O Controle Orçamentário é um meio de controle no qual os resultados reais são comparados com os resultados orçados para que possam ser tomadas as medidas adequadas sobre eventuais desvios entre os dois.
O que é controle orçamentário?
Budgetary control is a system of controlling cost which includes preparation of Budgets coordinating the departments and establishing responsibilities comparing performance with budgeted and acting upon results to achieve the maximum profitable.
The process of budgetary control includes:
Elaboração de orçamentos diversos.
Comparação contínua do desempenho real com o desempenho orçamental.
Revisão dos orçamentos à luz da mudança de circunstâncias.
A system of budgetary control should not become rigid.
There should be enough scope of flexible individual initiative and drive. Budgetary control is an important device for making the organization an important tool for controlling costs and achieving the overall objectives.
Budgetary control serves 4 control purposes:
Eles ajudam o gestor a coordenar os recursos;
Ajudam a definir os padrões necessários em todos os sistemas de controle;
Eles fornecem diretrizes claras e inequívocas sobre os recursos e expectativas da organização, e
Facilitam avaliações de desempenho de gestores e unidades.
Objectivos do Controlo Orçamental
An effective budgeting system plays a crucial role in the success of a business organization.
The budgeting system has the following objectives, which are of paramount importance in the overall efficiency and effectiveness of the business organization.
These objectives are discussed below.
Planejamento
Planning is necessary for regularly doing any work. A well- prepared plan helps the organization to use the scarce resources efficiently and thus achieving the predetermined targets becomes easy.
A budget is always prepared for the future period and it lays down targets regarding various aspects like purchase, production, sales, manpower planning, etc. This automatically facilitates planning.
Coordenação
For achieving the predetermined objectives, apart from planning, coordinated efforts are required. Budgeting facilitates coordination in the sense that budgets cannot be developed in isolation.
For example, while developing the production budget, the production manager will have to consult the sales manager for a sales forecast and purchase manager for the availability of the raw material.
The production budget cannot be developed in isolation.
Similarly, the purchase and sales budget, as well as other functional budgets like cash, capital expenditure, manpower planning, etc, cannot be developed without considering other functions. Hence the coordination is automatically facilitated.
Ao controle
Planning is looking ahead while controlling is looking back.
The preparation of budgets involves detailed planning about various activities like purchase, sales, production, and other functions like marketing, sales promotion, manpower planning. But planning alone is not sufficient.
There should be a proper system of control which will ensure that the work is progressing as per the plan.
Budgets provide the basis for such controlling in the sense that the actual performance can be compared with the budgeted performance.
Any deviation between the two can be found out and analyzed to ascertain the reasons behind the deviation so that necessary corrective action can be taken to rectify the same. Thus budgeting helps immensely in controlling function.
3 tipos de técnicas de controle orçamentário
O controle orçamentário é um sistema de monitoramento do processo de uma organização em termos monetários. Os tipos de técnicas de controle orçamentário são;
Orçamentos Financeiros.
Orçamento operacional.
Orçamentos Não Monetários.
Orçamentos Financeiros
Such budgets detail where the organization expects to get its cash for the coming period and how it plans to spend it. Usual sources of cash include sales revenue, the sales of assets, the issuance of stock, and loans.
On the other hand, the common uses of cash are to purchase new assets, pay expenses, repay debts, or pay dividends to shareholders.
Financial budgets may be of the following types:
Orçamento de caixa
This is simply a forecast of cash receipts and disbursements against which actual cash “experience” is measured
It provides an important control in an enterprise since it breaks down incoming and outgoing cash into monthly, weekly, or even daily periods so that the organization can make sure it can meet its current obligations.
The cash budget also shows the availability of excess cash, thereby making it possible to plan for profit-making investment of surpluses.
Orçamento de despesas de capital
This type of financial budget concentrates on major assets such as a new plant, land or machinery. Organizations often acquire such assets by borrowing significant amounts through, say, long-term bonds or securities.
All organizations, large or small, business or non-business, pay close attention to such a budget because of the large investment usually associated with capital expenditure.
