Comunicação é o processo de troca de significado mutuamente compreendido de uma mensagem. Assim, uma comunicação pode ser considerada eficaz quando as partes da comunicação a entendem no mesmo sentido.
O que é comunicação eficaz?
A comunicação é eficaz quando o estímulo, tal como foi iniciado e pretendido pelo remetente ou fonte, corresponde estreitamente ao estímulo tal como é percebido e respondido pelo receptor.
Mostra que o comunicação é íntegro e completo quando a resposta que o remetente pretende e a resposta que o destinatário fornece são idênticas.
Portanto, uma mensagem mutuamente compreendida é uma comunicação eficaz.
6 princípios de comunicação eficaz
A comunicação eficaz é a chave para mobilizar seus funcionários em torno de uma nova visão. A má comunicação, por outro lado, é a melhor maneira de desmotivar seus funcionários e impedir qualquer progresso.
Não dedicar tempo para explicar a visão, não explicar a visão em linguagem clara e compreensível ou não “fazer o que dizem” são algumas maneiras comuns pelas quais organizações não conseguem atingir seus objetivos. Realizar qualquer tarefa com excelência é sempre uma função de dominar o básico.
Estes 6 princípios irão ajudá-lo a evitar erros.
Estabeleça uma atmosfera calorosa
A atmosfera que você cria com suas palavras e gestos determina a eficácia do seu sermão.
Evite começar com um tom negativo, anedotas egocêntricas ou qualquer coisa que revele insegurança de sua parte.
Eles concentram a atenção do público nas suas necessidades, não nas dele.
Seus sinais não-verbais também são importantes porque comunicam seu comportamento geral. Sorrir para as pessoas demonstra abertura e as convida a ouvir.
Envolva ativamente o interesse das pessoas
Muitos de nós usamos técnicas para envolver congregações que acreditamos serem eficazes, mas na verdade as desconectamos dos ouvintes.
A dramatização excessiva, a emoção excessiva e os gritos concentram os ouvintes no seu desempenho, e não no conteúdo. Uma abordagem conversacional funciona melhor.
Seja crível
Avalie tudo o que você diz no púlpito com esta pergunta: É verossímil? Se você não consegue acreditar em si mesmo quando diz algo, seu público também não acreditará.
Quando o seu público não acredita em você, sua credibilidade e sua motivação para continuar ouvindo evaporam.
Falar com autoridade depende de falar a verdade.
Muitas vezes, os oradores têm problemas quando extrapolam um princípio para uma situação que não compreendem.
Se você está falando sobre como um determinado princípio funcionaria em um ambiente empresarial, mas não sabe nada sobre negócios, isso ficará evidente.
Fale com sua própria voz
Os ouvintes se afastarão de um orador que usa palavras complicadas para impressionar seu público ou que parece escolher as palavras para soar bem.
Se o seu ouvinte estiver consciente da sua voz, isso será uma distração.
Escolha suas palavras da mesma forma que escolhe suas roupas: apropriadas para o contexto, mas sem distrair.
Sua voz deve conter convicção ardente e refletir com precisão o que está acontecendo em sua mente.
Use bem os gestos
O uso eficaz de gestos reforça o que o pastor diz.
Tal como acontece com a voz, os gestos devem representar o que está acontecendo na mente. Gesticular também inclui olhar para as pessoas enquanto você fala. Seus olhos são quase tão importantes quanto sua voz.
Certifique-se de que seus olhos percorram e façam contato com as pessoas em todas as partes do público, não apenas com as que estão à sua frente.
Lembre-se de que seu conhecimento é limitado
Você pode ficar tentado a parecer que sabe mais do que sabe.
Tenha sempre em mente que alguém do seu público pode saber mais do que você sobre o assunto. Honestamente, comunique o que você sabe.
15 qualidades de comunicação eficaz
Quando tanto o remetente quanto o destinatário percebem o significado da comunicação quase, da mesma forma, é chamada de comunicação eficaz.
Desempenho adequado das atividades organizacionais e, portanto, a consecução dos seus objectivos depende em grande parte de uma comunicação eficaz. A comunicação eficaz requer algumas condições, elementos ou fatores.
Eles são discutidos abaixo:
Pré-pensamento
Pensar previamente sobre a mensagem é uma qualidade importante de uma comunicação eficaz. O pré-pensamento permite ao remetente desenvolver uma mensagem criativa e transmiti-la de forma eficiente.
