Se suele decir que la actividad empresarial se desarrolla en grupos. De hecho, los procesos de toma de decisiones de la organización están fuertemente centrados en grupos. Todos sabemos que la gestión es un esfuerzo concertado. La comunicación y la coordinación de las tareas de varios departamentos se logra mediante diferentes técnicas, y las reuniones son una de las herramientas de comunicación y coordinación más utilizadas y efectivas.
Aprenda y comprenda todo sobre las reuniones
Significado de reunión
Así, una reunión es un discurso positivo entre dos o más personas para compartir e intercambiar opiniones, ideas, planes, presupuestos y pensamientos. Murphy, Hildebrandt y Thomas dijeron: “Una reunión es una reunión de dos o más personas donde se produce un discurso con un propósito.
El propósito varía según la variación del tiempo y el problema. Sin embargo, es una reunión deliberada de personas para comunicar o compartir ideas y puntos de vista, resolver problemas o dar directivas a la gente de la organización.
Por lo tanto, una reunión es una herramienta/técnica de comunicación con propósito que se lleva a cabo entre personas para discutir temas de interés para la organización y decidir cursos de acción para lograr las metas organizacionales.
7 propósitos de las reuniones
Las reuniones son una técnica de comunicación muy útil para tratar diversos temas que generan problemas a la dirección. Mediante la celebración de reuniones se consiguen los siguientes objetivos:
Transmitir la visión, misión y planes operativos de la organización
Se llevan a cabo reuniones para transmitir la visión, misión o planes operativos de la organización a los jefes de departamento/unidad de manera convincente para que puedan llevarlos adelante con celo y entusiasmo.
Revisar el progreso
Se llevan a cabo reuniones para revisar el progreso de varios programas, proyectos, planes organizacionales o trabajo departamental para evaluar su efectividad y determinar acciones para mejorar cualquier contratiempo.
Informar el progreso
Se realizan reuniones con diversos grupos de interés como accionistas, socios y financistas, para informarles sobre el avance de los trabajos y los logros, atendiendo así sus inquietudes en materia de inversiones.
Resolviendo problemas
Las reuniones frecuentes en las organizaciones empresariales tienen como objetivo alcanzar un curso de acción acordado, productivo y constructivo para resolver problemas que representan una amenaza para la prosperidad y el progreso organizacional.
Construyendo solidaridad
Los encuentros entre miembros de la organización ayudan a generar solidaridad. Estas reuniones pueden ser formales o informales, pero el estrecho diálogo interpersonal y el contacto entre las personas aumentan los vínculos sociales y la dependencia mutua. Esto conduce a una mayor cohesión y unidad del grupo.
Anuncio de cambios
Se convocan reuniones para anunciar nuevas declaraciones de misión, programas, planes de expansión o políticas relacionadas con salarios, protección, seguridad, disciplina, etc., que puedan provocar un cambio en las prácticas organizacionales existentes. La gente suele resistirse al cambio, por lo que una reunión que explique el propósito, los antecedentes, los beneficios y las medidas para mitigar las consecuencias negativas puede hacer que el programa sea más aceptable y exitoso.
Celebrando el éxito
Se llevan a cabo reuniones para celebrar los éxitos organizacionales y compartir el orgullo con todos los miembros de la organización. Esto mejora la lealtad organizacional y el compromiso con el trabajo.
6 estrategias efectivas para reuniones
Las buenas reuniones son esenciales para toma de decisiones colectiva, planificación y seguimiento, rendición de cuentas, democracia y otras prácticas que le ayudarán a construir una buena organización.
Las reuniones son vitales para el trabajo de cualquier organización. Si las reuniones se utilizan correctamente, pueden ayudar a una organización a ser eficiente. Sin embargo, como todas las herramientas de organización, las reuniones pueden utilizarse mal y terminar sin cumplir el propósito que se supone que deben cumplir.
A veces parece que asistimos a demasiadas reuniones largas, en las que se discute lo mismo una y otra vez sin que parezca que se avanza. Las reuniones pueden convertirse en lugares donde se desarrollan los conflictos.
Algunas personas también pueden ver asistir reuniones como trabajo para la organización en lugar de verlo como una herramienta para realizar el trabajo. Deberíamos tratar de que en nuestras reuniones obtengamos participación e implicación democrática y constructiva de nuestros miembros.
no reunirse
Evite una reunión si la misma información pudiera tratarse en un memorándum, correo electrónico o breve informe. Una clave para lograr reuniones más efectivas es diferenciar entre la necesidad de difundir información en un solo sentido y el intercambio de información en ambos sentidos.
