نظام الرقابة الداخلية: التعريف، المكونات، المميزات
يتضمن نظام الضوابط الداخلية مجموعة من القواعد والسياسات والإجراءات التي تنفذها المنظمة لتوفير التوجيه وزيادة الكفاءة وتعزيز الالتزام بالسياسات.
هذه مهمة لتحقيق هدف العمل. 5 مكونات لنظام الرقابة الداخلية مرتبطة بالمنظمة.
ما هو نظام الرقابة الداخلية؟
The internal control structure of a company consists of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be achieved.
In small business organizations, generally, the owner-manager controls the total activities of his business by his personal supervision and direct participation.
For example;
The owner generally purchases required business materials and other properties.
He himself gives the appointment of employees, completes the contract with them through discussion, and keeps constant watch over their activities.
He signs cheques for payments in different heads.
Since he signs all the cheques, he can easily understand what commodities, assets, and services he is signing for.
But with the expansion of business, the appointment of additional employees and officers is needed, and the scope of business also widens.
Under such conditions, it becomes almost impossible on the part of the manager to perform all the activities of the business alone for which he is to delegate authority. So his overall control tends to decrease.
In such circumstances, the يصبح إدخال الرقابة الداخلية أمرًا ضروريًا.
The internal control system differs from one business organization to another depending on the nature and size of the business.
To achieve the objective of a business, proper execution of business activities in the light of prevailing laws and socio-economic conditions of the country is called an internal control system or structure.
The internal control system is introduced to avoid errors and frauds and for systematic control of business activities.
المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين المعتمدين (AlCPA) says; the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency and encourage adherence to preserved managerial policies.
Three elements of the internal control system are:
مراقبة البيئة: وينعكس الموقف واليقظة وحماس العمل لدى المديرين والمديرين والمساهمين من خلال الرقابة البيئية.
النظام المحاسبي: النظام المحاسبي يعني بعض الإجراءات والتسجيلات التي يتم من خلالها تحديد المعاملات التجارية وتصنيفها وتلخيصها وإعداد البيانات وتحليلها لتقديم المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب.
إجراءات التحكم: السياسات والإجراءات الإضافية التي تعتمدها سلطة الأعمال لضمان تحقيق الهدف المحدد لمنظمة الأعمال هي إجراءات الرقابة.
إجراءات الرقابة هذه هي:
التفويض السليم للسلطة
الفصل بين المسؤولية
إعداد واستخدام الوثائق،
اعتماد التدابير الأمنية الكافية لحماية الممتلكات، و
الرقابة المستقلة على تنفيذ الأنشطة.
نظام الرقابة الداخلية لا يمنع الاحتيال والتزوير فحسب، بل يحقق أيضًا أهدافًا أخرى:
تنفذ منظمة الأعمال سياساتها بما يتوافق مع القوانين السائدة في البلاد.
يقوم الموظفون والضباط بمسؤولياتهم الموكلة إليهم لزيادة الكفاءة في تنفيذ العمل.
توفر البيانات المالية معلومات صحيحة وموثوقة مع الحفاظ على الحسابات الصحيحة.
في ضوء المناقشة المذكورة أعلاه، يمكن القول بإيجاز أن السياسات والخطط العامة التي تعتمدها الإدارة من أجل التنفيذ السليم لأنشطة الأعمال تسمى نظام الرقابة الداخلية.
5 مكونات نظام الرقابة الداخلية
السيطرة على البيئة
تعتبر البيئة الرقابية أساس العناصر الأخرى لجميع مكونات نظام الرقابة الداخلية الأخرى. قيم اخلاقيةيتم تضمين المهارات الإدارية وصدق الموظف والتوجيه الإداري وما إلى ذلك في بيئة التحكم.
تقييم المخاطر
بعد تحديد الهدف من العمل، الخارجية والداخلية يجب تقييم المخاطر. تحدد الإدارة وسائل التحكم بالمخاطر بعد دراسة المخاطر المتعلقة بكل هدف.
أنشطة مكافحة
تقوم الإدارة بإنشاء نظام مراقبة للأنشطة لمنع المخاطر المرتبطة بكل هدف. تشمل هذه الأنشطة الرقابية جميع التدابير التي يجب أن يتبعها الموظفون.
المعلومات والاتصالات
Relevant information for making decision are to be collected and reported in proper time. The events that yield data may originate from internal or external sources.