Objetivo específico
A comunicação ocorre com objetivos específicos. Portanto, o comunicador deve conhecer o objetivo da comunicação e organizar a mensagem de acordo.
Oportunidade
A utilidade de qualquer mensagem depende da sua transmissão oportuna. Se a mensagem não for transmitida no tempo apropriado, sua utilidade será perdida. Portanto o comunicador deve considerar o momento da comunicação.
Concisão
Outra qualidade importante da comunicação eficaz é que a mensagem deve ser concisa. A mensagem concisa é aquela que contém apenas fatos relevantes e necessários para evitar repetições e organizar adequadamente.
Completude
A comunicação eficaz transmite uma mensagem completa para que o receptor possa compreender todo o significado da mensagem. O remetente não deve sacrificar a integridade para obter concisão.
Correção
A comunicação eficaz contém apenas as mensagens corretas. Informações falsas, manipuladas e exageradas irritam o receptor e tornam a comunicação ineficaz.
Persuasão
A persuasão é uma qualidade importante da comunicação eficaz. Ajuda a desenvolver um atitude positiva do teu receptor em direção à mensagem.
Concretude
Comunicação Empresarial torna-se eficaz - quando exclui fatos irrelevantes. A concretude é essencial para expressar a visão do comunicador ao receptor de forma inequívoca.
Opinião
A comunicação eficaz mantém sempre o fornecimento de feedback. O feedback garante que a mensagem chegou ao destinatário pretendido.
Interesse Mutuo
Quando a comunicação considera o interesse do remetente e do destinatário, é tratada como comunicação eficaz. Se a mensagem ignora o interesse do receptor, a comunicação pode falhar para atingir seu objetivo.
Uso de linguagem apropriada
A comunicação eficaz sempre usa linguagem apropriada. A linguagem apropriada evita palavras ambíguas e complexas, pistas não-verbais enganosas, jargão técnico, palavras poéticas, etc.
Considerando o receptor
Um comunicador eficaz pensa no conhecimento, habilidade, interesse, origem, etc. do receptor. Isso aumenta a utilidade e a aceitabilidade da comunicação.
Uso de mídia apropriada
A seleção da mídia adequada é essencial para uma comunicação bem-sucedida. O remetente deve selecionar o meio escrito ou oral dependendo da natureza e importância da mensagem, disponibilidade de tempo, custo, capacidade do destinatário, etc.
Enfatizando no relacionamento informal
O comunicador exige atenção ao estabelecimento de relações informais com o receptor, juntamente com as relações formais, pois garante o sucesso da comunicação.
Escuta Eficaz
O comunicador também é um eficaz ouvinte. Ele tem que ouvir atentamente a resposta do receptor. Portanto, o remetente deve possuir a capacidade de ouvir atentamente a resposta do destinatário com a devida paciência.
12 dicas para tornar a comunicação eficaz?
A comunicação é a essência da vida humana e da sociedade. As pessoas sempre se envolvem em qualquer forma de comunicação.
Assim, é necessário um esforço deliberado para evitar falhas na comunicação. Não é impossível aprender e executar técnicas e ferramentas de melhoria da comunicação. Existem várias maneiras de tornar a comunicação eficaz.
Um exercício cuidadoso dessas técnicas e treinamento na comunicação ajudaria as pessoas a sair das garras das barreiras de comunicação. As seguintes medidas são sugeridas para evitar barreiras e melhorar a eficácia da comunicação:
Treinamento de Comunicação
O treinamento em comunicação aumentará as habilidades comunicativas das pessoas.
A formação irá torná-los conscientes dos aspectos técnicos envolvidos com vários elementos do processo de comunicação, capacitá-los a manusear equipamentos de comunicação de forma eficiente e esclarecê-los sobre as questões críticas envolvidas na comunicação bem-sucedida com outra parte.
Assim, todas as pessoas envolvidas na organização devem receber formação bem fundamentada em comunicação. A comunicação eficaz não pode ser aprendida automaticamente. Requer aprendizado e treinamento dedicados em comunicação.
Aprimorando o conhecimento do idioma
A linguagem é a base da comunicação. As barreiras semânticas podem ser efetivamente removidas através do aumento do conhecimento sobre a linguagem pertinente.
A aprendizagem sistemática da gramática, da estrutura das frases, da economia de palavras, do uso apropriado de palavras, de palavras concisas e concretas e da leitura extensiva em bengali e inglês irá obviamente aumentar o stock de palavras e a estrutura.
