Sistema de Controle Interno: Definição, Componentes, Recursos

O sistema de controles internos inclui um conjunto de regras, políticas e procedimentos que uma organização implementa para fornecer orientação, aumentar a eficiência e fortalecer a adesão às políticas. Eles são importantes para atingir o objetivo do negócio. 5 componentes de um sistema de controle interno estão vinculados à organização.

O que é sistema de controle interno?

The internal control structure of a company consists of the policies and procedures established to provide reasonable assurance that specific entity objectives will be achieved. In small business organizations, generally, the owner-manager controls the total activities of his business by his personal supervision and direct participation. For example; The owner generally purchases required business materials and other properties. He himself gives the appointment of employees, completes the contract with them through discussion, and keeps constant watch over their activities. He signs cheques for payments in different heads. Since he signs all the cheques, he can easily understand what commodities, assets, and services he is signing for. But with the expansion of business, the appointment of additional employees and officers is needed, and the scope of business also widens. Under such conditions, it becomes almost impossible on the part of the manager to perform all the activities of the business alone for which he is to delegate authority. So his overall control tends to decrease. In such circumstances, the a introdução do controle interno torna-se essencial. The internal control system differs from one business organization to another depending on the nature and size of the business. To achieve the objective of a business, proper execution of business activities in the light of prevailing laws and socio-economic conditions of the country is called an internal control system or structure. The internal control system is introduced to avoid errors and frauds and for systematic control of business activities. Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AlCPA) says; the plan of organization and all of the coordinate methods and measures adopted within a business safeguard its assets, check the accuracy and reliability of its accounting data, promote operational efficiency and encourage adherence to preserved managerial policies. Three elements of the internal control system are:

1. Controle ambiental: A atitude, o estado de alerta e o zelo pelo trabalho dos diretores, gerentes e acionistas são refletidos através do controle ambiental.
2. Sistema de contabilidade: Sistema contábil significa alguns procedimentos e registros com os quais são realizadas a identificação das transações comerciais, classificação, resumo, preparação de demonstrativos e análise para apresentação oportuna de informações corretas.
3. Procedimento de controle: As políticas e procedimentos adicionais adotados pela autoridade empresarial para garantir o cumprimento do objetivo específico de uma organização empresarial são os procedimentos de controle.

Esses procedimentos de controle são:

• Delegação adequada de poder,
• Segregação de responsabilidades,
• Preparação e uso de documentos,
• Adoção de medidas de segurança adequadas para proteger as propriedades, e
• Controle independente sobre a execução das atividades.

Um sistema de controle interno não só evita a falsificação de fraudes, mas também cumpre outros objetivos:

1. A organização empresarial implementa suas políticas em conformidade com as leis vigentes no país.
2. Funcionários e diretores cumprem suas responsabilidades atribuídas para aumentar a eficiência na execução do trabalho.
3. As demonstrações financeiras fornecem informações corretas e confiáveis, mantendo contas adequadas.

À luz da discussão acima, pode-se afirmar resumidamente que as políticas e planos gerais adotados pela administração para a boa execução das atividades empresariais são chamados de sistema de controle interno.

5 componentes do sistema de controle interno

1. Controlando o meio ambiente

   O ambiente de controle é a base de outros elementos de todos os outros componentes do sistema de controle interno. Valores morais, habilidades gerenciais, honestidade dos funcionários, direção gerencial, etc., estão incluídas no ambiente de controle.

2. Avaliação de risco

   Depois de definir o objetivo do negócio, externo e interno os riscos devem ser avaliados. A gestão determina os meios de controle de risco após examinar os riscos relacionados a cada objetivo.

3. Atividades de controle

   A gestão estabelece um sistema de controle de atividades para prevenir riscos associados a cada objetivo. Essas atividades de controle incluem todas as medidas que devem ser seguidas pelos funcionários.

4. Informação e comunicação

   Relevant information for making decision are to be collected and reported in proper time. The events that yield data may originate from internal or external sources. Communication is very important for achieving management goals. The employees are to realize what is expected of them and how their responsibilities are related to the activities of others. Communication of the owners with outside parties’ like’s suppliers is also very important.

