Un proceso es un conjunto de actividades interdependientes y relacionadas secuencialmente que constituyen un trabajo completo. Es una secuencia cronológica de acciones necesarias para completar una obra o un trabajo.
El experto en comunicación Berio (1960) observa que el concepto de proceso considera los eventos y las relaciones como dinámicos, continuos, siempre cambiantes y continuos.
También significa que no tiene un principio, un final o una secuencia fija de eventos. No es estático. Se está moviendo. Los ingredientes dentro de un proceso interactúan; cada uno afecta a todos los demás. La comunicación empresarial es un proceso de comprensión y intercambio de significado..
Es un proceso porque es una actividad, un intercambio o un conjunto de comportamientos que suceden secuencialmente en un ciclo dinámico para llegar a un significado mutuamente comprendido de un mensaje.
Proceso de comunicación de 10 pasos
Los elementos de actividad que se están realizando para completar un proceso de comunicación empresarial se muestran en el siguiente diagrama y se analizan a continuación:
Contexto
comunicación o La comunicación empresarial se produce en un contexto.. Un contexto es un conjunto de circunstancias o situaciones dentro de las cuales tiene lugar la comunicación y que influyen en la comunicación. Es un campo amplio que incluye país, cultura, organización y estímulos externos e internos.
Sabemos que cada país, cada cultura y cada organización tiene sus propias convenciones para procesar y comunicar información. Este aspecto del contexto es el campo de juego en el que debes planificar, diseñar y comunicar tu mensaje.
El estímulo externo es otro aspecto del contexto que le impulsa a enviar un mensaje. La fuente de este mensaje puede ser una carta, un memorando, una nota, un correo electrónico, un fax, un télex, una llamada telefónica, una reunión o incluso una conversación informal.
Otro aspecto del contexto son los estímulos internos. Estos estímulos tienen una influencia compleja en cómo se traducen las ideas en un mensaje.
Su propia visión del mundo, actitudes, opciones, emociones, experiencias pasadas, gustos y disgustos, educación, situación laboral y confianza en las habilidades de comunicación influyen en la forma en que comunica sus ideas.
Analizar la cultura, el punto de vista, las necesidades, las habilidades, el estado, la capacidad mental, la experiencia y las expectativas de su receptor también es una parte importante del contexto que haría que su comunicación fuera exitosa. Debes considerar todos estos elementos del contexto para poder comunicar un mensaje de manera efectiva.
Remitente/Comunicador
El remitente es el iniciador del mensaje. La comunicación comienza con un remitente que tiene una idea o pensamiento para comunicar a otra parte. El remitente puede ser una persona o una organización. Así, las personas son la parte que inicia un mensaje en respuesta a un elemento del contexto.
El estímulo contextual desencadena una necesidad o deseo por parte del emisor de comunicarse o intentar lograr un significado común con un individuo o grupo.
Codificación
La codificación es el proceso de traducir el significado deseado en palabras y gestos (Bartol y Martin, 1994:444). Kotler y Armstrong (2001:511) opinan que la codificación es el proceso de poner pensamientos en forma simbólica.
Pearson y Nelson (1997: 11) dijeron: “Codificar es el acto de poner una idea o un pensamiento en un código”. Un código es una disposición sistemática o una colección integral de símbolos, letras o palabras que tienen significados arbitrarios y se utilizan para la comunicación.
Las ideas o pensamientos se codifican antes de que se produzca el intercambio de mensajes. El remitente elegirá códigos apropiados, es decir, palabras o símbolos que puedan expresar mejor sus ideas y pensamientos.
La elección de palabras y gestos dependerá de factores tales como las habilidades de codificación del emisor, evaluaciones de la capacidad del receptor para comprender diversos símbolos, juicios sobre la idoneidad de ciertos símbolos, experiencias pasadas en situaciones similares, situación laboral, educación y estado emocional. en el momento del intento de comunicación.
Una evaluación cuidadosa de estos factores hará que la selección de códigos sea apropiada para una situación de comunicación particular y la hará más efectiva.
Mensaje
El conjunto de símbolos que transmite el emisor se conoce como mensaje. Bartol y Martin (1994:445) dijeron: "El resultado del proceso de codificación es un mensaje que consta de símbolos verbales y no verbales que se han desarrollado para transmitir significado al receptor". Es el contenido de la interacción.
El mensaje incluye los símbolos, es decir, palabras y frases que utilizamos para comunicar nuestras ideas. También incluye expresiones faciales, movimientos corporales, gestos, tacto, tono de voz y otros códigos no verbales.
