El control interno es el proceso diseñado y efectuado por los encargados del gobierno corporativo, la administración y otro personal para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad relacionados con la confiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. .
Entendamos el Control Interno.
¿Qué es el Control Interno?
El control interno está diseñado e implementado para abordar los riesgos comerciales identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos.
¿Se refiere el control interno a todo el sistema de verificaciones internas, auditorías internas y otras formas de control, financiero y de otro tipo, establecido por la administración para llevar a cabo los negocios de la empresa de una manera ordenada que salvaguarde sus registros?
Spicer y Peglar, famosas autoridades en la literatura sobre auditoría, definen el sistema de control interno como “Controles Internos se considera mejor como el sistema completo de controles, financieros y de otro tipo, establecidos por la administración en la conducción de los negocios, incluyendo control interno, auditoría interna y otras formas de control”.
El control interno es el proceso efectuado por la junta directiva, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:
- Fiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Control Interno y Contabilidad, Controles Administrativos
Las áreas de control interno se distribuyen entre los ámbitos contable y extracontable. El control interno, tal como se aplica al sistema contable, implica controlar el sistema contable para lograr los siguientes objetivos:
- Conducta eficiente y ordenada de transacciones contables.
- Salvaguardar los activos de acuerdo con la política de gestión.
- Prevención de errores, detección de un error.
- Prevención de fraude, detección de fraude.
- Garantizar la exactitud, integridad, confiabilidad y preparación oportuna de los datos contables.
Por otro lado, los controles administrativos tienen como objetivo gestionar transacciones ineficientes y ordenadas en áreas no contables.
Busca garantizar el cumplimiento de la política de gestión en diversas áreas de operaciones comerciales.
Por ejemplo, en un sistema de fabricación de una empresa comercial, se puede establecer un control interno para garantizar el cumplimiento de la política de gestión en cuanto a calidad (control de calidad), salvaguardia de los activos (control sobre los desperdicios, control ABC sobre las materias primas), prevención de errores ( seguimiento de los métodos de producción, programa de mantenimiento de las máquinas), prevención de fraudes (sistema de seguridad) y suministro oportuno de información de gestión confiable (MIS).
Un auditor se ocupa principalmente del buen control contable del sistema de control interno..
Supongamos que existe un buen sistema de control interno en el sistema contable. En ese caso, un auditor puede confiar más en los datos financieros generados en el sistema con una verificación de prueba de elementos seleccionados.
Si el control contable no es fuerte, el auditor puede tener que recurrir a un control detallado de transacciones, eventosy prácticas en el sistema contable.
En cuanto a los controles administrativos, el auditor puede evaluar aquellas partes de los controles administrativos que puedan tener relación con la información financiera de la entidad.
Por ejemplo, antes de certificar la valoración de las existencias, el auditor puede remitir a la administración los informes de patrones de consumo preparados por el segmento de fabricación si siente una discrepancia material en la cantidad física de las existencias.
Por otra parte, es posible que el informe de calidad del producto químico A utilizado en la operación X no le afecte más que una cuestión de interés general.
Razones para el control interno
Las razones de los controles internos se pueden ver en el ejemplo. Incluyen:
- Minimizar el riesgo empresarial de la empresa.
- Velar por el funcionamiento eficaz y continuo de la empresa.
- Garantizar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones pertinentes.
La mayoría de estas razones conducen al objetivo final de que la empresa continúe operando.
Por ejemplo, si la empresa no cumple con las leyes y regulaciones pertinentes, podría verse obligada a detener sus operaciones.
Tipos de control interno
- Detective: Diseñado para detectar errores o irregularidades que puedan haberse producido.
- Correctivo: Diseñado para corregir errores o irregularidades que se hayan detectado.
- Preventivo: Diseñado para evitar que se produzcan errores e irregularidades en primer lugar.
Principios de control interno
El control interno se basa en los siguientes principios:
Principio de separación
Las operaciones financieras y contables deben estar separadas, es decir, el manejo del efectivo y el registro de su movimiento deben ser realizados por diferentes personas.
Principio de Responsabilidad
La responsabilidad por el desempeño del trabajo debe expresarse claramente para que no haya lugar a dudas o confusión.
Principio de escepticismo
No se debe depositar demasiada confianza en un solo individuo. Los funcionarios o empleados de confianza han cometido casi todos los fraudes.
