Sistema de Control Interno: Definición, Componentes, Características

El sistema de controles internos incluye un conjunto de reglas, políticas y procedimientos que una organización implementa para proporcionar dirección, aumentar la eficiencia y fortalecer el cumplimiento de las políticas. Estos son importantes para lograr el objetivo comercial. 5 componentes de un sistema de control interno están vinculados a la organización.

¿Qué es el Sistema de Control Interno?

The internal control structure of a company consists of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be achieved. In small business organizations, generally, the owner-manager controls the total activities of his business by his personal supervision and direct participation. For example; The owner generally purchases required business materials and other properties. He himself gives the appointment of employees, completes the contract with them through discussion, and keeps constant watch over their activities. He signs cheques for payments in different heads. Since he signs all the cheques, he can easily understand what commodities, assets, and services he is signing for. But with the expansion of business, the appointment of additional employees and officers is needed, and the scope of business also widens. Under such conditions, it becomes almost impossible on the part of the manager to perform all the activities of the business alone for which he is to delegate authority. So his overall control tends to decrease. In such circumstances, the La introducción del control interno se vuelve esencial.. The internal control system differs from one business organization to another depending on the nature and size of the business. To achieve the objective of a business, proper execution of business activities in the light of prevailing laws and socio-economic conditions of the country is called an internal control system or structure. The internal control system is introduced to avoid errors and frauds and for systematic control of business activities. Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AlCPA) says; the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency and encourage adherence to preserved managerial policies. Three elements of the internal control system are:

1. Control ambiental: La actitud, el estado de alerta y el afán de trabajo de directores, gerentes y accionistas se reflejan a través del control ambiental.
2. Sistema de contabilidad: Sistema contable significa algunos procedimientos y registros con los cuales se realizan la identificación de transacciones comerciales, clasificación, resumen, preparación de estados y análisis para la presentación oportuna de información correcta.
3. Procedimiento de control: Las políticas y procedimientos adicionales adoptados por la autoridad empresarial para garantizar el logro del objetivo específico de una organización empresarial son los procedimientos de control.

Estos procedimientos de control son:

• Delegación adecuada de poder,
• Segregación de responsabilidades,
• Preparación y uso de documentos,
• Adopción de medidas de seguridad adecuadas para proteger las propiedades, y
• Control independiente sobre la ejecución de las actividades.

Un sistema de control interno no sólo previene la falsificación de fraude sino que también cumple otros objetivos:

1. La organización empresarial implementa sus políticas cumpliendo con las leyes vigentes en el país.
2. Los empleados y funcionarios cumplen con las responsabilidades asignadas para aumentar la eficiencia en la ejecución del trabajo.
3. Los estados financieros proporcionan información correcta y confiable manteniendo cuentas adecuadas.

A la luz de la discusión anterior, se puede afirmar brevemente que las políticas y planes generales adoptados por la administración para la adecuada ejecución de las actividades comerciales se denominan sistema de control interno.

5 componentes del sistema de control interno

1. Controlando el medio ambiente

   El entorno de control es la base de otros elementos de todos los demás componentes del sistema de control interno. Valores moralesLas habilidades gerenciales, la honestidad de los empleados, la dirección gerencial, etc., están incluidas en el ambiente de control.

2. Evaluación de riesgos

   Después de establecer el objetivo del negocio, externo e interno se deben evaluar los riesgos. La dirección determina los medios de control de riesgos después de examinar los riesgos relacionados con cada objetivo.

3. Actividades de control

   La dirección establece un sistema de control de actividades para prevenir los riesgos asociados a cada objetivo. Estas actividades de control incluyen todas aquellas medidas que deben seguir los empleados.

4. Información y comunicación

   Relevant information for making decision are to be collected and reported in proper time. The events that yield data may originate from internal or external sources. Communication is very important for achieving management goals. The employees are to realize what is expected of them and how their responsibilities are related to the activities of others. Communication of the owners with outside parties’ like’s suppliers is also very important.

