La communication écrite peut prendre de nombreuses formes, telles que des lettres, des mémos, des circulaires, des manuels, des avis, des rapports, des questionnaires, etc. La communication écrite est généralement utilisée lorsque les auditoires se trouvent dans un endroit éloigné ou lorsqu'un enregistrement permanent doit être conservé. à utiliser comme référence pour résoudre tout problème futur.
Apprendre la communication écrite
Qu’est-ce que la communication écrite ?
La communication écrite est une forme de communication verbale. Il s’agit de transmettre des messages à travers des mots écrits ou des codes. Gregory Moorhead et Ricky W. Griffin définissent la communication écrite comme « le message codé et transmis sous forme écrite ».
La communication écrite s'effectue par divers moyens, notamment des lettres commerciales, des notes de service, des rapports, des curriculum vitae, des messages téléphoniques écrits, des bulletins d'information et des manuels de politiques.
C’est le moyen de communication le plus répandu dans le monde, notamment dans le monde des affaires. Par conséquent, nous pouvons conclure que toute communication véhiculée par des mots écrits ou un code est considérée comme une communication écrite.
10 principes de communication écrite
Les principes sont des lignes directrices testées pour un plan d'action qui aident à effectuer les tâches correctement et efficacement. Les principes de la communication écrite aident également les gens à élaborer une communication efficace et systématique.
Tous les principes énumérés sous la rubrique principes de communication d’entreprise doivent ici être pleinement appliqués. Néanmoins, par souci de clarté, ces principes sont rappelés de manière concise ci-dessous :
Principe d'objectivité
Chaque action humaine est dirigée vers un but, avec un objectif spécifique en tête. La communication d'entreprise est une action humaine délibérée visant à obtenir une signification mutuellement comprise dans un message contenant un contenu commercial afin d'obtenir un gain économique.
Par conséquent, la communication écrite doit correspondre au but de la communication et aux objectifs de l’organisation commerciale. Il ne doit y avoir aucun écart par rapport aux objectifs de l'organisation lors de la rédaction d'un message.
Tous les aspects de la communication, y compris les mots, les phrases, les informations, la logique et le raisonnement, doivent contribuer à la réalisation des objectifs de l'organisation.
Principe d'exhaustivité
La communication d'entreprise doit être globale dans tous les sens. Un message commercial est complet lorsqu'il comprend toutes les informations dont le lecteur ou l'auditeur a besoin pour entreprendre l'action souhaitée.
L'exhaustivité garantit que le destinataire n'a aucune question sans réponse sur le contenu du message. Pour être complet, tenez compte des directives suivantes :
- Fournissez toutes les informations nécessaires et répondez à toutes les questions.
- Offrez des informations supplémentaires si nécessaire.
- Tenez compte du point de vue du lecteur lorsque vous abordez ces facteurs.
Principe de concision
La concision est essentielle pour une communication commerciale efficace. Un message concis permet d'économiser du temps et des ressources tant pour l'expéditeur que pour le destinataire, surtout compte tenu de la nature occupée des dirigeants d'entreprise. La concision signifie transmettre un message complet sans verbe inutile.
Un message concis est bref mais complet. Parvenez à la concision en suivant ces directives :
- Utilisez des substituts d'un seul mot lorsque cela est possible sans en altérer le sens.
- Évitez les expressions banales et inutiles.
- Remplacez les déclarations conventionnelles verbeuses par une version concise.
- Évitez d’abuser des phrases creuses.
- Limitez l’utilisation de la voix passive et employez des noms et des titres plus courts.
- Insistez sur les phrases courtes et évitez les phrases encombrants.
- Éliminez les mots excédentaires qui n’ajoutent pas de sens.
Principe de considération
La considération implique de préparer chaque message en pensant au destinataire. Lors de l'encodage d'un message, essayez de faire preuve d'empathie avec les destinataires en tenant compte de leurs désirs, problèmes, circonstances, émotions et réactions probables.