5. Monitoramento

   Quando o sistema de controle interno está em prática, a organização monitora sua eficácia para trazer as mudanças necessárias caso surja algum problema sério.

Responsabilidade pelo Sistema de Controle Interno

It is the general responsibility of all employees, officers, management of a company to follow the internal control system. The under-mentioned three parties have definite roles in making the internal control system effective:

1. Gerenciamento

   O estabelecimento e a manutenção de uma estrutura de controlo interno eficaz dependem principalmente da gestão. Por meio de liderança e exemplo ou reunião, a administração demonstra comportamento ético e integridade de caráter dentro do negócio.

2. Conselho Administrativo

   O conselho de administração que possui sólidos conhecimentos práticos dá diretrizes à gestão para que gestores desonestos não possam ignorar alguns procedimentos de controle. O conselho de administração interrompe esse tipo de atividade injusta. Às vezes, o eficiente conselho de administração que tem acesso ao sistema de auditoria interna pode descobrir fraudes e falsificações.

3. Auditores

   O os auditores avaliam a eficácia da estrutura de controle interno de uma organização empresarial e determinar se as políticas e atividades de negócios são seguidas adequadamente. A rede de comunicação auxilia uma estrutura de controle interno eficaz na execução. E todos os diretores e colaboradores fazem parte dessa rede de comunicação.

3 Objetivos do Sistema de Controle Interno

Internal controls system includes a set of rules, policies, and procedures an organization implements to provide direction, increase efficiency and strengthen adherence to policies. 3 objectives of internal control are;

1. os relatórios financeiros são confiáveis,
2. operações eficazes e eficientes, e
3. atividades cumprem as leis e regulamentos aplicáveis.

Características de um sistema de controle interno adequado

Um sistema de controle interno eficaz inclui o planejamento organizacional de um negócio e adota todos os sistemas e processos de trabalho para cumprir as seguintes metas:

1. Proteger os ativos da empresa contra roubo e desperdício.
2. Garantir o cumprimento das políticas comerciais e da legislação local.
3. Avaliar funções de cada funcionário e diretor para aumentar a eficiência na operação.
4. Garantir dados operacionais e demonstrações financeiras verdadeiros e confiáveis.

It is to be kept in mind, a business organization, be it’s small or large, can enjoy the benefits of adopting an internal control system. Prevention of stealing-plundering and wastage of assets is a part of the internal control system.

Proteção de ativos

Uma organização empresarial protege seus ativos das seguintes maneiras:

1. Segregando as funções dos funcionários

   Segregation of the duties of the employees means that each employee is assigned specific tasks. The person in charge of assets is not allowed to maintain accounts of the assets. Some other person maintains the accounts of these assets. Since different employees perform the same nature of transactions, the work of each is automatically checked. Segregation of the duties of the employees of an organization reduces the possibility of stealing assets, and if stolen, detection becomes easier. For example, there is no scope for stealing cash by a cash-receiving employee where cash receipts accounts.

2. Atribuição de funções específicas a cada funcionário

   The employee assigned with a specific duty is held responsible for his assigned activities. If and when any problem arises, the manager can immediately identify the person concerned and hold him liable. Lost documents can easily be detected if the task of maintaining records is assigned to a particular employee, and it becomes possible to know the recording process of transactions. An employee assigned a particular job can easily provide necessary information regarding that job. Moreover, an employee feels proud if he is assigned a particular job and tries to complete the job using the best of his skill.

3. Atribuições de trabalho rotativas dos funcionários

   Some organizations rotate job assignments of employees at intervals to avoid fraud-forgery by the employees concerned. Under this policy, the employee concerned can easily understand that on the placement of somebody else in his place, his dishonesty will be detected if it is done. This ensures the honesty of an employee.

4. Usando dispositivos mecânicos

   Business concerns adopt various mechanical devices to avoid stealing, destruction, and wastage of assets. Under the mechanical system, cash register, cheque-protectors, time-clock, mechanical-counters, etc. are used as control methods. Since a cash register contains locking tape, each cash sale is recorded here. The cheque amount is written on the cheque-protector machine to avoid any alteration. The arrival and departure of employees are recorded properly with the help of a time- clock.

