O controle interno é o processo projetado e executado pelos responsáveis pela governança, pela administração e por outro pessoal para fornecer garantia razoável sobre o cumprimento dos objetivos da entidade relativos à confiabilidade dos relatórios financeiros, à eficácia e eficiência das operações e ao cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis. .
Vamos entender o Controle Interno.
O que é controle interno?
O controlo interno é concebido e implementado para abordar os riscos empresariais identificados que ameaçam a concretização de qualquer um destes objectivos.
O controlo interno refere-se a todo o sistema de verificações internas, auditorias internas e outras formas de controlo, financeiro e outro, estabelecido pela administração para conduzir os negócios da empresa de forma ordenada e salvaguardando os seus registos?
Spicer e Peglar, autoridades famosas em literatura de auditoria, definem o sistema de controle interno como “Controles Internos é melhor considerado como todo o sistema de controles, financeiros e outros, estabelecido pela administração na condução dos negócios, incluindo verificação interna, Auditoria interna e outras formas de controle.”
O controle interno é o processo efetuado pelo conselho de administração, pela administração e por outro pessoal de uma entidade, projetado para fornecer segurança razoável em relação ao cumprimento dos objetivos nas seguintes categorias:
- Confiabilidade dos relatórios financeiros.
- Conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
- Eficácia e eficiência das operações.
Controle Interno e Contábil, Controles Administrativos
As áreas de controle interno estão espalhadas pelas esferas contábil e não contábil. O controlo interno, tal como aplicado ao sistema contabilístico, implica o controlo sobre o sistema contabilístico para atingir os seguintes objetivos:
- Conduta eficiente e ordenada de transações contábeis.
- Salvaguardar os ativos em conformidade com a política de gestão.
- Prevenção de erro, detecção de um erro.
- Prevenção de fraudes, detecção de fraudes.
- Garantir a precisão, integridade, confiabilidade e preparação oportuna dos dados contábeis.
Por outro lado, os controles administrativos visam gerenciar transações ineficientes e ordenadas em áreas não contábeis.
Visa garantir a adesão à política de gestão nas diversas áreas de atuação empresarial.
Por exemplo, num sistema de produção de uma empresa, o controlo interno pode ser estabelecido para garantir a adesão à política de gestão quanto à qualidade (controlo de qualidade), salvaguarda de activos (controlo de desperdícios, controlo ABC de matérias-primas), prevenção de erros ( monitoramento de métodos de produção, programa de manutenção de máquinas), prevenção de fraudes (sistema de segurança) e fornecimento tempestivo de informações gerenciais confiáveis (MIS).
Um auditor está principalmente preocupado com o bom controle contábil do sistema de controle interno.
Suponha que exista um bom sistema de controle interno no sistema contábil. Nesse caso, um auditor pode confiar mais nos dados financeiros gerados no sistema com uma verificação de teste de itens selecionados.
Se o controlo contabilístico não for forte, o auditor poderá ter de recorrer a uma verificação detalhada de transações, eventose práticas no sistema contábil.
No que diz respeito aos controlos administrativos, o auditor pode avaliar essas partes dos controlos administrativos, uma vez que podem ter influência na informação financeira da entidade.
Por exemplo, antes de certificar a avaliação dos stocks, o auditor pode consultar os relatórios de padrões de consumo preparados pelo segmento industrial para a administração se o auditor sentir discrepância material na quantidade física dos stocks.
Por outro lado, ele não pode estar preocupado apenas com uma questão de interesse geral com o relatório de qualidade do produto químico A utilizado na operação X.
Razões para controle interno
As razões para os controles internos podem ser vistas no exemplo. Eles incluem:
- Minimizar o risco do negócio da empresa.
- Garantir o contínuo funcionamento eficaz da empresa.
- Garantir que a empresa cumpra as leis e regulamentos relevantes.
A maioria dessas razões direciona-se para o objetivo final de que a empresa continue a operar.
Por exemplo, se a empresa não cumprir as leis e regulamentos relevantes, poderá ser forçada a interromper as operações.
Tipos de controle interno
- Detetive: Projetado para detectar erros ou irregularidades que possam ter ocorrido.
- Corretivo: Projetado para corrigir erros ou irregularidades detectadas.
- Preventivo: Projetado para evitar que erros e irregularidades ocorram.
Princípios de Controle Interno
O controlo interno baseia-se nos seguintes princípios:
Princípio da Separação
As operações financeiras e contabilísticas devem ser separadas, ou seja, o manuseamento do numerário e o registo da sua movimentação devem ser feitos por pessoas diferentes.