Donnez la priorité à leurs besoins lors de la rédaction du message et gardez un ton prévenant. Cette approche est souvent appelée « attitude envers vous » ou « empathie ». Il existe trois manières spécifiques d’adhérer au principe de considération :
- Concentrez-vous sur « vous » plutôt que sur « je » ou « nous ».
- Évitez les propos insensibles.
- Mettez en évidence le bénéfice ou l’intérêt pour le destinataire.
Principe de concrétude
Le caractère concret implique d'être spécifique, défini et vivant plutôt que vague et général dans la communication. La communication commerciale doit utiliser un langage concret pour créer des messages engageants, en utilisant des mots dénotatifs plutôt que connotatifs.
Les mots dénotatifs sont directs, explicites et basés sur un dictionnaire, tandis que les mots connotatifs portent des associations ou des notions supplémentaires. Pour améliorer le caractère concret, respectez les directives suivantes :
- Utilisez des faits et des chiffres spécifiques.
- Utilisez des verbes orientés vers l’action.
- Préférez la voix active à la voix passive.
- Choisissez avec soin des mots vifs et évoquant des images.
Principe de clarté
La clarté est essentielle pour garantir que la signification prévue des messages commerciaux est correctement reçue par le destinataire. Les individus peuvent interpréter les mots différemment en fonction de leurs expériences et perspectives uniques.
Par conséquent, transmettre des messages avec précision et faciliter la compréhension mutuelle sont essentiels pour une communication efficace. La clarté dans la communication d’entreprise peut être obtenue de deux manières :
- Choose precise, concrete, and familiar words.
- Construisez des phrases et des paragraphes efficaces pour améliorer la clarté globale.
Principe de courtoisie
La courtoisie contribue grandement à une communication efficace. Cela implique un comportement poli et de bonnes manières, impliquant une prise de conscience des points de vue et des sentiments des autres.
La courtoisie découle d’une « attitude envers vous » sincère. Écrire ou parler sur un ton conversationnel, mettre l'accent de manière stratégique sur le point de vue du lecteur et sélectionner soigneusement les mots positifs contribuent à la courtoisie.
La courtoisie ne se limite pas à la simple politesse avec des insertions mécaniques de « s'il vous plaît » et de « merci » de manière socialement acceptable. Cela va au-delà de cela, reflétant le respect et le souci des autres. C'est un effort pour mettre le lecteur dans un état d'esprit favorable.
Principe d'exactitude
La communication doit être correcte en termes de grammaire, de ponctuation et d’orthographe. Ce principe met également l’accent sur l’utilisation du niveau de langage approprié, sur la garantie de l’exactitude des chiffres, des faits et des mots, et sur le respect de mécanismes d’écriture acceptables lors de la rédaction des messages.
Des lignes directrices
Il existe trois niveaux de langage : formel, informel et de qualité inférieure. La communication professionnelle doit utiliser un langage informel : court, connu et conversationnel. Un langage de mauvaise qualité doit être évité.
- Vérifiez l’exactitude des chiffres, des faits et des mots.
- Maintenir des mécanismes d’écriture acceptables.
Principe de simplicité
La communication commerciale doit utiliser un langage simple, un jargon familier, des tableaux et des graphiques facilement compréhensibles. L'expression de sujets commerciaux doit impliquer des faits et des informations simplifiés, même si cela nécessite une certaine connaissance de la langue.
En fait, plus vos connaissances sont grandes, meilleure est votre capacité à communiquer efficacement et sous une forme simplifiée. Les directives suivantes peuvent aider à maintenir ce principe :
- Utilisez des phrases simples et non complexes. Les phrases simples sont facilement compréhensibles, lisibles et communicatives sans perte de sens.
- Étudiez attentivement les mots et apprenez leur signification précise.
- Utilisez des expressions idiomatiques correctes.
