يمكن أن يتم الاتصال الكتابي بأشكال عديدة، مثل الرسائل والمذكرات والتعاميم والأدلة والإشعارات والتقارير والاستبيانات وما إلى ذلك. يُستخدم الاتصال الكتابي عمومًا عندما يكون الجمهور في مكان بعيد أو عندما يلزم الاحتفاظ بسجل دائم لاستخدامها كمرجع لحل أي مشكلة في المستقبل.
تعلم التواصل الكتابي
ما هو التواصل الكتابي؟
التواصل الكتابي هو أحد أشكال التواصل اللفظي. أنه ينطوي على نقل الرسائل من خلال الكلمات أو الرموز المكتوبة. يعرّف جريجوري مورهيد وريكي دبليو جريفين الاتصال الكتابي بأنه "الرسالة المشفرة والمرسلة في شكل مكتوب".
يتم الاتصال الكتابي من خلال وسائل مختلفة، بما في ذلك الرسائل التجارية والمذكرات المكتبية والتقارير والسير الذاتية والرسائل الهاتفية المكتوبة والنشرات الإخبارية وأدلة السياسات.
وهي وسيلة الاتصال الأكثر انتشارا في العالم، وخاصة في عالم الأعمال. ولذلك، يمكننا أن نستنتج أن أي اتصال يتم نقله من خلال الكلمات المكتوبة أو التعليمات البرمجية يعتبر اتصالا مكتوبا.
10 مبادئ للتواصل الكتابي
المبادئ هي إرشادات تم اختبارها لمسار العمل الذي يساعد في أداء المهام بشكل صحيح وفعال. تساعد مبادئ الاتصال الكتابي أيضًا الأشخاص في صياغة التواصل بشكل فعال ومنتظم.
يجب تطبيق جميع المبادئ المدرجة تحت عنوان مبادئ الاتصالات التجارية بشكل كامل هنا. ومع ذلك، ومن أجل الوضوح، يتم إعادة صياغة هذه المبادئ بإيجاز أدناه:
مبدأ الموضوعية
كل عمل إنساني موجه لهدف، وله هدف محدد في الاعتبار. الاتصالات التجارية هي عمل إنساني متعمد يهدف إلى تحقيق معنى مفهوم بشكل متبادل ضمن رسالة تحتوي على محتوى تجاري لتحقيق مكاسب اقتصادية.
لذلك، يجب أن يتوافق الاتصال الكتابي مع غرض الاتصال وأهداف منظمة الأعمال. يجب ألا يكون هناك انحراف عن أهداف المنظمة أثناء كتابة الرسالة.
يجب أن تساهم جميع جوانب الاتصال، بما في ذلك الكلمات والجمل والمعلومات والمنطق والاستدلال، في تحقيق أهداف المنظمة.
مبدأ الاكتمال
يجب أن تكون الاتصالات التجارية شاملة بكل معنى الكلمة. تكتمل رسالة العمل عندما تتضمن جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ أو المستمع لاتخاذ الإجراء المطلوب.
يضمن الاكتمال أن المستلم ليس لديه أسئلة بدون إجابة حول محتوى الرسالة. لتحقيق الاكتمال، ضع في اعتبارك الإرشادات التالية:
- تقديم جميع المعلومات اللازمة والإجابة على جميع الأسئلة.
- تقديم معلومات إضافية عند الضرورة.
- ضع في اعتبارك وجهة نظر القارئ عند معالجة هذه العوامل.
مبدأ الإيجاز
الإيجاز ضروري للتواصل التجاري الفعال. توفر الرسالة المختصرة الوقت والموارد لكل من المرسل والمتلقي، خاصة في ضوء الطبيعة المزدحمة لمديري الأعمال. الإيجاز يعني تقديم رسالة كاملة دون كثرة الكلمات غير الضرورية.
الرسالة الموجزة مختصرة ولكنها شاملة. يمكنك تحقيق الإيجاز باتباع الإرشادات التالية:
- استخدم بدائل من كلمة واحدة عندما يكون ذلك ممكنًا دون تغيير المعنى.
- تجنب التعبيرات المبتذلة وغير الضرورية.
- استبدل العبارات التقليدية اللفظية بنسخ موجزة.
- تجنب الإفراط في استخدام العبارات الفارغة.
- الحد من استخدام الصوت السلبي واستخدام أسماء وألقاب أقصر.
- التأكيد على الجمل القصيرة وتجنب العبارات المزدحمة.
- حذف الكلمات الزائدة التي لا تضيف معنى.
مبدأ الاعتبار
يتضمن الاعتبار إعداد كل رسالة مع وضع المستلم في الاعتبار. عند تشفير الرسالة، حاول التعاطف مع المستلمين من خلال النظر في رغباتهم ومشاكلهم وظروفهم وعواطفهم وردود أفعالهم المحتملة.