Para difundir la información, puede utilizar varios otros medios de comunicación, como enviar un correo electrónico o publicar la información en la intranet de su empresa. Si desea estar seguro de haber entregado el mensaje correcto, simplemente puede programar una reunión para responder preguntas sobre la información que envió.
Al recordar preguntarte a ti mismo,
“¿Es una reunión la mejor manera de manejar esto?”
Reducirá el tiempo perdido en las reuniones y restaurará la creencia de su grupo de que las reuniones a las que asisten son necesarias.
Establecer objetivos para la reunión
¡Establece objetivos para la reunión!
Antes de planificar la agenda de la reunión, escribe una frase o varias frases para completar la frase:
“Al final de la reunión, quiero que el grupo…”
Dependiendo del enfoque de su reunión, el final de la oración puede incluir frases como:
- poder enumerar las tres características principales de nuestro producto más nuevo,
- hemos generado tres ideas para incrementar nuestras ventas,
- comprender la forma en que hacemos negocios con los clientes,
- salir con un plan de acción,
- decidir sobre un nuevo proveedor de widgets,
- resolver el problema de diseño.
Uno de los beneficios de establecer objetivos para la reunión es ayudarle a planificar la reunión. Cuanto más concretos sean los objetivos de su reunión, más enfocada estará su agenda.
Un segundo beneficio importante de tener objetivos específicos para cada reunión es que tienes una medida concreta con la que puedes evaluar esa reunión.
- ¿Tuviste éxito en el cumplimiento de los objetivos?
- ¿Por qué o por qué no?
- ¿Se requiere otra reunión?
Establecer objetivos de reunión le permitirá mejorar continuamente el proceso eficaz de su reunión.
Proporcione una agenda de antemano
Proporcione a todos los participantes una agenda antes de que comience la reunión.
Su agenda debe incluir una breve descripción de los objetivos de la reunión, una lista de los temas que se cubrirán y una lista que indique quién abordará cada tema y por cuánto tiempo.
Cuando envíe la agenda, debe incluir la hora, fecha y lugar de la reunión y cualquier información general que los participantes necesitarán saber para mantener una discusión informada sobre el tema de la reunión.
¿Qué es lo más importante que debes hacer con tu agenda? ¡Síguelo de cerca!
Asignar preparación de reunión
Ofrezca a todos los participantes algo para prepararse para la reunión, y esa reunión adquirirá un nuevo significado para cada miembro del grupo.
Haga que el grupo lea la información general necesaria para reuniones de resolución de problemas para ponerse manos a la obra en la reunión.
Pida a cada miembro del grupo que piense en una posible solución al problema para que todos piensen en el tema de la reunión.
Por ejemplo; Para comenzar una reunión de ventas con una nota positiva, haga que todos los participantes recuerden su mayor éxito desde la última reunión y pida a una persona que comparta su éxito con el grupo. Para reuniones menos formales o sesiones de lluvia de ideas, haga una pregunta de trivia relacionada con el tema de la reunión y dé la respuesta correcta en los primeros minutos de la reunión.
Estos consejos son formas seguras de animar al grupo y dirigir la atención de los participantes hacia los objetivos de la reunión.
Asignar elementos de acción
No termine ninguna discusión en la reunión sin decidir cómo actuar en consecuencia. Escuche los comentarios clave que señalan posibles elementos de acción y no los deje pasar sin abordarlos durante la reunión. Declaraciones como Deberíamos funcionar de verdad.
Ese es un tema para una reunión diferente. O me pregunto si podríamos.
¿Hay ejemplos de comentarios que deberían desencadenar acciones para realizar una tarea, celebrar otra reunión o examinar más a fondo una idea en particular?
Asignar tareas y proyectos a medida que surjan durante la reunión significa que su seguimiento será completo. Abordar declaraciones fuera de tema durante la reunión de esta manera también le permite mantener la reunión encaminada.
Al abordar inmediatamente estas declaraciones con la sugerencia de realizar una acción para examinar el tema fuera de la reunión actual, demuestra a los participantes de la reunión que valora sus aportes y su tiempo.
Examine el proceso de su reunión
Asigne los últimos minutos de cada reunión a la vez para revisar las siguientes preguntas:
- ¿Qué funcionó bien en esta reunión?
- ¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra próxima reunión?
Cada participante debe proporcionar brevemente una respuesta puntual a estas preguntas.
Las respuestas a la segunda pregunta deben redactarse en forma de acción sugerida.
Por ejemplo, si la respuesta de un participante dice que Jim fue demasiado prolijo, pida a los participantes que reformulen el comentario como una acción. La afirmación de que deberíamos ir más al grano al expresar nuestras opiniones es una sugerencia más constructiva.
Recordar; ¡No dejes la reunión sin evaluar lo sucedido y hacer un plan para mejorar la próxima reunión!
9 roles funcionales desempeñados por los miembros en las reuniones
Sattler y Miller (1966) han identificado nueve roles de un participante eficaz en una reunión, que se analizan a continuación:
Organizador
Un miembro desempeña el papel de organizador cuando ofrece sugerencias de procedimiento para encauzar la discusión si comienza a desviarse. Este miembro puede guiar al grupo de regreso a los temas centrales.
Clarificador
Un miembro puede actuar como clarificador cuando las cuestiones dejan de estar claras. Un clarificador señala malentendidos e intenta aclarar expresiones poco claras o ideas vagas.
Preguntador
Pueden surgir muchas preguntas que requieran aclaración. Los participantes deben tratar de llenar los vacíos de conocimiento para ellos mismos y para los demás. Es fundamental diferenciar entre preguntas vitales y intrascendentes, pero ante la duda, no dudes en plantear tus preguntas.
Colaborador factual
Un miembro puede hacer una contribución valiosa agregando información sustantiva a la discusión. Presentar información factual de manera positiva y educada aumenta su aceptabilidad. Los participantes que aportan datos válidos y creíbles a una reunión son muy valiosos.
energizante
Esta función implica encontrar formas de mantener a los participantes interesados y motivados, especialmente cuando hay poca energía en la reunión. Las reuniones a veces pueden volverse sombrías o frustrantes, y un estimulante inyecta entusiasmo entre los miembros, trayendo luz al final del túnel.
Creador de ideas
Las reuniones se benefician de los diversos puntos de vista de sus miembros. Aquellos que aportan ideas nuevas, diferentes o incluso inusuales son participantes valiosos. Proporcionan oportunidades para generar las mejores ideas para resolver problemas.
Probador crítico
Cada reunión necesita a alguien dispuesto a cuestionar con tacto la validez y razonabilidad de las contribuciones.
Por lo tanto, no debe dudar en cuestionar conclusiones no fundamentadas, fuentes obsoletas, información sesgada, hechos incompletos, relaciones de causa y efecto poco claras, referencias o fuentes vagas y otros asuntos ilógicos que podrían influir negativamente en la discusión.
Concéntrese en criticar la idea, el contenido, la evidencia y el razonamiento en lugar de criticar a la persona que lo presenta.
Conciliador
Este papel implica romper puntos muertos en situaciones de desacuerdo grave entre las partes que pueden paralizar el progreso de la reunión. Cuando ambas partes se niegan a ceder y corren el riesgo de perder prestigio, un miembro puede intentar encontrar un término medio y buscar un compromiso.
Ayudante de los demás
Un miembro debe intentar ayudar a aquellos que se sientan inadecuados o vacilantes a la hora de hablar en la reunión, en lugar de avergonzarlos. Fomente su contribución con tacto y cooperación.
13 Responsabilidad de los participantes en una reunión
Puedes ser un participante en lugar de un líder en una reunión, pero debes contribuir positivamente en lugar de simplemente cumplir con el quórum. Su contribución depende de su rol asignado.
Los expertos en comunicación ofrecen varias sugerencias para participar en las reuniones. Para su comodidad, hemos resumido las siguientes pautas para un participante eficaz:
Tomar preparación
Estudie la agenda detenidamente. Identifique los elementos de interés e infórmese detalladamente sobre estos temas para hacer una contribución significativa. Lea de antemano cualquier información que circule. Prepare ayudas escritas o visuales para mejorar su contribución. Anota todos los puntos que deseas destacar y practica tu discurso basándose en estas notas.
Sigue la agenda
Adherirse a la agenda si hay alguna predefinida. Evite introducir nuevos elementos o comentar sobre dichos elementos si otros los mencionan. A falta de orden del día, mantenerse dentro de los objetivos de la junta general.
