Uma verificação interna é um processo contínuo do sistema contábil para verificar erros ou fraudes nas operações contábeis para detecção precoce e prevenção. A verificação interna é uma disposição das atribuições dos funcionários das funções contábeis de forma que outro verifique automaticamente o trabalho executado por uma pessoa.
Vamos entender do que se trata a verificação interna.
O que é verificação interna?
Na opinião de Spicer e Pegler, “Um sistema de verificação interna é um arranjo de deveres de pessoal, pelo qual nenhuma pessoa está autorizada a realizar e registrar todos os aspectos de uma transação de modo que, sem conluio entre duas ou mais pessoas, a fraude seja ativado e ao mesmo tempo as possibilidades de erros são reduzidas ao mínimo.”
LR Dicksee define uma verificação interna como “um arranjo de rotina de contabilidade em que erros e fraudes provavelmente serão evitados ou descobertos pelo próprio funcionamento da escrituração contábil em si."
Verificação interna significa uma verificação contínua Auditoria interna realizado pela equipe, através do qual outros funcionários verificam de forma independente o trabalho de cada indivíduo.
Uma verificação interna foi definida pelo Instituto de Contadores Certificados da Inglaterra e País de Gales (ICAEW) como; “as verificações das transações cotidianas que funcionam continuamente como parte do sistema rotineiro, onde o trabalho de uma pessoa é comprovado de forma independente ou complementar ao trabalho de outra, o objeto é a prevenção ou detecção precoce de erros ou fraudes .”
Uma verificação interna é um processo contínuo e faz parte da rotina diária. Relaciona-se a todas as transações que ocorrem todos os dias. Uma verificação interna é conseguida através de uma atribuição complementar de funções e da verificação independente do trabalho de uma pessoa por outra.
Características ou recursos do sistema de verificação interna
8 qualidades tornam um sistema de verificação interna mais eficaz e eficiente.
- Divisão de trabalho
- Fornecimento de Cheque
- Uso de dispositivos
- Sistema de autoequilíbrio
- Rotação de cargos
- Especialização
- Ao controle
- Nível de autoridade
Divisão de trabalho
Ninguém deve ter o direito de executar o trabalho da origem ao fim.
Por exemplo – uma transação de venda pode ter que ser dividida em uma exibição de artigo por um funcionário, a preparação de uma fatura por outro, o recebimento de dinheiro contra a fatura por um terceiro funcionário, a entrega de um artigo contra o comprovante de fatura recebida por outro funcionário, verificação do movimento de saída de um artigo em relação à ordem de entrega feita por um funcionário e assim por diante.
Nas grandes empresas, essas tarefas especializadas aumentam a velocidade de trabalho e introduzem automaticamente verificações internas.
Fornecimento de Cheque
Uma organização deve estabelecer tais disposições para que o trabalho possa ser verificado por outro pessoal. Um oficial pode verificar o trabalho de um estado-maior transferindo-o para o estado-maior e novamente.
Uso de dispositivos
Neste mundo moderno, vários dispositivos podem desempenhar diversas funções, como máquinas de registro de ponto, máquinas de determinação de salários, etc. Uma organização deve usar máquinas que ajudem a facilitar o trabalho de verificações internas.
Sistema de autoequilíbrio
Uma organização pode usar contas contábeis com autoequilíbrio, que ajudam a facilitar o trabalho de verificações internas. A sua eficácia depende da sua gestão.
Rotação de cargos
Nenhum funcionário individual deve ser autorizado a ocupar uma determinada área de operação por muito tempo. A familiaridade e a exclusividade em uma posição oferecem à pessoa maior flexibilidade para tentar manipular o sistema.
Especialização
Cada equipe pode não ter esse conhecimento especializado para manter as contas de maneira adequada. Assim, uma organização deve ministrar formação para aumentar as suas competências, para que as verificações internas se tornem mais eficazes.
Ao controle
Há mais chances de fraude quando há contato direto entre consumidores ou o público. Assim, um gestor pode ficar de olho nessas obras para que o sistema de verificação interna seja mais eficaz.
Nível de autoridade
Deve haver níveis de autoridade bem definidos de acordo com as sanções para diversas transações. De acordo com a autoridade investida, a responsabilidade deve ser extraída. A existência de níveis de autoridade resulta numa revisão das operações dos subordinados.
Objetivos da verificação interna
Existem vários objetivos da verificação interna. Eles são fornecidos abaixo:
- Minimizar a possibilidade de erro, fraude e irregularidade.
- Para evitar a apropriação indébita de dinheiro e bens.
- Atribuir deveres e responsabilidades a cada funcionário da organização.
