La communication est le processus d'échange de sens mutuellement compris d'un message. Ainsi, une communication peut être qualifiée d’efficace lorsque les parties à la communication la comprennent dans le même sens.
Qu’est-ce qu’une communication efficace ?
La communication est efficace lorsque le stimulus, tel qu'il a été initié et prévu par l'expéditeur ou la source, correspond étroitement au stimulus tel qu'il est perçu et répondu par le récepteur.
Cela montre que le communication est entière et complète lorsque la réponse souhaitée par l’expéditeur et la réponse fournie par le destinataire sont identiques.
Un message mutuellement compris constitue donc une communication efficace.
6 principes d’une communication efficace
Une communication efficace est la clé pour mobiliser vos employés derrière une nouvelle vision. En revanche, une mauvaise communication est le meilleur moyen de démotiver vos employés et de bloquer tout progrès.
Ne pas prendre le temps d'expliquer la vision, ne pas expliquer la vision dans un langage clair et compréhensible, ou ne pas « prêcher par l'exemple » sont des méthodes courantes qui les organisations ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs. Accomplir n’importe quelle tâche avec excellence est toujours fonction de la maîtrise des bases.
Ces 6 principes vous aideront à éviter les erreurs.
Établissez une atmosphère chaleureuse
L'atmosphère que vous créez avec vos paroles et vos gestes détermine l'efficacité de votre sermon.
Évitez de commencer par un ton négatif, des anecdotes égocentriques ou tout ce qui trahit une insécurité de votre part.
Ceux-ci concentrent l’attention du public sur vos besoins, pas sur les leurs.
Vos signaux non verbaux sont également importants car ils communiquent votre attitude générale. Sourire aux gens démontre une ouverture d’esprit et les invite à écouter.
Engager activement l’intérêt des gens
Beaucoup d’entre nous utilisent des techniques pour impliquer les congrégations que nous croyons efficaces, mais qui les déconnectent en réalité des auditeurs.
La surdramatisation, les émotions excessives et les cris concentrent les auditeurs sur votre performance plutôt que sur le contenu. Une approche conversationnelle fonctionne mieux.
Soyez crédible
Évaluez tout ce que vous dites depuis la chaire avec cette question : est-ce crédible ? Si vous ne parvenez pas à vous croire lorsque vous dites quelque chose, votre public ne le croira pas non plus.
Lorsque votre public ne vous croit pas, votre crédibilité et sa motivation à continuer à vous écouter s'évaporent.
Parler avec autorité dépend de dire la vérité.
Souvent, les locuteurs ont des ennuis lorsqu'ils extrapolent un principe à une situation qu'ils ne comprennent pas.
Si vous parlez de la façon dont un certain principe fonctionnerait dans un contexte commercial mais que vous ne connaissez rien aux affaires, cela se verra.
Parlez avec votre propre voix
Les auditeurs se désintéresseront d’un orateur qui utilise de grands mots pour impressionner son auditoire ou qui semble choisir des mots dans le but de sonner bien.
Si votre auditeur est conscient de votre voix, c'est une distraction.
Choisissez vos mots de la même manière que vous choisissez vos vêtements : adaptés au contexte mais sans distraction.
Votre voix doit contenir une conviction de feu et refléter avec précision ce qui se passe dans votre esprit.
Bien utiliser les gestes
L'utilisation efficace des gestes renforce ce que dit un pasteur.
Comme pour la voix, les gestes doivent représenter ce qui se passe dans l’esprit. Faire des gestes implique également de regarder les gens pendant que vous parlez. Vos yeux sont presque aussi importants que votre voix.
Assurez-vous que vos yeux balayent et entrent en contact avec les gens de chaque partie du public, pas seulement ceux qui se trouvent devant vous.
N'oubliez pas que vos connaissances sont limitées
Vous pourriez être tenté de donner l’impression d’en savoir plus que vous.
Gardez toujours à l’esprit qu’un membre de votre public peut en savoir plus que vous sur votre sujet. Honnêtement, communiquez ce que vous savez.
15 qualités d’une communication efficace
Lorsque l'expéditeur et le destinataire perçoivent le sens de la communication presque, de la même manière, on appelle cela une communication efficace.
Bonne exécution des activités organisationnelles et donc la réalisation de ses objectifs dépend en grande partie d’une communication efficace. Une communication efficace nécessite certaines conditions, éléments ou facteurs.
Ceux-ci sont discutés ci-dessous :
Réflexion préalable
La réflexion préalable sur le message est une qualité importante d’une communication efficace. La réflexion préalable permet à l'expéditeur de développer un message créatif et de le transmettre efficacement.
