Mais de 70% do nosso tempo é gasto na comunicação com outras pessoas, e essa é a interação que toda pessoa deve ter. Todos devem comunicar suas necessidades e ideias. Toda organização deve comunicar seus produtos e serviços. Infelizmente, muitas pessoas têm problemas nesta área. Alguns não têm o impacto profissional necessário para progredir no mundo corporativo de hoje.
Vamos entender a comunicação
O que é Comunicação?
A palavra comunicação deriva da palavra latina 'communis', que significa 'comum'. Diz-nos que a comunicação é algo que envolve coisas comuns entre as pessoas.
O que é essa coisa comum? É o significado de palavras, ideias, informações, fatos ou qualquer coisa que tenha relação com o bem-estar dos humanos na sociedade. As pessoas querem estabelecer uma “plataforma comum” de entendimento sobre a qual possam agir em conjunto ou viver em conjunto. A comunicação faz isso como um meio de escravidão uniforme.
Existe um acordo geral sobre a necessidade de uma comunicação eficaz, mas há menos acordo sobre uma definição exata. Chester I. Barnard foi o primeiro entre as principais autoridades a pensar seriamente na comunicação.
Outros especialistas contribuíram muito para a ciência da comunicação. Existem variações entre os conceitos de comunicação apresentados, mas também existe um traço comum entre eles.
Todos eles enfatizaram a troca de pensamentos entre os seres humanos. OW Baskin e Craig E. Aronôff definem: “Comunicação é a troca de mensagens entre pessoas com o propósito de alcançar significados comuns”.
Heinz Weihrich e Harold Koontz (19994) definem comunicação como “Comunicação é a transferência de informações de um remetente para um destinatário, com a informação sendo compreendida pelo receptor”.
Betty R. Ricks e Kay F. Gow dizem: “Comunicação é a troca de informações que são mutuamente compreendidas”.
A Sociedade Americana de Diretores de Treinamento define: “Comunicação é o intercâmbio de pensamentos ou informações para gerar compreensão e confiança mútuas ou boas relações humanas”.
Todas as definições de comunicação enfatizaram a troca de significado mútuo de informações entre as pessoas envolvidas na comunicação.
Pretende alcançar a mutualidade de significado das informações, pensamentos, ideias, etc., para estabelecer uma base comum de entendimento entre as pessoas.
Esta é a grande virtude da comunicação. A sociedade e a civilização desenvolvem-se através desta contribuição vinculativa da comunicação. As organizações são construídas sobre esta qualidade inerente de comunicação.
A comunicação, portanto, envolve a troca de significados de mensagens mutuamente compreendidos entre as pessoas. É um processo sistemático e contínuo de contar, ouvir e compreender que ocorre regularmente em toda a sociedade.
A comunicação é a ponte de significado entre os pensamentos que unem as pessoas na organização e na sociedade. Os esforços concertados das pessoas são possíveis graças à comunicação. É um processo bidirecional que une as pessoas.
O processo de troca de informações e significados entre pessoas é feito por meio de um sistema comum de símbolos, sinais e comportamento. A comunicação é concluída quando estes são compreendidos por ambas as partes no mesmo significado e conotação.
Portanto, Comunicação é o processo de troca de significados mutuamente compreendidos de informações, ideias ou pensamentos entre pessoas para atingir um determinado propósito.
A natureza abrangente da comunicação: além das palavras
A comunicação é tão importante quanto o que dizemos porque as pessoas nos julgam, às nossas empresas, aos nossos produtos, aos nossos serviços e ao nosso profissionalismo pela forma como escrevemos, agimos, nos vestimos, falamos e gerimos as nossas responsabilidades. Em suma, quão bem nos comunicamos com os outros.
A arte da comunicação eficaz no sucesso pessoal
Pessoas de sucesso sabem como se comunicar para obter resultados. Eles sabem como dizer o que querem dizer e conseguir o que desejam sem prejudicar as pessoas com quem lidam.
Compreendendo os estilos de comunicação individuais nas interações diárias
Você lida diariamente com colegas, grupos externos, clientes, funcionários e gerentes e deve ter um bom estilo de comunicação. Quando perguntamos às pessoas se elas se comunicam bem, suas respostas geralmente se enquadram em uma de três categorias.
O primeiro e mais prevalente é a pessoa que responde: “Eu me comunico perfeitamente. Eu explico tudo, então não há mais nada para duvidar.” Outro reagirá com surpresa e me perguntará: “O que você quer dizer com 'quão bem?' Não penso em me comunicar; Eu simplesmente faço isso.” O terceiro tipo refletirá cuidadosamente sobre a questão antes de dizer algo como: “Como alguém pode saber até que ponto transmite suas ideias a outra pessoa? Tudo o que posso dizer é que trabalho mais horas tentando me comunicar do que posso contar, e ainda assim às vezes não funciona.” Cada resposta, à sua maneira, está correta.