- Para garantir um registro preciso de todas as transações comerciais.
- Para aumentar a eficiência do funcionário na organização.
- Exercer influência moral sobre o funcionário.
- Preparar uma conta final com facilidade e eficiência.
Princípios de verificação interna
Uma verificação interna é baseada em alguns princípios específicos. Sem isso, uma verificação interna é inútil. Esses princípios são fornecidos abaixo:
- A equipe de negócios deve alocar o processo de acordo com os deveres, responsabilidades e direitos. Não há espaço para interferências.
- Nenhuma pessoa deve ter controle independente sobre os aspectos mais importantes do negócio.
- As funções do pessoal empresarial devem ser alteradas de tempos em tempos, para que nenhum funcionário fique envolvido em um determinado trabalho por muito tempo.
- Todos os funcionários devem ser incentivados a sair de licença pelo menos uma vez por ano. Isso ajudará na detecção de fraudes ocultas.
- Um sistema eficiente de verificações internas deverá permitir a verificação automática do trabalho de um assistente por terceiros.
- A divisão do trabalho não deve ser muito cara.
- O sistema de auto-equilíbrio deve ser invariavelmente utilizado.
- O poder financeiro e administrativo deve ser atribuído de forma muito criteriosa a diferentes funcionários.
- Uma pessoa que tenha a custódia física dos ativos não deve ter acesso aos livros contábeis.
Vantagens da verificação interna
A principal vantagem de uma verificação interna é que ela controla as operações internas da organização. 9 vantagens da verificação interna;
- Influência moral sobre os funcionários
- Determinação da responsabilidade dos funcionários
- Menos possibilidade de fraudes
- Aumento na eficiência
- Auditoria facilitada
- As contas finais podem ser preparadas
- Registros corretos e completos de todas as transações
- Detecção de Desonestidade ou Irregularidade
- Verificação de teste possível
Influência moral sobre os funcionários
O sistema de verificações internas verifica o moral dos funcionários e permite-lhes aprender a ser honestos, trabalhar duro e ser francos.
Determinação da responsabilidade dos funcionários
O sistema de verificação interna determina as responsabilidades dos funcionários. O funcionário pode ser responsabilizado por qualquer irregularidade por ele cometida.
Menos possibilidade de fraudes
Há menos possibilidade de fraude no sistema de verificação interna porque erros e fraudes podem ser detectados precocemente.
Aumento na eficiência
Os controlos internos garantem maior eficiência e rapidez porque a organização dos controlos internos se baseia numa divisão de trabalho.
Auditoria facilitada
O sistema de controlos internos facilita em grande medida o trabalho dos auditores, permitindo-lhes confiar na verificação de testes.
As contas finais podem ser preparadas
Num sistema de verificação interna, a 'Conta de Lucros e Perdas' e o Balanço são elaborados sem qualquer perda de tempo.
Registros corretos e completos de todas as transações
O sistema de verificação interna também pode resultar em registros corretos e completos de todas as transações em cada balanço dos livros contábeis.
Detecção de Desonestidade ou Irregularidadesim
Qualquer desonestidade ou irregularidade na preocupação dos funcionários pode ser detectada antes que eles assumam qualquer complicação.
Verificação de teste possível
Suponha que o auditor considere o sistema de bochecha interna satisfatório. Então, ao considerar defeitos ou pontos fracos, ele pode contar com a ajuda da verificação de testes.
Desvantagens da verificação interna
Embora as verificações internas sejam vantajosas para uma empresa, elas apresentam algumas desvantagens. 4 desvantagens da verificação interna;
- Caro
- Frouxidão no Trabalho
- Não é adequado para pequenas preocupações
- Agrupamento entre funcionários
Caro
O sistema de verificações internas é mais caro e demorado.
Frouxidão no Trabalho
O auditor pode demonstrar negligência no trabalho. Ele pode confiar no sistema de vendas internas de verificação, o que pode afetar adversamente o qualidade do trabalho de auditoria. Isto constitui também uma deficiência grave do sistema de controlos internos.
Não é adequado para pequenas preocupações
O sistema de verificações internas não é adequado para pequenas empresas, pois pode ser antieconómico em pequenas empresas.
Agrupamento entre funcionários
Se os empregados em causa derem as mãos, poderão manter o empregador no escuro e causar muitas irregularidades que desafiam qualquer detecção. Este agrupamento entre os funcionários pode não ser saudável.
Apesar destas quatro desvantagens, a realização de verificações internas é crucial para todos os tipos de organizações. Os auditores internos são responsáveis pela realização de verificações e auditorias internas.
