Un memorando se conoce más popularmente como memorando. El significado literal de la palabra “memorándum” es una nota para ayudar a la memoria. Los memorandos son como cartas escritas dentro de la organización”. Consisten principalmente en mensajes escritos compartidos entre los empleados como parte de su trabajo diario.
Aprenda a escribir memorandos/notas
¿Qué es una nota?
Una nota es un documento escrito que permanece dentro de la empresa. Se requiere un memorando eficaz para que el funcionamiento interno de la empresa funcione sin problemas.
Escribir un memorando que funcione para la causa es fundamental.
"Me encanta ser escritor", bromeó el novelista Peter Devries, "lo que no soporto es el papeleo". Cuando se trata de escribir memorandos, la mayoría de los empresarios estarían de acuerdo.
Cada vez hay más evidencia que muestra que los memorandos pueden ser pequeños, pero causan grandes dolores de cabeza a todos, desde secretarias hasta directivos corporativos.
Son difíciles de escribir con rapidez y claridad, son como “Guerra y paz” de leer, requieren que Miss Marple los descifre y, si se escriben en el tono de voz equivocado, pueden hacer que las personas más amables parezcan desalmadas.
Tanto dentro como fuera de la oficina, tu personalidad a menudo se juzga por tu forma de escribir. Los memorandos confusos pueden costarle muy caro en el avance profesional. Las habilidades de comunicación son una prioridad para los líderes empresariales, a menudo más importantes que los conocimientos técnicos, financieros y de marketing.
Para seguir recibiendo aumentos y promociones, expertos como Van Skiver y Booher dicen que es necesario, literalmente, escribir su propio boleto.
Definición de nota
“Memorando” es singular en número. Sus formas plurales son “memorándums” o “memorandos”. Un memorando es una nota escrita o comunicación entre personas que trabajan para la misma organización, especialmente en los negocios.
En otras palabras, un memorando o memorando es un mensaje escrito de una persona a otra o a varias personas dentro de una misma organización.
Por tanto, es un tipo de comunicación interna. Lesikar y Pettit (2002:377) dijeron: "Los memorandos son las cartas escritas dentro de la organización". Se trata principalmente de mensajes escritos que los empleados intercambian en el desempeño diario de su trabajo.
Un memorando, comúnmente llamado memorando, es una nota o comunicación escrita, especialmente en un contexto empresarial, intercambiada entre personas que trabajan dentro de la misma organización.
Básicamente, un memorando representa un mensaje escrito de una persona a uno o más individuos dentro de la misma organización, lo que lo convierte en una forma de comunicación interna.
Objetivos de los memorandos de oficina
Los memorandos de oficina tienen propósitos específicos, que incluyen:
- Proporcionar información.
- Solicitando información.
- Informar a los empleados sobre acciones o decisiones.
- Solicitar acciones o decisiones.
- Confirmar decisiones tomadas durante conversaciones telefónicas.
- Notificar a las personas sobre la concesión o denegación de permiso para acciones específicas.
- Solicitar explicaciones sobre cuestiones de conducta.
Usos de la nota
- Dar instrucciones al personal.
- Comunicar los cambios de política al personal.
- Dar/buscar sugerencias a y de los subordinados.
- Para solicitar ayuda o información.
- Confirmar una decisión tomada por teléfono.
- Intimar conceder/retener permiso para hacer algo.
- Solicitar una explicación sobre algún asunto de conducta, etc.
- Para utilizar como referencia futura.
- Intercambiar ideas entre empresas sobre un tema de interés particular.
Ventajas del Memorando
El formulario de notas disfruta de las siguientes ventajas principales:
- Es muy breve. Es una forma de comunicación sencilla, que no incluye nada excepto el mensaje en su forma más simple.
- Es conveniente. Las anotaciones en la parte superior brindan detalles sobre el destinatario, el escritor, el tema y la fecha. También se incluye el número de nota. El área principal de la página queda libre para el mensaje, que puede escribirse a máquina o a mano.