A Dicotomia da Comunicação: Disciplina e Libertação
Comunicar hoje é uma disciplina e uma libertação.
A flexibilidade e os paradoxos da linguagem
Nossa linguagem é flexível; um tamanho serve para todos. É uma linguagem em que desvendar e desvendar significam a mesma coisa; inflamável e inflamável significam a mesma coisa; Grande chance, pequena chance e nenhuma chance significam a mesma coisa.
Comunicação: a ciência e a emoção por trás dela
A comunicação é ao mesmo tempo uma ciência e um sentimento; muitas vezes é uma coisa fácil e muitas vezes uma impossibilidade.
Dicas não-verbais: indo além das palavras faladas
O cheiro do perfume de uma mulher, o sabor do chocolate meio amargo, a visão da bengala de um cego, a sensação da testa febril de uma criança doente, o som da música de fundo de um filme de terror - tudo isso nos leva a ação ou reação.
Todos esses são exemplos de comunicação eficaz e nenhum deles envolve palavras.
Os riscos e incertezas na comunicação
A comunicação está cheia de riscos; apesar de quaisquer precauções e planos que tomemos, nunca podemos ter certeza do nosso sucesso. Nenhuma comunicação viaja do remetente ao destinatário da mesma forma pretendida pelo remetente.
A lacuna entre as mensagens pretendidas e percebidas
E, não importa o quanto você tente, a mensagem nunca será o que você diz – a mensagem é sempre o que eles ouvem. Mas se você tiver um sistema para seguir, poderá pelo menos reduzir o risco e aumentar suas chances de ser eficaz.
A essência da comunicação eficaz: uma troca bidirecional
Para que a comunicação ocorra é preciso que haja um intercâmbio bidirecional de sentimentos, ideias, valores, esclarecimento de sinais; e um ajuste fino de habilidades.
O papel fundamental da comunicação na civilização e na sociedade
A comunicação é a gênese da nossa civilização. É o elo de ligação entre as pessoas na sociedade e entre as sociedades em todo o mundo.
Mantém as pessoas unidas e une os países do mundo. A comunicação é a única forma de as pessoas trocarem pontos de vista e opiniões para construir amizade, solidariedade, colaboração, associação, reciprocidade e laços sociais que são a base da sociedade e da civilização.
A Necessidade Indispensável de Comunicação na Estrutura Organizacional
Não podemos perceber a existência das pessoas e da sociedade sem comunicação. Sem comunicação não pode haver organização, pois não há possibilidade, então, de o grupo influenciar o comportamento do indivíduo.
A comunicação permitiu-nos organizar e ultrapassar tais barreiras, o que não teria sido possível fazer individualmente. Contribui para o nosso desenvolvimento como seres humanos e constrói a sociedade civilizada em que todos vivemos. Seu papel é óbvio para todos nós. Portanto, a comunicação é vital para o nosso sucesso e bem-estar numa sociedade civilizada.
Comunicação: uma atividade humana diária em todos os setores
Passamos mais tempo nos comunicando do que fazendo qualquer outra coisa. Passamos grande parte do nosso dia conversando e ouvindo. Pessoas em todos os níveis e em todas as organizações – estudantes, o presidente, gestores, homens e mulheres apaixonados, médicos e pacientes, pais e filhos, amigos e inimigos – têm uma necessidade comum – a necessidade de comunicar.
Construindo relacionamentos interpessoais por meio de comunicação eficaz
Gestão é fazer as coisas por e através de outros. Se isso for verdade, então é de muita importância construir relacionamentos com outras pessoas. Não é possível realizar tarefas com outras pessoas sem estabelecer relações interpessoais.
A importância da comunicação nas funções de gestão
É por isso que a comunicação é uma função importante da gestão. A comunicação se aplica a todas as fases da gestão. A gestão tem um objetivo. A gestão unifica a atividade deliberada por meio da comunicação. Sem comunicação não pode haver organização.
Um gestor de sucesso deve ter a capacidade de receber, analisar e transmitir informações para motivar seus subordinados na direção certa.
Assim, a comunicação eficaz é uma habilidade vital de gestão. Sem dúvida, a comunicação é o veículo através do qual são realizadas as funções básicas da gestão. Os gestores dirigem através da comunicação; eles coordenam através dele; eles contratam, planejam e controlam através dele.