O orçamento do balanço
Ele prevê o que balanço da organização will look like if all other budgets are met.
Hence it serves the purpose of overall control to ensure that other budgets mesh properly and yield results that are in the best interests of the organization.
Orçamentos Operacionais
Este tipo de orçamento é uma expressão das operações planeadas da organização para um determinado período. Geralmente são dos seguintes tipos:
O orçamento de vendas ou receita
Ele se concentra na receita que a organização espera receber das operações normais. É importante porque ajuda o gestor a compreender qual será a futura posição financeira da organização.
O orçamento de despesas
Ele descreve as despesas previstas da organização em um período específico. Também aponta despesas futuras para que o gestor possa se preparar melhor para elas.
O orçamento do projeto
Centra-se nas diferenças previstas entre vendas ou receitas e despesas, ou seja, lucro. Se o valor do lucro previsto for muito pequeno, podem ser necessárias medidas para aumentar o orçamento de vendas ou cortar o orçamento de despesas.
Orçamentos não monetários
Orçamentos deste tipo são expressos em vendas não financeiras ou receitas e despesas, ou seja, lucro. Se o valor do lucro previsto for muito pequeno, podem ser necessárias medidas para aumentar o orçamento de vendas ou cortar o orçamento de despesas.
Orçamentos fixos e variáveis
Independentemente da sua finalidade, a maioria dos orçamentos deve contabilizar os três seguintes tipos de custos:
Custos fixos
São as despesas que a organização incorre, esteja ela em operação ou não. Os salários dos gestores podem ser um exemplo desse custo.
Custos variáveis
Such costs vary according to the scope of operations.
The best example may be the raw materials used in production. If $5 worth of material is used per unit. 10 units would cost $50, 20 units would cost $100 and so on.
Custos semivariáveis
They also vary, but in a less direct fashion. Costs for advertising, repairs, and maintenance, etc. may fall under this category.
All these categories of cost must be accurately accounted for in developing a budget. Fixed costs are usually the easiest to deal with. Variable costs can also be forecast, although with less precision from projected operations.
Semi-variable costs are the most difficult to predict because they are likely to vary, but not in direct relation to operations. For these costs, the manager must often rely on experience and judgment.
Tipos de orçamentos
Os orçamentos podem ser classificados de acordo com a seguinte base.
Budgeting plays an important role in planning and controlling. It helps in directing the scarce resources to the most productive use and thus ensures overall efficiency in the organization.
The benefits derived by an organization from an effective system of budgeting can be summarized as given below.
A orçamentação facilita o planeamento de diversas atividades e garante que o funcionamento da organização seja sistemático e tranquilo.
A orçamentação é um exercício coordenado e, portanto, combina as ideias dos diferentes níveis de gestão na preparação do mesmo.
Qualquer orçamento não pode ser preparado isoladamente e, portanto, a coordenação entre os vários departamentos é facilitada automaticamente.
A orçamentação ajuda a planear e controlar receitas e despesas para obter maior rentabilidade e também funciona como um guia para diversas decisões de gestão.
A orçamentação é um meio eficaz de planeamento e, portanto, garante disponibilidade suficiente de capital de giro e outros recursos.
É extremamente necessário avaliar o desempenho real com parâmetros pré-determinados. A orçamentação garante que existem parâmetros bem definidos e, assim, o desempenho é avaliado em relação a esses parâmetros.
Como os recursos são direcionados para o uso mais produtivo, a orçamentação auxilia na redução de desperdícios e perdas.
Fundamentos de um bom sistema de controle orçamentário
Um bom sistema de controlo orçamental depende das seguintes condições:
Apoio da alta administração
The effective implementation of the budgetary control system depends upon the attitude and perception of management towards it.
If the top executive takes the budgeting as a mere routine job and does not take any interest in its implementation, it will be a futile exercise.
Quantificação do objetivo organizacional
O objetivo da organização deve ser claramente expresso e quantificado. Não deve haver qualquer equívoco e confusão nas mentes dos funcionários em relação às metas a serem alcançadas.
