عندما يجتمع شخصان أو أكثر لاتخاذ القرارات من خلال المناقشة المتبادلة، يتم عقد اجتماع. تنظم المنظمات المختلفة اجتماعات مختلفة في مناسبات أخرى. نقوم بترتيب الاجتماعات أو المشاركة فيها، سواء كانت رسمية أو غير رسمية، اجتماعية أو تجارية. وقد يتضمن تجميع أو جمع شخصين أو أكثر في وقت ومكان محددين لمناقشة الأمور المحددة مسبقًا واتخاذ القرارات.
معنى اجتماعات الشركة.
يمكن أن تكون الاجتماعات من أنواع مختلفة بناءً على الشكليات والغرض والاستخدام والشرعية والمشاركة والمزيد. أنواع الاجتماعات هي الاجتماعات الرسمية، والاجتماعات العامة السنوية (AGM)، والاجتماعات القانونية، واجتماعات مجلس الإدارة، والاجتماعات غير الرسمية.
يمكن تعريف "الاجتماع" أو "الاجتماعات" بصيغة الجمع على النحو التالي: «جمع من الناس؛ سواء لغرض تجاري أو اجتماعي أو ديني.
الاجتماعات نحن نعلم مدى أهمية الاجتماعات في حياتنا المهنية. لكنهم يلعبون دورًا مهمًا جدًا في أجزاء أخرى من حياتنا.
يمكن أن تكون الاجتماعات من أنواع مختلفة بناءً على الشكليات والغرض والاستخدام والشرعية والمشاركة والمزيد.
ومع ذلك، فإن المبدأ الأساسي للاجتماع يظل مشتركًا: تجمع الناس. في هذا المقال، سننظر إلى الاجتماعات من حيث شكلياتها.
11 أنواع الاجتماعات
الاجتماعات الدستورية
تتم الدعوة إلى الاجتماعات القانونية حتى يتمكن أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين من التواصل والنظر في التقارير الخاصة. ويتعين على الشركات بموجب القانون عقد هذه الاجتماعات القانونية.
وفقًا لقانون الشركات، فهذا هو الاجتماع الأول للمساهمين في شركة عامة محدودة. يجب على كل شركة توصية بالأسهم وكذلك كل شركة محدودة بالضمان ولها رأس مال أن تعقد هذا الاجتماع خلال مدة محددة، أي لا تقل عن شهر ولا تزيد على ستة أشهر من التاريخ الذي يحق فيه للشركة أن تبدأ أعمالها .
الأهداف الرئيسية للاجتماع القانوني هي:
- لمناقشة نجاح التعويم و
- الموافقة على أي تعديلات في العقود المحددة في نشرة الإصدار.
كل شركة محدودة بالأسهم وكل شركة محدودة بالضمان ولها رأس المال يجب، خلال فترة لا تقل عن شهر واحد ولا تزيد على ستة أشهر من التاريخ الذي يحق فيه للشركة أن تبدأ نشاطها التجاري، أن تعقد اجتماعاً عاماً لأعضاء الشركة.
ويسمى هذا الاجتماع "الاجتماع القانوني". هذا هو الاجتماع الأول للمساهمين في شركة عامة ويتم عقده مرة واحدة فقط في عمر الشركة.
التقرير القانوني: يجب على مجلس الإدارة، قبل 21 يومًا على الأقل (بناءً على قانون الشركات) قبل اليوم الذي سينعقد فيه الاجتماع، إرسال تقرير يسمى "التقرير القانوني" إلى كل عضو في الشركة.
الإجراءات في الاجتماع؛
- قائمة الأعضاء،
- مناقشة المسائل المتعلقة بالجانب التكويني،
- تأجيل.
أهداف الاجتماع والتقرير؛
- أن يكون أعضاء الشركة في متناول كافة الحقائق الهامة المتعلقة بالشركة.
- لإتاحة الفرصة للأعضاء للالتقاء ومناقشة إدارة الشركة وأساليبها وآفاقها.
- الموافقة على تعديل شروط أي عقد مذكور في نشرة الإصدار.
الاجتماع السنوي العام
تُعقد الاجتماعات العامة السنوية مرة واحدة سنويًا لتقييم تداول المنظمة على مدار العام. جميع المساهمين مدعوون للتوجه إلى الجمعية العامة، ولكن يجب أن يتم إخطارهم بذلك قبل 21 يومًا.