Communication is very important for achieving management goals. The employees are to realize what is expected of them and how their responsibilities are related to the activities of others. Communication of the owners with outside parties’ like’s suppliers is also very important.
يراقب
عندما يتم تطبيق نظام الرقابة الداخلية، تقوم المنظمة بمراقبة فعاليته لإجراء التغييرات اللازمة في حالة ظهور أي مشكلة خطيرة.
المسؤولية عن نظام الرقابة الداخلية
It is the general responsibility of all employees, officers, management of a company to follow the internal control system.
The under-mentioned three parties have definite roles in making the internal control system effective:
إدارة
يعتمد إنشاء وصيانة هيكل فعال للرقابة الداخلية بشكل أساسي على الإدارة. من خلال القيادة والقدوة أو الاجتماع، تُظهر الإدارة السلوك الأخلاقي ونزاهة الشخصية داخل الشركة.
مجلس إدارة
إن مجلس الإدارة الذي يمتلك معرفة عملية سليمة يعطي توجيهات للإدارة حتى لا يتمكن المديرون غير الشرفاء من تجاهل بعض إجراءات الرقابة. يوقف مجلس الإدارة هذا النوع من النشاط غير العادل. في بعض الأحيان يمكن لمجلس الإدارة ذو الكفاءة العالية، الذي يتمتع بإمكانية الوصول إلى نظام التدقيق الداخلي، اكتشاف عمليات الاحتيال والتزوير.
Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies.
3 objectives of internal control are;
التقارير المالية موثوقة،
عمليات فعالة وكفؤة، و
تتوافق الأنشطة مع القوانين واللوائح المعمول بها.
خصائص نظام الرقابة الداخلية السليم
يتضمن نظام الرقابة الداخلية الفعال التخطيط التنظيمي للأعمال ويعتمد جميع أنظمة العمل والعمليات لتحقيق الأهداف التالية:
حماية الأصول التجارية من السرقة والهدر.
ضمان الامتثال لسياسات العمل وقانون الأرض.
تقييم مهام كل موظف ومسؤول لزيادة الكفاءة في التشغيل.
ضمان بيانات التشغيل والبيانات المالية الحقيقية والموثوقة.
It is to be kept in mind, a business organization, be it’s small or large, can enjoy the benefits of adopting an internal control system.
Prevention of stealing-plundering and wastage of assets is a part of the internal control system.
حماية الأصول
تحمي منظمة الأعمال أصولها بالطرق التالية:
الفصل بين واجبات الموظفين
Segregation of the duties of the employees means that each employee is assigned specific tasks. The person in charge of assets is not allowed to maintain accounts of the assets.
Some other person maintains the accounts of these assets. Since different employees perform the same nature of transactions, the work of each is automatically checked. Segregation of the duties of the employees of an organization reduces the possibility of stealing assets, and if stolen, detection becomes easier.
For example, there is no scope for stealing cash by a cash-receiving employee where cash receipts accounts.
- تحديد واجبات محددة لكل موظف
The employee assigned with a specific duty is held responsible for his assigned activities. If and when any problem arises, the manager can immediately identify the person concerned and hold him liable.
Lost documents can easily be detected if the task of maintaining records is assigned to a particular employee, and it becomes possible to know the recording process of transactions.
An employee assigned a particular job can easily provide necessary information regarding that job. Moreover, an employee feels proud if he is assigned a particular job and tries to complete the job using the best of his skill.
تناوب المهام الوظيفية للموظفين
Some organizations rotate job assignments of employees at intervals to avoid fraud-forgery by the employees concerned.
Under this policy, the employee concerned can easily understand that on the placement of somebody else in his place, his dishonesty will be detected if it is done. This ensures the honesty of an employee.
استخدام الأجهزة الميكانيكية
Business concerns adopt various mechanical devices to avoid stealing, destruction, and wastage of assets. Under the mechanical system, cash register, cheque-protectors, time-clock, mechanical-counters, etc. are used as control methods.
Since a cash register contains locking tape, each cash sale is recorded here.
The cheque amount is written on the cheque-protector machine to avoid any alteration. The arrival and departure of employees are recorded properly with the help of a time- clock.
-الامتثال لسياسات وقوانين المنظمة في البلاد
Internal control becomes effective only when compliance with organization policies and laws of the country is ensured.
To make an internal control system effective and ensured, efficient and trustworthy employees are required to be appointed.
Effective starting of the internal control system depends on time and labor spent on the recruitment of employees.
There should be a training program for the newly appointed employees and policies of the business concerns are to be communicated to them properly.