- Es económico. Dado que es para uso dentro de la organización, no es necesario utilizar material de oficina costoso. Si se dispusiera de instalaciones informáticas, las notas informáticas en el monitor serían incluso más baratas.
- Se puede utilizar como referencia futura. Dependiendo de su importancia, una nota puede destruirse después de leerse, archivarse o almacenarse en un disco de computadora para referencia futura.
Desventajas del memorando
Un memorando o memorando no es útil en todas las condiciones. Tiene ciertas desventajas, que se exponen a continuación:
- Los memorandos son inapropiados para asuntos complejos. Un memorando puede no ser adecuado si el asunto es complejo o serio y requiere una discusión prolongada.
- Tiene un uso externo muy limitado. Los memorandos son principalmente instrumentos de comunicación interna y no son adecuados para la comunicación externa, aunque ocasionalmente se utilizan con fines externos en una escala muy limitada.
- Es un mecanismo decreciente. El correo electrónico está reemplazando las funciones de las notas y, por lo tanto, su uso está disminuyendo gradualmente.
Tipos de notas
Las organizaciones generalmente utilizan memorandos de oficina impresos. Los memorandos suelen ser breves, pero pueden ser largos, especialmente cuando se envía un memorando de política.
En consecuencia, muchas organizaciones han impreso memorandos de oficina de tamaño pequeño (5 x 8 1/2), tanto estacionarios como convencionales (8 1/2 x 11) para mayor comodidad. Los memorandos de oficina se pueden clasificar en dos tipos: directos e indirectos.
Memo interno
La dirección necesita informar a los subordinados sobre las políticas, objetivos y estrategias de la empresa u ofrecer asesoramiento de vez en cuando. También puede ser necesario recopilar información de los subordinados sobre el desempeño continuo o sus actitudes y opiniones sobre asuntos de la empresa.
Para todos estos fines, se utilizan memorandos internos para garantizar que todas las partes estén bien informadas sobre las cuestiones operativas y de gestión de la organización. También se le conoce como memorando entre oficinas.
Por lo tanto, los memorandos internos constituyen una comunicación escrita entre el personal de la organización, que implica el intercambio de asuntos organizacionales para facilitar el funcionamiento eficaz de la organización.
| Modelo de una nota interna |
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| Asunto: Implementación del Programa Mensual de Reconocimiento a Empleados A todos los empleados De: [Su nombre], Gerente de Recursos Humanos Fecha: [Fecha] CC: [CEO/Presidente], [Jefes de departamento] Estimado equipo, Espero que este memorándum encuentre a todos de buen humor. Nos complace anunciar el lanzamiento de una nueva iniciativa destinada a celebrar el arduo trabajo y la dedicación de los valiosos miembros de nuestro equipo: el Programa Mensual de Reconocimiento de Empleados. Objetivo del Programa: El objetivo principal del Programa Mensual de Reconocimiento de Empleados es reconocer y recompensar a los empleados que van más allá en sus funciones, exhiben un desempeño excepcional y contribuyen positivamente al entorno laboral. Detalles del programa: Proceso de nominación: Se anima a todos los empleados a nominar a un colega que crean que merece reconocimiento. Las nominaciones podrán presentarse a través del formulario online disponible en la intranet de la empresa antes del último día hábil de cada mes. Criterios de reconocimiento: – Contribución destacada a un proyecto o tarea. – Demostrar trabajo en equipo y colaboración. – Servicio al cliente ejemplar. – Innovación y resolución creativa de problemas. Premios y reconocimientos: El empleado reconocido recibirá un Certificado de Agradecimiento y un vale de regalo. Se publicará un artículo destacado del empleado en el boletín de la empresa y en la intranet. Anuncio del premiado: El destinatario del premio al Empleado del Mes se anunciará durante la primera semana del mes siguiente. Participación y Apoyo: Alentamos a todos a participar activamente en el proceso de nominación y apoyar este programa para que sea un éxito. Reconocer y apreciar los esfuerzos de los demás fomenta una cultura laboral positiva y fortalece nuestro sentido de comunidad. Comentarios y sugerencias: Valoramos sus comentarios y agradecemos cualquier comentario o sugerencia que pueda tener para mejorar el programa. No dude en comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos para expresar sus opiniones. Conclusión: Creemos que el Programa Mensual de Reconocimiento de Empleados contribuirá a una fuerza laboral más comprometida y motivada. Unámonos para celebrar nuestros logros y hacer de nuestro lugar de trabajo un lugar más gratificante y agradable. Gracias por su entusiasmo y compromiso para hacer de este programa un éxito. Si tiene alguna pregunta o necesita más información, comuníquese con [Contacto de Recursos Humanos] en [Información de Contacto de Recursos Humanos]. Atentamente, [Su nombre] Gerente de Recursos Humanos [Información del contacto] |
Nota externa
El intercambio de mensajes entre empresas en forma de memorando se conoce como memorando externo o memorando entre empresas.
