breaks down incoming and outgoing cash into monthly, weekly, or even daily periods so that the organization can make sure it can meet its current obligations. The cash budget also shows the availability of excess cash, thereby making it possible to plan for profit-making investment of surpluses.

2. موازنة النفقات الرأسمالية

This type of financial budget concentrates on major assets such as a new plant, land or machinery. Organizations often acquire such assets by borrowing significant amounts through, say, long-term bonds or securities. All organizations, large or small, business or non-business, pay close attention to such a budget because of the large investment usually associated with capital expenditure.

3. الميزانية العمومية

ويتنبأ بما الميزانية العمومية للمنظمة will look like if all other budgets are met. Hence it serves the purpose of overall control to ensure that other budgets mesh properly and yield results that are in the best interests of the organization.

ميزانيات التشغيل

هذا النوع من الميزانية هو تعبير عن العمليات المخططة للمنظمة لفترة معينة. وهي عادة من الأنواع التالية:

1. ميزانية المبيعات أو الإيرادات

وهو يركز على الدخل الذي تتوقع المنظمة الحصول عليه من العمليات العادية. إنه أمر مهم لأنه يساعد المدير على فهم الوضع المالي المستقبلي للمنظمة.

2. ميزانية النفقات

ويحدد النفقات المتوقعة للمنظمة في فترة محددة. ويشير أيضًا إلى النفقات القادمة حتى يتمكن المدير من الاستعداد لها بشكل أفضل.

3. ميزانية المشروع

ويركز على الاختلافات المتوقعة بين المبيعات أو الإيرادات والمصروفات، أي الربح. إذا كان رقم الربح المتوقع صغيرًا جدًا، فقد تكون هناك حاجة إلى خطوات لزيادة ميزانية المبيعات أو خفض ميزانية النفقات.

الميزانيات غير النقدية

يتم التعبير عن الموازنات من هذا النوع بالمبيعات غير المالية أو بالإيرادات والمصروفات، أي بالربح. إذا كان رقم الربح المتوقع صغيرًا جدًا، فقد تكون هناك حاجة إلى خطوات لزيادة ميزانية المبيعات أو خفض ميزانية النفقات.

الميزانيات الثابتة والمتغيرة

بغض النظر عن الغرض منها، يجب أن تأخذ معظم الميزانيات في الاعتبار الأنواع الثلاثة التالية من التكاليف:

1. سعر ثابت

هي النفقات التي تتكبدها المنظمة سواء كانت عاملة أم لا. قد تكون رواتب المديرين مثالاً على هذه التكلفة.

2. اسعار متغيرة

Such costs vary according to the scope of operations. The best example may be the raw materials used in production. If $5 worth of material is used per unit. 10 units would cost $50, 20 units would cost $100 and so on.

3. التكاليف شبه المتغيرة

They also vary, but in a less direct fashion. Costs for advertising, repairs, and maintenance, etc. may fall under this category. All these categories of cost must be accurately accounted for in developing a budget. Fixed costs are usually the easiest to deal with. Variable costs can also be forecast, although with less precision from projected operations. Semi-variable costs are the most difficult to predict because they are likely to vary, but not in direct relation to operations. For these costs, the manager must often rely on experience and judgment.

أنواع الميزانيات

يمكن تصنيف الميزانيات على الأسس التالية.

1. على أساس منطقة العمليات.
   1. الميزانيات الوظيفية.
   2. ميزانية تقديرية رئيسية.
2. على أساس استغلال القدرات.
   1. الميزانية الثابتة.
   2. الميزانيات المرنة.
3. على أساس الوقت.
   1. المدى القصير.
   2. مصطلح متوسط.
   3. طويل الأمد.
4. بناء على الشروط
   1. الميزانية الأساسية.
   2. الميزانية الحالية.

لدينا مقال يشرح تصنيف وأنواع الميزانيات بالتفصيل يمكنك الاطلاع عليه.

فوائد مراقبة الميزانية

Budgeting plays an important role in planning and controlling. It helps in directing the scarce resources to the most productive use and thus ensures overall efficiency in the organization. The benefits derived by an organization from an effective system of budgeting can be summarized as given below.

1. تسهل الميزانية تخطيط الأنشطة المختلفة وتضمن أن عمل المنظمة منظم وسلس.
2. تعد الميزنة تمرينًا منسقًا وبالتالي فهي تجمع بين أفكار مستويات الإدارة المختلفة في إعدادها.
3. لا يمكن إعداد أي ميزانية بشكل منفصل، وبالتالي يتم تسهيل التنسيق بين الإدارات المختلفة تلقائيًا.
4. تساعد الميزانية في التخطيط والتحكم في الدخل والنفقات لتحقيق ربحية أعلى وتعمل أيضًا كدليل لمختلف القرارات الإدارية.
5. تعد الميزانية وسيلة فعالة للتخطيط، وبالتالي تضمن توافر رأس المال العامل والموارد الأخرى بشكل كافٍ.
6. من الضروري للغاية تقييم الأداء الفعلي بمعلمات محددة مسبقًا. تضمن الميزانية وجود معايير محددة جيدًا وبالتالي يتم تقييم الأداء مقابل هذه المعلمات.
7. وبما أن الموارد يتم توجيهها نحو الاستخدام الأكثر إنتاجية، فإن الميزنة تساعد في تقليل الهدر والخسائر.