يعقد هذا الاجتماع للمساهمين (أي الجمعية العمومية السنوية) مرة واحدة كل عام. يجب أن تعقد الجمعية العمومية الأولى خلال الشهر الأول من تأسيسها، ويجب أن تعقد الجمعيات العمومية اللاحقة في كل سنة محاسبية.
ويجب ألا تزيد الفجوة الزمنية بين الجمعية العامة العادية والأخرى عن 15 (خمسة عشر) شهراً. الغرض الرئيسي من هذه الاجتماعات هو مناقشة شؤون الشركة والموافقة على الحسابات وتعيين أعضاء مجلس الإدارة.
تعقد الشركة اجتماعها العام السنوي كل عام. يجب على كل شركة أن تعقد كل عام، بالإضافة إلى أي اجتماعات أخرى، اجتماعًا عامًا باعتباره اجتماعها العام السنوي ويجب أن تحدد الاجتماع على هذا النحو في الإشعار الذي يدعو إليه.
لا يجوز أن يكون هناك أكثر من 15 شهرًا بين اجتماع عام سنوي وآخر. ولكن يجب أن تعقد الجمعية العمومية السنوية الأولى خلال 18 شهراً من تاريخ تأسيسها.
يجوز للمسجل، لأي سبب خاص، تمديد مدة عقد الجمعية العمومية السنوية لمدة لا تتجاوز ثلاثة أشهر. ولكن لم يتم منح أي تمديد للوقت لعقد الاجتماع العام السنوي الأول.
يجب الدعوة إلى كل اجتماع عام سنوي خلال ساعات العمل في يوم غير عطلة رسمية.
يجب أن يتم عقده إما في المكتب المسجل للشركة أو في مكان آخر داخل المدينة أو البلدة أو القرية التي يقع فيها المكتب المسجل للشركة.
وفيما يتعلق بعقد الجمعية العمومية السنوية، لا يوجد تمييز بين شركة عامة وشركة خاصة.
يجوز الدعوة إلى اجتماع عام للشركة من خلال تقديم إشعار كتابي قبل 21 يومًا على الأقل.
الاجتماع العام السنوي مطلب قانوني
يعد الاجتماع العام السنوي للشركة مطلبًا قانونيًا. ويجب أن يتم استدعاؤها حتى عندما لا تعمل الشركة خلال العام.
إلغاء أو تأجيل الاجتماع المدعو إليه
عندما يتم عقد اجتماع عام سنوي في تاريخ معين، ويتم إصدار إشعار للأعضاء، يجوز لمجلس الإدارة إلغاء أو تأجيل عقد الاجتماع في ذلك التاريخ بشرط ممارسة السلطة لأسباب سليمة وحسنة النية.
إلغاء عدم عقد الجمعية العمومية السنوية
إذا فشلت الشركة في عقد اجتماع عام سنوي:
- يمكن لأي عضو التقدم بطلب إلى مجلس قانون الشركات للدعوة إلى الاجتماع.
- وتعاقب الشركة وكل موظف مقصر بالغرامة.
صلاحيات مجلس قانون الشركات في الدعوة إلى اجتماع عام سنوي
إذا تخلفت الشركة عن عقد اجتماع عام سنوي، يجوز لأي عضو في الشركة التقدم بطلب إلى مجلس قانون الشركات للدعوة إلى مثل هذا الاجتماع.
عقوبة التقصير
إذا قامت الشركة بالتقصير في عقد اجتماع بموجب قانون الشركات أو امتثالاً لأي توجيهات من مجلس قانون الشركات يدعو إلى اجتماع، فإن الشركة وكل مسؤول في الشركة يتخلف عن السداد يُعاقب بغرامة.
اجتماع أستثنائي
يُطلق على الاجتماع القانوني والاجتماع العام السنوي للشركة اسم الاجتماعات العادية.
ويسمى أي اجتماع غير هذه الاجتماعات اجتماعا عاما غير عادي. مطلوب للقيام ببعض الأعمال العاجلة أو الخاصة التي لا يمكن تأجيلها حتى انعقاد الجمعية العمومية السنوية القادمة.
يجوز عقده. (1) من قبل مجلس الإدارة من تلقاء نفسه أو بناءً على طلب الأعضاء؛ أو (2) من قبل مقدمي الطلبات أنفسهم عند فشل مجلس الإدارة في الدعوة للاجتماع.
- اجتماع غير عادي بدعوة من مجلس الإدارة. يجوز لمجلس الإدارة أن يدعو إلى جمعية عامة غير عادية:
- من تلقاء نفسها.
- بناء على طلب الأعضاء.