Está orientado al intercambio fácil y rápido de decisiones o información entre la dirección de dos empresas. Evita trámites excesivos y agiliza el intercambio de comunicaciones.
| Modelo de un memorando externo |
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| Asunto: Anuncio de nueva línea de productos – [Nombre del producto] Para: [Nombre del cliente/socio] De: [Su nombre], [Su cargo] Fecha: [Fecha] CC: [CEO/Presidente], [Gerente de Ventas], [Gerente de Marketing] Estimado [Nombre del cliente/socio], Espero que este memorándum te encuentre bien y de buen humor. Nos comunicamos con usted para compartir algunas noticias interesantes de [Nombre de su empresa] que creemos que serán de gran interés y beneficio para su organización. Introducción de una nueva línea de productos: [Nombre del producto] Estamos encantados de anunciar el lanzamiento de nuestra nueva e innovadora línea de productos, [Nombre del producto], que estará disponible a partir del [Fecha de lanzamiento]. Esta línea de productos ha sido desarrollada con la última tecnología y está diseñada para [Breve descripción de lo que hace el producto y sus beneficios]. Características y beneficios clave: [Característica 1]: [Descripción de la característica 1 y cómo beneficia al usuario] [Característica 2]: [Descripción de la característica 2 y cómo beneficia al usuario] [Característica 3]: [Descripción de la característica 3 y cómo beneficia al usuario] Aplicaciones y casos de uso: El [Nombre del producto] es versátil y se puede utilizar en varias industrias, incluida la [Lista de industrias]. Algunas aplicaciones potenciales incluyen [Lista de aplicaciones y casos de uso]. Oferta exclusiva para socios valiosos: Como muestra de nuestro agradecimiento por su continua colaboración, nos complace ofrecerle un descuento exclusivo de [Porcentaje de descuento]% en su primer pedido de [Nombre del producto] realizado antes del [Fecha de finalización de la oferta]. Demostración y consulta del producto: Estaremos encantados de organizar una demostración del producto o responder cualquier consulta que pueda tener sobre [Nombre del producto]. No dude en comunicarse con nuestro equipo de ventas en [Información de contacto de ventas] para programar una demostración o analizar sus necesidades específicas. Conclusión: Estamos seguros de que [Nombre del producto] agregará un valor significativo a sus operaciones y cumplirá con los altos estándares que ambas empresas mantienen. Esperamos tener la oportunidad de continuar sirviéndole con nuestras soluciones innovadoras y nos entusiasma escuchar su opinión sobre nuestra última oferta. Gracias por su tiempo y consideración. Valoramos nuestra asociación y estamos comprometidos a brindarle productos de calidad y un servicio excelente. Un cordial saludo, [Su nombre] [Tu título] [Tu información de contacto] [El nombre de tu compañía] |
Memorándums de oficina directos
Los memorandos de oficina directos se redactan para asuntos rutinarios o para transmitir información destinada a la difusión general entre todos los empleados o individuos específicos. Siguen el formato de una carta de consulta directa.