Así, Pearson y Nelson (1997:10) dijeron que el mensaje es la forma verbal y no verbal de la idea, pensamiento o sentimiento que una persona (el emisor) desea comunicar a otra persona o grupo de personas (los receptores).
Debe organizarse de manera sistemática y significativa para que pueda transmitir las intenciones del remitente en su totalidad. El mensaje puede ser relativamente breve, fácil de entender o largo y complejo. Puede ser intencional o accidental.
Los mensajes comerciales son mensajes intencionales y deliberados dirigidos a lograr algún objetivo comercial.
Medios/Canal
El medio es el método utilizado para transmitir el mensaje al receptor previsto. Kotler y Armstrong (2001:519) consideran que los medios de comunicación son el canal de comunicación a través del cual el mensaje pasa del emisor al receptor.
Pearson y Nelson (1997:10) dijeron que el canal proporciona el modo por el cual un mensaje pasa desde la fuente hasta el receptor del mensaje.
Tanto las ondas de luz como las ondas de sonido son importantes canales de comunicación. Puede ser un medio oral, escrito o no verbal. Los ejemplos incluyen palabras escritas en memorandos, palabras habladas por teléfono, gráficos en una diapositiva y gestos en situaciones cara a cara.
Los factores a considerar al seleccionar el medio más apropiado para un mensaje particular son el objetivo y la importancia del mensaje, costo del medio, tiempo de transmisión, número de receptores, ubicación de la audiencia, cantidad de información, educación del receptor. , cercanía del receptor y eficacia de los medios.
Si el mensaje se dirige a una audiencia internacional, debe considerar la cultura del posible receptor. El éxito de la comunicación depende en gran medida de la selección del medio adecuado para transmitir el mensaje al receptor objetivo.
Descodificación
El receptor, una vez recibido el mensaje, lo transforma en su forma de interpretación. Este proceso de conversión se conoce como decodificación.
La decodificación es el proceso de convertir el mensaje codificado en un mensaje comprensible para el receptor. Bartol y Martin (1994:446) dijeron: "La decodificación es el proceso de traducir los símbolos en el mensaje interpretado".
Sabemos que los símbolos no tienen significado. Le atribuimos significado. La decodificación es el proceso mediante el cual el receptor asigna significado a los símbolos codificados por el emisor.
La comunicación es eficaz cuando tanto el emisor como el receptor asignan el mismo significado a los símbolos codificados en el mensaje y llegan a un significado común.
Sin embargo, el proceso de decodificación puede dar lugar a malentendidos si el receptor no decodifica el mensaje como pretendía el remitente. Los malentendidos a menudo ocurren debido a las limitaciones de nuestro lenguaje y a lo inadecuado de nuestras descripciones.
Por tanto, una decodificación eficaz requiere la misma consideración que en el caso de la codificación.
Receptor/comunicado
La parte que recibe el mensaje enviado por otra parte es el receptor. Si algún receptor no recibe ningún mensaje, no hay comunicación.
Por tanto, el receptor es la persona u organización con quien se intercambia el mensaje. Puede haber un receptor del mensaje, como en una conversación entre dos personas, o muchos receptores, como en el caso de un informe enviado a varios miembros de la organización.
Podrían ser muchos en el caso de una reunión pública, una reunión organizacional, un seminario o un simposio. También pueden surgir receptores no deseados si escuchan una conversación privada o leen el correo de otra persona. Todos ellos serían el receptor de su comunicación.
Respuesta
Las reacciones del receptor, luego de ser expuesto al mensaje, se conocen como respuestas. Un mensaje puede generar muchos tipos de respuestas para el receptor según el contexto y la naturaleza del mensaje.
Es un estado mental inspirado por el mensaje. La ira, la apatía, la tristeza, la agitación, la consternación, la felicidad, el placer, etc., pueden despertarse en la mente del receptor como reacción al contenido del mensaje. Las respuestas pueden ser sólidas o no, lógicas o ilógicas, legales o ilegales, razonables o irrazonables, pero son reacciones mentales al mensaje.
Ruido
El ruido es una interrupción en el proceso comunicativo que distorsiona el significado del mensaje. Es la estática o distorsión no planificada durante el proceso de comunicación debido a que el receptor recibe un mensaje diferente al enviado por el remitente.
Bartol y Martin (1994:446) dijeron: "El ruido es cualquier factor en el proceso de comunicación que interfiere con el intercambio de mensajes y el logro de un significado común".
