Le relevé qui est préparé à une date particulière avec le compte général soldes pour tester l'exactitude arithmétique des comptes du grand livre et également pour faciliter preparation of financial statements est appelée une balance de vérification.
Il convient de noter que la balance de vérification n'est pas un compte ; c'est une simple déclaration.
Une balance de vérification contient les colonnes – numéro de série des comptes du grand livre,
Titres de compte, folio du grand livre, solde débiteur et solde créditeur.
Si une balance de vérification concorde, c'est-à-dire que le total de la colonne d'argent débiteur et le total de la colonne d'argent créditeur sont égaux, cela prouve que les comptes du grand livre sont arithmétiquement exacts.
Le célèbre écrivain RN Carter dit :
Une balance de vérification est un calendrier ou une liste de soldes débiteurs et créditeurs extraits des comptes du grand livre et comprenant les soldes de trésorerie et bancaires du livre de caisse.
Selon JR Batliboi,
Une balance de vérification peut être définie comme un état des soldes débiteurs et créditeurs extraits du grand livre en vue de tester l'exactitude arithmétique des livres.
Caractéristiques de la balance de vérification
Il ressort des définitions de la balance de vérification que la balance de vérification contient les caractéristiques suivantes :
- La balance de vérification n'est ni un compte ni une partie de celui-ci. Il s'agit d'un relevé contenant tous les soldes des comptes du grand livre.
- Il n’est inscrit dans aucun livre de comptes. La balance de vérification est préparée sur une feuille ou un papier séparé.
- La balance de vérification est préparée avec les soldes des comptes à la fin d'une période comptable particulière. Une balance de vérification est préparée avant la préparation des états financiers à la fin de la période comptable.
- L'état contient toutes sortes de comptes, quelle que soit leur classification, tels que les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses, etc. Il permet de tester l'exactitude arithmétique des comptes.
Objets de la balance de vérification
Bien que la balance de vérification ne soit pas un compte, elle est préparée pour remplir les objectifs suivants :
- L'objet principal de la balance de vérification est de prouver l'exactitude arithmétique des comptes.
- Il est disposé à vérifier si les comptes de débit et de crédit de chaque transaction ont été correctement enregistrés.
- Pour faciliter la préparation des états financiers, la balance de vérification est préparée pour rassembler les soldes débiteurs et créditeurs des grands livres.
- Pour prouver l’équilibre précis d’un compte du grand livre.
- Détecter les erreurs dans le processus de comptabilité, le cas échéant.
- Fournir des informations à temps à l’autorité compétente.
- Comparer les soldes des différents comptes du grand livre de l’année en cours avec ceux de l’année précédente.
Pourquoi les deux côtés de la balance de vérification sont-ils d'accord
Selon système à double entrée chaque la transaction est enregistrée dans le journal débiter un compte et créditer l'autre du même montant avec une explication.
Au moment de la comptabilisation de la transaction du journal au grand livre, le compte de débit du journal est débité dans le même compte et le compte de crédit du journal est crédité dans le même compte dans le grand livre.
En conséquence, le total du solde débiteur des comptes du grand livre devient égal au solde créditeur total des comptes du grand livre.
Par conséquent, selon le principe de la double entrée ;
Si tout le solde du grand livre correctement tiré est correctement enregistré dans la balance de vérification dans les colonnes de débit et de crédit, les totaux des deux colonnes de la balance de vérification deviennent égaux.
Préparer la balance de vérification à partir du journal et du grand livre (Comment faire)
Pour préparer une balance de vérification, nous devons d’abord nous assurer que les transactions sont journalisées et ont été comptabilisées dans les grands livres.
Le solde final du grand livre doit être correctement placé dans la colonne débit et crédit lors de la préparation de la balance de vérification, pour garantir que le processus comptable est correct.
Comment préparer une balance de vérification
Transactions commerciales sont d'abord enregistrés dans le journal et ensuite ceux-ci sont affichés dans le registre sous différents chefs de comptes.
On peut mentionner que les transactions peuvent être directement comptabilisées dans les comptes du grand livre sans les enregistrer dans le journal.