Este tipo de memorando de oficina comienza directamente con el objetivo principal, seguido de las explicaciones necesarias. Posteriormente, la información específica requerida se enumera en un orden lógico y concluye con un cierre cortés.
| Modelo de memorando de oficina directa (memorándum de política) |
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| Asunto: Implementación de Nueva Política de Sostenibilidad en el Lugar de Trabajo Para: todos los jefes de departamento De: [Su nombre], [Su cargo] Fecha: [Fecha] CC: [CEO/Presidente], [Gerente de Recursos Humanos], [Gerente de Instalaciones] Objetivo: El propósito de este memorando es introducir e implementar una nueva Política de Sostenibilidad en el Lugar de Trabajo destinada a reducir nuestra huella ambiental y promover prácticas ecológicas dentro de la organización. Descripción general de la política: La Política de Sostenibilidad del Lugar de Trabajo se centra en las siguientes áreas clave: Conservación de energía: Apagar luces, ordenadores y dispositivos electrónicos cuando no estén en uso. Utilizar electrodomésticos y sistemas de iluminación energéticamente eficientes. Reducción de desperdicios: Fomentar el reciclaje y el compostaje. Reducir el uso de papel fomentando la documentación digital. Desplazamientos sostenibles: Fomentar el uso compartido del coche, la bicicleta y el uso del transporte público. Ofreciendo opciones de teletrabajo cuando corresponda. Contratación Verde: Priorizar la compra de productos ecológicos y de origen sostenible. Evaluar proveedores en función de sus prácticas ambientales. Plan de IMPLEMENTACION: Formación y Concientización: Realizar sesiones de capacitación y talleres para educar a los empleados sobre prácticas de sostenibilidad y la importancia de la conservación del medio ambiente. Monitoreo e informes: Establecer un sistema para monitorear el consumo de energía, la generación de residuos y otras métricas relevantes. Los departamentos deberán presentar informes mensuales de sostenibilidad. Incentivos y Reconocimientos: Reconocer y recompensar a los departamentos y personas que exhiban prácticas ejemplares de sostenibilidad. Responsabilidades: Jefes de Departamento: Velar por el cumplimiento de la política dentro de sus respectivos departamentos, promover la concientización y presentar informes mensuales. Empleados: Adherirse a las prácticas de sostenibilidad descritas en la política y participar activamente en iniciativas relacionadas. Comité de Sostenibilidad: Supervisar la implementación de la política, analizar informes y recomendar mejoras. Línea de tiempo: Inmediata: Comunicar la política a todos los empleados y proporcionar la documentación relevante. [Fecha específica]: Realizar la primera sesión de capacitación sobre prácticas de sustentabilidad. [Fecha específica]: Comenzar el seguimiento y la presentación de informes mensuales. Conclusión: La implementación de la Política de Sostenibilidad en el Lugar de Trabajo es un paso hacia nuestro compromiso con el cuidado ambiental. Alentamos a todos los empleados a adoptar esta iniciativa y contribuir a construir un futuro más sostenible. Apreciamos mucho su cooperación y apoyo para implementar exitosamente esta política. Si tiene alguna pregunta o aclaración, no dude en comunicarse con [Su información de contacto]. Atentamente, [Su nombre] [Tu título] [Tu información de contacto] |
Memorando indirecto de la oficina (memorando de malas noticias)
Los memorandos de oficina indirectos transmiten mensajes negativos a los empleados. Comienzan de forma indirecta y agradable, conduciendo a la explicación. La explicación está redactada de forma positiva, clara y convincente. En ocasiones, la negativa va acompañada de una propuesta alternativa para conveniencia del empleado. El final es positivo y amigable.