Pearson y Nelson (1997:11) observan: "El ruido es cualquier interferencia en los procesos de codificación y decodificación que reduce la claridad de un mensaje".
Puede ser ruido físico, como sonidos fuertes; imágenes que distraen, como un poco de comida en la cara de alguien; comportamiento inusual, como una persona parada demasiado cerca; estática en las líneas telefónicas como mensaje que se transmite; o fatiga por parte del receptor mientras decodifica.
El ruido puede ser mental, psicológico o semántico, como soñar despierto con un ser querido, preocuparse por las facturas, dolor de muelas o incertidumbre sobre lo que se supone que significan las palabras de la otra persona.
Estas situaciones pueden causar una interrupción en cualquier etapa del flujo de comunicación y pueden causar distorsión del significado o pueden impedir la comprensión del significado común del mensaje.
El ruido interrumpirá la comunicación. Por lo tanto, se deben tomar todas las medidas posibles para evitar la aparición de cualquier ruido con el fin de hacer efectiva la comunicación empresarial.
Comentario
La parte de la respuesta del receptor comunicada al remitente es retroalimentación. El receptor del mensaje no comunicaría todas sus respuestas. Él/ella comunicaría sólo partes social y organizacionalmente deseables de la respuesta que facilitarían el logro de su objetivo.
Pearson y Nelson dijeron: "La retroalimentación es la respuesta verbal y no verbal del receptor al mensaje de la fuente". Es la respuesta básica del receptor a los mensajes interpretados (Bartol y Martin). Entonces, la respuesta del receptor/comunicador al mensaje que se devuelve al remitente/comunicador es retroalimentación.
Esta retroalimentación implica revertir el proceso de comunicación de modo que el receptor se convierta en emisor y el emisor en receptor.
La retroalimentación proporciona información preliminar sobre el éxito del proceso de comunicación. Sin retroalimentación, los directivos tienen dificultades para evaluar la eficacia de su comunicación.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el proceso de comunicación empresarial?
Un proceso es un conjunto de actividades interdependientes y relacionadas secuencialmente que son dinámicas, continuas y continuas sin una secuencia fija de eventos.
La comunicación empresarial se describe como un proceso que involucra una serie de actividades y comportamientos que ocurren secuencialmente para llegar a un significado de un mensaje mutuamente comprendido.
¿Qué papel juega el contexto en la comunicación empresarial y cuáles son sus diferentes aspectos?
El contexto es crucial en la comunicación empresarial ya que es el conjunto de circunstancias o situaciones que influyen en la comunicación. Incluye país, cultura, organización y estímulos externos e internos, cada uno con sus convenciones para procesar y comunicar información.
Tanto los estímulos internos del emisor como la comprensión de las características del receptor son aspectos importantes del contexto para una comunicación eficaz.
¿Cómo ve el concepto de proceso los eventos y las relaciones?
El concepto de proceso considera los eventos y las relaciones como dinámicos, continuos, en constante cambio y continuos, lo que indica que un proceso no tiene un comienzo, un final o una secuencia fija de eventos.
¿Qué importancia tiene la codificación en la comunicación y qué factores influyen en ella?
La codificación es vital ya que implica traducir el significado deseado en palabras y gestos, convirtiendo los pensamientos en una forma comunicable.
La eficacia de la codificación depende de factores como las habilidades del emisor, las evaluaciones de la comprensión del receptor, la idoneidad de los símbolos, las experiencias pasadas, la situación laboral, la educación y el estado emocional.
¿Qué es el ruido en el proceso de comunicación y qué tipos de ruido pueden ocurrir?
El ruido es cualquier interrupción o distorsión durante el proceso de comunicación que altera el mensaje recibido por el receptor. Puede ser físico, como sonidos fuertes o estática en las líneas telefónicas, o mental, psicológico o semántico, como ensoñaciones, preocupaciones o incertidumbres sobre el significado de las palabras.
El ruido puede interrumpir la comunicación, por lo que es esencial prevenirlo para una comunicación eficaz.
¿Qué es la retroalimentación en la comunicación empresarial y por qué es importante?
La retroalimentación es la parte de la respuesta del receptor comunicada al remitente, proporcionando información preliminar sobre el éxito del proceso de comunicación. Se trata de invertir los roles comunicativos, convirtiendo al receptor en emisor y viceversa.
La retroalimentación es esencial ya que ayuda a los gerentes a evaluar la efectividad de su comunicación, asegurando que el mensaje se comprenda según lo previsto.