For example,
Every cash disbursement must have prior approval of the higher authority.
Daily written job specification makes employees responsible for anti dutiful. ‘Employees duties and execution of policies are to be well-defined to them during the primary training period.
In the case of the joint-stock company, the internal control system is to be framed complying with the country’s law.
تقييم الأداء
The proper controlling system should have provisions for supervision and evaluation of assigned duties of the employees. The absence of an evaluation and supervision system hampers the objectives of a business organization to a great extent.
Many business organizations engage internal auditors to evaluate and supervise the work of the employees.
The وظائف المراجعين الداخليين هي التقييم والإشراف على مدى سياسات وأساليب المنظمة التي يتبعها الموظفون.
دقة السجلات المحاسبية
A business organization should maintain a complete and correct accounting record.
For ensuring proper maintenance of accounts, efficient and honest personnel are to be appointed and trained.
The performance of the employees is evaluated at intervals. By the supervisors to ensure that the employees follow the policies of the business.
An inaccurate or incomplete accounting record prompts the dishonest employees to steal because they can easily subside the act of stealing.
Transactions accounted for are the documentary evidence of business.
This documentary evidence is an integral part of internal control systems.
These documents are to be arranged serially for convenient control. Since these primary documents are the documentary evidence of transactions of a business, the validity of these documents is to be checked from time to time.
For example,
The documents used for recording transactions of accounts are examined for the re-audit purpose of the merchandise inventory of a business organization.
While maintaining accounts of transactions, the accountant is to preserve the following four documents:
طلب شراء: ويسمى الأمر الذي يقدمه موظفو الإدارة المعنيون إلى إدارة المشتريات لشراء كمية معينة من البضائع بطلب الشراء.
أمر شراء: قبل الشراء، يرسل المشتري أمراً كتابياً إلى البائع يطلب منه إرسال بضائع معينة. ويسمى هذا الأمر المكتوب أمر الشراء.
الفاتورة/شالان: يرسل البائع فاتورة بالبضاعة المباعة إلى المشتري يذكر فيها أوصاف البضاعة وكميتها وأسعارها.
تلقي تقرير: وهي وثيقة شراء يعدها أحد مسؤولي قسم المشتريات. يتم التعامل معها كدليل مستندي على البضائع المستلمة.
يظهر أدناه تدفق الأدلة المستندية للمعاملات التجارية والسلع من خلال رسم بياني:
خطوات:
يقوم قسم الطلبات بإرسال طلب شراء إلى قسم المشتريات.
تقوم إدارة المشتريات بإرسال أمر الشراء إلى المورد، مع إرسال نسخ منه إلى قسمي الاستلام والمحاسبة.
يقوم المورد بإرسال البضائع إلى قسم الاستلام، حيث يتم فحص البضائع المستلمة مقابل أمر الشراء وإرسال الفاتورة إلى قسم المحاسبة.
يقوم قسم الاستلام بإرسال البضائع إلى القسم الطالب وإرسال تقرير الاستلام إلى قسم المحاسبة.
يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من استلام التقارير مقابل أمر الشراء والفاتورة وإرسال شيك لدفع الفاتورة إلى المورد.
The price of purchased goods is paid on the basis of these four documents, and these are compared with accounting records.
A business concern fails to make payment of a legitimate invoice without these documents, or it might have to make payment of the fictitious invoice or more than one invoice.
A business concern effectively completes its internal control system by comparing sources and documents with accounting records of those transactions.
Unfortunately, a business concerned about adopting its internal control system cannot avoid theft altogether.
A dishonest employee always tries to misappropriate whatever effective control systems exist as in a business concern.
Therefore, a business concern has to make an arrangement of casualty insurance on its assets. Under this system, loss of non-cash assets is reimbursed.
Besides,
A business concern may arrange fidelity bonds between employees handling cash and other negotiable instruments. Under this system, a business concern will get reimbursement of money lost or theft.
Under these two systems, i.e., casualty insurance on assets and fidelity bonds on employees, a business concern can recover at least a portion of any loss caused due to stealing, misappropriation, etc.
يتضمن نظام الضوابط الداخلية مجموعة من القواعد والسياسات والإجراءات التي تنفذها المنظمة لتوفير التوجيه وزيادة الكفاءة وتعزيز الالتزام بالسياسات.
هذه مهمة لتحقيق هدف العمل. 5 مكونات لنظام الرقابة الداخلية مرتبطة بالمنظمة.