Criação de centro de responsabilidade
Toda a organização deve ser dividida em seções e subseções com atribuição clara de deveres e responsabilidades para cada uma delas.
A divisão dos objetivos das organizações
Os objetivos de cada departamento ou centro de responsabilidade devem ser definidos para o alcance dos objetivos gerais da organização. Os objetivos funcionais devem ser compatíveis com o objetivo organizacional.
Realista
The target to be set in the budget should be fairly attainable.
If it is set at a level beyond the capacity of employees, they will lose their interest in its implementation, on the other hand, if it is set at a very low level, it will be meaningless as the job, in any case, will be done.
Participação
Todos os funcionários-chave devem ser envolvidos na preparação do orçamento. A participação traz comprometimento. O comprometimento aumenta a eficiência e a produtividade dos funcionários.
Um bom sistema de contabilidade
O sistema de contabilidade deve ser concebido de tal forma que o desempenho real dos vários centros de responsabilidade possa estar prontamente disponível para comparação com a meta.
Cobertura
Para colher os benefícios de um sistema de controlo orçamental, este deverá abranger todas as áreas da organização. Não deve ser aplicado parcialmente.
Criação de ambiente propício ao controle orçamentário
A proper environment should be developed in the organization for the successful implementation of budgetary control. The employees should be educated about the utility of the system.
They should be convinced that it is not a tool of pressurization upon them to work more but a way to the prosperity of the organization which will ultimately benefit them.
So seminar, lecture, executive development program, etc. should be held for this purpose.
Coordenação
A coordenação é um requisito importante” do controlo orçamental. Traz pensamento comum, confiança mútua e segurança entre vários departamentos.
Flexibilidade
Um orçamento deve ser passível de alterações se a situação em mudança assim o justificar.
Sistema de relatórios
O sucesso do controlo orçamental depende de um bom sistema de elaboração de relatórios. O desempenho real em relação à meta deve ser continuamente relatado à gestão para permitir-lhes tomar medidas corretivas nas áreas que não apresentam um bom desempenho.
Etapas do Controle Orçamentário
O controle orçamentário compreende as seguintes etapas.
Desenvolvendo Orçamentos
The first stage in budgetary control is developing various budgets. It will be necessary to identify the budget centers in the organization and budgets will have to develop for each one of them.
Thus budgets are developed for functions like purchase, sale, production, manpower planning as well as for cash, capital expenditure, machine hours, labor hours and so on.
Utmost care should be taken while developing the budgets. The factors affecting the planning should be studied carefully and budgets should be developed after a thorough study of the same.
Gravando o desempenho real
Deve haver um sistema adequado de registro do desempenho real alcançado. Isto facilitará a comparação entre o orçamento e o real. Um sistema eficiente de contabilidade e contabilidade de custos ajudará a registar eficazmente o desempenho real.
Comparação do desempenho orçado e real
One of the most important aspects of budgetary control is the comparison between the budgeted and the actual performance.
The objective of such a comparison is to find out the deviation between the two and provide the base for taking corrective action.
Ação corretiva
Taking appropriate corrective action based on the comparison between the budgeted and actual results is the essence of budgeting.
A budget is always prepared for the future and hence there may be a variation between the budgeted results and actual results.
There is a need for investigation of the same and take appropriate action so that the deviations will not repeat in the future. Responsibilities can be fixed on proper persons so that they can be held responsible for any such deviations.
Preparação para Controle Orçamentário
Budgetary control is extremely useful for planning and control as described above. However, forgetting these benefits, sufficient preparation should be made.
For complete success, a solid foundation should be laid down and given this the following aspects are of crucial importance.
Comitê Orçamentário
For the successful implementation of the budgetary control system, there is a need for a budget committee. In small or medium-sized organizations, the budget-related work may be carried out by the Chief Accountant himself.
Due to the size of the organization, there may not be too many problems in the implementation of the budgetary control system.
However, in large size organization, there is a need for a budget committee consisting of the chief executive, budget officer and heads of main departments in the organization.