| Modelo de memorando de oficina indirecto (memorándum de política) |
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| Asunto: Introducción de una política de jornada laboral flexible Para: Todos los miembros del personal De: [Su nombre], [Su cargo] Fecha: [Fecha] CC: [CEO/Presidente], [Gerente de Recursos Humanos], [Líderes de equipo] Estimados colegas, Espero que este mensaje te encuentre bien. Nos comunicamos con usted para compartir algunas noticias interesantes sobre un cambio positivo que creemos contribuirá a un ambiente de trabajo más equilibrado y productivo para todos. Introducción de horarios de trabajo flexibles Entendemos que cada uno de nuestros empleados tiene necesidades y responsabilidades únicas y exploramos continuamente formas de adaptarnos a estos diversos requisitos. Después de una cuidadosa consideración y evaluación de varias opciones, nos complace anunciar la introducción de una Política de Horarios de Trabajo Flexibles, a partir del [Fecha de inicio]. Aspectos destacados de la política La Política de Horarios de Trabajo Flexibles está diseñada para ofrecerle más control sobre su horario de trabajo, permitiendo un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Las características clave de esta política incluyen: Las horas centrales: Todos los empleados deben estar presentes durante el horario principal de 10:00 a. m. a 3:00 p. m., de lunes a viernes. Horario flexible: Fuera del horario principal, los empleados tienen la flexibilidad de comenzar más temprano o terminar más tarde, siempre y cuando se mantenga el total de horas de trabajo por día. Opción de trabajo remoto: Los empleados elegibles pueden optar por trabajar de forma remota hasta dos días a la semana, sujeto a la aprobación de sus respectivos supervisores. Seguimiento del tiempo: Los empleados son responsables de registrar con precisión sus horas de trabajo utilizando el sistema de seguimiento del tiempo proporcionado. Beneficios y objetivos Creemos que esta política generará varios beneficios, incluida una mayor satisfacción de los empleados, una reducción del estrés y una mayor productividad. Los objetivos de implementar horarios de trabajo flexibles son: – Adaptarse a las necesidades y preferencias individuales. – Fomentar una cultura de trabajo positiva e inclusiva. – Mejorar la satisfacción laboral general y el bienestar de los empleados. – Mejorar la productividad y eficiencia organizacional. Su función y responsabilidades Mientras disfrutamos de los beneficios de un horario laboral flexible, también contamos con su responsabilidad y compromiso para mantener altos estándares de trabajo. Por favor asegúrese de que: – Se cumplen los compromisos y plazos de trabajo. – Se mantiene la comunicación con los miembros del equipo y supervisores. – El tiempo se registra e informa con precisión. Comentarios y preguntas Sus comentarios son valiosos para nosotros y lo alentamos a compartir sus pensamientos y experiencias a medida que implementamos esta nueva política. Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en comunicarse con [Contacto de Recursos Humanos] en [Información de Contacto de Recursos Humanos]. Estamos entusiasmados con este cambio positivo y esperamos ver los beneficios que traerá a nuestro entorno laboral y a cada uno de ustedes individualmente. Gracias por su cooperación y dedicación continua a nuestra organización. Un cordial saludo, [Su nombre] [Tu título] [Tu información de contacto] |
Formatos de notas
El formato de la nota se diferencia del de una carta en que su finalidad es la comunicación dentro de una organización.
Dado que una nota circula de un departamento a otro o de un empleado a otro, es esencial incluir el nombre de la persona que envía la nota, el nombre del destinatario y la designación o departamento de ambos individuos.
También debe incluir números de referencia. En el caso de un memorando externo o entre empresas, existe una disposición para el nombre y la designación del destinatario de la otra empresa que responderá al memorando.
Un memorando debe tener un "encabezado de memorando", un encabezado breve que consista simplemente en el nombre de la empresa y la designación "Memorando" o "Comunicación entre oficinas".
En lugar de una dirección interna, un saludo y un bloque de firma, el formato de nota emplea una línea "Para" y una línea "De" para identificar al destinatario y al autor. Dentro de los muros de una empresa no son necesarias las direcciones, ni se consideran necesarias las funciones de saludo y cierre elogioso.