5. Supervisión

   Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización monitorea su efectividad para introducir los cambios necesarios si surge algún problema grave.

Responsabilidad del Sistema de Control Interno

It is the general responsibility of all employees, officers, management of a company to follow the internal control system. The under-mentioned three parties have definite roles in making the internal control system effective:

1. Gestión

   El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno eficaz depende principalmente de la dirección. A través del liderazgo y el ejemplo o la reunión, la dirección demuestra un comportamiento ético e integridad de carácter dentro de la empresa.

2. Junta Directiva

   El consejo de administración, que posee sólidos conocimientos prácticos, da directivas a la dirección para que los directivos deshonestos no puedan ignorar algunos procedimientos de control. La junta directiva pone fin a este tipo de actividad desleal. A veces, una junta directiva eficiente que tiene acceso al sistema de auditoría interna puede descubrir fraudes y falsificaciones.

3. Auditores

   El Los auditores evalúan la eficacia de la estructura de control interno de una organización empresarial. y determinar si las políticas y actividades comerciales se siguen adecuadamente. La red de comunicación ayuda a una estructura de control interno eficaz en la ejecución. Y todos los funcionarios y empleados son parte de esta red de comunicación.

3 Objetivos del Sistema de Control Interno

Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies. 3 objectives of internal control are;

1. los informes financieros son confiables,
2. operaciones efectivas y eficientes, y
3. actividades cumplen con las leyes y regulaciones aplicables.

Características de un adecuado sistema de control interno

Un sistema de control interno eficaz incluye la planificación organizativa de una empresa y adopta todos los sistemas y procesos de trabajo para cumplir los siguientes objetivos:

1. Proteger los activos comerciales contra el robo y el desperdicio.
2. Garantizar el cumplimiento de las políticas comerciales y la ley del país.
3. Evaluar funciones de cada empleado y directivo para incrementar la eficiencia en la operación.
4. Garantizar datos operativos y estados financieros veraces y confiables.

It is to be kept in mind, a business organization, be it’s small or large, can enjoy the benefits of adopting an internal control system. Prevention of stealing-plundering and wastage of assets is a part of the internal control system.

Protección de activos

Una organización empresarial protege sus activos de las siguientes maneras:

1. Separar las funciones de los empleados.

   Segregation of the duties of the employees means that each employee is assigned specific tasks. The person in charge of assets is not allowed to maintain accounts of the assets. Some other person maintains the accounts of these assets. Since different employees perform the same nature of transactions, the work of each is automatically checked. Segregation of the duties of the employees of an organization reduces the possibility of stealing assets, and if stolen, detection becomes easier. For example, there is no scope for stealing cash by a cash-receiving employee where cash receipts accounts.

2. Asignar tareas específicas a cada empleado.

   The employee assigned with a specific duty is held responsible for his assigned activities. If and when any problem arises, the manager can immediately identify the person concerned and hold him liable. Lost documents can easily be detected if the task of maintaining records is assigned to a particular employee, and it becomes possible to know the recording process of transactions. An employee assigned a particular job can easily provide necessary information regarding that job. Moreover, an employee feels proud if he is assigned a particular job and tries to complete the job using the best of his skill.

3. Asignaciones de trabajo rotativas de los empleados.

   Some organizations rotate job assignments of employees at intervals to avoid fraud-forgery by the employees concerned. Under this policy, the employee concerned can easily understand that on the placement of somebody else in his place, his dishonesty will be detected if it is done. This ensures the honesty of an employee.

4. Usando dispositivos mecánicos

   Business concerns adopt various mechanical devices to avoid stealing, destruction, and wastage of assets. Under the mechanical system, cash register, cheque-protectors, time-clock, mechanical-counters, etc. are used as control methods. Since a cash register contains locking tape, each cash sale is recorded here. The cheque amount is written on the cheque-protector machine to avoid any alteration. The arrival and departure of employees are recorded properly with the help of a time- clock.

Cumplimiento de las políticas y leyes de la organización del país.

