Système de contrôle interne : définition, composants, fonctionnalités

Le système de contrôle interne comprend un ensemble de règles, de politiques et de procédures qu'une organisation met en œuvre pour fournir une orientation, accroître l'efficacité et renforcer le respect des politiques. Ceux-ci sont importants pour atteindre l’objectif commercial. 5 composantes d’un système de contrôle interne sont liées à l’organisation.

Qu’est-ce que le système de contrôle interne ?

The internal control structure of a company consists of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be achieved. In small business organizations, generally, the owner-manager controls the total activities of his business by his personal supervision and direct participation. For example; The owner generally purchases required business materials and other properties. He himself gives the appointment of employees, completes the contract with them through discussion, and keeps constant watch over their activities. He signs cheques for payments in different heads. Since he signs all the cheques, he can easily understand what commodities, assets, and services he is signing for. But with the expansion of business, the appointment of additional employees and officers is needed, and the scope of business also widens. Under such conditions, it becomes almost impossible on the part of the manager to perform all the activities of the business alone for which he is to delegate authority. So his overall control tends to decrease. In such circumstances, the la mise en place du contrôle interne devient indispensable. The internal control system differs from one business organization to another depending on the nature and size of the business. To achieve the objective of a business, proper execution of business activities in the light of prevailing laws and socio-economic conditions of the country is called an internal control system or structure. The internal control system is introduced to avoid errors and frauds and for systematic control of business activities. Institut américain des comptables publics certifiés (AlCPA) says; the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency and encourage adherence to preserved managerial policies. Three elements of the internal control system are:

1. Contrôle de l'environnement : L'attitude, la vigilance et le zèle au travail des administrateurs, des gestionnaires et des actionnaires se reflètent dans le contrôle environnemental.
2. Système de comptabilité: Le système comptable désigne certaines procédures et enregistrements avec lesquels sont effectués l'identification des transactions commerciales, la classification, le résumé, la préparation des déclarations et l'analyse pour la présentation en temps opportun d'informations correctes.
3. Procédure de contrôle : Les politiques et procédures supplémentaires adoptées par l'autorité commerciale pour garantir la réalisation de l'objectif spécifique d'une organisation commerciale sont les procédures de contrôle.

Ces procédures de contrôle sont :

• Délégation de pouvoir appropriée,
• Séparation des responsabilités,
• Préparation et utilisation des documents,
• Adoption de mesures de sécurité adéquates pour protéger les propriétés, et
• Contrôle indépendant sur l'exécution des activités.

Un système de contrôle interne empêche non seulement la falsification frauduleuse, mais remplit également d’autres objectifs :

1. L'organisation commerciale met en œuvre ses politiques dans le respect des lois en vigueur dans le pays.
2. Les employés et les agents s'acquittent des responsabilités qui leur sont assignées pour accroître l'efficacité dans l'exécution du travail.
3. Les états financiers fournissent des informations correctes et fiables pour maintenir une comptabilité appropriée.

À la lumière de ce qui précède, on peut affirmer brièvement que les politiques et plans globaux adoptés par la direction pour la bonne exécution des activités commerciales sont appelés système de contrôle interne.

5 composantes du système de contrôle interne

1. Contrôler l'environnement

   L'environnement de contrôle constitue la base des autres éléments de toutes les autres composantes du système de contrôle interne. Valeurs morales, les compétences managériales, l'honnêteté des employés, la direction managériale, etc., sont inclus dans l'environnement de contrôle.

2. L'évaluation des risques

   Après avoir défini l'objectif de l'entreprise, externe et interne les risques doivent être évalués. La direction détermine les moyens de contrôle des risques après avoir examiné les risques liés à chaque objectif.

3. Les activités de contrôle

   La direction établit un système de contrôle des activités pour prévenir les risques associés à chaque objectif. Ces activités de contrôle comprennent toutes les mesures qui doivent être suivies par les employés.

4. Information et communication

   Relevant information for making decision are to be collected and reported in proper time. The events that yield data may originate from internal or external sources. Communication is very important for achieving management goals. The employees are to realize what is expected of them and how their responsibilities are related to the activities of others. Communication of the owners with outside parties’ like’s suppliers is also very important.