Se utiliza un indicador de distribución para indicar quién recibe copias del memorando. A veces aparece al final, similar a una letra, y otras veces aparece inmediatamente debajo de la línea "Para".
Su ubicación suele ser una cuestión de política de la empresa. La línea de fecha en la parte superior derecha indica cuándo se escribió la comunicación. La recta numérica del expediente ayuda con la presentación. Una línea de asunto, aunque no se utiliza con frecuencia en cartas comerciales, siempre aparece en el encabezado de una nota.
Al igual que las cartas, los memorandos se escriben en varios tamaños de material de oficina: tamaño completo (8 ½ x 11 pulgadas) para memorandos con varios párrafos o páginas y tamaño medio (5 ½ x 8 ½ pulgadas) para notas breves. Las páginas posteriores a la primera en un memorando de varias páginas se escriben en papel bond normal y llevan el mismo título de “página 2” que las letras.
El formato de los memorandos de oficina puede variar entre organizaciones, pero un memorando de oficina estándar suele incluir los siguientes elementos:
- El nombre de la organización y la palabra "Memorando" aparecen de manera destacada en la parte superior, a menudo en letra grande y en negrita. Este texto suele estar centrado en la página, pero también puede estar alineado a la izquierda.
- Algunos formatos de notas incluyen una sección "Referencia", a menudo alineada a la izquierda, o puede aparecer después de la sección "De".
- Las secciones "Fecha", "Para" y "De" están alineadas a la izquierda de la página. En ocasiones, la “Fecha” también puede aparecer alineada a la derecha. El campo "Para" indica los destinatarios del memorando de oficina, mientras que el campo "De" indica los remitentes.
- La sección "Asunto" sigue a la sección "De" y suele ser la parte más extensa del memorando y proporciona el contenido principal del mensaje.
- En algunos casos, se incluye una sección "Copias a" para especificar personas o jefes de departamento que también reciben el mismo memorando.
- La sección "Firma" se encuentra en la parte inferior del memorando de oficina, ya sea en el lado derecho o izquierdo de la hoja del memorando. Es común que en esta sección se utilicen iniciales en lugar de firmas completas.
Informe memorando
Los informes memorandos son comunicaciones entre personas que están familiarizadas entre sí y trabajan dentro de la misma organización. Son mensajes escritos intercambiados por los empleados en el curso diario de sus actividades comerciales. Dichos informes son escritos por una persona y dirigidos a otra persona dentro de la misma organización, razón por la cual generalmente se escriben de manera informal.
Los memorandos sirven como comunicaciones internas comunes. Sin embargo, algunos memorandos pueden adquirir un tono formal, especialmente cuando el destinatario previsto es un ejecutivo de alto rango. De hecho, ciertos informes tipo memorando incluyen títulos y ayudas visuales.
Los informes tipo memorando abordan principalmente cuestiones rutinarias y cotidianas. En consecuencia, a menudo requieren poca información introductoria. De hecho, con frecuencia comienzan a informar sin ningún comentario introductorio. Al igual que los informes por carta, los informes tipo memorando pueden incluir una firma o iniciales después del nombre escrito en los encabezados.
Diez consejos para redactar notas de forma eficaz
Un memorando se utiliza para la comunicación interna entre ejecutivos y subordinados o entre funcionarios del mismo nivel. También se utiliza para la comunicación externa entre dos organizaciones.
Así es cómo:
Comprenda el propósito del memorando.
Lo que no es es un ensayo escolar. Una nota es un documento escrito que permanece dentro de la empresa; si sale afuera, es una carta. Una nota también es breve.
La mayoría de los expertos dicen que dos páginas deberían ser como máximo, después de lo cual un memorando comienza a convertirse en un informe.
Si puede reducir incluso una nota de dos páginas a dos párrafos que ocupan sólo media página y aun así transmiten los mismos hechos, obtendrá una A+ en los negocios.