Principio de rotación
El principio de rotación relativo a la transferencia de empleados de un puesto a otro debería ser la norma rectora inflexible.
Principio de revisión
El trabajo debe organizarse de manera que el trabajo realizado por un empleado sea rápidamente revisado por otro empleado independiente.
Principio de Aclaración
Deben establecerse y seguirse en la práctica reglas claras y bien definidas en relación con el manejo de efectivo, pedidos, recepción, expedición de mercancías, etc.
Principio de documentación
La organización del trabajo debe ser tal que se mantenga un registro escrito del papel desempeñado por cada empleado, y el trabajo debe pasar por varias manos de manera bien definida.
Ventajas del control interno
La aplicación del control interno proporciona los siguientes beneficios a las distintas partes:
- El control interno ayuda a proteger los activos de la empresa contra mal uso, robo, accidente, etc.
- El control interno ayuda a implementar políticas de gestión para alcanzar los objetivos corporativos.
- El control interno ayuda al auditor en su trabajo, detectando todos los errores y fraudes cometidos en los libros de cuentas.
- El control interno ayuda a aumentar la exactitud y confiabilidad de los estados financieros y libros de cuentas.
- El control interno ayuda a regular el trabajo del personal mediante una división del trabajo entre el personal de manera científica, lo que ayuda a que el trabajo diario del personal sea eficaz.
- El control interno ayuda a la dirección a preparar e implementar planes eficaces proporcionando información correcta y objetiva.
- El control interno ayuda a ejercer presión moral sobre el personal.
Componentes de una estructura de control interno
El Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO) identifica cinco componentes interrelacionados de la estructura de control interno.
Control medioambiental
El entorno de control marca el tono de una organización, influyendo en la conciencia de control de su gente. Es la base de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.
Numerosos factores componen el ambiente de control en una entidad, entre los que se encuentran los siguientes:
- Integridad y valores éticos.
- Compromiso con la competencia
- Junta directiva y comité de auditoría
- Filosofía de gestión y estilo operativo.
- Estructura organizativa
- Asignación de autoridad y responsabilidad.
- Políticas y prácticas de recursos humanos
Evaluación de riesgos
Evaluación de riesgos para propósitos de información financiera en la identificación, análisis y gestión de riesgos relevantes para preparar estados financieros que se presenten razonablemente de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
La evaluación de riesgos de la dirección debe incluir una consideración especial de los riesgos que pueden surgir de circunstancias cambiantes, como nuevas áreas de negocios o transacciones, cambios en las normas contables, nuevas leyes o regulaciones, el rápido crecimiento de la entidad y cambios en el personal involucrado en el procesamiento y presentación de informes de la información. funciones.
Información y comunicación
El sistema de información relevante para los informes y objetivos financieros, que incluye el sistema de contabilidad, consta de los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y reportar las transacciones de la entidad y para mantener la responsabilidad por los activos y pasivos relacionados.
La comunicación implica comprender claramente las funciones y responsabilidades individuales con respecto a la estructura de control interno de la información financiera.
Actividades de control
Las actividades de control son aquellas políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se cumplan las directivas de la dirección.
Ayudan a garantizar que se tomen las acciones necesarias para abordar los riesgos y lograr los objetivos de la entidad. Las actividades de control tienen varios objetivos y se aplican en varios niveles organizativos y funcionales.
Actividades de control relevantes para un auditoría de estados financieros pueden clasificarse de manera diferente. Una forma es la siguiente:
- Controles de procesamiento de información
- Controles generales
- Controles de aplicaciones
- Autorización adecuada
- Documentos y registros
- controles independientes
- Segregación de deberes
- Controles físicos
- Revisiones de desempeño
Supervisión
El seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del desempeño de la estructura de control interno a lo largo del tiempo.
Implica la evaluación por parte del personal apropiado del diseño y operación de los controles en el momento adecuado para determinar que el ICS está funcionando según lo previsto y que se modifica según sea apropiado para los cambios en las condiciones.
Limitaciones de los controles internos
No importa qué tan bien estén diseñados los controles internos, sólo pueden brindar una seguridad razonable de que se han logrado los objetivos. Algunas limitaciones son inherentes a todos los sistemas de control interno.