- Utilisez le jargon familier avec parcimonie.
- Utilisez des mots simples plutôt qu’un langage alambiqué.
- Utilisez des mots qui vous aident à éviter un « long chemin » pour exprimer une idée.
Principe d'unité
L'unité implique l'unité. Une communication efficace doit montrer l’unité entre les idées, les phrases et les faits. Toutes les parties d’une phrase doivent se combiner pour former une pensée claire.
Les idées présentées dans un message doivent être organisées de manière uniforme, avec des informations ou des pensées similaires regroupées dans un seul paragraphe et écrites au même endroit.
L'unité de la communication peut être compromise pour diverses raisons :
- Des idées sans rapport dans une phrase violent l’unité. Corrigez cela en plaçant des idées sans rapport dans des phrases séparées, en subordonnant une idée à l'autre ou en ajoutant des mots montrant les relations entre les idées.
- Des détails excessifs peuvent perturber l’unité. Si le détail est essentiel, il est préférable de le placer dans une phrase distincte.
- Une construction illogique peut saper l'unité d'une phrase, résultant souvent d'une pensée illogique. Utilisez la pensée logique pour établir l’unité.
- La conception des paragraphes peut également affecter l’unité.
14 avantages de la communication écrite
La communication écrite est le mode de communication le plus populaire au monde, possédant des qualités inhérentes et apparentes qui ont contribué à sa popularité auprès des personnes impliquées dans la gestion organisationnelle. Ces mérites sont discutés ci-dessous :
Dossier permanent
La communication écrite fournit un dossier permanent qui peut être référencé à l'avenir pour la prise de décision managériale et à d'autres fins pertinentes. Il sert de preuve pour résoudre les litiges liés à la communication.
Tenabilité juridique
La communication écrite est acceptée comme document juridique ou comme preuve devant un tribunal, ce qui en fait un choix privilégié pour les entreprises afin d'éviter les lacunes liées aux documents dans les litiges juridiques.
Compréhension facile
La communication écrite est généralement codée dans un langage communicatif pour garantir une compréhension aisée par le destinataire. Le destinataire peut revoir et clarifier le message si nécessaire.
Large acceptabilité
La communication écrite est largement acceptée dans le monde entier, dépassant la communication orale. Son statut juridique, la prévention de futurs malentendus, sa référence pour la documentation et l'enregistrement des événements en ont fait le moyen de communication préféré dans le monde entier.
Présentation efficace
La préparation de la communication écrite fait l’objet d’une attention, d’un soin et d’une articulation supplémentaires. Les gens ressentent un plus grand sentiment d’obligation et d’engagement envers la communication écrite en raison de son impact durable et de sa validité juridique. Par conséquent, cela garantit souvent la présentation efficace des pensées communiquées.
Une plus grande précision
La communication écrite favorise l'exactitude des messages grâce à des phrases bien construites, des choix de mots précis, une grammaire, un style, un formatage et une orthographe corrects. Sa nature documentaire décourage l'inclusion de fausses informations, ce qui se traduit par une plus grande précision par rapport à
Contrôle efficace
La communication écrite permet une planification réfléchie et un agencement systématique des messages, offrant un contrôle efficace au communicateur. De plus, il constitue un outil de référence précieux pour gérer les performances des employés.
Distorsion réduite
La communication écrite, en tant que document permanent, résiste à la distorsion. Il sert de référence précise pour tous les faits, informations ou points de vue qui y sont véhiculés, réduisant considérablement le risque de distorsion de la communication.
Redondance réduite
La communication écrite minimise les descriptions et les répétitions excessives des événements. Les gens prennent le temps de rédiger des messages concis avec un contenu essentiel, ce qui conduit à une réduction de la redondance et à une meilleure acceptation par les dirigeants modernes.