أساسيات نظام جيد لمراقبة الميزانية

يعتمد النظام الجيد لمراقبة الميزانية على الشروط التالية:

1. الدعم من الإدارة العليا

The effective implementation of the budgetary control system depends upon the attitude and perception of management towards it. If the top executive takes the budgeting as a mere routine job and does not take any interest in its implementation, it will be a futile exercise.

2. القياس الكمي للهدف التنظيمي

ينبغي التعبير بوضوح عن هدف المنظمة وتحديده كميا. لا ينبغي أن يكون هناك أي سوء فهم أو ارتباك في أذهان الموظفين فيما يتعلق بالأهداف المراد تحقيقها.

3. إنشاء مركز المسؤولية

ينبغي تقسيم المنظمة بأكملها إلى أقسام وأقسام فرعية مع تحديد واضح للواجبات والمسؤوليات لكل منها.

4. تقسيم أهداف المنظمات

ينبغي توضيح أهداف كل قسم أو مركز مسؤولية لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة. يجب أن تكون الأهداف الوظيفية متوافقة مع الهدف التنظيمي.

5. حقيقي

The target to be set in the budget should be fairly attainable. If it is set at a level beyond the capacity of employees, they will lose their interest in its implementation, on the other hand, if it is set at a very low level, it will be meaningless as the job, in any case, will be done.

6. مشاركة

ينبغي إشراك جميع الموظفين الرئيسيين في إعداد الميزانية. المشاركة تجلب الالتزام. الالتزام يعزز كفاءة وإنتاجية الموظفين.

7. نظام محاسبي جيد

يجب تصميم النظام المحاسبي بطريقة تجعل الأداء الفعلي لمراكز المسؤولية المختلفة متاحًا بسهولة للمقارنة مع الهدف.

8. تغطية

لجني فائدة نظام مراقبة الميزانية، يجب أن يغطي جميع مجالات التنظيم. لا ينبغي أن يتم تطبيقه جزئيا.

9. خلق بيئة مواتية لمراقبة الميزانية

A proper environment should be developed in the organization for the successful implementation of budgetary control. The employees should be educated about the utility of the system. They should be convinced that it is not a tool of pressurization upon them to work more but a way to the prosperity of the organization which will ultimately benefit them. So seminar, lecture, executive development program, etc. should be held for this purpose.

10. تنسيق

"التنسيق هو مطلب مهم" لمراقبة الميزانية. إنه يجلب التفكير المشترك والثقة المتبادلة والثقة بين مختلف الإدارات.

11. المرونة

يجب أن تكون الميزانية قابلة للتغيير إذا كان الوضع المتغير يبرر ذلك.

12. نظام الإبلاغ

يعتمد نجاح مراقبة الميزانية على نظام جيد لإعداد التقارير. يجب تقديم تقارير مستمرة عن الأداء الفعلي تجاه الهدف إلى الإدارة لتمكينها من اتخاذ الإجراءات التصحيحية في المجالات التي لا تؤدي أداءً جيدًا.

خطوات مراقبة الميزانية

مراقبة الميزانية لديها المراحل التالية.

1. تطوير الميزانيات

The first stage in budgetary control is developing various budgets. It will be necessary to identify the budget centers in the organization and budgets will have to develop for each one of them. Thus budgets are developed for functions like purchase, sale, production, manpower planning as well as for cash, capital expenditure, machine hours, labor hours and so on. Utmost care should be taken while developing the budgets. The factors affecting the planning should be studied carefully and budgets should be developed after a thorough study of the same.

2. تسجيل الأداء الفعلي

يجب أن يكون هناك نظام مناسب لتسجيل الأداء الفعلي الذي تم تحقيقه. وهذا سوف يسهل المقارنة بين الميزانية والفعلية. سيساعد وجود نظام فعال للمحاسبة ومحاسبة التكاليف على تسجيل الأداء الفعلي بشكل فعال.

3. مقارنة الأداء المدرج في الميزانية والأداء الفعلي

One of the most important aspects of budgetary control is the comparison between the budgeted and the actual performance. The objective of such a comparison is to find out the deviation between the two and provide the base for taking corrective action.