Comunicação: um pré-requisito para o sucesso organizacional
Praticamente todas as ações tomadas em uma organização foram precedidas de comunicação. Assim, Bartol e Martin (1997) comentam que a comunicação é uma parte crítica do trabalho de todo gestor; sem uma comunicação eficaz, mesmo as estratégias mais brilhantes e os planos mais bem elaborados podem não ter sucesso.
Promovendo a harmonia no local de trabalho por meio da comunicação
O estudo de Hawthorne revela que a compreensão mútua dos trabalhadores eliminaria a principal causa do descontentamento industrial. A comunicação é o único veículo pelo qual as pessoas podem estabelecer relacionamentos e compreender umas às outras.
A simbiose entre conhecimento e comunicação para o sucesso gerencial
O conhecimento por si só não é suficiente para o sucesso gerencial; requer conhecimento além da capacidade de se comunicar com precisão. É verdade que conhecimento é poder. É mais verdade que conhecimento aplicado é poder. E para aplicá-lo é necessária uma comunicação eficaz.
Tempo de comunicação executiva: estatísticas e implicações
Lesikar e Pettit (1997) observam que, normalmente, os altos executivos passam de 75 a 95 por cento do seu tempo comunicando. Uma estimativa geral é que 40-60 por cento do tempo de trabalho gasto nas fábricas normalmente envolve algum forma de comunicação.
A importância global da comunicação nos negócios
A globalização dos negócios aumentou a necessidade de comunicação eficaz entre indivíduos, equipes e organizações de todo o mundo. É um meio pelo qual o comportamento é modificado, a mudança é afetada, a informação se torna produtiva e os objetivos são alcançados.
Insights teóricos: como a comunicação promove as metas organizacionais
Chester I. Bernard vê a comunicação como o meio pelo qual as pessoas se unem em uma organização para atingir um objetivo comum. Eles interagem, conhecem, compreendem e constroem dependência mútua entre si por meio da comunicação. Eles podem ser tornados compatíveis e apoiar por este meio para perseguir objetivos determinados mutuamente.
Comunicação: a base da coordenação e da atividade de grupo
A atividade em grupo é impossível sem comunicação porque a coordenação e a mudança não podem ser afetadas. A divisão do trabalho destinada a explorar os benefícios da especialização profissional não pode ser executada sem a aplicação hábil da comunicação.
A necessidade de coordenação aumentará com a divisão do trabalho. A coordenação ocorre por meio da comunicação.
Observações Acadêmicas sobre Comunicação e Dinâmica de Grupo
Weihrich e Koontz (2000) observaram que a atividade em grupo é impossível sem comunicação porque a coordenação e a mudança não podem ser afetadas.
Natureza da Comunicação
Ajuste o clima
Sempre que as pessoas se reúnem para comunicar umas com as outras, dois factores estão sempre presentes. Primeiro, há algum tipo de conteúdo a ser abordado – instruções, notícias, fofocas, ideias, relatórios, avaliações, etc.
Todos nós conhecemos o conteúdo da comunicação porque é o factor mais óbvio e porque lidamos com ele todos os dias.
O segundo fator que está sempre presente quando as pessoas se reúnem para se comunicar é a atmosfera ou sentimento que acompanha o que você diz. Isso é conhecido como clima de comunicação.
O clima físico nos afeta de muitas maneiras. Quando está frio, usamos roupas quentes. Quando está chovendo, usamos roupas de proteção.
E não é incomum que as condições climáticas afetem nosso humor. Os climas de comunicação também nos afetam.
Eles podem ser positivos ou negativos. Quando o clima de comunicação é positivo, é mais fácil comunicar, resolver problemas, tomar decisões e expressar pensamentos e sentimentos.
Em suma, torna o trabalho e o relacionamento com outras pessoas mais agradáveis e produtivos. Todos nós já estivemos em restaurantes, lojas, escritórios e casas onde nos sentíamos confortáveis e à vontade. Geralmente queremos voltar a esses lugares.
Também estivemos em casas, escritórios e lojas onde o clima foi negativo. Nesses casos, ficamos desconfortáveis, inquietos e menos abertos.
Geralmente não gostamos de tentar nos comunicar ou fazer negócios em um clima negativo. Você está tornando o clima negativo para aqueles com quem trabalha?
Escolha seu canal
Como um rádio, os transmissores e receptores humanos possuem canais. Um canal de comunicação é um meio pelo qual a informação passa do remetente ao destinatário: palestras, mensagens escritas, conversas telefônicas, diálogo face a face e reuniões em grupo.