Haz tu mejor esfuerzo
Utilice su conocimiento, sensibilidad y habilidades analíticas para aportar ideas, sugerencias, proponer soluciones o presentar las existentes de una manera novedosa. Haga su mejor esfuerzo en la reunión y no se contenga, asegurándose de que su participación sea significativa.
Comportarse racionalmente
Mantenga una mente abierta, escuche las pruebas y los argumentos y retenga las decisiones personales hasta que se hayan presentado las pruebas y los argumentos. El comportamiento racional prioriza los intereses del grupo sobre los personales, requiere pensamiento crítico y exige el coraje de dejar de lado la animosidad personal.
Juega limpio
Las reuniones son actividades cooperativas, no eventos competitivos en los que usted defiende su punto de vista. Evite participar en debates dentro de una reunión. Presente sus ideas, evidencia o busque aportes de otros. Brindar y recibir oportunidades para que otros hablen y asegurar la productividad de la reunión.
No hables demasiado
Habla sólo cuando tengas algo que decir, pero evita consumir demasiado tiempo. Respete el derecho de los demás a hablar y recuerde que el tiempo es un recurso valioso.
Cooperar
Las reuniones requieren la cooperación de todos los miembros. Respete los esfuerzos del líder para facilitar el progreso y ayudar a otros participantes de manera práctica.
Controla tus impulsos negativos
Evite perder los estribos o involucrarse en conflictos innecesarios y dañinos. Reprimir los impulsos negativos durante la reunión.
Sea conciliador y complaciente
El dinamismo es crucial para una reunión. Una fuerte oposición a menudo conduce a la ira. Evite oponerse con vehemencia al pensamiento actual y absténgase de parecer dogmático. Trate de comprender las perspectivas de los demás, acepte con elegancia si son correctas y mejore su prestigio.
Evite sermonear, ser condescendiente y condenar
Abstenerse de sermonear o ser condescendiente con los demás, ya que esto puede crear sentimientos de ignorancia. Evite cualquier forma de condena que pueda generar resentimiento.
Escuche y participe
Escuche atentamente lo que dicen y lo que no dicen los demás miembros. Haga preguntas, mantenga la mente abierta y exprese sus pensamientos y sentimientos con respecto a sus ideas. Participa activamente en la discusión.
Toma nota
Tome notas de lo que dicen los demás para evitar olvidar puntos clave. Analizar la información y aportar ideas constructivas relacionadas con la agenda o el propósito de la reunión.
Sé cortés
La cortesía es un rasgo valioso. Compórtate con gentileza, habla cortésmente y respeta a los demás y sus puntos de vista.
22 pasos para realizar reuniones
Las reuniones pueden ser formales o informales. Las reuniones formales requieren el cumplimiento de reglas y procedimientos establecidos, generalmente denominados procedimiento parlamentario (Lesikar y Flatley, 2005:415). Debes estudiar libros que cubran el procedimiento parlamentario antes de realizar una reunión formal. En reuniones menos formales, estas reglas pueden ajustarse para adaptarse a la situación.
Sin embargo, debes practicar las siguientes técnicas para llevar a cabo una reunión con éxito:
Determinar el propósito
Defina claramente el propósito central de la reunión. Esto ayudará a determinar si es necesario convocar una reunión. Generalmente, las reuniones sirven para recopilar información o para tomar decisiones, y muchas reuniones pueden tener ambos propósitos (Thill y Bovee, 1999: 435).
Seleccione los participantes
Invite solo a aquellos cuya presencia sea esencial, y el número de participantes debe coincidir con el propósito de la reunión. Para reuniones informativas con un solo orador, un grupo más grande puede ser adecuado, pero para la resolución de problemas, limite el número de 6 a 12 personas (Waddell y Thomas, 1993:40-44). Asegúrese de que solo estén invitadas las personas directamente involucradas con el tema de la reunión.
Establecer la fecha, hora y lugar de la reunión
Especifique la hora y fecha exactas de la reunión, evitando programarla en días festivos habituales para reuniones formales. Sea preciso en la ubicación, asegurándose de que cuente con el espacio y las instalaciones adecuadas.
Selecciona la Agenda y Distribuye
Una agenda describe lo que se cubrirá en la reunión (Murphy, Hidebranot y Thomas, 2001:483). Enumera los temas de discusión. Distribuya la agenda a los participantes varios días antes de la reunión para permitirles prepararse adecuadamente.