Objectif spécifique
La communication se fait avec des objectifs spécifiques. Par conséquent, le communicateur doit connaître l’objectif de la communication et doit organiser le message en conséquence.
Opportunité
L’utilité de tout message dépend de sa transmission en temps opportun. Si le message n’est pas transmis dans les délais impartis, son utilité est perdue. Le communicateur doit donc tenir compte du moment de la communication.
Concision
Une autre qualité importante d’une communication efficace est que le message doit être concis. Le message concis est celui qui contient uniquement les faits pertinents et nécessaires pour éviter les répétitions et s'organiser correctement.
exhaustivité
Une communication efficace transmet un message complet afin que le destinataire puisse comprendre toute la signification du message. L’expéditeur ne doit pas sacrifier l’exhaustivité pour atteindre la concision.
Exactitude
Une communication efficace ne contient que les messages corrects. Les informations fausses, manipulées et exagérées irritent le récepteur et rendent la communication inefficace.
Force de persuasion
La persuasion est une qualité importante d’une communication efficace. Cela aide à développer un attitude positive de ton récepteur vers le message.
Concrétude
Communication d'entreprise devient efficace lorsqu'il exclut des faits non pertinents. Le concret est essentiel pour exprimer sans ambiguïté le point de vue du communicateur au destinataire.
Retour
Une communication efficace permet toujours de fournir des commentaires. Les commentaires garantissent que le message a atteint le destinataire prévu.
Intérêt mutuel
Quand la communication prend en compte l’intérêt à la fois de l’expéditeur et du destinataire, elle est traitée comme une communication efficace. Si le message ignore l'intérêt du destinataire, la communication peut échouer pour atteindre son objectif.
Utilisation d'un langage approprié
Une communication efficace utilise toujours un langage approprié. Un langage approprié évite les mots ambigus et complexes, les indices non verbaux trompeurs, le jargon technique, les mots poétiques, etc.
Considérant le récepteur
Un communicateur efficace réfléchit aux connaissances, aux capacités, aux intérêts, à l'origine, etc. du destinataire. Cela augmente l'utilité et l'acceptabilité de la communication.
Utilisation de médias appropriés
Choisir des médias adaptés est essentiel pour une communication réussie. L'expéditeur doit choisir le support écrit ou oral en fonction de la nature et de l'importance du message, du temps disponible, du coût, de la capacité du destinataire, etc.
Mettre l'accent sur les relations informelles
Le communicateur doit prêter attention à l’établissement de relations informelles avec le destinataire ainsi que de relations formelles, car cela garantit le succès de la communication.
Écoute efficace
Le le communicateur est également un outil efficace auditeur. Il doit écouter attentivement la réponse du destinataire. Par conséquent, l'expéditeur doit posséder la capacité d'entendre attentivement la réponse du destinataire avec la patience requise.
12 conseils pour rendre la communication efficace ?
La communication est l'essence de la vie humaine et de la société. Les gens s'engagent toujours dans n'importe quelle forme de communication.
Un effort délibéré est donc nécessaire pour éviter une rupture de communication. Il n’est pas impossible d’apprendre et d’exécuter des techniques et des outils d’amélioration de la communication. Il existe différentes manières de rendre la communication efficace.
Un exercice minutieux de ces techniques et entraînement en communication aiderait les gens à sortir de l'emprise des barrières de communication. Les mesures suivantes sont suggérées pour éviter les obstacles et améliorer l’efficacité de la communication :
Formation en communication
La formation à la communication augmentera les compétences communicatives des gens.
La formation les rendra conscients des aspects techniques impliqués dans divers éléments du processus de communication, leur permettent de gérer efficacement les équipements de communication et les éclairent sur les enjeux critiques liés à une communication réussie avec une autre partie.
Ainsi, chaque personne engagée dans l’organisation devrait recevoir une formation solide en matière de communication. Une communication efficace ne s’apprend pas automatiquement. Cela nécessite un apprentissage et une formation dédiés à la communication.
Améliorer les connaissances linguistiques
La langue est le fondement de la communication. Les barrières sémantiques peuvent être efficacement supprimées en augmentant les connaissances sur le langage pertinent.
L'apprentissage systématique de la grammaire, de la structure des phrases, l'économie de mots, l'utilisation appropriée des mots, des mots concis et concrets et une lecture approfondie en bengali et en anglais amélioreront évidemment le stock de mots et la structure.
Cela augmentera la capacité de codage et de décodage ainsi que la capacité d’écriture de messages. Le résultat est une communication efficace.