Internal control becomes effective only when compliance with organization policies and laws of the country is ensured. To make an internal control system effective and ensured, efficient and trustworthy employees are required to be appointed. Effective starting of the internal control system depends on time and labor spent on the recruitment of employees. There should be a training program for the newly appointed employees and policies of the business concerns are to be communicated to them properly. For example, Every cash disbursement must have prior approval of the higher authority. Daily written job specification makes employees responsible for anti dutiful. ‘Employees duties and execution of policies are to be well-defined to them during the primary training period. In the case of the joint-stock company, the internal control system is to be framed complying with the country’s law.

Evaluación del desempeño

The proper controlling system should have provisions for supervision and evaluation of assigned duties of the employees. The absence of an evaluation and supervision system hampers the objectives of a business organization to a great extent. Many business organizations engage internal auditors to evaluate and supervise the work of the employees. The funciones de los auditores internos Deben evaluar y supervisar el alcance de las políticas y métodos de la organización seguidos por los empleados.

La exactitud de los registros contables.

A business organization should maintain a complete and correct accounting record. For ensuring proper maintenance of accounts, efficient and honest personnel are to be appointed and trained. The performance of the employees is evaluated at intervals. By the supervisors to ensure that the employees follow the policies of the business. An inaccurate or incomplete accounting record prompts the dishonest employees to steal because they can easily subside the act of stealing. Transactions accounted for are the documentary evidence of business. This documentary evidence is an integral part of internal control systems. These documents are to be arranged serially for convenient control. Since these primary documents are the documentary evidence of transactions of a business, the validity of these documents is to be checked from time to time. For example, The documents used for recording transactions of accounts are examined for the re-audit purpose of the merchandise inventory of a business organization. While maintaining accounts of transactions, the accountant is to preserve the following four documents:

1. Solicitud de compra: La orden realizada por los funcionarios del departamento correspondiente al departamento de compras para adquirir una determinada cantidad de bienes se denomina solicitud de compra.
2. Orden de compra: Antes de la compra, el comprador envía una orden por escrito al vendedor solicitándole que envíe determinada mercancía. Esta orden escrita se llama orden de compra.
3. Factura/Chalan: El vendedor envía una factura con los bienes vendidos al comprador en la que se mencionan las descripciones, cantidad y tarifas de los bienes.
4. Recibiendo el reporte: Es un documento de compra elaborado por un funcionario del departamento de compras. Se trata como prueba documental de la mercancía recibida.

El flujo de evidencia documental de transacciones comerciales y productos básicos se muestra a continuación mediante un diagrama: Pasos:

1. El departamento de solicitudes envía una solicitud de compra al departamento de compras.
2. El departamento de compras envía una orden de compra al proveedor, y las copias se envían a los departamentos de recepción y contabilidad.
3. El proveedor envía los bienes al departamento de recepción, donde los bienes recibidos se comparan con la orden de compra y envían una factura al departamento de contabilidad.
4. El departamento receptor envía mercancías al departamento solicitante y envía un informe de recepción al departamento de contabilidad.
5. El departamento de contabilidad verifica para recibir informes de la orden de compra y la factura y envía un cheque de pago de la factura al proveedor.

The price of purchased goods is paid on the basis of these four documents, and these are compared with accounting records. A business concern fails to make payment of a legitimate invoice without these documents, or it might have to make payment of the fictitious invoice or more than one invoice. A business concern effectively completes its internal control system by comparing sources and documents with accounting records of those transactions. Unfortunately, a business concerned about adopting its internal control system cannot avoid theft altogether. A dishonest employee always tries to misappropriate whatever effective control systems exist as in a business concern. Therefore, a business concern has to make an arrangement of casualty insurance on its assets. Under this system, loss of non-cash assets is reimbursed. Besides, A business concern may arrange fidelity bonds between employees handling cash and other negotiable instruments. Under this system, a business concern will get reimbursement of money lost or theft. Under these two systems, i.e., casualty insurance on assets and fidelity bonds on employees, a business concern can recover at least a portion of any loss caused due to stealing, misappropriation, etc.