Prepare la ubicación
Configure el lugar de la reunión para cumplir con los requisitos de la reunión, incluida la disposición de los asientos, el equipo técnico (micrófonos, video, etc.), mesas, una plataforma (si es necesario), temperatura ambiente, iluminación, ventilación, acústica y refrigerios. Preste atención a estos detalles ya que pueden afectar significativamente el éxito de la reunión.
Comience a tiempo
Comience la reunión puntualmente. Evite esperar a los miembros que llegan tarde. Concéntrese en los que están presentes, no en los que están ausentes, ya que empezar a tiempo aumenta la probabilidad de terminar a tiempo.
Comience con una declaración de apertura
El presidente debe comenzar con una declaración de apertura neutral e imparcial para establecer un tono positivo para la reunión. Los comentarios de apertura deben ser concisos y no durar más de uno o dos minutos.
Siga el plan/agenda
Cumplir con el plan de reuniones y el orden del día punto por punto. Aunque en ocasiones las discusiones pueden desviarse o pueden surgir nuevos temas, usted puede abordarlos al final o en reuniones futuras.
Mantenga la discusión encaminada
Como líder, es su responsabilidad mantener la concentración durante las discusiones. Si la conversación se desvía del tema, oriéntela hacia atrás. Utilice su criterio para garantizar que las discusiones sigan siendo productivas, evitando redundancias, detalles excesivos y comentarios irrelevantes.
Controla a los que hablan demasiado
Manejar a personas que tienden a dominar las discusiones puede ser un desafío. Si bien los principios democráticos deberían permitir que todos hablen, usted debe controlar con tacto a quienes monopolizan la conversación, asegurándose de que contribuyan de manera significativa dentro de los límites de la etiqueta comercial.
Estimular a los no participantes a hablar
Anime a todos los participantes a participar en las discusiones, especialmente a aquellos que hablan menos. Solicite sus puntos de vista y muestre respeto por sus comentarios, incluso si inicialmente pueden parecer ilógicos.
permanecer imparcial
Sea imparcial y evite revelar prejuicios personales, especialmente cuando surgen conflictos debido a diferencias de opinión y personalidad. Mantenga una postura neutral y lógica en sus juicios, opiniones y comentarios.
Controlar la reunión
Asegúrese de que sólo hable una persona a la vez. Evite discusiones privadas entre grupos pequeños que puedan causar ruido y mantenga un control firme sobre los procedimientos para garantizar que cada orador sea escuchado por todos los presentes.
Controlar el tiempo
Determine de antemano el tiempo requerido para cada punto de la agenda. Asegúrese de que las discusiones para cada tema concluyan dentro del tiempo asignado. Anuncie los objetivos de tiempo al comienzo de la reunión y recuerde a los miembros el estado del tiempo durante la reunión.
Maneje los puntos de vista opuestos con tacto
Reconozca que los puntos de vista opuestos son esenciales para encontrar soluciones creativas. No intente suprimir puntos de vista contradictorios; en su lugar, presente estas ideas claramente para permitir que los miembros comprendan y saquen conclusiones.
Interpretar datos para la evaluación de soluciones
Fomente la consideración de las ventajas y desventajas de varias opciones antes de la reunión. Interpretar los datos para facilitar la búsqueda de la solución óptima pero evitar imponer una solución a la reunión.
Resumir con frecuencia
Proporcionar resúmenes periódicos de avances y conclusiones. Si se requiere una decisión grupal, el voto del grupo servirá como conclusión, indicando qué elementos necesitan mayor atención. Mantenga estos resúmenes concisos para evitar interrumpir el flujo de la reunión.
Señale las decisiones alcanzadas
Indique claramente las decisiones tomadas durante la reunión, destacando el nivel de logro y las acciones de seguimiento necesarias. Esto proporciona claridad y garantiza que todos estén al tanto de los resultados.
Señalar las diferencias
Explique explícitamente los desacuerdos, indicando si se refieren a cuestiones mayores o menores. Estos desacuerdos podrán abordarse en futuras reuniones, garantizando la transparencia entre todos los miembros.
Establezca claramente el curso de acción
Delinear con precisión las acciones a tomar para implementar las decisiones y buscar el acuerdo de los miembros. Generalmente se requiere una confirmación escrita de las resoluciones y acciones antes de ejecutar las decisiones.
Cerrar la reunión a tiempo
Expresar agradecimiento a los miembros por su asistencia y contribuciones. Solicitar su futura cooperación y cerrar formalmente la reunión.
