La comunicación es el proceso de intercambiar el significado mutuamente comprendido de un mensaje. Así, una comunicación puede considerarse eficaz cuando las partes de la comunicación la entienden en el mismo sentido.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación es eficaz cuando el estímulo, tal como fue iniciado y pretendido por el emisor o la fuente, se corresponde estrechamente con el estímulo tal como lo percibe y responde el receptor.
Muestra que el communication es total y completo cuando la respuesta que el emisor pretende y la respuesta que proporciona el receptor son idénticas.
Por tanto, un mensaje mutuamente entendido es una comunicación eficaz.
6 Principles of Effective Communication
La comunicación eficaz es la clave para movilizar a sus empleados detrás de una nueva visión. La mala comunicación, por otro lado, es la mejor manera de desmotivar a sus empleados y detener cualquier progreso.
No tomarse el tiempo para explicar la visión, no explicar la visión en un lenguaje claro y comprensible o no “predicar con el ejemplo” son algunas de las formas comunes en las que Las organizaciones no logran sus objetivos.. Cumplir con excelencia cualquier tarea es siempre función de dominar los conceptos básicos.
These 6 principles will help you to avoid mistakes.
Establecer una atmósfera cálida
The atmosphere you create with your words and gestures determines the effectiveness of your sermon.
Evita comenzar con un tono negativo, anécdotas egocéntricas o cualquier cosa que delate inseguridad por tu parte.
Éstos centran la atención de la audiencia en sus necesidades, no en las de ellos.
Your nonverbal signals are also important because they communicate your general demeanor. Smiling at people demonstrates openness and invites them to listen.
Involucrar activamente el interés de las personas
Muchos de nosotros utilizamos técnicas para involucrar a las congregaciones que creemos que son efectivas pero que en realidad las desconectan de los oyentes.
La sobredramatización, la emoción excesiva y los gritos centran a los oyentes en su actuación en lugar de en el contenido. Un enfoque conversacional funciona mejor.
Sea creíble
Evalúa todo lo que dices desde el púlpito con esta pregunta: ¿Es creíble? Si no puedes creerte a ti mismo cuando dices algo, tu audiencia tampoco lo creerá.
Cuando tu audiencia no te cree, tu credibilidad y su motivación para seguir escuchando se evaporan.
Speaking with authority is dependent upon speaking the truth.
A menudo, los oradores se meten en problemas cuando extrapolan un principio a una situación que no comprenden.
Si está hablando de cómo funcionaría cierto principio en un entorno empresarial pero no sabe nada sobre negocios, se notará.
Habla con tu propia voz
Listeners will disengage from a speaker who uses big words to impress his audience or who appears to choose words for the sake of sounding good.
If your listener is conscious of your voice, it is a distraction.
Elige tus palabras de la misma manera que eliges tu ropa: apropiadas para el contexto pero que no distraigan.
Tu voz debe contener una convicción ardiente y reflejar con precisión lo que sucede en tu mente.
Usa bien los gestos
The effective use of gestures reinforces what a pastor says.
Al igual que ocurre con la voz, los gestos deben representar lo que sucede en la mente. Gesticular también incluye mirar a las personas mientras habla. Tus ojos son casi tan importantes como tu voz.
Asegúrese de que sus ojos recorran y establezcan contacto con las personas en cada parte de la audiencia, no solo con las que están frente a usted.
Recuerda que tu conocimiento es limitado
Es posible que sienta la tentación de parecer que sabe más de lo que sabe.
Tenga siempre en cuenta que alguien de su audiencia puede saber más que usted sobre su tema. Honestamente, comunica lo que sabes.
15 Qualities of Effective Communication
When both the sender and the receiver perceive the significado de la comunicacion almost, in the same way, it is called effective communication.
Proper performance of organizational activates y, por tanto, el logro de sus objetivos depende en gran medida de una comunicación eficaz. La comunicación efectiva requiere de algunas condiciones o elementos o factores.
Estos se analizan a continuación:
Pre-thinking
Pre-thinking about the message is an important quality of effective communication. Pre-thinking enables the sender to develop a creative message and to transmit it efficiently.
Specific Objective
Communication occurs with specific objectives. Therefore, the communicator must know the objective of communication and must arrange the message accordingly.
Oportunidad
The usefulness of any message depends on its timely transmission. If the message is not transmitted in the appropriate time, its utility is lost. So the communicator should consider the time of communication.