À la fin d'une période comptable particulière, une balance de vérification est préparée sur une feuille distincte du formulaire prescrit enregistrant le solde du grand livre débiteur, dans la colonne débitrice, et les soldes du grand livre créditeur dans la colonne argent créditeur.
Outre les soldes du grand livre, le solde de trésorerie et le solde bancaire du livre de caisse à cette date particulière sont également inclus dans la balance de vérification.
Par la suite, le total des colonnes d’argent débiteur et créditeur d’une balance de vérification est calculé. L’accord de la balance de vérification est la preuve concluante de l’exactitude du grand livre et de la balance de vérification.
Le format de préparation de la balance de vérification
Une brève description du format de la balance de vérification est donnée ci-dessous :
- Titres : Au milieu du nom du format de l'entreprise, sont inscrites la balance de vérification et la date d'établissement.
- Numéro de série du compte : Dans cette colonne sont inscrits les numéros de série des comptes du grand livre.
- Titres de compte : Le numéro de série de ce compte du grand livre qui a été inscrit dans la première colonne, le titre complet de ce compte est écrit dans cette colonne. Par exemple, compte de capital, compte de meubles, compte de trésorerie, etc.
- Folio du grand livre : Le numéro de la page du grand livre à partir de laquelle les soldes du grand livre sont récupérés est inscrit dans cette colonne.
- Solde débiteur: Tous les soldes débiteurs des comptes du grand livre sont écrits dans cette colonne.
- Solde créditeur: Tous les soldes créditeurs des comptes du grand livre sont écrits dans cette colonne.
Solde du compte général et balance de vérification
Règles d'enregistrement des soldes des comptes du grand livre débiteurs et des soldes des comptes du grand livre créditeurs dans la colonne argent débiteur et dans la colonne argent créditeur de la balance de vérification en l'absence de compte général :
| Soldes des comptes du grand livre à enregistrer dans la colonne d'argent débiteur | Soldes des comptes du grand livre à enregistrer dans la colonne de crédit |
| Tous les actifs Terrains, bâtiments, biens à bail, machines, meubles, investissements, notes recevables, comptes clients, trésorerie, actions, goodwill, brevets, marques, etc. | Passifs extérieurs Le prêt, le prêt hypothécaire, les comptes créditeurs, les effets à payer, la débenture, le découvert bancaire, etc. |
| Toutes dépenses Dépenses salariales, dépenses salariales, dépenses de fournitures, dépenses de publicité, dépenses de loyer, dépenses de réparation, dépenses d'intérêts, dépenses de commissions, dépenses d'amortissement, dépenses de créances irrécouvrables, dépenses d'escompte, éléments pour lesquels le paiement est effectué : retrait des marchandises du propriétaire, achat de marchandises. | Tous les revenus Revenus de loyers, revenus d’escompte, revenus d’intérêts, revenus de primes d’apprentissage, etc. |
| Frais payés d'avance Assurance prépayée, loyer prépayé, publicité prépayée, avance sur salaire, etc. | Dépense à payer Salaires à payer, loyer à payer. |
| Revenu accumulé Intérêts courus sur les investissements, intérêts courus sur le solde bancaire, intérêts courus sur les effets à recevoir et les comptes débiteurs. | Pertes Argent perdu, marchandises perdues, etc. |
| Revenu non gagné Loyer non gagné, prime non gagnée, etc. | Tous types de réserves et provisions Réserve générale, provision pour créances douteuses. Provision pour escompte sur comptes clients, etc. |
| Autres éléments Retour sur ventes, réserve, escompte sur les comptes créditeurs. | Autres éléments Retour d'achat, capital, créances irrécouvrables récupérées. |
Important à retenir :
- La trésorerie d'ouverture et le solde bancaire ne figurent pas dans la balance de vérification car ils sont inclus dans les soldes de trésorerie et bancaires de clôture.
- Le stock de clôture n'apparaît pas dans la balance de vérification car il reste inclus avec le stock d'ouverture et l'achat de l'exercice comptable. Mais si le stock d'ouverture et l'achat restent absents dans la balance de vérification et que l'achat ajusté est indiqué dans la balance de vérification, dans ce cas, le stock de clôture est indiqué dans la colonne d'argent débiteur de la balance de vérification.