Preparar actas y distribuirlas
Una última responsabilidad es preparar las actas de las reuniones y distribuirlas a los miembros. Estas actas deben incluir;
- el nombre de la organización, departamento o grupo,
- la fecha, hora y lugar de la reunión,
- los nombres de los asistentes, incluido el presidente de la reunión,
- una descripción de las decisiones tomadas, y
- la firma de la persona que levantó el acta.
Agenda de Reuniones
Una agenda es una declaración escrita que describe los temas que se discutirán en una próxima reunión. Se incluye en la convocatoria de la junta. A continuación se dan ejemplos de aviso y agenda:
Funciones/Características de la Agenda:
- Se distribuye con anticipación como parte del aviso para ayudar a los miembros a estar preparados para la reunión.
- Los puntos de la agenda tienen un orden establecido y ayudan al presidente a llevar a cabo la reunión sin problemas.
- La agenda garantiza que solo se discutan los asuntos relevantes para la reunión en particular.
- Ayuda a los participantes a discutir todos los temas importantes.
- La elaboración de actas se vuelve fácil.
Acta de reunión
Las actas incluyen las actas de una reunión. Es muy importante mantener un registro adecuado de los asuntos tratados en las reuniones. Si las actas se aprueban y firman, se convierten en un documento para uso futuro. Es obligatorio levantar actas de las actas de cada reunión, ya sea de accionistas, directores o acreedores de empresas.
Tipos de actas: Las actas son de dos tipos:
Las actas deben ser completas pero precisas. Están preparados para grabar,
de manera concisa y precisa, el trabajo esencial realizado en una reunión. Las actas muestran lo que se resolvió o decidió formalmente y no lo que simplemente se discutió.
Dos tipos de Actas son; Actas de narración y Actas de resoluciones
Minutos de narración
Estas actas son algo similares a un informe. Aquí, además de las resoluciones adoptadas, se menciona un breve relato de las discusiones sostenidas y los nombres de los ponentes.
Actas de resoluciones
En dicha acta sólo se registran los acuerdos adoptados en la reunión y no se hace referencia a ninguna discusión anterior a los acuerdos.
Características de las actas
- Las actas de cada reunión deben tener un título que contenga la naturaleza de la reunión: reunión de la junta directiva, reunión general anual, reunión extraordinaria, etc.
- El acta deberá contener los nombres y designaciones de todos los que estuvieron presentes en la reunión.
- Se deberá mencionar la fecha, hora y lugar en que se celebrará la reunión.
- En el caso de las juntas generales de la empresa así como de las reuniones del consejo de administración, es habitual mencionar el número de la junta.
- Cada elemento del acta está numerado y tiene un breve título.
- Deben mencionarse claramente cifras, fechas, etc.
- Debe tomar notas a medida que avanza la reunión y el trabajo de redactar las actas debe realizarse lo más rápido posible después de la conclusión de la reunión.
- Si se aprueba alguna resolución especial, se hará constar este hecho en el acta.
- el borrador del acta debe mostrarse al presidente para que no quede ningún error necesario.
- En cualquier caso, las actas deberán redactarse en un lenguaje sencillo y con la mayor precisión posible.
Distinción entre orden del día y actas de reuniones
La diferencia entre orden del día y acta podrá discutirse de la siguiente manera:
| Puntos de Diferencia | Agenda | Minutos |
| 1. Significado | Los temas a discutir en un reunión comprenden la agenda. | Registro escrito de la resoluciones/decisiones de un la reunión es acta. |
| 2. Materia | Indica los temas a tratar discutido en el futuro. | Indica los movimientos y decisiones de la reunión. |
| 3. Objetivo. | Se prepara con miras a dando a los miembros una idea anticipada sobre los artículos para ser discutido en una reunión. | Los minutos ayudan al preservación de la resolución de la reunión Para futura referencia. |
| 4. Cuando esté preparado | Se prepara antes de realizar una reunión. | Se prepara durante o después de la reunión en un momento adecuado. |
| 5. Aprobación | No es necesario que sea aprobado por los miembros. | Debe ser aprobado por los miembros en el reunión posterior. |
| 6. Donde se conserva | Generalmente se conserva en el libro de avisos. | Se guarda en las actas. libro. |
Moción en reuniones de empresa
Una moción puede denominarse propuesta que se presenta formalmente antes de una reunión para su consideración. También podrá considerarse una proposición o propuesta sujeta a cualesquiera modificaciones presentadas formalmente para la consideración de la reunión. Una moción debe presentarse adecuadamente a la reunión y debe ser apoyada por al menos un miembro.