4. اجراء تصحيحي

Taking appropriate corrective action based on the comparison between the budgeted and actual results is the essence of budgeting. A budget is always prepared for the future and hence there may be a variation between the budgeted results and actual results. There is a need for investigation of the same and take appropriate action so that the deviations will not repeat in the future. Responsibilities can be fixed on proper persons so that they can be held responsible for any such deviations.

التحضير لمراقبة الميزانية

Budgetary control is extremely useful for planning and control as described above. However, forgetting these benefits, sufficient preparation should be made. For complete success, a solid foundation should be laid down and given this the following aspects are of crucial importance.

1. لجنة الميزانية

For the successful implementation of the budgetary control system, there is a need for a budget committee. In small or medium-sized organizations, the budget-related work may be carried out by the Chief Accountant himself. Due to the size of the organization, there may not be too many problems in the implementation of the budgetary control system. However, in large size organization, there is a need for a budget committee consisting of the chief executive, budget officer and heads of main departments in the organization. The main functions of the budget committee are to get the budgets prepared and then scrutinize the same, to lay down broad policies regarding the preparation of budgets, to approve the budgets, to suggest for revision, to monitor the implementation and to recommend the action to be taken in a given situation.

2. مراكز الميزانية

The establishment of budget centers is another important pre-requisite of a sound budgetary control system. A budget center is a group of activities or a section of the organization for which budget can be developed. For example, manpower planning budget, research and development cost budget, production and production cost budget, labor hour budget and so on. Budget centers should be defined clearly so that preparation becomes easy.

3. فترة الميزانية

A budget is always prepared before a defined period. This means that the period for which a budget is prepared is decided in advance. Thus a budget may be prepared for three years, one year, six months, one month or even for one week. The point is that the period for which the budget is prepared should be certain and decided in advance. Generally, it can be said that functional budgets like sales, purchase, production, etc. are prepared for one year and then broken down monthly. Budgets like capital expenditure are generally prepared for a period from 1 year to 3 years. Thus depending upon the type of budget, the period of the same is decided and it must be decided well in advance.

4. إعداد المخطط التنظيمي

There should be an organization chart that shows clearly defined authorities and responsibilities of various executives. The organization chart will define clearly the functions to be performed by each executive relating to the budget preparation and his relationship with other executives. The organization chart may have to be adjusted to ensure that each budget center is controlled by an appropriate member of the staff.

5. دليل الميزانية

A budget manual is defined by ICMA as ‘a document which sets out the responsibilities of the person engaged in, the routine of and the forms and records required for budgetary control’. The budget manual thus is a schedule, document or booklet, which contains different forms to be used, procedures to be followed, budgeting organization details, and set of instructions to be followed in the budgeting system. It also lists out details of the responsibilities of different persons and the managers involved in the process.

6. عامل الميزانية الرئيسي أو العامل الرئيسي

A key factor or a principal budget factor [also called constraint] is that factor the extent of whose influence must first be assessed to prepare the functional budgets. Normally sales are the key factor or principal budget factor but other factors like production, purchase, and skilled labor may also be the key factors. For example, a company has the production capacity to produce 30,000 tones per annum but if the sales forecast tells that the market can absorb only 20,000 units, there is no point in producing 30,000 units. Thus the sale is the key factor in this case. On the other hand, if the company can produce 30,000 units and the market can absorb the entire production which means that sales are not the key factor but if the raw material is available in limited quantity so that only 25,000 units can be produced, the raw material will become the key factor. The key factor puts restrictions on the other functions and hence it must be considered carefully in advance. So continuous assessment of the business situation becomes necessary. In all conditions, the key factor is the starting point in the process of preparation of budgets.

7. إنشاء سجلات محاسبية كافية

The accounting system must be able to record and analyze the transactions involved. A chart of accounts or accounts code should be maintained which may correspond with the budget centers for the establishment of budgets and finally control through budgets.

مزايا وعيوب الموازنة

تحقق المنظمات العديد من الفوائد من الميزنة بما في ذلك:

1. تقوم الميزانيات بتوصيل خطط الإدارة في جميع أنحاء المنظمة.
2. تجبر الميزانيات المديرين على التفكير والتخطيط للمستقبل. وفي غياب ضرورة إعداد الميزانية، فإن العديد من المديرين يقضون كل وقتهم في التعامل مع حالات الطوارئ اليومية.
3. توفر عملية إعداد الميزانية وسيلة لتخصيص الموارد لتلك الأجزاء من المنظمة حيث يمكن استخدامها بشكل أكثر فعالية.
4. يمكن لعملية إعداد الميزانية أن تكشف عن الاختناقات المحتملة قبل حدوثها.
5. تنسق الميزانيات أنشطة المنظمة بأكملها من خلال دمج خطط أجزائها المختلفة. تساعد الميزانية على ضمان أن كل فرد في المنظمة يسير في نفس الاتجاه.
6. تحدد الميزانيات الأهداف والغايات التي يمكن أن تكون بمثابة معايير لتقييم الأداء اللاحق.