Concisión
Another important quality of effective communication is that the message should be concise. The concise message is one that contains only relevant and necessary facts to avoid repetition and organize properly.
Lo completo
La comunicación eficaz transmite un mensaje completo para que el receptor pueda comprender el significado completo del mensaje. El remitente no debe sacrificar la integridad para lograr la concisión.
Exactitud
Effective communication contains only the correct messages. False, manipulated, and exaggerated information irritates the receiver and makes the communication ineffective.
Persuasiveness
La persuasión es una cualidad importante de la comunicación eficaz. Ayuda a desarrollar una actitud positiva de tu receptor hacia el mensaje.
Concreteness
Comunicacion de negocios se vuelve efectiva cuando excluye hechos irrelevantes. La concreción es esencial para expresar sin ambigüedades la visión del comunicador al receptor.
Comentario
Effective communication always keeps the provision of feedback. Feedback ensures that the message has reached the intended receiver.
Mutual Interest
When La comunicación considera el interés tanto del emisor como del receptor., se trata como comunicación efectiva. Si el mensaje ignora el interés del receptor, la comunicación puede fallar para lograr su objetivo.
Use of Appropriate Language
Effective communication always uses appropriate language. Appropriate language avoids ambiguous and complex words, misleading non-verbal cues, technical jargon, poetic words, etc.
Considering the Receiver
Un comunicador eficaz piensa en el conocimiento, la capacidad, el interés, el origen, etc. del receptor. Esto aumenta la utilidad y aceptabilidad de la comunicación.
Use of Appropriate Media
Seleccionar los medios adecuados es esencial para una comunicación exitosa. El emisor debe seleccionar el medio escrito u oral dependiendo de la naturaleza e importancia del mensaje, disponibilidad de tiempo, costo, capacidad del receptor, etc.
Emphasizing on Informal Relationship
The communicator requires giving attention to establishing informal relationships with the receiver along with the formal relationships as it ensures the success of communication.
Effective Listening
El El comunicador también es eficaz. oyente. Tiene que escuchar atentamente la respuesta del receptor. Por lo tanto, el emisor debe tener la capacidad de escuchar atentamente y con la debida paciencia la respuesta del receptor.
¿12 consejos para hacer que la comunicación sea eficaz?
La comunicación es la esencia de la vida humana y de la sociedad. La gente siempre participa en cualquier forma de comunicacion.
Por tanto, es necesario un esfuerzo deliberado para evitar la interrupción de la comunicación. No es imposible aprender y ejecutar técnicas y herramientas de mejora de la comunicación. Hay varias formas de hacer que la comunicación sea efectiva.
Un ejercicio cuidadoso de esas técnicas y una adecuada training en comunicación ayudaría a las personas a liberarse de las barreras comunicativas. Se sugieren las siguientes medidas para evitar barreras y mejorar la eficacia de la comunicación:
Formación en comunicación
La formación en comunicación aumentará las habilidades comunicativas de las personas.
La capacitación los hará conscientes de los aspectos técnicos involucrados con varios elementos del Proceso de comunicación, les permitirá manejar equipos de comunicación de manera eficiente e informarles sobre las cuestiones críticas involucradas en la comunicación exitosa con otra parte.
Por ello, todas las personas involucradas en la organización deben recibir una formación fundamentada en materia de comunicación. La comunicación eficaz no se puede aprender automáticamente. Requiere aprendizaje y formación dedicados en comunicación.
Mejorar el conocimiento del idioma
El lenguaje es la base de la comunicación. Las barreras semánticas pueden eliminarse eficazmente aumentando el conocimiento sobre el lenguaje pertinente.
El aprendizaje sistemático de la gramática, la estructura de las oraciones, la economía de palabras, el uso apropiado de las palabras, las palabras concisas y concretas y la lectura extensa en bengalí e inglés obviamente mejorarán el acervo de palabras y su estructura.
Esto aumentará la capacidad de codificación y decodificación, así como la capacidad de escritura de mensajes. El resultado es una comunicación efectiva.
Proporcionar equipos de comunicación.
Las personas de la organización recibirían dispositivos de comunicación modernos. Aumentará la velocidad de la comunicación y eliminará los problemas físicos relacionados con la comunicación.
Además, se debe capacitar a las personas sobre el uso y funcionamiento adecuados de los equipos de comunicación.