A escolha de um canal pode afetar a qualidade da comunicação e, por sua vez, o grau em que o receptor responderá a ela. Portanto, você deve decidir qual canal será mais eficaz para atingir seu propósito.
A comunicação escrita deve ser usada ao comunicar fatos e números complexos ou informações, como dados de engenharia, jurídicos ou financeiros, uma vez que muitas vezes ocorrem falhas na comunicação quando material complexo é apresentado oralmente.
A comunicação escrita também é o melhor canal ao se comunicar com um grande número de pessoas, ao transmitir grandes quantidades de dados ou quando você precisa de um registro da comunicação.
O telefone é apropriado para comunicar fatos simples a poucas pessoas.
O telefone também tem mais impacto e senso de urgência do que a comunicação escrita, mas não tanto quanto uma reunião. Para garantir que as mensagens sejam compreendidas ao telefone, você pode pedir feedback e verificar se o link de comunicação está completo.
A comunicação cara a cara tem mais urgência do que as reuniões. Ele também tem a vantagem da velocidade, permite uma comunicação bidirecional considerável e geralmente provoca uma resposta rápida.
Geralmente é melhor usar o diálogo cara a cara quando a interação é pessoal – ao elogiar, aconselhar ou tomar medidas disciplinares.
As reuniões são apropriadas quando há necessidade de interação verbal entre os membros de um grupo.
Estudos revelaram que os supervisores gastam mais de metade do seu tempo produtivo potencial em reuniões, discussões e conferências.
Por isso, é importante decidir com antecedência se uma reunião alcançará o resultado desejado.
Elimine a estática
Outra habilidade útil é a eliminação de barreiras ou “estáticas” de comunicação.
Se houver muita estática ou ruído, há uma mensagem distorcida. O problema é que cada um de nós tem barreiras diferentes e geralmente não sabemos que tipo de ruído a outra pessoa está ouvindo.
Às vezes adivinhamos e às vezes adivinhamos errado. A principal barreira à comunicação é a nossa tendência natural para julgar, avaliar, aprovar ou desaprovar as declarações da outra pessoa.
Suponha que a pessoa ao seu lado no almoço hoje diga: “Gosto do que Kay DuPont tem a dizer”. O que você vai dizer? Sua resposta provavelmente será de aprovação ou desaprovação da atitude expressada. Você dirá: “Eu também!” ou você dirá: “Eu acho que ela é terrível”.
Em outras palavras, sua primeira reação será avaliar do seu ponto de vista e aprovar ou desaprovar o que a outra pessoa disse.
Embora a tendência de fazer avaliações seja comum em quase todas as conversas, ela é muito intensificada nas situações em que estão envolvidos sentimentos e emoções.
Sintonize
Uma das melhores maneiras de “sintonizar” a outra pessoa é descobrir como ela processa e armazena as informações que recebe. Estudos de Programação Neurolinguística (PNL) comprovaram que existem três tipos de processos sensoriais: Visual, Auditivo e Cinestésico.
Algumas pessoas são orientadas visualmente. Eles se lembram e imaginam as coisas pela sua aparência. Eles armazenam fotos. Algumas pessoas são auditivas – elas armazenam sons. Algumas pessoas são cinestésicas – armazenam sensações de toque.
Como você pode descobrir o sistema de processamento de uma pessoa? Ouvindo. As pessoas tendem a divulgar como processam as informações e como arquivam seus dados.
Pessoas com orientação visual dizem coisas como: “Aqui está o que parece para mim. Você entende o que quero dizer? Você entendeu a foto? Preciso de uma visão mais clara disso. Isso não está claro para mim.” Todos os termos orientados visualmente.
Pessoas auditivas lembram e imaginam as coisas pela forma como elas soam. Eles dizem: “Isso é o que parece para mim. Isso soa como uma campainha. Você ouviu o que quero dizer? Precisamos ter mais harmonia neste escritório. Não estamos em sintonia com isso.”
Pessoas cinestésicas lembram e imaginam coisas pela sensação delas. Eles dizem: “Esta é a sensação para mim. Você entende o que estou dizendo? Esse foi um problema difícil. Esse foi um fardo pesado. Essa foi uma questão importante.”
As pessoas nem sempre usam as mesmas palavras sensoriais, é claro, mas tendemos a usar um processo sensorial cerca de 70% das vezes.
Se quiser que eu entenda como você se sente, veja o que você quer dizer ou entre em sintonia com suas idéias, você precisa falar comigo em palavras com as quais me identificarei visualmente, auditivamente ou cinestesicamente. Se você fala comigo em flores e eu ouço em pastelaria, não podemos nos comunicar. Esta é uma forma de comunicação muito sofisticada e pode ser muito eficaz.
