En cualquier entorno empresarial, el cumplimiento de las 7 C y las Los 4S ayudan al remitente a transmitir su mensaje con facilidad y precisión.
Las 7C de la comunicación empresarial
Credibilidad
Si el emisor puede demostrar su credibilidad, el receptor no tiene problemas para aceptar su declaración. Establecer credibilidad no es el resultado de una declaración única.
Es un proceso largo en el que el receptor, a través de una interacción constante con el emisor, comprende su naturaleza creíble y está dispuesto a aceptar sus declaraciones como veraces y honestas.
Cortesía
Una vez que se ha establecido la credibilidad del remitente, se debe intentar ser cortés en la expresión.
En el mundo de los negocios casi todo empieza y termina en la cortesía. Se puede lograr mucho si el mensaje incluye tacto, diplomacia y aprecio por las personas.
Por ejemplo;
Jane: “Nunca se pueden hacer las cosas bien. Intente trabajar en este proyecto. Si tienes suerte, es posible que no tengas que rehacerlo”. Jane: “Este es un proyecto interesante. ¿Crees que serías capaz de hacerlo? Sé que la última vez algo salió mal con el proyecto, pero todo el mundo comete errores.
Supongamos que nos sentamos y lo discutimos. Estoy seguro de que serías capaz de hacer maravillas.
Las dos declaraciones transmiten impresiones totalmente diferentes. Si bien la primera declaración es más acusativa, la segunda es más discreta y aprecia los esfuerzos realizados por el receptor en una etapa anterior.
El quid del mensaje en ambas declaraciones es el mismo: usted quiere que un individuo dentro de una organización emprenda un proyecto.
La forma en que se expresa provoca una diferencia de enfoque.
Más; Las expresiones que puedan herir o causar dolor mental al receptor deben, en la medida de lo posible, ignorarse. Para ello, resulta esencial que se descarte la actitud del “yo” en favor de la actitud del “tú”.
El desarrollo del interés en el “tú” forzosamente hará que el otro individuo también vea el punto de vista del otro.
A la hora de enfatizar la “actitud-tú”, sólo se deben considerar los “temas-tú” positivos y agradables. Si se utiliza como medida correctiva, los resultados no serán muy positivos ni alentadores.
Claridad
La absoluta claridad de ideas añade mucho al significado del mensaje. La primera etapa es la claridad en la mente del remitente.
La siguiente etapa es la transmisión del mensaje de una manera que facilite la comprensión del receptor.
En la medida de lo posible, se debe utilizar un lenguaje sencillo y construcciones de oraciones sencillas, que no sean difíciles de entender para el receptor.
Exactitud
En el momento de la codificación, el emisor debe asegurarse de que su conocimiento del receptor es completo. El nivel de conocimiento, la formación académica y el estatus del decodificador ayudan al codificador a formular su mensaje.
En caso de que exista alguna discrepancia entre el uso y la comprensión de los términos, pueden surgir problemas de comunicación. Si el remitente decide respaldar su comunicación con hechos y cifras, debe ser exacto al indicar los mismos.
No debería surgir una situación en la que el oyente se vea obligado a comprobar los hechos y cifras presentados.
Por último, el uso de los términos no debe ser discriminatorio; por ejemplo, el concepto general es que se debe dirigirse a las mujeres por su apariencia física y a los hombres por sus capacidades mentales.
Esto, sin embargo, es un estereotipo y a la hora de dirigirse o elogiar a miembros de ambos sexos, los atributos asignados deben ser los mismos. Lo mismo ocurre con las referencias ocupacionales.
En el mundo empresarial, casi todas las profesiones son tratadas con respeto.
Dirigirse a un individuo en busca de competencia en su profesión pero descuidar al otro en este aspecto debido a una profesión denominada "inferior" aliena al oyente del emisor.
Consistencia
El enfoque de la comunicación debe ser, en la medida de lo posible, coherente. No debe haber demasiados altibajos que puedan generar confusión en la mente del receptor.
Si se ha adoptado una determinada postura, ésta debe observarse sin que se den situaciones en las que el emisor quede a tientas en busca del contenido o significado real.
Si el emisor desea provocar un cambio en su comprensión de la situación, debe asegurarse de que el cambio sea gradual y no difícil de comprender para el receptor.
Concreteness
Se prefieren las expresiones concretas y específicas a las vagas y abstractas. Continuando con el punto de corrección, los hechos y cifras presentados deben ser específicos. Las abstracciones o declaraciones abstractas pueden nublar la mente del remitente.
En lugar de decir: "Ha habido un tremendo aumento en las cifras de ventas", supongamos que el remitente hizo la siguiente declaración: "Ha habido un aumento en las cifras de ventas de casi un 50% en comparación con el año pasado". El receptor es más apto para escuchar y comprender los detalles fácticos.
Concisión
El mensaje a comunicar debe ser lo más breve y conciso posible.
El lenguaje pesado definitivamente suena impresionante, pero la gente quedaría adecuadamente impresionada y no haría nada. En la medida de lo posible, sólo se deben hacer declaraciones sencillas y breves.
El exceso de información también puede llevar al receptor hacia una dirección equivocada o hacia la inacción.
La cantidad de información debe ser la adecuada, ni mucha ni poca.