Estructura organizativa adecuada
Una estructura organizacional alta es propensa a tener barreras. Hace que la comunicación se retrase y se filtre. Por lo tanto, una estructura organizacional plana reduciría varias barreras y haría que la comunicación fuera efectiva.
Uso de la comunicación informal
La comunicación informal ayuda a aclarar muchos temas de debate, confusión, conflicto, malentendidos, significados, interpretación y puntos de diferencia.
Apoya la comunicación formal y Aumenta la eficacia de la comunicación interpersonal y organizacional.. También hace que las relaciones humanas sean muy cordiales y armoniosas.
Desarrollar la confianza interpersonal
Una clave para una comunicación eficaz es la confianza. Los empleados no enviarán mensajes precisos y abiertos a sus supervisores a menos que confíen en el jefe.
Deben creer que el mensaje enviado no será utilizado en su contra, ni transferido a otros, ni utilizado en su perjuicio. Se deben mejorar tres tipos de factores: intrapersonales, interpersonales y organizacionales.
El comportamiento coherente, justo y digno de confianza del liderazgo hacia los subordinados ayudará a eliminar las barreras intrapersonales. La devoción constante a los compromisos, la consideración hacia los demás, la justicia por parte de una persona y la obstrucción a la violación de la confianza para beneficio personal desarrollarán la confianza interpersonal.
El clima general de la organización debe ser favorable haciendo que la alta dirección sea justa, abierta, receptiva y digna de confianza entre ellos.
Escuchando
La comunicación eficaz requiere una escucha eficaz. La escucha debe desarrollarse mediante una práctica atenta y cuidadosa. Todos en la organización seguirían los Diez Mandamientos con respecto a la escucha eficaz.
La capacidad de escuchar es una habilidad fundamental de los directivos para mejorar las relaciones con los subordinados. También ayuda a la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Comentarios efectivos
La retroalimentación hace que el remitente sea consciente de los defectos y fallas, así como del nivel de comprensión de la comunicación por parte del receptor. Brinda la oportunidad de mejorar y hacer efectiva la comunicación. Se debe pedir y animar a los receptores a que den su opinión.
Todo miedo, vacilación, desconfianza, etc., debe eliminarse de la mente de los receptores y se les debe recompensar por dar una retroalimentación eficaz. Se capacitaría a las personas sobre cómo dar retroalimentación efectiva. Todos estos intentos prepararían a las personas para establecer una comunicación efectiva.
Asesoramiento no directivo
El asesoramiento no directivo es un método para brindar ayuda que puede resultar particularmente útil para los gerentes. Aquí, el gerente se preocupa por ayudar a la persona a examinar sus ideas, sentimientos y actitudes con respecto al problema.
Esto se hace escuchando atentamente al subordinado de la persona, haciéndole las preguntas adecuadas y, en general, brindándole apoyo. Esto aumentará la confianza en sí mismos y en los gerentes. Obviamente contribuirá a una comunicación eficaz.
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal ayuda a establecer relaciones mutuas y de dependencia. con colegas, jefes y subordinados.
El uso apropiado de la comunicación no verbal desarrolla un entorno humano propicio en la organización, hace que las relaciones interpersonales sean cordiales y elimina las barreras relacionadas con el ego y el estatus. Por tanto, la comunicación no verbal es un mecanismo esencial para que la comunicación sea efectiva.
Motivation
Las personas de la organización deben estar motivadas para entablar una comunicación abierta y frecuente y para dar retroalimentación a tiempo a través de alguna motivación financiera y no financiera. Cada persona debe estar informada sobre el paquete de motivación para una comunicación eficaz.
Democratic Leadership
El liderazgo democrático desarrolla entre los subordinados un sentido de confianza en los gerentes. Esto elimina la tendencia a optar por una actitud defensiva en la comunicación con los superiores. También promueve un ambiente comunicativo favorable en la organización.
Las barreras a la comunicación efectiva
La comunicación efectiva es el sueño de todo comunicador. Las personas aprecian en su mente que se han comunicado exitosamente y que la otra parte lo ha entendido de la manera prevista.
Entonces no habrá ningún problema. Pero está lejos de la realidad. La mayoría de la comunicación se interrumpe y no tiene éxito. Pero ¿cuáles son los defectos que hacen que una comunicación sea ineficaz? Esas son barreras para una comunicación efectiva.
