Em qualquer ambiente de negócios, a adesão aos 7 C's e aos 4S's ajuda o remetente na transmissão sua mensagem com facilidade e precisão.
7C's da Comunicação Empresarial
Credibilidade
Se o remetente conseguir estabelecer a sua credibilidade, o destinatário não terá problemas em aceitar a sua declaração. Estabelecer credibilidade não é o resultado de uma declaração única.
É um processo demorado em que o receptor, através da interação constante com o remetente, compreende a sua natureza credível e está disposto a aceitar as suas declarações como sendo verdadeiras e honestas.
Cortesia
Uma vez estabelecida a credibilidade do remetente, devem ser feitas tentativas de expressão cortês.
No mundo dos negócios, quase tudo começa e termina com cortesia. Muito pode ser conseguido se o tato, a diplomacia e o apreço pelas pessoas estiverem presentes na mensagem.
Por exemplo;
Jane:”Você nunca pode fazer as coisas direito. Tente trabalhar neste projeto. Se você tiver sorte, talvez não precise refazê-lo.” Jane: “Este é um projeto interessante. Você acha que seria capaz de fazer isso? Sei que da última vez algo deu errado com o projeto, mas todo mundo comete erros.
Suponha que nos sentássemos e discutissemos isso. Tenho certeza de que você seria capaz de fazer maravilhas.
As duas afirmações transmitem impressões totalmente diferentes. Embora a primeira afirmação seja mais acusativa, a segunda é mais diplomática e aprecia os esforços envidados pelo receptor numa fase anterior.
O cerne da mensagem em ambas as afirmações é o mesmo: você deseja que um indivíduo dentro de uma organização empreenda um projeto.
A maneira como é afirmado traz uma diferença de abordagem.
Avançar; expressões que possam ferir ou causar dor mental ao receptor devem, na medida do possível, ser ignoradas. Para isso, torna-se essencial que a atitude “eu” seja descartada em favor da atitude “você”.
O desenvolvimento do interesse pelo “você” fará com que o outro indivíduo também veja o ponto de vista do outro.
Na hora de enfatizar a “atitude você”, apenas as “questões você” positivas e agradáveis devem ser consideradas. Se for utilizado como medida corretiva, os resultados não serão muito positivos ou encorajadores.
Clareza
A clareza absoluta de ideias acrescenta muito ao significado da mensagem. O primeiro estágio é a clareza na mente do remetente.
A próxima etapa é Facilitar a compreensão da transmissão da mensagem de uma maneira que facilite a compreensão do receptor.
Na medida do possível, deve-se usar uma linguagem simples e construções de frases fáceis, que não sejam difíceis de serem compreendidas pelo receptor.
Correção
No momento da codificação, o remetente deve garantir que seu conhecimento do destinatário seja abrangente. O nível de conhecimento, formação educacional e status do decodificador ajudam o codificador a formular sua mensagem.
Caso haja alguma discrepância entre o uso e a compreensão dos termos, podem surgir falhas de comunicação. Se o remetente decidir respaldar sua comunicação com fatos e números, deverá ser preciso afirmar o mesmo.
Não deve surgir uma situação em que o ouvinte seja forçado a verificar os factos e números apresentados.
Finalmente, a utilização dos termos deve ser não discriminatória, por exemplo, o conceito geral é que as mulheres devem ser abordadas pela sua aparência física, enquanto os homens pelas suas capacidades mentais.
Isto, porém, é um estereótipo e na hora de se dirigir ou elogiar membros de ambos os sexos os atributos atribuídos devem ser os mesmos. Da mesma forma para referências ocupacionais.
No mundo dos negócios, quase todas as profissões são tratadas com respeito.
Dirigir-se a um indivíduo pela competência na sua profissão, mas negligenciar o outro neste aspecto por causa de uma profissão dita “inferior” aliena o ouvinte do remetente.
Consistência
A abordagem à comunicação deve, na medida do possível, ser consistente. Não deve haver muitos altos e baixos que possam causar confusão na mente do receptor.
Se uma determinada posição foi tomada, ela deve ser observada sem que haja situações em que o remetente fique tateando em busca do conteúdo ou significado real.
Se o remetente deseja provocar uma mudança na sua compreensão da situação, ele deve garantir que a mudança seja gradual e não difícil de ser compreendida pelo receptor.
Concretude
Expressões concretas e específicas devem ser preferidas em favor de expressões vagas e abstratas. Continuando com a questão da correção, os fatos e números apresentados devem ser específicos. Abstrações ou declarações abstratas podem turvar a mente do remetente.
Em vez de afirmar: “Houve uma escalada tremenda nos números de vendas”, suponha que o remetente fez a seguinte declaração: “Houve uma escalada nos números de vendas em quase 50% em comparação com o ano passado”. O receptor está mais apto a ouvir e compreender os detalhes factuais.
Concisão
A mensagem a ser comunicada deve ser tão breve e concisa quanto possível.
Uma linguagem pesada definitivamente parece impressionante, mas as pessoas ficariam devidamente impressionadas a não fazer exatamente nada. Na medida do possível, devem ser feitas apenas declarações simples e breves.
O excesso de informações também pode levar o receptor a uma direção errada ou à inação.
A quantidade de informação deve estar correta, nem demais nem de menos.