Elementos esenciales/características de una moción válida:
Una moción válida debe cumplir las siguientes condiciones:
- Debe constar por escrito.
- Un miembro de la reunión debe proponer la moción.
- Debe estar debidamente firmado.
- Debe estar libre de ambigüedad.
- El objeto de la moción debe ser claro.
- Es imprescindible previo aviso antes de presentarlo a una junta.
Requisitos previos de una reunión válida:
Una reunión debe cumplir los siguientes requisitos previos:
- Finalidad lícita: Los objetivos de la reunión deben ser lícitos. Si la reunión se convoca para tratar algún asunto ilegal, será nula.
- Convocada por autoridad competente: Una reunión debe ser convocada por una autoridad competente.
- Notificación de la reunión: Notificar la reunión a los miembros interesados de manera oportuna es otro requisito esencial para una reunión válida.
- Elaborar e informar el orden del día: Es responsabilidad de la autoridad informar a todos los miembros del orden del día antes de la reunión.
- Presencia de personas elegibles: Sólo las personas elegibles deben asistir a la reunión. Si personas no autorizadas se incluyen en el quórum, la reunión será inválida.
- Quórum: El número mínimo de miembros que deben estar presentes en la reunión para constituir quórum. Sin quórum, una reunión no será válida.
- Realización de la reunión de acuerdo con el orden del día: Los procedimientos de la reunión deben seguir el orden del día proporcionado a los participantes a través de la convocatoria.
- Llevar actas de las actuaciones: Todas las discusiones celebradas y decisiones tomadas durante la reunión deberán constar en el libro de actas.
3 tipos de mociones en las reuniones
La moción puede ser de tres tipos, tales como:
- Movimiento primario.
- Movimiento secundario.
- Moción sustantiva.
¿Qué es el quórum en las reuniones de empresa?
El quórum es el número mínimo de miembros necesarios para iniciar una reunión. Puede denominarse el número mínimo de personas que deben estar presentes en una reunión antes de que puedan comenzar las discusiones para tomar decisiones.
Entonces, un quórum es el número mínimo de miembros cuya presencia es necesaria para celebrar una reunión y validar sus actuaciones. Sin quórum no se puede iniciar una reunión.
Tipos de resolución en reuniones
Las resoluciones son las conclusiones determinadas de las mociones en cualquier reunión. El objetivo final de una reunión es adoptar resoluciones. Los acuerdos de una reunión se pueden clasificar en tres tipos:
- Resolución ordinaria.
- Resolución especial.
- Resolución Extraordinaria.
Resolución Ordinaria: Si una moción es aprobada por mayoría simple de los miembros presentes en una reunión, se denomina resolución ordinaria.
Esta resolución es aprobada por más del cincuenta por ciento de los miembros de la reunión. Es necesario para cuestiones como la aprobación de la Cuenta de Ingresos y Gastos de la empresa, el nombramiento de directores y auditores, la declaración de dividendos, la aprobación de informes, etc.
Resolución Especial: Una resolución que requiere un mínimo de tres cuartos de los votos de los miembros presentes en una reunión se llama resolución especial. Las reglas relativas a las resoluciones especiales son las siguientes:
- La notificación para la adopción de una resolución especial deberá realizarse con al menos 21 días de antelación a la reunión.
- La notificación debe centrarse claramente en la adopción de la resolución especial.
- La resolución deberá presentarse al Registro de Sociedades Anónimas dentro de los quince días siguientes a la celebración de la junta.
Resolución Extraordinaria
Una resolución aprobada con los votos de al menos tres cuartos de los miembros participantes se denomina resolución extraordinaria.
Los socios deberán ser informados mediante convocatoria con al menos 14 días de antelación a la celebración de la reunión para adoptar tal acuerdo. Se requiere resolución extraordinaria por las siguientes razones:
- Cese de cualquier director.
- Despido del agente gestor.
- Liquidación de la empresa a voluntad.
Votación en reuniones
Votar significa apoyar o oponerse a cualquier moción o propuesta de los miembros en una reunión. El objeto de una reunión es tomar decisiones con el consentimiento de los miembros.