Vérification facile
Les faits contenus dans une communication écrite peuvent être vérifiés à tout moment à partir du dossier de communication, une capacité qui manque dans la communication orale. Cela permet à la direction de justifier ses actions et d'évaluer leur caractère raisonnable.
Méthode appropriée
La communication écrite est la méthode la plus appropriée pour créer, préserver et diffuser des politiques, des budgets, des plans, des directives, des ordres, des buts, des objectifs et des instructions aux individus à différents niveaux organisationnels. De plus, c’est la seule méthode pour conclure des contrats avec des tiers, la communication orale étant insuffisante dans de tels contextes.
Établir la réputation
La communication écrite est un moyen fiable d’établir une réputation organisationnelle sur le marché. Les clients et les clients le perçoivent comme un document valide et digne de confiance d'engagements organisationnels, de présentations ou d'informations, contribuant à l'établissement de la réputation d'une entreprise sur le marché et auprès des clients.
Large diffusion
La communication écrite peut être largement diffusée avec un minimum d'effort. Plusieurs exemplaires peuvent être imprimés et distribués efficacement à un large public, dépassant la portée de la communication orale.
Provocation à la réflexion
La communication écrite encourage à la fois l'expéditeur et le lecteur à réfléchir de manière critique à son contenu. Cela permet aux deux parties de réfléchir attentivement au message souhaité.
10 inconvénients de la communication écrite
La communication écrite n’est pas une panacée à toutes les circonstances auxquelles les individus ou les organisations sont confrontés au cours de leurs opérations. Il présente plusieurs limites qui peuvent nuire à son efficacité dans certaines situations. Voici une description de ces inconvénients :
Cher
La communication écrite peut coûter cher. Les estimations indiquent que la production d'une seule lettre ou d'un mémo peut coûter plus de $7, certaines estimations pouvant atteindre $25 pour un mémo moyen (Max, 1985 : 50-51). Cela comprend les dépenses liées aux stylos, au papier, aux machines à écrire ou aux machines, au temps passé par la direction et au classement. Par rapport à la communication orale, la communication écrite nécessite plus de ressources financières.
Prend du temps
La communication écrite prend plus de temps que la communication orale. Cela implique différentes étapes, telles que la préparation, la rédaction, la révision, la finalisation et l'envoi formel. De plus, la livraison de communications écrites via les services postaux ou de messagerie prend généralement plus de temps que la communication orale.
Impersonnel
La communication écrite n'a pas la touche personnelle directe qu'offre la communication orale, ce qui affecte sa capacité à établir des relations intimes avec le destinataire.
Commentaires différés
La communication écrite entraîne souvent un retour tardif car les destinataires ont besoin de temps pour préparer leurs réponses. Comprendre le message écrit et formuler une réponse réfléchie prend du temps, ce qui entraîne des retards dans l'évaluation de l'efficacité de la communication.
Manque de dynamisme
Une fois préparé et envoyé, il est difficile d’apporter des modifications à une communication écrite sans engager une autre correspondance. Ce manque de dynamisme peut être un inconvénient dans certaines situations.
Lenteur
Les formalités associées à la communication écrite, alignées sur les protocoles organisationnels, peuvent ralentir son flux. Les gens accordent souvent une attention particulière à la communication écrite, ce qui peut entraîner des délais de livraison plus longs.
Manque de clarification rapide
La communication écrite se heurte à des difficultés inhérentes pour obtenir une clarification rapide des doutes ou des questions. Le processus nécessite souvent l’envoi de demandes écrites supplémentaires via des canaux formels, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Ne convient pas aux analphabètes
La communication écrite ne convient pas aux personnes analphabètes. Dans des pays comme le Bangladesh, où 35 % de la population reste analphabète, la communication écrite a une utilité limitée. Cette limitation s’étend à une partie importante de la population mondiale.
Forte possibilité de malentendu
La communication écrite est indirecte et repose sur l'interprétation et la compréhension indépendantes du message par le destinataire. Cela peut conduire à un risque élevé de malentendus.