The main functions of the budget committee are to get the budgets prepared and then scrutinize the same, to lay down broad policies regarding the preparation of budgets, to approve the budgets, to suggest for revision, to monitor the implementation and to recommend the action to be taken in a given situation.
Centros de orçamento
The establishment of budget centers is another important pre-requisite of a sound budgetary control system. A budget center is a group of activities or a section of the organization for which budget can be developed.
For example, manpower planning budget, research and development cost budget, production and production cost budget, labor hour budget and so on.
Budget centers should be defined clearly so that preparation becomes easy.
Período de orçamento
A budget is always prepared before a defined period. This means that the period for which a budget is prepared is decided in advance.
Thus a budget may be prepared for three years, one year, six months, one month or even for one week. The point is that the period for which the budget is prepared should be certain and decided in advance.
Generally, it can be said that functional budgets like sales, purchase, production, etc. are prepared for one year and then broken down monthly. Budgets like capital expenditure are generally prepared for a period from 1 year to 3 years.
Thus depending upon the type of budget, the period of the same is decided and it must be decided well in advance.
Preparação de um Organograma
There should be an organization chart that shows clearly defined authorities and responsibilities of various executives. The organization chart will define clearly the functions to be performed by each executive relating to the budget preparation and his relationship with other executives.
The organization chart may have to be adjusted to ensure that each budget center is controlled by an appropriate member of the staff.
Manual de Orçamento
A budget manual is defined by ICMA as ‘a document which sets out the responsibilities of the person engaged in, the routine of and the forms and records required for budgetary control’.
The budget manual thus is a schedule, document or booklet, which contains different forms to be used, procedures to be followed, budgeting organization details, and set of instructions to be followed in the budgeting system.
It also lists out details of the responsibilities of different persons and the managers involved in the process.
Fator Orçamentário Principal ou Fator Chave
A key factor or a principal budget factor [also called constraint] is that factor the extent of whose influence must first be assessed to prepare the functional budgets.
Normally sales are the key factor or principal budget factor but other factors like production, purchase, and skilled labor may also be the key factors.
For example, a company has the production capacity to produce 30,000 tones per annum but if the sales forecast tells that the market can absorb only 20,000 units, there is no point in producing 30,000 units.
Thus the sale is the key factor in this case.
On the other hand, if the company can produce 30,000 units and the market can absorb the entire production which means that sales are not the key factor but if the raw material is available in limited quantity so that only 25,000 units can be produced, the raw material will become the key factor.
The key factor puts restrictions on the other functions and hence it must be considered carefully in advance. So continuous assessment of the business situation becomes necessary.
In all conditions, the key factor is the starting point in the process of preparation of budgets.
Estabelecimento de registros contábeis adequados
The accounting system must be able to record and analyze the transactions involved.
A chart of accounts or accounts code should be maintained which may correspond with the budget centers for the establishment of budgets and finally control through budgets.
Vantagens e desvantagens do orçamento
As organizações obtêm muitos benefícios com o orçamento, incluindo:
Os orçamentos comunicam os planos da gestão em toda a organização.
Os orçamentos forçam os gestores a pensar e planear o futuro. Na ausência da necessidade de preparar um orçamento, muitos gestores gastariam todo o seu tempo lidando com emergências diárias.
O processo orçamentário fornece um meio de alocar recursos às partes da organização onde eles podem ser usados de forma mais eficaz.
O processo orçamentário pode revelar possíveis gargalos antes que eles ocorram.
Os orçamentos coordenam as atividades de toda a organização, integrando os planos das suas diversas partes. O orçamento ajuda a garantir que todos na organização estejam caminhando na mesma direção.
Os orçamentos definem metas e objetivos que podem servir como referência para avaliar o desempenho subsequente.
Os orçamentos oferecem algumas vantagens. Eles também têm desvantagens potenciais. Ambos estão resumidos abaixo;
Forças
Fraquezas
1.
Os orçamentos facilitam o controlo eficaz.
Os orçamentos podem ser utilizados de forma demasiado rígida.
2.
Os orçamentos facilitam a coordenação e a comunicação.
Os orçamentos podem ser demorados.
3.