- اجتماع غير عادي دعا إليه أصحاب سلطة مجلس قانون الشركات ليأمر بالاجتماع: إذا كان من غير العملي لأي سبب من الأسباب أن تدعو الشركة إلى اجتماع عام غير عادي أو تعقده أو تعقده، يجوز لمجلس قانون الشركات الدعوة إلى اجتماع غير عادي.
اجتماعات الصف
يُطلق على الاجتماع الذي تعقده فئة معينة من المساهمين للتعامل مع الأعمال التي تؤثر على مصلحتهم فقط اسم اجتماع الطبقة - على سبيل المثال، اجتماع المساهمين المفضلين أو اجتماع المساهمين في الأسهم، وما إلى ذلك.
وبموجب قانون الشركات، يجب عقد اجتماعات جماعية لمختلف أنواع المساهمين والدائنين في ظل ظروف مختلفة.
يجب عقد اجتماعات جماعية لحاملي فئات الأسهم المختلفة في حالة تغيير الحقوق المرتبطة بهذه الأسهم.
متطلبات الاجتماع الصحيح
يمكن للاجتماع أن يتعامل بشكل صحيح مع أي عمل إذا تم استيفاء المتطلبات التالية:
- ويجب أن يتم عقد الاجتماع حسب الأصول من قبل السلطة المختصة.
- ويجب تقديم الإشعار المناسب بالطريقة المنصوص عليها.
- يجب أن يكون النصاب القانوني موجودا.
- يجب أن يرأس الرئيس.
- يجب الاحتفاظ بمحاضر الإجراءات.
تعرف على المزيد حول أنواع الاجتماعات من هذه المقالة.
جمعيات عمومية غير عادية
تسمى جميع الاجتماعات العامة للمساهمين بخلاف الاجتماعات القانونية والعامة اجتماعات غير عادية. عادة ما يتم عقد مثل هذه الاجتماعات للمساهمين للنظر في أمر عاجل لا يمكن تأجيله حتى انعقاد الجمعية العامة السنوية التالية.
اجتماعات مجلس الإدارة
يعتبر مديرو الشركة بشكل جماعي بمثابة مجلس إدارة. يُمنح مجلس الإدارة (الإدارة) صلاحيات واسعة لاتخاذ القرارات اللازمة في اجتماعات مجلس الإدارة لأداء أنشطة الشركة.
اجتماعات اللجنة
يجوز لمجلس الإدارة تشكيل لجان مختلفة لأداء وظائف محددة، مثل لجان التحقيق في أسباب (1) انخفاض الإنتاجية، (2) زيادة السخط بين العمال، وما إلى ذلك.
الاجتماعات الرسمية
يتم وضع قواعد إدارة الاجتماعات الرسمية في عشرات الشركات النظام الأساسي و/أو الدستور أو الأوامر الدائمة.
وفي مثل هذه الاجتماعات، يجب توافر النصاب القانوني، أي الحد الأدنى لعدد الأشخاص الذين يجب حضورهم للتحقق من صحة الاجتماع. ويجب الاحتفاظ بسجل رسمي لهذه الاجتماعات، عادة من قبل سكرتير الشركة.
اجتماعات مجلس الإدارة
تُعقد اجتماعات مجلس الإدارة بقدر ما تتطلبه المنظمات الفردية. ويحضرها جميع أعضاء مجلس الإدارة ويرأسهم رئيس مجلس الإدارة.
الاجتماعات غير الرسمية
لا تخضع الاجتماعات غير الرسمية لنفس القواعد والأنظمة التي تخضع لها الاجتماعات الرسمية.
قد تأخذ مثل هذه الاجتماعات شكل جلسات عصف ذهني أو مناقشة حيث قد لا تكون هناك حاجة إلى جداول أعمال صارمة، وقد لا يتم الاحتفاظ بمحاضرها.
ومع ذلك، عادة ما يعتبر من الممارسات التجارية الجيدة أن يتم إصدار جدول الأعمال لجميع الأعضاء قبل الاجتماعات حتى يتمكنوا من الاستعداد بشكل مناسب لتقديم مساهمة قيمة.
يحضر هذه الاجتماعات مجموعة من المديرين الذين قد يحتاجون إلى مناقشة مسألة معينة، وتقرير تقارير التقدم.
على سبيل المثال، قد يجتمع مدير التسويق ومدير المبيعات ومدير الإنتاج ومدير البحث والتطوير لمناقشة إطلاق منتج جديد سيتم إطلاقه قريبًا.