¿Cuál es el papel del emisor/comunicador en el proceso de comunicación y qué desencadena la necesidad de comunicar?
El remitente/comunicador es el iniciador del mensaje, y la comunicación comienza cuando el remitente tiene una idea o pensamiento para comunicar a otra parte. El estímulo contextual, que puede ser un elemento del contexto, desencadena una necesidad o deseo del emisor de comunicarse para lograr un significado común con un individuo o grupo.
¿Qué constituye un mensaje y qué formas puede adoptar?
Un mensaje es un conjunto de símbolos que transmite el remitente, incluidas palabras, frases y códigos no verbales como expresiones faciales y gestos.
Es el contenido de la interacción y puede organizarse de manera sistemática y significativa para transmitir las intenciones del remitente. Los mensajes pueden ser breves o complejos, intencionados o accidentales, y los mensajes comerciales pueden ser intencionales y estar dirigidos a lograr un objetivo.
¿Cómo se selecciona el medio o canal para transmitir un mensaje y por qué es importante esta selección?
La selección del medio o canal depende de varios factores, entre ellos el objetivo y la importancia del mensaje, el costo, el tiempo de transmisión, el número de receptores, la ubicación y la educación de la audiencia, y la eficiencia de los medios.
El éxito de la comunicación depende en gran medida de la selección del medio adecuado, especialmente teniendo en cuenta la cultura de la audiencia internacional.
¿Qué sucede durante la etapa de decodificación y por qué puede dar lugar a malentendidos?
La decodificación es el proceso de conversión en el que el receptor transforma el mensaje codificado en una forma comprensible y asigna significado a los símbolos.
Pueden ocurrir malentendidos si el receptor decodifica el mensaje de manera diferente a la intención del remitente, a menudo debido a limitaciones del idioma y descripciones inadecuadas. La decodificación eficaz requiere una consideración cuidadosa, similar a la codificación, para garantizar una comprensión común.
¿Cuál es la importancia de una comunicación eficaz en la vida empresarial y personal?
La comunicación eficaz es crucial tanto en la vida empresarial como personal, ya que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso o las ganancias y las pérdidas. En el mundo de los negocios, es esencial para el funcionamiento exitoso de la empresa moderna y es un componente crítico de gestión de calidad total.
¿Cómo influye el remitente en el proceso de comunicación?
El remitente inicia la comunicación y es inicialmente responsable del éxito del mensaje. Las experiencias, actitudes, conocimientos, habilidades, percepciones y cultura del remitente influyen en el mensaje.
El remitente también debe decidir qué transmitir basándose en los conocimientos y suposiciones del receptor.
¿Por qué es importante elegir el canal de comunicación adecuado y qué factores influyen en esta elección?
Elegir el canal de comunicación adecuado es vital para la eficacia de la comprensión del receptor.
Varios factores, incluida la urgencia del mensaje, la necesidad de retroalimentación inmediata, el requisito de documentación, la complejidad del contenido y las habilidades de comunicación del receptor influyen en la elección.
¿Qué papel juega la retroalimentación en el proceso de comunicación?
La retroalimentación es un componente clave ya que permite al remitente evaluar la efectividad del mensaje y tomar medidas correctivas si el mensaje se malinterpreta.
Indica comunicación significativa. barreras y ayuda a lograr una comunicación exitosa y efectiva.
Conclusión
La comunicación eficaz es fundamental tanto en la vida personal como en el ámbito empresarial y, a menudo, marca la frontera entre el éxito y el fracaso.
El proceso de comunicación, piedra angular para lograr claridad en la interacción, comprende cuatro componentes integrales: codificación, medio de transmisión, decodificación y retroalimentación, siendo el emisor y el receptor como elementos esenciales.
El remitente, quien inicia la comunicación, juega un papel crucial, ya que sus experiencias, actitudes y conocimientos dan forma al mensaje.
La elección del canal de comunicación es de suma importancia, influenciada por factores como la urgencia, la necesidad de retroalimentación y la complejidad del contenido. Una selección acertada asegura la eficacia del mensaje y la comprensión del receptor.
La retroalimentación, el vínculo final, es indispensable, ya que permite al remitente evaluar la eficacia del mensaje y rectificar cualquier mala interpretación, fomentando así una comunicación exitosa.
Comprender e implementar este proceso es vital para mejorar las habilidades de comunicación dentro de una organización, lo que en última instancia conduce al éxito individual y colectivo.