حدد أولويات احتياجاتهم عند صياغة الرسالة وحافظ على نبرة متفهمة. غالبًا ما يُشار إلى هذا النهج باسم "موقفك أنت" أو "التعاطف". هناك ثلاث طرق محددة للالتزام بمبدأ الاعتبار:
- ركز على "أنت" بدلاً من "أنا" أو "نحن".
- تجنب اللغة غير الحساسة.
- تسليط الضوء على الفائدة أو الفائدة للمتلقي.
مبدأ الملموسة
تستلزم الدقة أن تكون محددة ومحددة وحيوية وليست غامضة وعامة في التواصل. يجب أن تستخدم الاتصالات التجارية لغة ملموسة لصياغة رسائل جذابة، وذلك باستخدام الكلمات الدلالية بدلا من الكلمات الضمنية.
الكلمات الدلالية مباشرة وصريحة ومعتمدة على القاموس، بينما تحمل الكلمات الدلالية ارتباطات أو مفاهيم إضافية. لتعزيز الواقعية، اتبع الإرشادات التالية:
- الاستفادة من حقائق وأرقام محددة.
- توظيف الأفعال الموجهة نحو العمل.
- تفضل الصوت النشط على الصوت السلبي.
- اختر الكلمات الواضحة والمثيرة للصور بعناية.
مبدأ الوضوح
يعد الوضوح أمرًا حيويًا لضمان استلام المستلم للمعنى المقصود من رسائل العمل بدقة. قد يفسر الأفراد الكلمات بشكل مختلف بناءً على تجاربهم ووجهات نظرهم الفريدة.
ولذلك، فإن نقل الرسائل بدقة وتسهيل التفاهم المتبادل أمر بالغ الأهمية للتواصل الفعال. يمكن تحقيق الوضوح في الاتصالات التجارية من خلال وسيلتين:
- اختر كلمات دقيقة وملموسة ومألوفة.
- بناء جمل وفقرات فعالة لتعزيز الوضوح العام.
مبدأ المجاملة
المجاملة هي مساهم كبير في التواصل الفعال. وهو يستلزم السلوك المهذب والأخلاق الحميدة، بما في ذلك الوعي بوجهات نظر الآخرين ومشاعرهم.
المجاملة تنبع من "موقفك" الصادق. الكتابة أو التحدث بنبرة محادثة، والتأكيد بشكل استراتيجي على وجهة نظر القارئ، واختيار الكلمات الإيجابية بعناية يساهم في المجاملة.
لا تقتصر المجاملة على مجرد المجاملة مع الإدراج الآلي لكلمات مثل "من فضلك" و"شكرًا" بطريقة مقبولة اجتماعيًا. إنه يتجاوز ذلك، ويعكس الاحترام والاهتمام بالآخرين. إنها محاولة لوضع القارئ في حالة ذهنية مناسبة.
مبدأ الصواب
يجب أن يكون التواصل صحيحًا من حيث القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم والإملاء. ويؤكد هذا المبدأ أيضًا على استخدام المستوى المناسب من اللغة، وضمان دقة الأرقام والحقائق والكلمات، والالتزام بآليات الكتابة المقبولة عند صياغة الرسائل.
القواعد الارشادية
هناك ثلاثة مستويات للغة: الرسمية، وغير الرسمية، ودون المستوى. يجب أن تستخدم الاتصالات التجارية لغة غير رسمية - قصيرة ومعروفة ومحادثة. وينبغي تجنب اللغة دون المستوى المطلوب.
- التحقق من دقة الأرقام والحقائق والكلمات.
- الحفاظ على آليات الكتابة المقبولة.
مبدأ البساطة
يجب أن تستخدم الاتصالات التجارية لغة بسيطة، ومصطلحات مألوفة، ومخططات ورسوم بيانية سهلة الفهم. يجب أن يتضمن التعبير عن موضوعات الأعمال حقائق ومعلومات مبسطة، على الرغم من أنها تتطلب بعض المعرفة باللغة.
في الواقع، كلما زادت معرفتك، زادت قدرتك على التواصل بفعالية وبشكل مبسط. يمكن أن تساعد الإرشادات التالية في الحفاظ على هذا المبدأ:
- استخدم الجمل البسيطة، وليس المعقدة. الجمل البسيطة سهلة الفهم والقراءة والتواصل دون فقدان المعنى.
- ادرس الكلمات بعناية وتعلم معانيها الدقيقة.
- استخدم التعابير الصحيحة.
- استخدم المصطلحات المألوفة باعتدال.
- استخدم كلمات بسيطة بدلًا من اللغة المعقدة.
- استخدم الكلمات التي تساعدك على تجنب "الطريق الطويل" للتعبير عن فكرة ما.
مبدأ الوحدة
الوحدة تعني الوحدانية. يجب أن يظهر التواصل الفعال الوحدة بين الأفكار والجمل والحقائق. يجب أن تتحد جميع أجزاء الجملة لتشكل فكرة واحدة واضحة.
يجب ترتيب الأفكار المقدمة في الرسالة بشكل موحد، مع تجميع المعلومات أو الأفكار المماثلة في فقرة واحدة وكتابتها في مكان واحد.
