في أي بيئة عمل، يجب الالتزام بالـ 7 C's و 4S يساعد المرسل في الإرسال رسالته بكل سهولة ودقة.
7C في الاتصالات التجارية
مصداقية
إذا تمكن المرسل من إثبات مصداقيته، فلن يواجه المتلقي مشكلة في قبول بيانه. إن إنشاء المصداقية لا يأتي نتيجة لبيان واحد.
إنها عملية طويلة الأمد يفهم فيها المتلقي من خلال التفاعل المستمر مع المرسل طبيعته ذات المصداقية ويكون على استعداد لقبول أقواله باعتبارها صادقة وصادقة.
كياسة
بمجرد التأكد من مصداقية المرسل، ينبغي بذل محاولات ليكون مهذبًا في التعبير.
في عالم الأعمال، كل شيء تقريبًا يبدأ بالمجاملة وينتهي بالمجاملة. يمكن تحقيق الكثير إذا تم دمج اللباقة والدبلوماسية وتقدير الناس في الرسالة.
على سبيل المثال؛
جين: "لا يمكنك أبدًا القيام بالأشياء بشكل صحيح. حاول العمل على هذا المشروع. إذا كنت محظوظًا، فقد لا تضطر إلى إعادة ذلك." جين: "هذا مشروع مثير للاهتمام. هل تعتقد أنك سوف تكون قادرة على القيام بذلك؟ أعلم أنه في المرة الأخيرة حدث خطأ ما في المشروع، لكن الجميع يرتكبون الأخطاء.
لنفترض أننا جلسنا وناقشنا الأمر بشكل رث، فأنا متأكد من أنك ستكون قادرًا على فعل المعجزات.
وينقل البيانان انطباعات مختلفة تماما. في حين أن العبارة الأولى أكثر اتهامًا، فإن العبارة الثانية أكثر لبقة وتقديرًا للجهود التي بذلها المتلقي في مرحلة مبكرة.
جوهر الرسالة في كلا العبارتين هو نفسه: أنت تريد أن يتولى فرد داخل مؤسسة مشروعًا ما.
إن الطريقة التي ورد بها تحدث اختلافًا في النهج.
إضافي؛ يجب، قدر الإمكان، تجاهل التعبيرات التي قد تؤذي أو تسبب ألمًا عقليًا للمتلقي. لهذا، يصبح من الضروري التخلص من موقف "أنا" لصالح موقف "أنت".
إن تطوير الاهتمام بـ "أنت" سيؤدي بالضرورة إلى جعل الفرد الآخر يرى أيضًا وجهة نظر الآخر.
في وقت التأكيد على "موقفك"، ينبغي فقط مراعاة "قضاياك" الإيجابية والممتعة. إذا تم استخدامه كإجراء تصحيحي، فإن النتائج لن تكون إيجابية أو مشجعة للغاية.
وضوح
الوضوح المطلق للأفكار يضيف الكثير إلى معنى الرسالة. المرحلة الأولى هي الوضوح في ذهن المرسل.
المرحلة التالية هي تسهيل الفهم ونقل الرسالة بطريقة تجعل من السهل على المتلقي فهمها.
ويجب، قدر الإمكان، استخدام لغة بسيطة وتركيبات جمل سهلة، والتي لا يصعب على المتلقي فهمها.
صحة
ويجب على المرسل أثناء التشفير أن يتأكد من أن معرفته بالمستقبل شاملة. يساعد مستوى المعرفة والخلفية التعليمية وحالة وحدة فك التشفير المشفر في صياغة رسالته.
في حالة وجود أي تناقض بين استخدام وفهم المصطلحات، يمكن أن ينشأ سوء الفهم. وإذا قرر المرسل دعم اتصاله بالحقائق والأرقام، فيجب الدقة في بيان ذلك.
لا ينبغي أن تنشأ حالة يضطر فيها المستمع إلى التحقق من الحقائق والأرقام المقدمة.
وأخيرا، ينبغي أن يكون استخدام المصطلحات غير تمييزي، على سبيل المثال، المفهوم العام هو أنه ينبغي التعامل مع النساء بسبب مظهرهن الجسدي بينما يجب التعامل مع الرجال بسبب قدراتهم العقلية.
إلا أن هذه صورة نمطية، فعند مخاطبة أو مدح أفراد الجنسين يجب أن تكون الصفات الممنوحة لهم واحدة. وبالمثل بالنسبة للمراجع المهنية.
في عالم الأعمال، يتم التعامل مع جميع المهن تقريبًا باحترام.
إن مخاطبة فرد ما من أجل الكفاءة في مهنته وإهمال الآخر في هذا المجال بسبب ما يسمى بمهنة "أدنى" يؤدي إلى تنفير المستمع من المرسل.
تناسق
يجب أن يكون نهج التواصل متسقًا قدر الإمكان. لا ينبغي أن يكون هناك الكثير من الصعود والهبوط الذي قد يؤدي إلى الارتباك في ذهن المتلقي.
وإذا تم اتخاذ موقف معين، فيجب مراعاته دون أن تكون هناك مواقف يترك فيها المرسل يتلمس المحتوى أو المعنى الحقيقي.
فإذا أراد المرسل إحداث تغيير في فهمه للموقف، عليه أن يتأكد من أن يكون التحول تدريجيًا وليس من الصعب على المتلقي فهمه.
واقعية
يجب تفضيل التعبيرات الملموسة والمحددة لصالح التعبيرات الغامضة والمجردة. واستمراراً لنقطة الصواب، يجب أن تكون الحقائق والأرقام المقدمة محددة. التجريدات أو العبارات المجردة يمكن أن تشوه ذهن المرسل.
بدلاً من القول: "لقد كان هناك تصاعد هائل في أرقام المبيعات"، لنفترض أن المرسل أدلى بالبيان التالي: "لقد كان هناك تصاعد في أرقام المبيعات بنسبة 50٪ تقريبًا مقارنة بالعام الماضي". يكون المتلقي أكثر قدرة على الاستماع وفهم التفاصيل الواقعية.
الإيجاز
يجب أن تكون الرسالة المراد توصيلها مختصرة وموجزة قدر الإمكان.
من المؤكد أن اللغة ذات الثقل تبدو مثيرة للإعجاب، لكن الناس سينبهرون بشكل مناسب بعدم القيام بأي شيء على الإطلاق. وقدر الإمكان، لا ينبغي الإدلاء إلا ببيانات بسيطة ومختصرة.
يمكن أن تؤدي المعلومات المفرطة أيضًا إلى التأثير على المتلقي إما في الاتجاه الخاطئ أو إلى التقاعس عن العمل.
يجب أن يكون مقدار المعلومات صحيحًا تمامًا، وليس كثيرًا أو قليلًا جدًا.