5. Surveillance

   Lorsque le système de contrôle interne est en pratique, l'organisation surveille son efficacité pour apporter les changements nécessaires en cas de problème grave.

Responsabilité du système de contrôle interne

It is the general responsibility of all employees, officers, management of a company to follow the internal control system. The under-mentioned three parties have definite roles in making the internal control system effective:

1. Gestion

   La mise en place et le maintien d'une structure de contrôle interne efficace dépendent principalement de la direction. Par le leadership et l'exemple ou les réunions, la direction fait preuve d'un comportement éthique et d'une intégrité de caractère au sein de l'entreprise.

2. Conseil d'administration

   Le conseil d'administration possédant de solides connaissances pratiques donne des directives à la direction afin que les dirigeants malhonnêtes ne puissent ignorer certaines procédures de contrôle. Le conseil d'administration met fin à ce genre d'activité déloyale. Parfois, un conseil d'administration efficace ayant accès au système d'audit interne peut découvrir des fraudes et des faux.

3. Auditeurs

   Le les auditeurs évaluent l'efficacité de la structure de contrôle interne d'une organisation commerciale et déterminer si les politiques et activités commerciales sont correctement suivies. Le réseau de communication contribue à l'exécution d'une structure de contrôle interne efficace. Et tous les dirigeants et employés font partie de ce réseau de communication.

3 Objectifs du système de contrôle interne

Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies. 3 objectives of internal control are;

1. les rapports financiers sont fiables,
2. des opérations efficaces et efficientes, et
3. les activités sont conformes aux lois et réglementations applicables.

Caractéristiques d'un système de contrôle interne approprié

Un système de contrôle interne efficace comprend la planification organisationnelle d'une entreprise et adopte tous les systèmes et processus de travail pour atteindre les objectifs suivants :

1. Protéger les actifs de l'entreprise contre le vol et le gaspillage.
2. Assurer le respect des politiques commerciales et de la loi du pays.
3. Évaluer les fonctions de chaque employé et dirigeant pour accroître l'efficacité des opérations.
4. Garantir des données opérationnelles et des états financiers véridiques et fiables.

It is to be kept in mind, a business organization, be it’s small or large, can enjoy the benefits of adopting an internal control system. Prevention of stealing-plundering and wastage of assets is a part of the internal control system.

Protection des actifs

Une organisation commerciale protège ses actifs des manières suivantes :

1. Séparation des tâches des salariés

   Segregation of the duties of the employees means that each employee is assigned specific tasks. The person in charge of assets is not allowed to maintain accounts of the assets. Some other person maintains the accounts of these assets. Since different employees perform the same nature of transactions, the work of each is automatically checked. Segregation of the duties of the employees of an organization reduces the possibility of stealing assets, and if stolen, detection becomes easier. For example, there is no scope for stealing cash by a cash-receiving employee where cash receipts accounts.

2. Attribuer des tâches spécifiques à chaque employé

   The employee assigned with a specific duty is held responsible for his assigned activities. If and when any problem arises, the manager can immediately identify the person concerned and hold him liable. Lost documents can easily be detected if the task of maintaining records is assigned to a particular employee, and it becomes possible to know the recording process of transactions. An employee assigned a particular job can easily provide necessary information regarding that job. Moreover, an employee feels proud if he is assigned a particular job and tries to complete the job using the best of his skill.

3. Affectations de travail en rotation des employés

   Some organizations rotate job assignments of employees at intervals to avoid fraud-forgery by the employees concerned. Under this policy, the employee concerned can easily understand that on the placement of somebody else in his place, his dishonesty will be detected if it is done. This ensures the honesty of an employee.

4. Utiliser des appareils mécaniques

   Business concerns adopt various mechanical devices to avoid stealing, destruction, and wastage of assets. Under the mechanical system, cash register, cheque-protectors, time-clock, mechanical-counters, etc. are used as control methods. Since a cash register contains locking tape, each cash sale is recorded here. The cheque amount is written on the cheque-protector machine to avoid any alteration. The arrival and departure of employees are recorded properly with the help of a time- clock.