الميزانيات تقدم بعض المزايا. لديهم عيوب محتملة كذلك. كلاهما ملخص أدناه؛

	نقاط القوة	نقاط الضعف
1.	الميزانيات تسهل السيطرة الفعالة.	قد يتم استخدام الميزانيات بشكل صارم للغاية.
2.	الميزانيات تسهل التنسيق والتواصل.	قد تستغرق الميزانيات وقتًا طويلاً.
3.	الميزانيات تسهل حفظ السجلات.	قد تحد الميزانيات من الابتكار والتغيير.
4.	الميزانيات هي مكمل طبيعي للتخطيط.	لكن؛ الميزانيات تعيق التطوير والتغيير ومرونة الخطة.

As shown in the table above, budgets facilitate effective control. By placing financial values on operations, managers can monitor operations effectively and pinpoint problem areas. Second budgets facilitate communication and coordination between departments. Budgets also help maintain records of organizational performance. Finally, budgets are a natural complement to planning. As managers first plan and then develop control systems, budgets are often a natural next step. On the minus side, some managers apply budgets too rigidly. They fail to understand those budget adjustments are necessary to meet the challenges of changing circumstances. Also, the art of developing budgets can most often be time-consuming. Moreover, budgets may limit innovation and change. When all available funds are allocated to specific operating budgets, it may be impossible to get additional funds to take advantage of an unexpected opportunity. Budgets are an important element of an organization’s control system. It is difficult to imagine an organization functioning without proper budgetary provisions. Despite some drawbacks, budgets generally provide managers with an effective tool for executing the control function.

الفرق بين الميزانية ومراقبة الميزانية

نقطة اختلاف	ميزانية	مراقبة الميزانية
طبيعة	الميزنة هي صياغة خطة المنظمة.	تشير مراقبة الميزانية إلى السيطرة على الأنشطة التجارية.
الأهداف	تحدد الميزانية الهدف المراد تحقيقه	وتهدف مراقبة الميزانية إلى تحقيق هذا الهدف.
الاعتماد	يمكن تعيين الميزانية دون إجراء متابعة، أي دون مراقبة الميزانية.	لكن السيطرة على الميزانية غير ممكنة بدون ميزانية. لكن الميزانية دون مراقبة الميزانية لن يكون لها الكثير
الافتراض والفعلية	الميزانية تطلعية. فهو يرسم مسار العمل الذي يجب اتباعه في المستقبل.	لكن مراقبة الميزانية تهتم بالأداء الفعلي. هدفها هو تأكيد الأداء الفعلي
استمرارية	Budgeting is a one time job done before the budget period. However, due to the changing situation, the budget may require revision during the budget period.	Implementation of budgetary control involves the measurement of actual performance and comparison of the same with the target to analyze the variance. The process is continuous and carried out throughout the budget period.

جعل مراقبة الميزانية فعالة

يمكن جعل مراقبة الميزانية فعالة إذا تمكنت المنظمة من ضمان ما يلي:

1. وضع المعيار المناسب

وهذا هو مفتاح الميزانية الناجحة. تفشل العديد من الميزانيات بسبب عدم وجود مثل هذه المعايير، ويتردد بعض مديري المستوى الأعلى في السماح للمرؤوسين بتقديم خطط الميزانية خوفًا من عدم وجود أساس منطقي لمراجعة طلبات الميزانية.

2. ضمان دعم الإدارة العليا

Budget making and administration must receive the whole-hearted support of top ‘management. If top management supports budget making, requires departments and divisions to make and defend their budgets, and participate in this review, then budgets encourage alert management throughout the organization.

3. مشاركة المستخدمين في إعداد الميزانية

Besides the support of top management, the concerned managers at lower levels should also participate in its preparation. Real participation in budget preparation is necessary to ensure success. It may also prove worthwhile to give department managers a reasonable degree of latitude in changing their budgets and in shifting funds, as long as they meet their total budgets.

4. توفير المعلومات للمديرين حول الأداء في إطار الميزانية

إذا أريد لمراقبة الميزانية أن تعمل بشكل جيد، يحتاج المديرون إلى معلومات جاهزة حول الأداء الفعلي والمتوقع في إطار الميزانيات من قبل إداراتهم. يجب أن تكون هذه المعلومات مصممة بحيث توضح لهم مدى جودة أدائهم. خاتمة Budgeting is the formulation of plans for a given future period in numerical terms. Organizations may establish budgets for units, departments, divisions, or the whole organization. The usual period for a budget is one year and is generally expressed in financial terms. Budgets are the foundation of most control systems. They provide yardsticks for measuring performance and facilitate comparisons across divisions, between levels in the organization, and from one period to another.