Isto aumentará a capacidade de codificação e decodificação, bem como a capacidade de escrita de mensagens. O resultado é uma comunicação eficaz.
Fornecimento de equipamentos de comunicação
As pessoas na organização receberiam dispositivos de comunicação por modem. Aumentará a velocidade da comunicação e eliminará os problemas físicos relacionados à comunicação.
Além disso, as pessoas devem receber formação sobre a utilização e operação adequadas dos equipamentos de comunicação.
Estrutura Organizacional Apropriada
Uma estrutura organizacional alta está sujeita a barreiras. Isso torna a comunicação atrasada e filtrada. Portanto, uma estrutura organizacional plana reduziria diversas barreiras e tornaria a comunicação eficaz.
Uso de comunicação informal
A comunicação informal ajuda a esclarecer muitas questões de debate, confusão, conflito, mal-entendido, significados, interpretação e pontos de divergência.
Suporta comunicação formal e aumenta a eficácia da comunicação interpessoal e organizacional. Também torna as relações humanas muito cordiais e harmoniosas.
Desenvolvendo confiança interpessoal
A chave para uma comunicação eficaz é a confiança. Os funcionários não enviarão mensagens precisas e abertas aos seus supervisores, a menos que confiem no chefe.
Eles devem acreditar que a mensagem enviada não será usada contra eles, será transferida para terceiros e não será usada em seu detrimento. Três tipos de fatores devem ser melhorados: fatores intrapessoais, interpessoais e organizacionais.
O comportamento consistente, justo e confiável da liderança para com os subordinados ajudará a remover barreiras intrapessoais. A devoção consistente aos compromissos, a consideração pelos outros, a justiça por parte de uma pessoa e a obstrução à violação da confiança para ganho pessoal desenvolverão a confiança interpessoal.
O clima total da organização deve ser favorável, tornando a gestão de topo justa, aberta, receptiva e confiável entre eles.
Audição
A comunicação eficaz requer uma escuta eficaz. A escuta deve ser desenvolvida por meio de uma prática cuidadosa e atenta. Todos na organização seguiriam os Dez Mandamentos em relação à escuta eficaz.
A capacidade de ouvir é uma habilidade fundamental para os gestores melhorarem o relacionamento com os subordinados. Também ajuda na tomada de decisões e na resolução de problemas.
Feedback Eficaz
O feedback torna o remetente ciente dos defeitos e falhas, bem como do nível de compreensão da Comunicação pelo destinatário. Dá oportunidade para melhorar e tornar a comunicação eficaz. Os receptores devem ser questionados e incentivados a dar feedback.
Todo medo, hesitação, desconfiança, etc., devem ser removidos das mentes dos receptores, e eles devem ser recompensados por fornecerem feedback eficaz. As pessoas receberiam treinamento sobre como dar feedback eficaz. Todas essas tentativas preparariam as pessoas para uma comunicação eficaz.
Aconselhamento Não Diretivo
O aconselhamento não diretivo é uma abordagem para fornecer ajuda que pode ser particularmente útil para os gestores. Aqui, o gestor se preocupa em ajudar a pessoa a examinar suas ideias, sentimentos e atitudes em relação ao problema.
Isso é feito ouvindo atentamente o subordinado da pessoa, fazendo perguntas apropriadas e, em geral, prestando apoio à pessoa. Isso aumentará a autoconfiança e a confiança dos gerentes. Obviamente contribuirá para uma comunicação eficaz.
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal ajuda a estabelecer relacionamentos mútuos e dependentes com colegas, chefes e subordinados.
O uso apropriado da comunicação não-verbal desenvolve um ambiente humano propício na organização, torna as relações interpessoais cordiais e remove barreiras relacionadas ao ego e ao status. Portanto, a comunicação não verbal é um mecanismo essencial para tornar a comunicação eficaz.
Motivação
As pessoas na organização devem ser motivadas a envolver-se numa comunicação frequente e aberta e a dar feedback atempadamente através de alguma motivação financeira e não financeira. Cada pessoa deve ser informada sobre o pacote de motivação para uma comunicação eficaz.
Liderança Democrática
A liderança democrática desenvolve um sentimento de confiança nos gestores entre os subordinados. Isso elimina a tendência de optar pela atitude defensiva na comunicação com os superiores. Também promove um ambiente comunicativo favorável na organização.
Barreiras para uma comunicação eficaz
A comunicação eficaz é o sonho de todo comunicador. As pessoas guardam em suas mentes o fato de terem se comunicado com sucesso e de que a outra parte entendeu isso da maneira intencional.