Formalité
La communication écrite nécessite souvent le respect de chaînes de communication formelles pour la transmission du message. Cette formalité peut ralentir le processus de communication et rendre fastidieux sa préparation et sa livraison.
23 techniques de communication organisationnelle écrite
Les organisations utilisent divers moyens pour communiquer avec leurs employés. Les personnes organisationnelles – sont classées en deux catégories : les personnes gestionnaires et non gestionnaires. Les personnes non cadres sont appelées employés.
- Manuel d'organisation
- Bulletin de gestion
- Bulletin de gestion
- Rapport formel
- Note
- Manuel du superviseur
- Bulletin des employés
- Journal des employés
- Orgue de maison mensuel
- Lettres de bienvenue
- Livrets
- Supports de lecture
- Système de suggestions
- Livre des griefs
- Enveloppe de paie
- Concours de rédaction
- Rapport financier annuel
- Boîte de réclamation
- Circulaire interne
- Rapport spécial
- Mémorandum
- Horaire de travail
- Feuille de notes
Les techniques de communication écrite utilisées pour la direction et les employés sont brièvement décrites ci-dessous :
Techniques de communication organisationnelle écrite pour le management
La communication pour la direction est une technique utilisée pour transmettre des informations de gestion, des réalisations ou des nouvelles de développement au personnel de direction. Les organisations utilisent divers moyens pour communiquer avec les gestionnaires, notamment :
Manuel d'organisation
Le manuel de l'organisation fournit une déclaration écrite des descriptions de poste, des spécifications de poste, des autorités et des responsabilités pour les postes au sein d'une organisation. Il comprend également une description de la culture organisationnelle.
Les managers acquièrent une compréhension globale des opérations de l'organisation, de la structure des autorités et des postes occupés par les autres managers. De plus, il offre un aperçu des produits, des services, des opérations, de la vision, de la mission, des buts, des objectifs et de la culture organisationnelle.
Bulletin de gestion
Des bulletins de gestion sont publiés pour communiquer aux gestionnaires les problèmes critiques mais temporaires. Ils fournissent des informations sur les réalisations de l'organisation, les objectifs immédiats, les réunions spéciales, les changements dans les plans à court terme et d'autres mises à jour pertinentes pour les gestionnaires.
Bulletin de gestion
Un bulletin d'information de gestion contient des actualités liées à des problèmes de gestion moins critiques et est généralement publié sur une base hebdomadaire.
Rapport formel
Des rapports formels sont diffusés parmi les cadres pour les familiariser avec diverses situations. Ces rapports permettent aux managers de participer efficacement aux processus décisionnels du groupe.
Note
Un mémo est une technique de communication interne utilisée pour transmettre des directives, des descriptions de politiques ou des opinions sur diverses questions aux subordonnés. Les subordonnés peuvent également utiliser des mémos pour communiquer des messages à leurs supérieurs.
Manuel du superviseur
Un manuel du superviseur, ou manuel de supervision, sert de ligne directrice aux superviseurs. Il comprend des techniques de travail, des méthodes, des directives et d'autres ressources nécessaires essentielles au succès des rôles de supervision.
Techniques de communication organisationnelle écrite pour les employés
Bulletin des employés
Ceci est utilisé par les superviseurs pour communiquer rapidement des informations importantes aux employés. Il peut également être affiché sur le babillard.
Journal des employés
Celui-ci est généralement publié chaque semaine et contient des informations sociales, politiques et économiques, ainsi que des objectifs et politiques organisationnels.
Orgue de maison mensuel
Les grandes entreprises publient un organe mensuel pour tenir les employés informés des sujets pertinents.
Lettres de bienvenue
Des lettres sont envoyées aux nouveaux employés, contenant un message de bienvenue de la part de la haute direction ou des managers, favorisant le confort et l'engagement envers l'organisation.