Conformité aux politiques de l'organisation et aux lois du pays

Internal control becomes effective only when compliance with organization policies and laws of the country is ensured. To make an internal control system effective and ensured, efficient and trustworthy employees are required to be appointed. Effective starting of the internal control system depends on time and labor spent on the recruitment of employees. There should be a training program for the newly appointed employees and policies of the business concerns are to be communicated to them properly. For example, Every cash disbursement must have prior approval of the higher authority. Daily written job specification makes employees responsible for anti dutiful. ‘Employees duties and execution of policies are to be well-defined to them during the primary training period. In the case of the joint-stock company, the internal control system is to be framed complying with the country’s law.

Évaluation des performances

The proper controlling system should have provisions for supervision and evaluation of assigned duties of the employees. The absence of an evaluation and supervision system hampers the objectives of a business organization to a great extent. Many business organizations engage internal auditors to evaluate and supervise the work of the employees. The fonctions des auditeurs internes sont d'évaluer et de superviser l'étendue des politiques et des méthodes de l'organisation suivies par les employés.

gestión de riesgos

A business organization should maintain a complete and correct accounting record. For ensuring proper maintenance of accounts, efficient and honest personnel are to be appointed and trained. The performance of the employees is evaluated at intervals. By the supervisors to ensure that the employees follow the policies of the business. An inaccurate or incomplete accounting record prompts the dishonest employees to steal because they can easily subside the act of stealing. Transactions accounted for are the documentary evidence of business. This documentary evidence is an integral part of internal control systems. These documents are to be arranged serially for convenient control. Since these primary documents are the documentary evidence of transactions of a business, the validity of these documents is to be checked from time to time. For example, The documents used for recording transactions of accounts are examined for the re-audit purpose of the merchandise inventory of a business organization. While maintaining accounts of transactions, the accountant is to preserve the following four documents:

1. Demande d'achat: La commande passée par les agents du service concerné au service des achats pour l'achat d'une certaine quantité de marchandises est appelée demande d'achat.
2. Bon de commande: Avant l'achat, l'acheteur adresse une commande écrite au vendeur lui demandant d'envoyer des marchandises particulières. Cette commande écrite est appelée bon de commande.
3. Facture/Chalan : Le vendeur envoie à l'acheteur une facture avec les marchandises vendues dans laquelle sont mentionnés les descriptions, la quantité et les tarifs des marchandises.
4. Rapport de réception : Il s'agit d'un document d'achat préparé par un responsable du service des achats. Il est considéré comme une preuve documentaire des marchandises reçues.

Le flux des preuves documentaires des transactions commerciales et des marchandises est illustré ci-dessous par un diagramme : Pas:

1. Le service des demandes envoie une demande d'achat au service des achats.
2. Le service des achats adresse un bon de commande au fournisseur, avec copie aux services de réception et de comptabilité.
3. Le fournisseur envoie les marchandises au service de réception, où les marchandises reçues sont vérifiées par rapport au bon de commande et envoient une facture au service comptable.
4. Le service réceptionnaire envoie les marchandises au service demandeur et envoie un rapport de réception au service comptable.
5. Le service comptable vérifie la réception des rapports par rapport au bon de commande et à la facture et envoie un chèque de paiement de la facture au fournisseur.

The price of purchased goods is paid on the basis of these four documents, and these are compared with accounting records. A business concern fails to make payment of a legitimate invoice without these documents, or it might have to make payment of the fictitious invoice or more than one invoice. A business concern effectively completes its internal control system by comparing sources and documents with accounting records of those transactions. Unfortunately, a business concerned about adopting its internal control system cannot avoid theft altogether. A dishonest employee always tries to misappropriate whatever effective control systems exist as in a business concern. Therefore, a business concern has to make an arrangement of casualty insurance on its assets. Under this system, loss of non-cash assets is reimbursed. Besides, A business concern may arrange fidelity bonds between employees handling cash and other negotiable instruments. Under this system, a business concern will get reimbursement of money lost or theft. Under these two systems, i.e., casualty insurance on assets and fidelity bonds on employees, a business concern can recover at least a portion of any loss caused due to stealing, misappropriation, etc.