Lorsque deux personnes ou plus se réunissent ou s'assemblent pour prendre des décisions par le biais de discussions mutuelles, une réunion a lieu. Différentes organisations organisent diverses réunions à d'autres occasions. Nous organisons ou participons à des réunions, qu'elles soient formelles ou informelles, sociales ou professionnelles. Cela peut impliquer de rassembler ou de rassembler deux personnes ou plus à une heure et un lieu fixes pour discuter de questions prédéterminées et prendre des décisions.
Signification des réunions d'entreprise.
Les réunions peuvent être de différents types en fonction de la formalité, du but, de l'utilisation, de la légalité, de la participation, etc. Les types de réunions sont les réunions formelles, les assemblées générales annuelles (AGA), les réunions statutaires, les réunions du conseil d'administration et les réunions informelles.
Réunion ou forme plurielle « Réunions » peut être définie comme : « Un rassemblement de personnes ; comme à des fins commerciales, sociales ou religieuses.
Réunions nous savons à quel point les réunions jouent un rôle important dans notre vie professionnelle. Mais ils jouent un rôle très important dans d’autres domaines de notre vie.
Les réunions peuvent être de différents types en fonction de la formalité, du but, de l'utilisation, de la légalité, de la participation, etc.
Cependant, le grand principe de la rencontre reste commun : un rassemblement de personnes. Dans cet article, nous examinerons les réunions en termes de formalité.
11 types de réunions
Réunions statutaires
Des assemblées statutaires sont convoquées afin que les administrateurs et les actionnaires puissent communiquer et examiner des rapports spéciaux. Les sociétés sont tenues par la loi de tenir ces réunions statutaires.
Conformément au droit des sociétés, il s'agit de la première assemblée des actionnaires d'une société anonyme. Toute société anonyme ainsi que toute société anonyme par garantie et disposant d'un capital social doit tenir cette assemblée dans un délai déterminé, c'est-à-dire au moins un mois et au plus six mois à compter de la date à laquelle la société a le droit de commencer ses activités. .
Les principaux objectifs de la réunion statutaire sont :
- pour discuter du succès de l'introduction en bourse et
- approuver toute modification des contrats spécifiés dans le prospectus.
Toute société anonyme par actions et toute société anonyme par garantie et ayant un partage le capital doit, dans un délai d'au moins un mois et d'au plus six mois à compter de la date à laquelle la société a le droit de démarrer ses activités, tenir une assemblée générale des membres de la société.
Cette réunion est appelée « réunion statutaire ». Il s'agit de la première assemblée des actionnaires d'une société publique et n'a lieu qu'une seule fois dans la vie d'une société.
Rapport statutaire : Le conseil d'administration doit, au moins 21 jours (selon la loi sur les sociétés) avant le jour de la réunion, transmettre un rapport, appelé « rapport statutaire », à chaque membre de la société.
Procédure lors de la réunion ;
- Liste des membres,
- Discussion de questions relatives à un aspect formationnel,
- Ajournement.
Objets de la réunion et rapport ;
- Mettre les membres de la société en possession de tous les faits importants relatifs à la société.
- Offrir aux membres l'occasion de se rencontrer et d'échanger sur la gestion, les méthodes et les perspectives de l'entreprise.
- Approuver la modification des termes de tout contrat mentionné dans le prospectus.
Assemblée générale annuelle
Les AGA ont lieu une fois par an pour évaluer les activités commerciales de l'organisation au cours de l'année. Tous les actionnaires sont invités à convoquer l'AG, mais doivent être prévenus 21 jours à l'avance.
Cette assemblée des actionnaires (c'est-à-dire l'AGA) a lieu une fois par an. La première Assemblée Générale doit avoir lieu dans le premier mois suivant sa constitution, et les Assemblées Générales suivantes doivent avoir lieu au cours de chaque exercice comptable.
L’intervalle de temps entre une assemblée générale et la suivante ne doit pas dépasser 15 (quinze) mois. L'objectif principal de ces réunions est de discuter des affaires de la société, d'approuver les comptes et de nommer les administrateurs.
La société doit tenir une assemblée générale annuelle chaque année. Chaque société doit tenir chaque année, en plus de toutes autres assemblées, une assemblée générale en tant qu'assemblée générale annuelle et doit préciser l'assemblée comme telle dans l'avis de convocation.
Il ne peut s'écouler plus de 15 mois entre une assemblée générale annuelle et l'autre. Mais la première assemblée générale annuelle devrait avoir lieu dans les 18 mois à compter de la date de sa constitution.
Le Conservateur peut, pour toute raison particulière, prolonger le délai de tenue d'une assemblée générale annuelle d'une durée n'excédant pas 3 mois. Mais aucune prolongation de délai n’est accordée pour la tenue de la première assemblée générale annuelle.
Toute assemblée générale annuelle est convoquée pendant les heures ouvrables, un jour qui n'est pas un jour férié.
Elle est tenue soit au siège social de la société, soit en tout autre endroit de la ville ou du village où est situé le siège social de la société.
En ce qui concerne la tenue de l'assemblée générale annuelle, aucune distinction n'est faite entre une société publique et une société privée.
Une assemblée générale d'une société peut être convoquée moyennant un préavis écrit d'au moins 21 jours.
Assemblée générale annuelle, une obligation statutaire
La convocation de l'assemblée générale annuelle d'une entreprise est une obligation légale. Elle doit être convoquée même lorsque l'entreprise n'a pas fonctionné au cours de l'année.