Princípio da Responsabilidade
A responsabilidade pelo desempenho do trabalho deve ser claramente declarada para que não haja espaço para dúvidas ou confusão.
Princípio do Ceticismo
Muita confiança não deve ser atribuída a um indivíduo. Funcionários ou funcionários de confiança cometeram quase todas as fraudes.
Princípio da Rotação
O princípio da rotatividade relativo à transferência de trabalhadores de um emprego para outro deveria ser a regra orientadora inflexível.
Princípio da Revisão
O trabalho deve ser organizado de modo que o trabalho realizado por um funcionário seja imediatamente verificado por outro funcionário independente.
Princípio do Esclarecimento
Devem ser estabelecidas regras claras e bem definidas e seguidas na prática, relativas ao manuseamento de dinheiro, encomenda, recepção, emissão de mercadorias, etc.
Princípio da Documentação
A organização do trabalho deve ser tal que seja mantido um registro escrito do papel desempenhado por cada funcionário, e o trabalho deve passar por várias mãos de maneira bem definida.
Vantagens do Controle Interno
A aplicação do controle interno proporciona os seguintes benefícios às diversas partes:
- O controle interno ajuda a proteger os ativos da empresa contra uso indevido, roubo, acidente, etc.
- O controle interno ajuda a implementar políticas de gestão para atingir os objetivos corporativos.
- O controle interno auxilia o auditor em seu trabalho, detectando todos os erros e fraudes cometidos nos livros contábeis.
- O controle interno ajuda a aumentar o precisão e confiabilidade das demonstrações financeiras e livros de contas.
- O controlo interno ajuda a regular o trabalho do pessoal através de uma divisão de trabalho entre o pessoal de forma científica, o que ajuda a tornar eficaz o trabalho diário do pessoal.
- O controlo interno ajuda a gestão a preparar e implementar planos eficazes, fornecendo informações corretas e factuais.
- O controle interno ajuda a exercer pressão moral sobre os funcionários.
Componentes de uma estrutura de controle interno
O Comitê de Organizações Patrocinadoras (COSO) identifica cinco componentes inter-relacionados da estrutura de controle interno.
Ambiente de controle
O ambiente de controle dá o tom de uma organização, influenciando a consciência de controle de seu pessoal. É a base para todos os outros componentes do controle interno, proporcionando disciplina e estrutura.
Numerosos fatores compõem o ambiente de controle em uma entidade, entre os quais estão os seguintes:
- Integridade e valores éticos
- Compromisso com a competência
- Conselho de administração e comitê de auditoria
- Filosofia de gestão e estilo operacional
- Estrutura organizacional
- Atribuição de autoridade e responsabilidade
- Políticas e práticas de recursos humanos
Avaliação de risco
Avaliação de risco para fins de relatórios financeiros na identificação, análise e gestão de riscos relevantes de uma entidade para preparação de demonstrações financeiras que são apresentados de forma justa e em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites.
A avaliação de risco da administração deve incluem consideração especial dos riscos que podem surgir de circunstâncias alteradas, tais como novas áreas de negócios ou transações, mudanças nos padrões contábeis, novas leis ou regulamentos, o rápido crescimento da entidade e mudanças no pessoal envolvido no processamento e relato de informações funções.
Informação e comunicação
O sistema de informação relevante para os relatórios e objectivos financeiros, que inclui o sistema contabilístico, consiste nos métodos e registos estabelecidos para identificar, montar, analisar, classificar, registar e reportar transacções da entidade e para manter a responsabilização pelos activos e passivos relacionados.
A comunicação envolve a compreensão clara dos papéis e responsabilidades individuais em relação à estrutura de controle interno sobre os relatórios financeiros.
Atividades de controle
As atividades de controle são aquelas políticas e procedimentos que ajudam a garantir que as diretrizes de gestão sejam executadas.
Eles ajudam a garantir que as ações necessárias sejam tomadas para enfrentar os riscos e atingir os objetivos da entidade. As atividades de controle têm diversos objetivos e são aplicadas em diversos níveis organizacionais e funcionais.
Controlar atividades relevantes para um auditoria de demonstrações financeiras podem ser categorizados de forma diferente. Uma maneira é a seguinte:
- Controles de processamento de informações
- Controles gerais
- Controles de aplicativos
- Autorização adequada
- Documentos e registros
- Verificações independentes
- Segregação de deveres
- Controles físicos
- Avaliações de desempenho
Monitoramento
Monitoramento é o processo que avalia a qualidade do desempenho da estrutura de controle interno ao longo do tempo.
Envolve a avaliação por pessoal apropriado do projeto e operação dos controles em tempo hábil para determinar se o ICS está operando conforme planejado e se foi modificado conforme apropriado para mudanças nas condições.