Fournir du matériel de communication
Les membres de l'organisation recevraient des appareils de communication par modem. Cela augmentera la vitesse de communication et éliminera les problèmes physiques liés à la communication.
En outre, les personnes devraient recevoir une formation sur l’utilisation et le fonctionnement appropriés des équipements de communication.
Structure organisationnelle appropriée
Une structure organisationnelle haute est sujette aux obstacles. Cela rend la communication retardée et filtrée. Par conséquent, une structure organisationnelle plate réduirait plusieurs obstacles et rendrait la communication efficace.
Utilisation de la communication informelle
La communication informelle aide à clarifier de nombreuses questions de débat, de confusion, de conflit, de malentendu, de significations, d’interprétation et de points de divergence.
Il prend en charge la communication formelle et augmente l’efficacité de la communication interpersonnelle et organisationnelle. Cela rend également les relations humaines très cordiales et harmonieuses.
Développer la confiance interpersonnelle
La confiance est la clé d’une communication efficace. Les employés n’enverront pas de messages précis et ouverts à leurs superviseurs s’ils ne font pas confiance au patron.
Ils doivent croire que le message envoyé ne sera pas utilisé contre eux, ni transféré à d’autres, ni utilisé à leur détriment. Trois types de facteurs sont à améliorer : les facteurs intrapersonnels, interpersonnels et organisationnels.
Un comportement cohérent, juste et digne de confiance de la direction envers ses subordonnés contribuera à éliminer les barrières intrapersonnelles. Un dévouement constant aux engagements, la considération des autres, l'équité de la part d'une personne et l'obstruction à la violation de la confiance à des fins personnelles développeront la confiance interpersonnelle.
Le climat global de l'organisation doit être rendu favorable en devenant une direction juste, ouverte, réceptive et digne de confiance entre eux.
Écoute
Une communication efficace nécessite une écoute efficace. L’écoute doit être développée par une pratique attentive et minutieuse. Tout le monde dans l'organisation suivrait les dix commandements concernant une écoute efficace.
La capacité d’écoute est une compétence primordiale pour les managers lorsqu’il s’agit d’améliorer les relations avec leurs subordonnés. Cela aide également à la prise de décision et à la résolution de problèmes.
Commentaires efficaces
Le feedback rend l'expéditeur conscient des défauts et des défauts, ainsi que du niveau de compréhension de la communication par le destinataire. Cela donne l’opportunité d’améliorer et de rendre la communication efficace. Les destinataires doivent être invités et encouragés à donner leur avis.
Toute peur, hésitation, méfiance, etc. doivent être supprimées de l'esprit des destinataires, et ils doivent être récompensés pour avoir donné un feedback efficace. Les gens recevraient une formation sur la façon de donner un feedback efficace. Toutes ces tentatives prépareraient les gens à établir une communication efficace.
Conseil non directif
Le conseil non directif est une approche d’aide qui peut être particulièrement utile aux managers. Ici, le manager s'efforce d'aider la personne à examiner ses idées, ses sentiments et ses attitudes concernant le problème.
Cela se fait en écoutant attentivement le subordonné de la personne, en lui posant des questions appropriées et, en général, en lui apportant un soutien. Cela renforcera la confiance en soi et la confiance envers les managers. Cela contribuera évidemment à une communication efficace.
La communication non verbale
La communication non verbale aide à établir des relations mutuelles et dépendantes avec des collègues, des patrons et des subordonnés.
L'utilisation appropriée de la communication non verbale développe un environnement humain propice au sein de l'organisation, rend les relations interpersonnelles cordiales et élimine les barrières liées à l'ego et au statut. La communication non verbale est donc un mécanisme essentiel pour rendre la communication efficace.
Motivation
Les membres de l'organisation doivent être motivés à s'engager dans des communications fréquentes et ouvertes et à donner des commentaires à temps grâce à une motivation financière et non financière. Chaque personne doit être informée du package de motivation pour une communication efficace.
Leadership démocratique
Le leadership démocratique développe parmi les subordonnés un sentiment de confiance dans les managers. Cela supprime la tendance à opter pour une attitude défensive dans la communication avec les supérieurs. Cela favorise également un environnement de communication favorable au sein de l’organisation.
Les obstacles à une communication efficace
Une communication efficace est le rêve de tout communicateur. Les gens chérissent dans leur esprit le fait qu’ils ont communiqué avec succès et que l’autre partie l’a compris de la manière prévue.