Livrets
Ces livrets contiennent le contexte historique, les politiques, les philosophies, les plans, les procédures et les discours de bienvenue des dirigeants concernés.
Supports de lecture
Pour promouvoir les habitudes de lecture parmi les employés, les étagères de lecture sont remplies de livres, de journaux et d'autres documents que les employés peuvent consulter pendant leur temps libre.
Système de suggestions
Les employés sont encouragés à fournir des suggestions pour améliorer les opérations organisationnelles dans le cadre d'un processus de communication ascendant.
Livre des griefs
Ce livre est tenu pour enregistrer les griefs des employés sur toute question, facilitant leur résolution et garantissant des opérations ininterrompues.
Enveloppe de paie
Certaines organisations versent les salaires aux employés dans des enveloppes contenant les salaires nets en espèces et une déclaration détaillant les salaires bruts, les déductions et les modifications.
Concours de rédaction
Pour accroître l'engagement des employés, les organisations peuvent organiser des concours de rédaction sur divers sujets et offrir des récompenses.
Rapport financier annuel
L'entreprise diffuse ses états financiers annuels auprès des employés pour renforcer leur confiance dans l'organisation.
Boîte de réclamation
Cela permet aux employés de déposer des plaintes concernant des questions organisationnelles ou le comportement des autorités, offrant ainsi une opportunité d'amélioration et de résolution des conflits.
Circulaire interne
Utilisé pour communiquer des questions ou des instructions d'urgence à un grand nombre d'employés, souvent affichés sur des tableaux d'affichage ou distribués aux chefs de service pour diffusion.
Rapport spécial
Utilisé pour transmettre des questions spéciales aux employés sous la forme d'un rapport concis.
Mémorandum
Largement utilisés pour la communication écrite, les mémorandums diffusent des instructions générales ou des informations à tous les employés concernant des questions telles que les augmentations de salaire, les politiques de congés ou les gratifications.
Horaire de travail
Les travailleurs reçoivent des fiches de travail et des horaires détaillant les tâches quotidiennes et les délais pour accomplir des tâches spécifiques.
Feuille de notes
Utilisé pour transmettre l'opinion de l'autorité sur une question particulière aux employés, souvent pour fournir des instructions de travail spéciales.
5 situations où la communication écrite est plus efficace
Bien que les gens consacrent plus de temps à la communication orale, la communication écrite est plus efficace dans les circonstances suivantes :
Transmettre des informations complexes
Lorsque l’expéditeur souhaite transmettre des informations complexes, la communication écrite est plus efficace que la communication orale. Disposant du document écrit, le destinataire peut le lire à plusieurs reprises jusqu'à ce qu'il comprenne l'intégralité du message.
Nécessité d'un dossier permanent
La communication écrite est préférable lorsqu’un dossier permanent est nécessaire pour référence future.
Communiquer avec un large public
Lorsque les publics sont nombreux et géographiquement dispersés, la communication écrite y est fructueuse.
L'expéditeur peut communiquer à plusieurs reprises avec le même document écrit ou fiche d'information.
Moins besoin d’interaction avec le public
La communication écrite convient également lorsqu’une interaction immédiate avec le public est sans importance ou indésirable.
Maintenir l’uniformité de l’application
Lorsqu'un message doit être appliqué uniformément à différents endroits, l'expéditeur doit préférer la communication écrite à la communication orale.
7 façons de vous assurer que la communication écrite est courtoise
La courtoisie dans la communication professionnelle est essentielle pour favoriser le respect et établir des relations positives. Cela englobe l'empathie, la compréhension du point de vue du destinataire et la reconnaissance de ses sentiments. Il est essentiel de faire preuve de tact et d'aborder les problèmes de manière réfléchie pour maintenir l'harmonie.
Exprimer son appréciation et présenter des excuses sincères lorsque cela est nécessaire font partie intégrante d'une communication courtoise, car ils renforcent la bonne volonté et la confiance.