Las barreras están involucradas en cada elemento del proceso de comunicación. Las personas como individuos o como El grupo participa en el proceso de comunicación. como comunicadores y comunicarnos.
Sabemos que el ruido de la comunicación es una barrera para la comunicación eficaz porque interfiere con la codificación, transmisión, decodificación y recepción precisa de un mensaje.
En verdad, afecta a todos los elementos del proceso de comunicación y conduce a una ruptura de la comunicación.
La conciencia de la dirección sobre estas barreras es un buen punto de partida para mejorar el proceso de comunicación: Scully (1995:37-39); Wofford, Gerloff y Cummins (1977:169-203); Rogers y Roethlisberger (1952:46-52); Newstorm y Davis (2004:57), etc., han señalado varios tipos de barreras para la comunicación eficaz.
Sus hallazgos se clasifican en las siguientes categorías de barreras y se analizan a continuación:
- Barreras del proceso
- Barreras personales
- Barreras físicas y
- Barreras semánticas.
- Comunicación provocadora a la defensiva
- Barreras estructurales de la organización
Barreras del proceso para una comunicación eficaz
La comunicación eficaz se ve obstruida por todos los elementos del proceso de comunicación. El descuido y el mal manejo de cuestiones elementales hacen que la comunicación sea defectuosa y fallida.
Las barreras en cualquiera de estos elementos del proceso pueden distorsionar la transferencia de significado. Las siguientes barreras del proceso disuaden la comunicación efectiva:
Barrera del remitente
El propio remitente es la barrera para la comunicación cuando no conoce la información, los pensamientos o las ideas necesarios que servirán al propósito de la comunicación.
Por ejemplo, un cliente recibe información incorrecta de un agente de servicio al cliente porque fue contratado recientemente y carece de experiencia. Este desconocimiento del remitente es una barrera para la comunicación.
Barrera de codificación
Sabemos que la codificación es el proceso de seleccionar el código o símbolo correcto para expresar la idea. La falta de conocimientos lingüísticos afectaría gravemente al proceso de codificación y, por tanto, a la comunicación. Si un empleado para quien el inglés es su segundo idioma tiene dificultades para explicar por qué se retrasó una entrega.
Barrera de mensajes
La comunicación será eficaz si llega en el momento adecuado a la persona adecuada y si ésta comprende el mensaje en la forma adecuada. Esta barrera de mensajes puede hacer que un empleado pierda una reunión para la que nunca recibió una nota de confirmación.
Barrera media
El medio transmite el mensaje al receptor. La elección incorrecta del medio, el problema de velocidad de los medios, la inacción de los medios, la falta de respuesta, etc. crean fuertes barreras para una comunicación eficaz.
Por ejemplo, un vendedor deja de intentar realizar una llamada de ventas cuando el cliente potencial no devuelve tres llamadas telefónicas anteriores.
Barrera de decodificación
La decodificación es el proceso de reasignación de significado al mensaje por parte del receptor. Cualquier significado inconsistente sería un impedimento para una comunicación efectiva.
Depende de la capacidad del receptor para decodificar. Si un empleado no sabe cómo responder a la solicitud de un gerente de dejar de exhibir un comportamiento “pasivo-agresivo”, es una barrera para la comunicación.
Barrera receptora
La capacidad receptiva, el interés y la motivación del receptor para recibir la comunicación también actúan como barreras para una comunicación eficaz. Un estudiante que habla con su amigo durante una conferencia le hará al profesor la misma pregunta que acaba de responder.
Barrera de retroalimentación
La retroalimentación le da al remitente la reacción del receptor al mensaje. También muestra hasta qué punto el receptor ha comprendido el significado del mensaje enviado.
La retroalimentación tardía, la retroalimentación obstruida, la retroalimentación incompleta y la retroalimentación codificada de manera defectuosa son algunas de las barreras de retroalimentación que reducen la efectividad de la comunicación.
Barreras personales para una comunicación eficaz
Existen muchas barreras personales para la comunicación. Las barreras personales comunes se señalan a continuación:
- La capacidad de una persona para comunicarse eficazmente es una barrera. Las personas poseen distintos niveles de habilidades comunicativas. Por tanto, no todo el mundo puede comunicarse de forma eficaz y exitosa.