Éstas incluyen:
Juicio
La eficacia de los controles estará limitada por las decisiones tomadas con el juicio humano bajo presión para realizar negocios basándose en la información disponible.
Averías
Incluso los controles internos bien diseñados pueden fallar. A veces los empleados malinterpretan las instrucciones o simplemente cometen errores.
Los errores también pueden resultar de las nuevas tecnologías y la complejidad de los sistemas de información computarizados.
Administración sobrepase
El personal de alto nivel puede anular las políticas y procedimientos prescritos para beneficio o ventaja personal.
Esto no debe confundirse con la intervención de la gestión, que representa acciones para apartarse de las políticas y procedimientos prescritos con fines legítimos.
colusionorte
Los sistemas de control pueden eludirse mediante la connivencia de los empleados. Los individuos que actúan colectivamente pueden alterar datos financieros u otros sistemas de control de información de gestión que no pueden identificar.
Costos versus beneficios
El costo de la estructura de control interno de una entidad puede exceder los beneficios que se espera garantizar.
Transacciones inusuales
Finalmente, una limitación de los controles internos es que generalmente están diseñados para abordar lo que sucede normal o rutinariamente en una empresa.
Sin embargo, puede darse el caso de que ocurra una transacción inusual que no se ajuste a las rutinas normales, en cuyo caso los controles estándar pueden no ser relevantes para la transacción inusual. Por lo tanto, se pueden cometer errores en esa transacción inusual.
Documentar la comprensión de los componentes de la estructura de control interno
En todas las auditorías se requiere documentar la comprensión de los componentes de la estructura de control interno.
La documentación contenida en los papeles de trabajo puede adoptar la forma de cuestionarios cumplimentados, diagramas de flujo, tablas de decisiones (en un sistema de contabilidad computarizado) y memorandos narrativos.
Cuestionarios
Un cuestionario consta de preguntas sobre las políticas y procedimientos del ICS que el auditor considera necesarios para prevenir errores materiales en los estados financieros.
Las preguntas generalmente están formuladas de manera que la respuesta sea "sí", "no" o "no aplicable", y una respuesta Sí indica una condición favorable. En la mayoría de las auditorías se utilizan cuestionarios estandarizados.
Diagramas de flujo
Un diagrama de flujo es un diagrama esquemático que utiliza símbolos estandarizados, líneas de flujo interconectadas y anotaciones que describen los pasos involucrados en el procesamiento de información a través del sistema de contabilidad. Los diagramas de flujo varían en el grado de detalle.
Tablas de decisión
Las tablas de decisiones son una forma precisa pero compacta de modelar lógica complicada. Las tablas de decisiones asocian condiciones con acciones a realizar, pero a menudo lo hacen de manera más elegante para presentar datos.
Memorandos narrativos
Un memorando narrativo consiste en comentarios escritos sobre la consideración del ICS por parte del auditor.
Un memorando puede complementar las otras formas de documentación resumiendo la comprensión general del auditor de la estructura de control, los componentes individuales de la estructura de control o las políticas o procedimientos de control específicos.
En una auditoría de una entidad grande que implica una combinación de estrategias de auditoría, los cuatro tipos de documentación pueden usarse para diferentes partes del entendimiento.
En una auditoría de una entidad pequeña donde predomina el enfoque principalmente sustantivo, un solo memorando puede ser suficiente para documentar la comprensión de todos los componentes.
Responsabilidades del auditor y control interno
La responsabilidad básica del auditor es certificar la imparcialidad y autenticidad de las cuentas de la empresa.
Para lograr este objetivo, se espera que el auditor desempeñe sus funciones de tal manera que revele la situación real de la empresa.
De hecho, un sistema eficiente de controles internos puede hacer que el trabajo de un auditor sea fácil y conveniente. Podrá verse relevado de la verificación detallada de las transacciones.
Pero, ¿hasta qué punto debería un auditor depender únicamente de la check-in interno sistema como una cuestión de su discreción?
Aunque el auditor examina las cuentas de forma independiente, tiene que depender mucho del sistema empresarial porque le resulta prácticamente imposible realizar la auditoría en una gran empresa donde se mantienen miles de cuentas.
En el caso de un problema importante en el que existe un buen sistema de control interno, el auditor puede confiar en él y, en gran medida, presumir la exactitud de las cuentas.