Il n'y aura donc aucun problème. Mais c'est loin de la réalité. La majorité des communications sont interrompues et échouent. Mais quels sont les défauts qui rendent une communication inefficace ? Ce sont des obstacles à une communication efficace.
Les obstacles sont impliqués dans chaque élément du processus de communication. Les gens en tant qu'individu ou le groupe participe au processus de communication en tant que communicateurs et communiquer.
Nous savons que le bruit de communication constitue un obstacle à une communication efficace car il interfère avec l’encodage, la transmission, le décodage et la réception précis d’un message.
À vrai dire, cela affecte tous les éléments du processus de communication et conduit à une rupture de communication.
La sensibilisation de la direction à ces obstacles constitue un bon point de départ pour améliorer le processus de communication : Scully (1995 : 37-39) ; Wofford, Gerloff et Cummins (1977 : 169-203) ; Rogers et Roethlisberger (1952 : 46-52) ; Newstorm et Davis (2004 : 57) etc. ont souligné divers types d'obstacles à une communication efficace.
Leurs conclusions sont classées dans les catégories d’obstacles suivantes et discutées ci-dessous :
- Obstacles aux processus
- Barrières personnelles
- Barrières physiques et
- Barrières sémantiques.
- Communication provoquante sur la défensive
- Obstacles structurels de l’organisation
Obstacles aux processus à une communication efficace
Une communication efficace est entravée par chaque élément du processus de communication. La négligence et la mauvaise gestion des problèmes élémentaires rendent la communication défectueuse et infructueuse.
Les obstacles dans l’un de ces éléments du processus peuvent fausser le transfert de sens. Les obstacles au processus suivants constituent un obstacle à une communication efficace :
Barrière de l'expéditeur
L’expéditeur lui-même constitue un obstacle à la communication lorsqu’il ne connaît pas les informations, pensées ou idées requises qui serviront à l’objectif de la communication.
Par exemple, un client reçoit des informations incorrectes de la part d'un agent du service client parce qu'il a été récemment embauché et manque d'expérience. Ce manque de connaissance de l'expéditeur constitue un obstacle à la communication.
Barrière d'encodage
Nous savons que le codage est le processus de sélection du bon code ou symbole pour exprimer l’idée. Le manque de connaissances linguistiques affecterait sérieusement le processus d’encodage et, par conséquent, la communication. Si un employé pour qui l'anglais est une langue seconde a de la difficulté à expliquer pourquoi une livraison a été en retard.
Barrière de messages
La communication serait efficace si elle parvenait au bon moment à la bonne personne et si elle comprenait le message sous la bonne forme. Cette barrière de messages peut amener un employé à manquer une réunion pour laquelle il n'a jamais reçu une note de confirmation.
Barrière moyenne
Medium transmet le message au récepteur. Un mauvais choix de support, un problème de rapidité des médias, l'inaction des médias, l'absence de réponse, etc. créent de solides obstacles à une communication efficace.
Par exemple, un vendeur abandonne toute tentative de passer un appel commercial lorsque le client potentiel ne répond pas aux trois appels téléphoniques précédents.
Barrière de décodage
Le décodage est le processus de réattribution de sens au message par le récepteur. Toute signification incohérente nuirait à une communication efficace.
Cela dépend de la capacité du récepteur à décoder. Si un employé ne sait pas comment répondre à la demande d'un manager de cesser d'avoir un comportement « passif-agressif », cela constitue un obstacle à la communication.
Barrière de réception
La capacité de réception, l'intérêt et la motivation du destinataire à obtenir la communication agissent également comme des obstacles à une communication efficace. Un étudiant qui parle à son ami pendant un cours posera au professeur la même question à laquelle on vient de répondre.
Barrière de rétroaction
Le feedback donne à l’expéditeur la réaction du destinataire au message. Cela montre également à quel point le destinataire a compris la signification du message envoyé.
Les commentaires tardifs, les commentaires obstrués, les commentaires incomplets et les commentaires mal codés sont quelques-uns des obstacles au feedback qui réduisent l'efficacité de la communication.
Obstacles personnels à une communication efficace
Il existe de nombreux obstacles personnels à la communication. Les obstacles personnels courants sont soulignés ci-dessous :
- La capacité d’une personne à communiquer efficacement constitue un obstacle. Les gens possèdent différents niveaux de compétences en communication. Ainsi, tout le monde ne peut pas communiquer efficacement et avec succès.