Limitações dos controles internos
Não importa quão bem concebidos os controlos internos sejam, eles apenas podem fornecer uma garantia razoável de que os objectivos foram alcançados. Algumas limitações são inerentes a todos os sistemas de controlo interno.
Esses incluem:
Julgamento
A eficácia dos controlos será limitada por decisões tomadas com base no julgamento humano sob pressão para conduzir negócios com base nas informações disponíveis.
Separação
Mesmo os controles internos bem projetados podem falhar. Os funcionários às vezes entendem mal as instruções ou simplesmente cometem erros.
Os erros também podem resultar de novas tecnologias e da complexidade dos sistemas de informação informatizados.
Substituição de gerenciamento
Pessoal de alto nível pode ser capaz de ignorar políticas e procedimentos prescritos para ganho ou vantagem pessoal.
Isto não deve ser confundido com a intervenção da gestão, que representa ações que se afastam das políticas e procedimentos prescritos para fins legítimos.
Conluion
Os sistemas de controle podem ser contornados pelo conluio dos funcionários. Indivíduos agindo coletivamente podem alterar dados financeiros ou outros sistemas de controle de informações gerenciais que não conseguem identificar.
Custos versus Benefíciosé
O custo da estrutura de controlo interno de uma entidade pode exceder os benefícios que se espera que sejam assegurados.
Transações incomuns
Finalmente, uma limitação dos controlos internos é que são geralmente concebidos para lidar com o que acontece normalmente ou rotineiramente numa empresa.
Contudo, pode acontecer que ocorra uma transacção invulgar que não se enquadre nas rotinas normais, caso em que os controlos padrão podem não ser relevantes para a transacção invulgar. Conseqüentemente, erros podem ser cometidos sobre essa transação incomum.
Documentando a compreensão dos componentes da estrutura de controle interno
Documentar a compreensão dos componentes da estrutura de controle interno é necessário em todas as auditorias.
A documentação nos papéis de trabalho pode assumir a forma de questionários preenchidos, fluxogramas, tabelas de decisão (num sistema contabilístico informatizado) e memorandos narrativos.
Questionários
Um questionário consiste em perguntas sobre as políticas e procedimentos do SCI que o auditor considera necessários para evitar distorções materiais nas demonstrações financeiras.
As perguntas são geralmente formuladas de forma que resulte uma resposta 'sim', 'não' ou 'não aplicável', com uma resposta Sim indicando uma condição favorável. Questionários padronizados são usados na maioria das auditorias.
Fluxogramas
Um fluxograma é um diagrama esquemático que usa símbolos padronizados, linhas de fluxo interconectadas e anotações que retratam as etapas envolvidas no processamento de informações por meio do sistema contábil. Os fluxogramas variam na extensão dos detalhes.
Tabelas de decisão
As tabelas de decisão são uma forma precisa, porém compacta, de modelar lógica complicada. As tabelas de decisão associam condições a ações a serem executadas, mas geralmente o fazem de maneira mais elegante para apresentar os dados.
Memorandos Narrativos
Um memorando narrativo consiste em comentários escritos relativos à consideração do ICS pelo auditor.
Um memorando pode complementar as outras formas de documentação, resumindo o entendimento geral do auditor sobre a estrutura de controle, componentes individuais da estrutura de controle ou políticas ou procedimentos de controle específicos.
Numa auditoria de uma grande entidade que envolva uma combinação de estratégias de auditoria, todos os quatro tipos de documentação podem ser utilizados para diferentes partes do entendimento.
Numa auditoria de uma pequena entidade onde predomina a abordagem principalmente substantiva, um único memorando pode ser suficiente para documentar a compreensão de todos os componentes.
Responsabilidades do Auditor e Controle Interno
A responsabilidade básica do auditor é certificar a justiça e autenticidade das contas da empresa.
Para atingir este objetivo, espera-se que o auditor desempenhe as suas funções de forma a revelar a situação real do negócio.
Um sistema eficiente de verificações internas pode, de facto, tornar o trabalho do auditor fácil e conveniente. Ele pode ser dispensado da verificação detalhada das transações.
Mas até que ponto um auditor deveria depender apenas do check-in interno sistema como uma questão de seu critério?
Embora o auditor examine as contas de forma independente, ele depende muito do sistema empresarial porque se torna praticamente impossível para o auditor conduzir a auditoria numa grande empresa onde são mantidas milhares de contas.
No caso de uma grande preocupação onde existe um bom sistema de verificação interna, o auditor pode confiar nele e pode, em grande medida, presumir a exactidão das contas.