Portanto, não haverá problema. Mas está longe da realidade. A maioria das comunicações é interrompida e não tem sucesso. Mas quais são as falhas que tornam uma comunicação ineficaz? Essas são barreiras para uma comunicação eficaz.
Barreiras estão envolvidas em todos os elementos do processo de comunicação. As pessoas como indivíduos ou como grupo participa do processo de comunicação como comunicadores e comunicar.
Sabemos que o ruído na comunicação é uma barreira para uma comunicação eficaz porque interfere na codificação, transmissão, decodificação e recepção precisas de uma mensagem.
Na verdade, afeta todos os elementos do processo de comunicação e leva à falha da comunicação.
A sensibilização da gestão para estas barreiras é um bom ponto de partida para melhorar o processo de comunicação: Scully (1995:37-39); Wofford, Gerloff e Cummins (1977:169-203); Rogers e Roethlisberger (1952:46-52); Newstorm e Davis (2004:57) etc. apontaram vários tipos de barreiras à comunicação eficaz.
As suas conclusões são classificadas nas seguintes categorias de barreiras e discutidas abaixo:
- Barreiras de processo
- Barreiras pessoais
- Barreiras físicas e
- Barreiras semânticas.
- Comunicação que provoca atitude defensiva
- Barreiras estruturais da organização
Barreiras de processo para uma comunicação eficaz
A comunicação eficaz é obstruída por todos os elementos do processo de comunicação. O descuido e o manejo incorreto de questões elementares tornam a comunicação falha e malsucedida.
As barreiras em qualquer um destes elementos do processo podem distorcer a transferência de significado. As seguintes barreiras de processo são o impedimento para uma comunicação eficaz:
Barreira do remetente
O próprio remetente é a barreira à comunicação quando não conhece as informações, pensamentos ou ideias necessárias que servirão ao propósito da comunicação.
Por exemplo, um cliente obtém informações incorretas de um agente de atendimento ao cliente porque foi contratado recentemente e não tem experiência. Esta falta de conhecimento do remetente é uma barreira à comunicação.
Barreira de codificação
Sabemos que codificação é o processo de seleção do código ou símbolo certo para expressar a ideia. A falta de conhecimento linguístico afetaria seriamente o processo de codificação e, portanto, a comunicação. Se um funcionário para quem o inglês é a segunda língua tiver dificuldade em explicar o motivo do atraso na entrega.
Barreira de mensagem
A comunicação seria eficaz se chegasse na hora certa à pessoa certa e se ela entendesse a mensagem da forma certa. Essa barreira de mensagens pode fazer com que um funcionário perca uma reunião da qual nunca participou. recebeu um memorando de confirmação.
Barreira média
O meio transmite a mensagem ao receptor. A escolha errada do meio, o problema da velocidade dos meios de comunicação, a inação dos meios de comunicação, a falta de resposta, etc., criam fortes barreiras à comunicação eficaz.
Por exemplo, um vendedor desiste de tentar fazer uma ligação de vendas quando o cliente potencial não retorna três ligações anteriores.
Barreira de decodificação
A decodificação é o processo de reatribuição de significado à mensagem pelo receptor. Qualquer significado inconsistente seria um impedimento para uma comunicação eficaz.
Depende da capacidade de decodificação do receptor. Se um funcionário não souber como responder ao pedido de um gestor para parar de apresentar comportamento “passivo-agressivo”, isso representa uma barreira à comunicação.
Barreira receptora
A capacidade receptiva, o interesse e a motivação do receptor para obter a comunicação também atuam como barreiras para uma comunicação eficaz. Um aluno que está conversando com seu amigo durante uma palestra fará ao professor a mesma pergunta que acabou de ser respondida.
Barreira de feedback
O feedback dá ao remetente a reação do destinatário à mensagem. Também mostra até que ponto o receptor compreendeu o significado da mensagem enviada.
Feedback tardio, feedback obstruído, feedback incompleto e feedback codificado defeituoso são algumas das barreiras de feedback que reduzem a eficácia da comunicação.
Barreiras pessoais para uma comunicação eficaz
Existem muitas barreiras pessoais à comunicação. Barreiras pessoais comuns são apontadas abaixo:
- A capacidade de uma pessoa se comunicar efetivamente é uma barreira. As pessoas possuem vários níveis de habilidades de comunicação. Assim, nem todos conseguem comunicar de forma eficaz e bem-sucedida.
