Dans tout environnement professionnel, le respect des 7 C et des Les 4S aident l'expéditeur à transmettre son message avec aisance et précision.
Les 7C de la communication d'entreprise
Crédibilité
Si l'expéditeur peut établir sa crédibilité, le destinataire n'a aucun problème à accepter sa déclaration. Établir la crédibilité n’est pas le résultat d’une déclaration ponctuelle.
Il s'agit d'un processus de longue haleine dans lequel le destinataire, grâce à une interaction constante avec l'expéditeur, comprend sa nature crédible et est prêt à accepter ses déclarations comme étant véridiques et honnêtes.
Courtoisie
Une fois la crédibilité de l’expéditeur établie, il convient de s’efforcer d’être courtois dans son expression.
Dans le monde des affaires, presque tout commence et se termine par la courtoisie. Beaucoup peut être accompli si le tact, la diplomatie et l’appréciation des gens sont intégrés au message.
Par exemple;
Jane : « On ne peut jamais faire les choses correctement. Essayez de travailler sur ce projet. Si vous avez de la chance, vous n’aurez peut-être pas besoin de le refaire. Jane : « C'est un projet intéressant. Pensez-vous que vous seriez capable de le faire ? Je sais que la dernière fois, quelque chose n'a pas fonctionné avec le projet, mais tout le monde fait des erreurs.
Supposons que nous nous asseyions et en discutions jusqu'à la corde, je suis sûr que vous seriez capable de faire des merveilles.
Les deux déclarations véhiculent des impressions totalement différentes. Alors que la première déclaration est plus accusatrice, la seconde est plus délicate et apprécie les efforts déployés par le destinataire à un stade antérieur.
L’essentiel du message dans les deux déclarations est le même : vous voulez qu’un individu au sein d’une organisation entreprenne un projet.
La manière dont cela est formulé entraîne une différence d’approche.
Plus loin; les expressions susceptibles de blesser ou de causer une douleur mentale au destinataire doivent, dans la mesure du possible, être ignorées. Pour cela, il devient essentiel d’abandonner l’attitude du « je » au profit de l’attitude du « toi ».
Le développement de l’intérêt pour le « vous » amènera forcément l’autre individu à voir également le point de vue de l’autre.
Au moment de mettre l’accent sur « l’attitude envers vous », seuls les « problèmes liés à vous » positifs et agréables doivent être pris en compte. S’il est utilisé comme mesure corrective, les résultats ne seront ni très positifs ni encourageants.
Clarté
La clarté absolue des idées ajoute beaucoup au sens du message. La première étape est la clarté dans l’esprit de l’expéditeur.
L'étape suivante est la transmission plus facile du message d'une manière qui le rend simple à comprendre pour le destinataire.
Dans la mesure du possible, il convient d'utiliser un langage simple et des constructions de phrases faciles à comprendre, qui ne soient pas difficiles à comprendre pour le destinataire.
Exactitude
Au moment du codage, l'expéditeur doit s'assurer qu'il connaît parfaitement le destinataire. Le niveau de connaissances, la formation et le statut du décodeur aident l'encodeur à formuler son message.
En cas de divergence entre l’utilisation et la compréhension des termes, un problème de communication peut survenir. Si l'expéditeur décide d'étayer sa communication avec des faits et des chiffres, il doit être précis dans ses déclarations.
Une situation dans laquelle l'auditeur serait obligé de vérifier les faits et les chiffres présentés ne devrait pas se produire.
Enfin, l'utilisation des termes doit être non discriminatoire, par exemple le concept général est que les femmes doivent être abordées pour leur apparence physique tandis que les hommes doivent être abordés pour leurs capacités mentales.
Il s’agit cependant d’un stéréotype et au moment de s’adresser ou de féliciter les membres des deux sexes, les attributs attribués doivent être les mêmes. De même pour les références professionnelles.
Dans le monde des affaires, presque toutes les professions sont traitées avec respect.
S'adresser à l'un pour sa compétence dans sa profession mais négliger l'autre sur ce point en raison d'une profession dite « inférieure » éloigne l'auditeur de l'expéditeur.
Cohérence
L’approche de communication doit, dans la mesure du possible, être cohérente. Il ne devrait pas y avoir trop de hauts et de bas qui pourraient semer la confusion dans l’esprit du destinataire.
Si une certaine position a été adoptée, elle doit être respectée sans qu’il y ait des situations dans lesquelles l’expéditeur se retrouve à tâtonner pour en trouver le contenu ou la signification réelle.
Si l'expéditeur souhaite provoquer un changement dans sa compréhension de la situation, il doit s'assurer que le changement est progressif et qu'il n'est pas difficile à comprendre pour le destinataire.
Concrétude
Les expressions concrètes et spécifiques sont à privilégier au profit des expressions vagues et abstraites. Dans le prolongement du point d’exactitude, les faits et les chiffres présentés doivent être spécifiques. Les abstractions ou les déclarations abstraites peuvent obscurcir l'esprit de l'expéditeur.
Au lieu de déclarer : « Il y a eu une augmentation considérable du chiffre d’affaires », supposons que l’expéditeur fasse la déclaration suivante : « Il y a eu une augmentation du chiffre d’affaires de près de 50 % par rapport à l’année dernière. » Le destinataire est plus apte à écouter et à comprendre les détails factuels.
Concision
Le message à communiquer doit être aussi bref et concis que possible.
Un langage lourd semble certainement impressionnant, mais les gens seraient convenablement incités à ne rien faire. Dans la mesure du possible, seules des déclarations simples et brèves doivent être faites.
Des informations excessives peuvent également pousser le destinataire dans une mauvaise direction ou dans l’inaction.
La quantité d’informations doit être juste, ni trop ni pas assez.