Conheça seus não-verbais
O movimento corporal, o contato visual, a postura e as roupas também são elementos muito importantes. Estudos comprovam que 93% da sua mensagem é não-verbal e simbólica.
Os funcionários aprendem a perceber o humor do chefe; os cônjuges aprendem a reagir aos movimentos um do outro; as crianças instintivamente observam os sinais dos pais.
Os estudos também nos ensinaram que por vezes a nossa língua diz uma coisa, o nosso corpo diz outra coisa e os nossos símbolos – como as roupas e os penteados – dizem ainda uma terceira coisa. Quando isso ocorre, a pessoa normal acreditará no que vê, não no que ouve.
Portanto, você precisa estar constantemente atento à imagem que retrata. É uma confiança assertiva? Alguém está disposto a ouvir e resolver problemas? Ou é de alguém hostil e indiferente? Suas roupas e postura refletem uma pessoa de alta qualidade ou com hábitos desleixados?
Há mais de dois séculos, Ben Franklin disse: “O poder está com a pessoa que consegue se comunicar bem”. É mais verdadeiro hoje do que nunca. E o poder existe dentro de você. Basta consciência e prática.
Diferenças de comunicação entre homens e mulheres
Homens e mulheres têm se comunicado de maneira diferente desde o início dos tempos. Estas diferenças podem criar problemas de comunicação que prejudicam a produtividade e a comunicação interpessoal. As pesquisas identificaram cinco problemas comuns de comunicação entre homens e mulheres (Tingley, 1994). Eles como
- Os homens eram muito autoritários,
- Os homens não levavam as mulheres a sério,
- As mulheres eram muito emocionais,
- Os homens não aceitavam as mulheres como colegas de trabalho ou chefes, e
- As mulheres não falaram o suficiente.
As diferenças na comunicação baseadas no género são parcialmente causadas por estilos linguísticos habitualmente utilizados por homens e mulheres.
O estilo linguístico refere-se ao padrão de fala característico de uma pessoa (Tannen, 1995:139). Inclui características como franqueza ou indiretividade, ritmo e pausa, escolha de palavras e o uso de elementos como piadas, figuras de linguagem, histórias, perguntas e desculpas.
Por outras palavras, o estilo linguístico é um conjunto de sinais culturalmente aprendidos pelos quais comunicamos o que queremos dizer, interpretamos os significados dos outros e avaliamos uns aos outros como pessoas. A pesquisa demonstra que homens e mulheres se comunicam de maneira diferente de diversas maneiras.
Tannen (1995: 138-48) apresentou os sete diferentes padrões de comunicação que variam entre homens e mulheres, que são apresentados abaixo numa tabela:
| Lingüística Características | Homens | Mulheres |
|---|---|---|
| Tomando crédito | Maior uso da declaração “nós”; menos propensos a se gabar de suas conquistas. | Maior uso da declaração “nós”; menos propensos a se gabar de suas conquistas. |
| Exibindo Confiança | Maior uso da declaração “nós”; menos propensos a se gabar de suas conquistas. | É mais provável que indique falta de incerteza sobre um problema. |
| Fazendo perguntas | Menos probabilidade de fazer perguntas. | É mais provável que faça perguntas. |
| ConversacRituais | É menos provável que indique que estão incertos sobre um assunto. | Diga com mais frequência: “Sinto muito”. |
| Dando complementos | Mesquinho com elogios | Faça mais elogios do que os homens |
| Dando feedback | Mais direto e direto | Mais diplomático; tendem a moderar as críticas com elogios. |
| Indiretividade | Indireto quando se trata de admitir culpa ou quando não sabe de algo. | Indireto ao dizer aos outros o que fazer. |
Diretrizes para melhorar a comunicação entre homens e mulheres
Os especialistas sugerem algumas diretrizes para melhorar a comunicação entre homens e mulheres:
- As diferenças nos estilos de comunicação entre os sexos não podem ser generalizadas para incluir todos os homens e mulheres. Alguns homens são menos propensos a gabar-se das suas realizações, enquanto algumas mulheres são menos propensas a partilhar o crédito.
- Homens e mulheres devem aprender a flexibilizar o género. Genderflex implica o uso temporário de comportamentos de comunicação típicos do outro género, a fim de aumentar o potencial de influência (Tingley: 1994).
- Todos precisam de se conscientizar de como funcionam os estilos linguísticos e de como influenciam as nossas percepções e julgamentos.
- Todos deveriam lembrar que homens e mulheres têm maneiras diferentes de dizer a mesma coisa.