- A forma como as pessoas processam e interpretam as informações é uma segunda barreira. As pessoas usam diferentes quadros de referência e experiências para interpretar o mundo ao seu redor. Aprendemos também que as pessoas atendem seletivamente a vários estímulos. Essas diferenças afetam tanto o que dizemos quanto o que pensamos que ouvimos.
- O nível de confiança interpessoal entre as pessoas pode ser uma barreira ou um facilitador de uma comunicação eficaz. É mais provável que a comunicação seja distorcida quando as pessoas não confiam umas nas outras.
- Os estereótipos e preconceitos constituem uma quarta barreira. Eles podem distorcer poderosamente o que percebemos sobre os outros. Se conhecermos alguém como mentiroso, independentemente do que ele diga, consideraremos isso uma mentira. Isso é preconceito e uma forte barreira à comunicação. Estereotipar é julgar alguém com base na percepção que alguém tem do grupo ao qual a pessoa pertence (Robbins, 1996:140).
Assim, os estereótipos podem levar a um julgamento errado e causar uma barreira à comunicação. - Nossos egos são uma quinta barreira. Os egos podem causar batalhas políticas, guerras territoriais e a busca por poder, crédito e recursos. Os egos influenciam a forma como as pessoas se tratam, bem como a nossa receptividade à influência dos outros.
- Habilidades auditivas deficientes são uma sexta barreira.
- Uma tendência natural para avaliar ou julgar a mensagem de um remetente. Para destacar a tendência natural para avaliar, considere como você responderia à afirmação: “Gosto do livro que você está lendo”. O que você diria? Sua resposta provável será aprovar ou refutar a afirmação. A questão é que tendemos a avaliar as mensagens a partir do nosso próprio ponto de vista ou quadro de referência. Sentimentos ou emoções fortes tornam-no mais defeituoso.
- A capacidade de ouvir com compreensão é uma barreira para uma comunicação eficaz. 'Ouvir com compreensão ocorre quando um receptor pode ver a ideia e a atitude expressas do ponto de vista da outra pessoa, para sentir como ela se sente para ele, para alcançar o seu quadro de referência em relação àquilo de que está falando. Ouvir com compreensão reduz a atitude defensiva e melhora a precisão na percepção de uma mensagem.
Barreiras físicas
Qualquer obstrução física que cause perturbação no processo de comunicação é uma barreira física. A distância entre os funcionários pode interferir na comunicação eficaz. É difícil entender alguém falando com você a 20 metros de distância.
As diferenças de fuso horário entre as costas Leste e Oeste também representam barreiras físicas. O ruído do trabalho e do escritório são barreiras adicionais. A qualidade das linhas telefónicas ou dos computadores avariados representa barreiras físicas que afectam a nossa capacidade de comunicar com a tecnologia da informação.
Distrair ou inibir paredes entre as pessoas que conversam também são barreiras para uma comunicação eficaz.
Barreiras Semânticas
Semântica é o estudo das palavras. As barreiras semânticas aparecem como erros de codificação e decodificação porque essas fases da comunicação envolvem a transmissão e recepção de palavras e símbolos. Essas barreiras ocorrem com muita facilidade. Isso também é conhecido como barreira de idioma.
As diferenças linguísticas, o jargão, a terminologia, as variações no significado dos símbolos não-verbais, etc., causam barreiras à comunicação eficaz.
Comunicação que provoca atitude defensiva
O estilo de comunicação usado pelos gestores ou as próprias pessoas atuam como uma barreira à comunicação. Ou seja, quando um gestor envia uma mensagem de uma forma que provoca defensiva, ele contribui para um mau relacionamento interpessoal.
Quando os relacionamentos estão tensos, as chances de ocorrer uma falha na comunicação aumentam muito.
A comunicação avaliativa, a comunicação dogmática, a comunicação manipulativa e a comunicação, que implicam superioridade, provocam atitude defensiva nos receptores e obviamente deterioram a eficácia da comunicação.
Barreiras Organizacionais
As barreiras originadas ambiente organizacional são problemas organizacionais.
Lago de políticas, níveis excessivos de autoridade, estilos de liderança gerencial, qualidade de supervisão, falta de apoio físico e gerencial, cultura organizacional desfavorável, dilema ético e outros que criam conflito, mal-entendido, caos, descontentamento, desmotivação, etc., são as barreiras para relacionamentos interpessoais e de grupo eficazes na organização.
Afeta as relações humanas e impede a eficácia da comunicação.