Éviter un langage négatif, s'adresser aux gens avec respect et répondre en temps opportun sont également des formes de courtoisie, démontrant le respect des sentiments et du temps des autres. Une communication claire et concise est essentielle, réduisant les malentendus et démontrant le respect de l'attention du lecteur.
Les signaux non verbaux et la sensibilité culturelle transmettent en outre la courtoisie et l'attention, en particulier dans un environnement diversifié. L'intégration de ces éléments garantit des interactions efficaces et harmonieuses dans les contextes personnels et professionnels, soulignant l'importance de la courtoisie dans la communication.
Be sincerely tactful
Évitez d'être brusque ou direct. Cela implique d’utiliser un minimum de mots qui peuvent souvent paraître grossiers ou impolis. Cela signifie également éviter les discours qui ne sont pas fluides ou qui manquent de fluidité naturelle.
Ces problèmes peuvent provenir d’une idée fausse de concision, d’attitudes personnelles négatives ou d’un manque de compréhension de la culture d’un pays ou d’une communauté. Pour être courtois, évitez les expressions discourtoises et présentez votre message avec tact.
Single out your reader
Une communication polie nécessite de s’adresser et d’écrire directement à votre lecteur. Cela implique d’adapter votre communication à la situation spécifique et de proposer un traitement individualisé au lecteur. C'est ce qu'on appelle la personnalisation de la communication, et vous pouvez la personnaliser en vous adressant au lecteur par son nom.
Refrain from preaching
Un ton de prédication peut être offensant. Les gens ont tendance à valoriser leur indépendance et n’apprécient pas qu’on leur donne des ordres ou qu’on leur fasse la leçon.
Les traiter sur un pied d’égalité est plus attrayant. Éviter un style prêcheur, s'abstenir d'enseigner ou de prononcer des sermons renforce l'effet de la courtoisie. Les déclarations simples et directes semblent souvent moins prêcheuses.
Évitez la colère
La colère peut nuire à la bonne volonté et est rarement justifiée. L’impact des propos colériques est évident, car ils peuvent exaspérer le lecteur et mettre en danger les relations commerciales.
Soyez attentionné et reconnaissant
Les messages cordiaux et courtois qui expriment des félicitations et une appréciation méritées contribuent à favoriser la bonne volonté. Les Asiatiques, en particulier, apprécient une approche douce et polie dans la communication orale et écrite.
Use expressions that show respect.
Aucun lecteur ne souhaite recevoir des messages offensants. Par conséquent, suivez les directives ci-dessous :
- Omettez les expressions irritantes.
- Évitez l'humour douteux.
N’oubliez pas que ce qui peut être du rire pour une personne peut être perçu comme du dégoût par une autre. Tout le monde a un sens de l'humour différent.
Choose nondiscriminatory expressions
L’utilisation d’un langage non discriminatoire reflétant l’égalité de traitement des personnes sans distinction de sexe, de race, d’origine ethnique et de caractéristiques physiques serait courtoise.
- Évitez les mots sexistes : les mots « hommes ».
- Évitez les pronoms masculins et faites la référence au pluriel.
- Reformulez la phrase pour éliminer les mots offensants.
- Mettez la référence au pluriel et évitez les phrases discriminantes.
- Remplacez l’expression mentale par une phrase sexiste.
- Évitez les mots qui rabaissent le statut des femmes.
- Utilisez des noms sous forme parallèle.
Conclusion
Par communication écrite, on entend la communication sous forme écrite. Dans cette communication, l'expéditeur écrit le message en utilisant des mots puis l'envoie au destinataire.
Il s'agit d'une sorte de communication formelle, et la direction s'appuie principalement sur la communication écrite pour transmettre les décisions, les ordres et les instructions.
De même, la communication écrite permet aux subordonnés d’envoyer leurs problèmes, suggestions, opinions et points de vue à leurs supérieurs.