Cuando una moción es apoyada por la mayoría, se convierte en resolución. Entonces, votar es un acto de presentar una moción o resolución con el consentimiento de la mayoría de los miembros.
Personas con derecho a votar: Sólo tienen derecho a votar en una reunión de empresa las siguientes personas:
- Accionistas ordinarios
- Accionistas preferentes
- Titulares de warrants sobre acciones
- Apoderado
- Síndico público
- representante del gobierno
Métodos de votación: Hay diferentes métodos de votación disponibles para tomar decisiones en una reunión. Se analizan a continuación:
- Voto secreto: este es el método más aceptable en el que se entregan papeletas a los miembros presentes y se les pide que emitan sus votos en la urna proporcionada. El recuento de los votos emitidos a favor o en contra de la moción revela el resultado.
- Por encuesta: Aquí, cada miembro tiene derecho a emitir un número de votos de acuerdo con el número de acciones que posee. El resultado de la votación se considerará una decisión de la reunión sobre la resolución sobre la cual se tomó la votación.
- Levantando la mano: según este método, el presidente solicita a los miembros que levanten la mano por separado a favor o en contra de la moción.
- Por división: según este método, el presidente hace un esfuerzo por dividir a los miembros en un “grupo del sí” y un “grupo del no”. Piden a los miembros del “grupo del sí” que se queden de un lado y los del “grupo del no” del otro. El grupo con más miembros ganará la moción.
- Aclamación: según este método, el presidente considera el nivel de aclamación de cualquier moción planteada en una reunión. Si la aclamación es suficiente, entonces pueden aceptar la moción.
- Voto por voz: según este método, el presidente invita a los miembros a votar a favor o en contra de cualquier moción planteada en una reunión diciendo "sí" o "no" en voz alta. Si la frecuencia de voces afirmativas es mayor, la moción es aceptada por el presidente, y en caso contrario, es rechazada.
Apoderado en reunión
En general, “representante” significa un sustituto. En una reunión, un apoderado indica un representante designado para desempeñar sus funciones en su ausencia.
Sin embargo, en una reunión de una empresa, un apoderado es un representante personal de un accionista que puede describirse como su agente para llevar a cabo un curso de acción que los propios accionistas pretenden realizar.
Disposiciones relativas a los poderes: De acuerdo con la Ley de Sociedades de 1994, las disposiciones relativas a los poderes son las siguientes:
- Todo miembro de una sociedad con capital social tiene derecho a designar un apoderado, sin perjuicio de lo dispuesto en contrario en los estatutos.
- El poder deberá constar por escrito, en la forma adecuada, debidamente firmado por el poderdante y sellado.
- Un apoderado debe ser miembro de la empresa.
- Un apoderado no tendrá derecho a hablar en la reunión.
- Un apoderado no puede votar excepto en una encuesta.
- Para cada reunión, se requiere un poder por separado.
Conclusión
Las reuniones son reuniones de personas orientadas a objetivos para comunicar ideas entre individuos.
Las reuniones para compartir información ocurren en familias, grupos de aprendizaje, grupos de trabajo, iglesias, empresas y organizaciones de servicio. Se llevan a cabo periódicamente y se caracterizan por un formato de agenda predecible y tradiciones procesales claras.
Las reuniones de intercambio de información permiten a los miembros mantenerse informados sobre lo que está sucediendo en sus organizaciones, brindar información sobre eventos, ofrecer y recibir asistencia, aclarar objetivos a corto y largo plazo y fortalecer las relaciones de trabajo entre ellos.
Las reuniones para la resolución de problemas se producen de forma ad hoc y dentro de grupos en curso. Las reuniones de resolución de problemas se centran en abordar una única preocupación y, por lo general, siguen una agenda vaga. Estas reuniones son muy comunes cuando las personas sienten que comparten un problema que necesita solución. Esta reunión para resolver un problema se conoce como reunión de resolución de problemas.
Las reuniones de eventos especiales ocurren con menos frecuencia. Un ejemplo de este tipo de reuniones es la conferencia anual de una asociación profesional. En estas reuniones, se presentan a los miembros eventos especiales junto con limitaciones y puntos de consideración relevantes.
Los miembros discuten e intercambian opiniones entre ellos y llegan a opciones acordadas después de deliberar sobre pasos futuros. Las reuniones de eventos especiales requieren ciertas habilidades organizativas y de comunicación que no exigen los otros tipos de reuniones.