Os orçamentos facilitam a manutenção de registros.
Os orçamentos podem limitar a inovação e a mudança.
4.
Os orçamentos são um complemento natural do planejamento.
No entanto; Os orçamentos dificultam o desenvolvimento, a mudança, a flexibilidade do plano.
As shown in the table above, budgets facilitate effective control. By placing financial values on operations, managers can monitor operations effectively and pinpoint problem areas.
Second budgets facilitate communication and coordination between departments. Budgets also help maintain records of organizational performance.
Finally, budgets are a natural complement to planning. As managers first plan and then develop control systems, budgets are often a natural next step.
On the minus side, some managers apply budgets too rigidly. They fail to understand those budget adjustments are necessary to meet the challenges of changing circumstances.
Also, the art of developing budgets can most often be time-consuming.
Moreover, budgets may limit innovation and change. When all available funds are allocated to specific operating budgets, it may be impossible to get additional funds to take advantage of an unexpected opportunity.
Budgets are an important element of an organization’s control system. It is difficult to imagine an organization functioning without proper budgetary provisions.
Despite some drawbacks, budgets generally provide managers with an effective tool for executing the control function.
Diferença entre Orçamento e Controle Orçamentário
Ponto de diferença
Orçamento
Controlo orçamental
Natureza
Orçamento é a formulação do plano da organização.
O controle orçamentário refere-se ao controle das atividades empresariais.
Mira
O orçamento define a meta a ser alcançada
O controlo orçamental visa atingir essa meta.
Dependência
O orçamento pode ser definido sem acção de acompanhamento, ou seja, sem controlo orçamental.
Mas o controlo orçamental não é possível sem um orçamento. Contudo o orçamento sem o controlo orçamental não terá grande importância
Suposição e Real
O orçamento é prospectivo. Ele traça o curso de ação a ser seguido no futuro.
Mas o controlo orçamental preocupa-se com o desempenho real. Seu objetivo é fazer com que o desempenho real seja confirmado
Continuidade
Budgeting is a one time job done before the budget period.
However, due to the changing situation, the budget may require revision during the budget period.
Implementation of budgetary control involves the measurement of actual performance and comparison of the same with the target to analyze the variance.
The process is continuous and carried out throughout the budget period.
Tornando o controle orçamentário eficaz
O controle orçamentário pode ser eficaz se uma organização puder garantir o seguinte:
Definir padrão apropriado
Esta é a chave para um orçamento bem-sucedido. Muitos orçamentos falham por falta de tais padrões, e alguns gestores de nível superior hesitam em permitir que os subordinados apresentem planos orçamentais por receio de não terem uma base lógica para rever os pedidos orçamentais.
Garantir o apoio da gestão de topo
Budget making and administration must receive the whole-hearted support of top ‘management.
If top management supports budget making, requires departments and divisions to make and defend their budgets, and participate in this review, then budgets encourage alert management throughout the organization.
Participação dos usuários na elaboração do orçamento
Besides the support of top management, the concerned managers at lower levels should also participate in its preparation. Real participation in budget preparation is necessary to ensure success.
It may also prove worthwhile to give department managers a reasonable degree of latitude in changing their budgets and in shifting funds, as long as they meet their total budgets.
Fornecer informações aos gerentes sobre o desempenho abaixo do orçamento
Para que o controlo orçamental funcione bem, os gestores necessitam de informações prontas sobre o desempenho real e previsto dos orçamentos dos seus departamentos. Essas informações devem ser concebidas de modo a mostrar-lhes quão bem estão se saindo.
Conclusão
Budgeting is the formulation of plans for a given future period in numerical terms. Organizations may establish budgets for units, departments, divisions, or the whole organization.
The usual period for a budget is one year and is generally expressed in financial terms. Budgets are the foundation of most control systems.
They provide yardsticks for measuring performance and facilitate comparisons across divisions, between levels in the organization, and from one period to another.
O Controle Orçamentário é um meio de controle no qual os resultados reais são comparados com os resultados orçados para que possam ser tomadas as medidas adequadas sobre eventuais desvios entre os dois.