- La manière dont les gens traitent et interprètent l’information constitue un deuxième obstacle. Les gens utilisent différents cadres de référence et expériences pour interpréter le monde qui les entoure. Nous avons également appris que les gens sont attentifs de manière sélective à divers stimuli. Ces différences affectent à la fois ce que nous disons et ce que nous pensons entendre.
- Le niveau de confiance interpersonnelle entre les personnes peut être soit un obstacle, soit un catalyseur d’une communication efficace. La communication est plus susceptible d’être déformée lorsque les gens ne se font pas confiance.
- Les stéréotypes et les préjugés constituent un quatrième obstacle. Ils peuvent fortement déformer ce que nous percevons des autres. Si nous connaissons quelqu’un comme menteur, quoi qu’il dise, nous considérerons cela comme un mensonge. Il s’agit d’un préjugé et d’un obstacle important à la communication. Les stéréotypes consistent à juger quelqu'un sur la base de sa perception du groupe auquel cette personne appartient (Robbins, 1996 : 140).
Ainsi, les stéréotypes peuvent conduire à un jugement erroné et constituer un obstacle à la communication. - Notre ego est une cinquième barrière. Les egos peuvent provoquer des batailles politiques, des guerres intestines et la quête du pouvoir, du crédit et des ressources. Les égos influencent la façon dont les gens se traitent les uns les autres ainsi que notre réceptivité à être influencé par les autres.
- Les mauvaises capacités d’écoute constituent un sixième obstacle.
- Une tendance naturelle à évaluer ou à juger le message d’un expéditeur. Pour mettre en évidence la tendance naturelle à évaluer, réfléchissez à la façon dont vous pourriez répondre à la déclaration : « J’aime le livre que vous lisez ». Que dirais-tu? Votre réponse probable est d'approuver ou de réfuter la déclaration. Le fait est que nous avons tendance à évaluer les messages de notre propre point de vue ou cadre de référence. Des sentiments ou des émotions forts le rendent plus défectueux.
- La capacité d’écouter avec compréhension est un obstacle à une communication efficace. « L'écoute avec compréhension se produit lorsqu'un récepteur peut voir l'idée et l'attitude exprimées du point de vue de l'autre personne, ressentir ce qu'il ressent, atteindre son cadre de référence par rapport à ce dont il parle. Écouter avec compréhension réduit la défensive et améliore la précision dans la perception d’un message.
Barrières physiques
Toute obstruction physique qui perturbe le processus de communication est une barrière physique. La distance entre les employés peut nuire à une communication efficace. Il est difficile de comprendre quelqu’un qui vous parle à 20 mètres.
Les différences de fuseaux horaires entre les côtes Est et Ouest représentent également des barrières physiques. Le bruit du travail et des bureaux constitue un obstacle supplémentaire. La qualité des lignes téléphoniques ou des ordinateurs en panne représentent des barrières physiques qui ont un impact sur notre capacité à communiquer avec les technologies de l'information.
Les murs distrayants ou inhibants entre les personnes qui parlent sont également des obstacles à une communication efficace.
Barrières sémantiques
La sémantique est l'étude des mots. Les barrières sémantiques se manifestent sous forme d'erreurs d'encodage et de décodage car ces phases de communication impliquent la transmission et la réception de mots et de symboles. Ces barrières surviennent très facilement. Ceci est également connu sous le nom de barrière linguistique.
Les différences linguistiques, le jargon, la terminologie, les variations dans la signification des symboles non verbaux, etc., constituent des obstacles à une communication efficace.
Communication provoquante sur la défensive
Le style de communication utilisé par les managers ou les gens eux-mêmes agissent comme un obstacle à la communication. Autrement dit, lorsqu’un manager envoie un message d’une manière qui provoque une attitude défensive, il contribue à une mauvaise relation interpersonnelle.
Lorsque les relations sont tendues, les risques de rupture de communication augmentent considérablement.
La communication évaluative, la communication dogmatique, la communication manipulatrice et la communication, qui impliquent une supériorité, provoquent une attitude défensive chez les récepteurs et détériorent évidemment l'efficacité de la communication.
Obstacles organisationnels
Les barrières qui proviennent de environnement organisationnel sont des problèmes d’organisation.
Le manque de politiques, les niveaux d'autorité excessifs, les styles de leadership managérial, la qualité de la supervision, le manque de soutien physique et managérial, la culture organisationnelle défavorable, les dilemmes éthiques et d'autres qui créent des conflits, des malentendus, du chaos, du mécontentement, de la démotivation, etc., sont les obstacles à la réussite. relations interpersonnelles et de groupe efficaces au sein de l'organisation.
Cela affecte les relations humaines et décourage l’efficacité de la communication.