Conformidade com as políticas da organização e leis do país

Internal control becomes effective only when compliance with organization policies and laws of the country is ensured. To make an internal control system effective and ensured, efficient and trustworthy employees are required to be appointed. Effective starting of the internal control system depends on time and labor spent on the recruitment of employees. There should be a training program for the newly appointed employees and policies of the business concerns are to be communicated to them properly. For example, Every cash disbursement must have prior approval of the higher authority. Daily written job specification makes employees responsible for anti dutiful. ‘Employees duties and execution of policies are to be well-defined to them during the primary training period. In the case of the joint-stock company, the internal control system is to be framed complying with the country’s law.

Avaliação de desempenho

The proper controlling system should have provisions for supervision and evaluation of assigned duties of the employees. The absence of an evaluation and supervision system hampers the objectives of a business organization to a great extent. Many business organizations engage internal auditors to evaluate and supervise the work of the employees. The funções dos auditores internos são avaliar e supervisionar a extensão das políticas e métodos da organização seguidos pelos funcionários.

A precisão dos registros contábeis

A business organization should maintain a complete and correct accounting record. For ensuring proper maintenance of accounts, efficient and honest personnel are to be appointed and trained. The performance of the employees is evaluated at intervals. By the supervisors to ensure that the employees follow the policies of the business. An inaccurate or incomplete accounting record prompts the dishonest employees to steal because they can easily subside the act of stealing. Transactions accounted for are the documentary evidence of business. This documentary evidence is an integral part of internal control systems. These documents are to be arranged serially for convenient control. Since these primary documents are the documentary evidence of transactions of a business, the validity of these documents is to be checked from time to time. For example, The documents used for recording transactions of accounts are examined for the re-audit purpose of the merchandise inventory of a business organization. While maintaining accounts of transactions, the accountant is to preserve the following four documents:

1. Requisição de compra: O pedido feito pelos dirigentes do departamento vinculado ao departamento de compras para a compra de uma determinada quantidade de mercadorias é denominado requisição de compra.
2. Ordem de Compra: Antes da compra, o comprador envia uma ordem por escrito ao vendedor solicitando-lhe o envio de determinada mercadoria. Esse pedido escrito é chamado de pedido de compra.
3. Fatura/Chalan: O vendedor envia ao comprador uma fatura com a mercadoria vendida onde são mencionadas as descrições, quantidade e taxas da mercadoria.
4. Recebendo relatório: É um documento de compra elaborado por um responsável do departamento de compras. É tratado como prova documental das mercadorias recebidas.

O fluxo de evidências documentais de transações comerciais e mercadorias é mostrado abaixo por um diagrama: Passos:

1. O departamento de requisições envia uma requisição de compra ao departamento de compras.
2. O departamento de compras envia um pedido de compra ao fornecedor, com cópias enviadas para os departamentos de recebimento e contabilidade.
3. O fornecedor envia a mercadoria para o departamento de recebimento, onde a mercadoria recebida é verificada em relação ao pedido de compra e envia uma fatura ao departamento de contabilidade.
4. O departamento de recebimento envia a mercadoria ao departamento solicitante e envia o relatório de recebimento ao departamento de contabilidade.
5. O departamento de contabilidade verifica o recebimento de relatórios contra o pedido de compra e a fatura e envia um cheque para pagamento da fatura ao fornecedor.

The price of purchased goods is paid on the basis of these four documents, and these are compared with accounting records. A business concern fails to make payment of a legitimate invoice without these documents, or it might have to make payment of the fictitious invoice or more than one invoice. A business concern effectively completes its internal control system by comparing sources and documents with accounting records of those transactions. Unfortunately, a business concerned about adopting its internal control system cannot avoid theft altogether. A dishonest employee always tries to misappropriate whatever effective control systems exist as in a business concern. Therefore, a business concern has to make an arrangement of casualty insurance on its assets. Under this system, loss of non-cash assets is reimbursed. Besides, A business concern may arrange fidelity bonds between employees handling cash and other negotiable instruments. Under this system, a business concern will get reimbursement of money lost or theft. Under these two systems, i.e., casualty insurance on assets and fidelity bonds on employees, a business concern can recover at least a portion of any loss caused due to stealing, misappropriation, etc.