- La forma en que las personas procesan e interpretan la información es una segunda barrera. Las personas utilizan diferentes marcos de referencia y experiencias para interpretar el mundo que las rodea. También aprendimos que las personas prestan atención selectivamente a diversos estímulos. Estas diferencias afectan tanto a lo que decimos como a lo que creemos oír.
- El nivel de confianza interpersonal entre las personas puede ser una barrera o un facilitador de una comunicación efectiva. Es más probable que la comunicación se distorsione cuando las personas no confían entre sí.
- Los estereotipos y prejuicios son una cuarta barrera. Pueden distorsionar poderosamente lo que percibimos de los demás. Si conocemos a alguien como un mentiroso, cualquier cosa que diga, lo tomaremos como una mentira. Esto es un prejuicio y una fuerte barrera a la comunicación. Estereotipar es juzgar a alguien sobre la base de la percepción que uno tiene del grupo al que pertenece (Robbins, 1996:140).
Por lo tanto, los estereotipos pueden conducir a juicios erróneos y crear una barrera a la comunicación. - Nuestros egos son una quinta barrera. Los egos pueden provocar batallas políticas, guerras territoriales y la búsqueda de poder, crédito y recursos. Los egos influyen en la forma en que las personas se tratan entre sí, así como en nuestra receptividad a ser influenciados por los demás.
- La mala capacidad de escucha es una sexta barrera.
- Una tendencia natural a evaluar o juzgar el mensaje de un remitente. Para resaltar la tendencia natural a evaluar, considere cómo podría responder a la afirmación: "Me gusta el libro que estás leyendo". ¿Qué dirías? Su respuesta probable es aprobar o refutar la afirmación. La cuestión es que tendemos a evaluar los mensajes desde nuestro propio punto de vista o marco de referencia. Los sentimientos o emociones fuertes lo hacen más defectuoso.
- La capacidad de escuchar con comprensión es una barrera para una comunicación eficaz. "Escuchar con comprensión ocurre cuando un receptor puede ver la idea y la actitud expresadas desde el punto de vista de la otra persona, sentir cómo se siente y lograr su marco de referencia con respecto a aquello de lo que está hablando. Escuchar con comprensión reduce la actitud defensiva y mejora la precisión en la percepción de un mensaje.
Barreras físicas
Cualquier obstrucción física que cause perturbación en el proceso de comunicación es una barrera física. La distancia entre los empleados puede interferir con la comunicación efectiva. Es difícil entender a alguien que te habla a 20 metros de distancia.
Las diferencias horarias entre las costas este y oeste también representan barreras físicas. El ruido del trabajo y de la oficina son barreras adicionales. La calidad de las líneas telefónicas o las computadoras averiadas representan barreras físicas que afectan nuestra capacidad para comunicarnos con la tecnología de la información.
Los muros que distraen o inhiben entre las personas que hablan también son barreras para una comunicación efectiva.
Barreras semánticas
La semántica es el estudio de las palabras. Las barreras semánticas aparecen como errores de codificación y decodificación porque estas fases de la comunicación implican transmitir y recibir palabras y símbolos. Estas barreras ocurren muy fácilmente. Esto también se conoce como barrera del idioma.
Las diferencias de idioma, la jerga, la terminología, las variaciones en el significado de los símbolos no verbales, etc., crean barreras para una comunicación eficaz.
Comunicación provocadora a la defensiva
El Estilo de comunicación utilizado por los gerentes. o las propias personas actúan como una barrera para la comunicación. Es decir, cuando un gerente envía un mensaje de una manera que provoca una actitud defensiva, contribuye a una mala relación interpersonal.
Cuando las relaciones son tensas, las posibilidades de experimentar una ruptura en la comunicación aumentan considerablemente.
La comunicación valorativa, la comunicación dogmática, la comunicación manipulativa y la comunicación, que implican superioridad, provocan actitudes defensivas en los receptores y evidentemente deterioran la eficacia de la comunicación.
Barreras organizacionales
Las barreras que se originan ambiente organizacional Son problemas organizativos.
La falta de políticas, los niveles excesivos de autoridad, los estilos de liderazgo gerencial, la calidad de la supervisión, la falta de apoyos físicos y gerenciales, la cultura organizacional desfavorable, los dilemas éticos y otros que crean conflicto, malentendidos, caos, descontento, desmotivación, etc., son las barreras para Relaciones interpersonales y grupales efectivas en la organización.
Afecta las relaciones humanas e impide la eficacia de la comunicación.