Annulation ou report de la réunion convoquée
Lorsqu'une assemblée générale annuelle est convoquée pour une date particulière et qu'un avis est délivré aux membres, le conseil d'administration peut annuler ou reporter la tenue de l'assemblée à cette date à condition que le pouvoir soit exercé de bonne foi et pour des raisons valables.
Annulation du défaut de tenue d’une assemblée générale annuelle
Si une société ne parvient pas à tenir une assemblée générale annuelle :
- Tout membre peut demander au Conseil du droit des sociétés de convoquer l'assemblée.
- L'entreprise et tout dirigeant défaillant seront punis d'une amende.
Pouvoirs du Conseil du droit des sociétés pour convoquer une assemblée générale annuelle
Si une société ne parvient pas à tenir une assemblée générale annuelle, tout membre de la société peut demander au Conseil du droit des sociétés de convoquer une telle réunion.
Pénalité pour défaut de paiement
Si une société par défaut tient une réunion conformément au droit des sociétés ou, en se conformant à toute directive du Conseil du droit des sociétés, convoque une réunion, la société et tout dirigeant de la société en défaut seront passibles d'une amende.
Assemblée Générale Extraordinaire
L'assemblée statutaire et l'assemblée générale annuelle d'une société sont appelées assemblées ordinaires.
Toute assemblée autre que ces assemblées est appelée assemblée générale extraordinaire. Elle est convoquée pour traiter des affaires urgentes ou spéciales qui ne peuvent être reportées à la prochaine assemblée générale annuelle.
Il pourra être convoqué. (1) Par le Conseil d’Administration seul ou sur réquisition des membres ; ou (2) par les réquisitionnaires eux-mêmes en cas de défaut de convocation du conseil d'administration.
- L'assemblée extraordinaire convoquée par le conseil d'administration. Le Conseil d'administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire :
- Tout seul.
- Sur la réquisition des membres.
- Assemblée extraordinaire convoquée par le Conseil du Pouvoir des Réquisitionnaires du Droit des Sociétés pour ordonner la réunion : Si, pour une raison quelconque, il est impossible pour une société de convoquer, de tenir ou de tenir une assemblée générale extraordinaire, le Conseil du droit des sociétés peut convoquer une assemblée extraordinaire.
Réunions de classe
Une assemblée tenue par une catégorie particulière d'actionnaires pour traiter des affaires affectant uniquement leurs intérêts est appelée une assemblée de classe - par exemple, une assemblée des actionnaires privilégiés ou une assemblée des actionnaires de capitaux propres, etc.
En vertu de la Loi sur les sociétés, les assemblées collectives de divers types d'actionnaires et de créanciers doivent être tenues dans des circonstances différentes.
Des assemblées de classes des titulaires de différentes catégories d'actions doivent être tenues en cas de modification des droits attachés à ces actions.
Conditions requises pour une réunion valide
Une réunion peut valablement traiter n'importe quelle question si les conditions suivantes sont remplies :
- L'assemblée doit être dûment convoquée par l'autorité compétente.
- Un avis approprié doit être signifié de la manière prescrite.
- Un quorum doit être présent.
- Un président doit présider.
- Un procès-verbal des débats doit être tenu.
En savoir plus sur les types de réunions à partir de cet article.
Assemblées Générales Extraordinaires
Toutes les assemblées générales d'actionnaires autres que les assemblées statutaires et générales sont appelées assemblées extraordinaires. De telles assemblées d'actionnaires sont généralement tenues pour examiner une question urgente qui ne peut être reportée à la prochaine assemblée générale.
Réunions du conseil d'administration
Les administrateurs d'une entreprise sont collectivement considérés comme un conseil d'administration. Le conseil d'administration (d'administration) dispose de larges pouvoirs pour prendre les décisions nécessaires lors des réunions du conseil d'administration pour l'exercice des activités de la société.
Réunions des comités
Le conseil d'administration peut former différents comités pour remplir des fonctions spécifiques, telles que des comités chargés d'enquêter sur les causes (i) de la baisse de productivité, (ii) du mécontentement croissant des travailleurs, etc.
Réunions formelles
Les règles de conduite des réunions formelles sont fixées par dizaines dans le Statuts et/ou Constitution ou Règlement.
Dans de telles réunions, un quorum doit être présent, c'est-à-dire le nombre minimum de personnes qui doivent être présentes pour valider la réunion. Un procès-verbal formel de ces réunions doit être tenu, généralement par le secrétaire de la société.
Réunions du conseil d'administration
Les réunions du conseil d'administration ont lieu aussi souvent que les organisations individuelles l'exigent. Elles réunissent tous les administrateurs et sont présidées par le président du conseil d'administration.
Réunions informelles
Les réunions informelles ne sont pas limitées par les mêmes règles et règlements que les réunions formelles.
Ces réunions peuvent prendre la forme de séances de brainstorming ou de discussions où des ordres du jour stricts ne sont pas nécessairement nécessaires et où aucun procès-verbal n’est tenu.
Cependant, il est généralement considéré comme une bonne pratique commerciale qu'un ordre du jour soit distribué à tous les membres avant les réunions afin qu'ils puissent être préparés de manière adéquate pour apporter une contribution précieuse.
Ces réunions sont suivies par un groupe de managers qui peuvent avoir besoin de discuter d'un sujet précis, de rapport d'avancement.
Par exemple, le responsable marketing, le directeur commercial, le responsable de la production et le responsable de la recherche et développement peuvent se rencontrer pour discuter du lancement d'un nouveau produit qui sera bientôt lancé.