Igualmente importante es que los memorandos se escriben para lograr que alguien haga o comprenda algo, ya sea gastar dinero, cumplir una fecha límite, criticar constructivamente o decir sí o no.
Sea personal
Utilice palabras como yo, usted y nosotros. Es mucho más humano decir: "Me gustaría que hicieras esto". Para generar acción, escriba con voz activa, no pasiva.
Sea conversacional
Escribe como hablas. “Utilice contracciones”, dice Holly Church, consultora de negocios que capacita a ejecutivos de Fortune 500. "Probablemente dices 'soy feliz' con más frecuencia que 'soy feliz'".
No presumir
Evite palabras académicas, jerga técnica y simplemente galimatías como “según su solicitud” cuando simplemente quiere decir “Esto es lo que quería”. “¿O qué tal esto: “I+D quiere su opinión porque las consideraciones temporales son de primordial importancia”. Traducción: “Nuestros investigadores necesitan su respuesta hoy”.
Evite las palabras “ahogadas”
Van Skiver explica que se trata de palabras de raíz simples con terminaciones elegantes añadidas para realzarlas. Los favoritos son "tion", "ance", "ent", "ment", "ize" y "ility".
Por ejemplo:
"La continuación de nuestra emisión de incentivos depende de la priorización por parte de los empleados de los objetivos de la empresa".
Traducido libremente: "Si desea seguir recibiendo incentivos, cumpla los objetivos de la empresa".
Si no estás seguro,
Controlar. "Si hay un error en la nota, probablemente será en nombres, fechas o números", advierte Booher, y esos errores pueden costarle muy caro.
Uno de los clientes de Booher, una compañía petrolera, fue demandado por las familias de dos empleados que murieron en un accidente en el lugar.
Un especialista que se encontraba en el lugar dijo que la culpa era de la empresa, pero cuando el especialista describió el incidente en el papel, se equivocó en la fecha.
Esto puso en duda su credibilidad respecto de todo lo que dijo haber presenciado, y el resultado fue que la empresa llegó a un acuerdo extrajudicial.
No sea trillado ni aburrido (sea único).
Una expresión trillada que Booher ve regularmente es: "Lamentamos cualquier inconveniente que esto pueda haberle causado", lo cual "simplemente enoja a la gente", dice.
"Nada podría ser más falso". "Por favor, no dude en llamar" es otra frase que no da resultados y desanima a la gente. Un final más sincero es: “Si necesitas ayuda, estoy disponible. Llámame."
Visualiza al lector
Los memorandos suelen escribirse desde el punto de vista del escritor, no del lector.
Sin embargo, el lector normalmente tiene que hacer algo cuando recibe un memorándum y, al no ser psíquico, a menudo no está seguro de qué se trata.
Los expertos sugieren que finjas que eres tener una discusión cara a cara o una conversación telefónica con el destinatario del memo.
Haga de la línea inferior la línea superior
Los memorandos a menudo comienzan con la exposición de un problema, luego analizan por qué existe el problema, sugieren un curso de acción y concluyen con algo vago, como "Me gustaría saber de usted pronto". La acción que desea que realice el lector debe detallarse en la primera línea (o al menos en el primer párrafo).
No des demasiados porqués
Es necesario explicar por qué quieres que se haga algo, pero no exageres. Un experto advierte que un lector probablemente sólo pueda asimilar no más de seis o siete razones a la vez.
Si debe citar más porqués, colóquelos en una hoja de papel aparte y engrápelas. De esta manera, el mensaje básico no se pierde en un mar de detalles.
Mantenga los párrafos cortos Limite cada párrafo a cinco líneas o menos. Coloque cada motivo en un párrafo separado en lugar de agruparlos en un bloque de texto prohibitivo de 20 líneas.
Cierre con un llamado a la acción
Muchos memorandos no cierran con nada, dejando al lector colgado. Si desea una respuesta antes del viernes a las 3 p.m., dígalo.