يمكن أن تتعرض الوحدة في التواصل للخطر لأسباب مختلفة:
- الأفكار غير ذات الصلة في الجملة تنتهك الوحدة. قم بتصحيح ذلك عن طريق وضع أفكار غير مرتبطة في جمل منفصلة، أو جعل فكرة تابعة لأخرى، أو إضافة كلمات توضح العلاقات بين الأفكار.
- التفاصيل المفرطة يمكن أن تعطل الوحدة. وإذا كان التفصيل ضروريا فوضعه في جملة مستقلة أفضل.
- يمكن أن يؤدي البناء غير المنطقي إلى تقويض وحدة الجملة، وغالبًا ما يكون ذلك نتيجة للتفكير غير المنطقي. استخدم التفكير المنطقي لتأسيس الوحدة.
- قد يؤثر تصميم الفقرة أيضًا على الوحدة.
14 مزايا الاتصال الكتابي
يعد الاتصال الكتابي أكثر وسائل الاتصال شيوعًا في العالم، حيث يمتلك صفات متأصلة وواضحة ساهمت في شعبيته بين المشاركين في الإدارة التنظيمية. وتناقش هذه المزايا أدناه:
تسجيل دائم
يوفر الاتصال الكتابي سجلاً دائمًا يمكن الرجوع إليه في المستقبل لاتخاذ القرارات الإدارية والأغراض الأخرى ذات الصلة. إنه بمثابة دليل لحل النزاعات المتعلقة بالاتصال.
القدرة القانونية
يتم قبول الاتصال الكتابي كوثيقة قانونية أو دليل في المحكمة، مما يجعله الخيار المفضل للشركات لتجنب أوجه القصور المتعلقة بالمستندات في النزاعات القانونية.
سهولة الفهم
عادةً ما يتم ترميز الاتصال الكتابي بلغة تواصل لضمان سهولة الفهم من قبل المتلقي. يمكن للمستلم إعادة النظر في الرسالة وتوضيحها حسب الحاجة.
قبول واسع
يحظى التواصل الكتابي بقبول واسع النطاق على مستوى العالم، ويتجاوز التواصل الشفهي. إن وضعها القانوني ومنع سوء الفهم المستقبلي ومرجع التوثيق وتسجيل الأحداث قد جعلها وسيلة الاتصال المفضلة في جميع أنحاء العالم.
العرض الفعال
يحظى إعداد الاتصالات الكتابية باهتمام ورعاية وتعبير إضافي. يشعر الناس بإحساس أكبر بالالتزام والالتزام بالتواصل الكتابي نظرًا لتأثيره الدائم وصلاحيته القانونية. لذلك، فإنه غالبًا ما يضمن العرض الفعال للأفكار المنقولة.
دقة أكبر
يعزز الاتصال الكتابي دقة الرسالة من خلال الجمل جيدة البناء واختيارات الكلمات الدقيقة والقواعد الصحيحة والأسلوب والتنسيق والتهجئة الصحيحة. طبيعتها الوثائقية لا تشجع إدراج معلومات كاذبة، مما يؤدي إلى دقة أكبر مقارنة بالاتصال الشفهي.
التحكم الفعال
يسمح الاتصال الكتابي بالتخطيط المدروس والترتيب المنهجي للرسائل، مما يوفر تحكمًا فعالاً للمتصل. بالإضافة إلى ذلك، فهو بمثابة أداة مرجعية قيمة لإدارة أداء الموظفين.
تقليل التشويه
التواصل الكتابي، كسجل دائم، مقاوم للتحريف. وهو بمثابة مرجع دقيق لأية حقائق أو معلومات أو وجهات نظر يتم نقلها داخله، مما يقلل بشكل كبير من احتمال تشويه الاتصال.
تقليل التكرار
يقلل الاتصال الكتابي من أوصاف الأحداث والتكرارات المفرطة. يأخذ الأشخاص الوقت الكافي لصياغة رسائل موجزة ذات محتوى أساسي، مما يؤدي إلى تقليل التكرار وتحسين القبول من قبل المديرين التنفيذيين المعاصرين.
سهولة التحقق
يمكن التحقق من الحقائق ضمن الاتصالات المكتوبة في أي وقت من خلال سجل الاتصالات، وهي قدرة تفتقر إليها الاتصالات الشفهية. وهذا يسهل على الإدارة تبرير تصرفاتها وتقييم مدى معقوليتها.
الطريقة المناسبة
يعد الاتصال الكتابي الطريقة الأكثر ملاءمة لإنشاء وحفظ ونشر السياسات والميزانيات والخطط والتوجيهات والأوامر والأهداف والغايات والتعليمات للأفراد على مختلف المستويات التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، فهي الطريقة الوحيدة لإبرام العقود مع أطراف ثالثة، حيث أن الاتصال الشفهي غير كافٍ في مثل هذه السياقات.
تأسيس السمعة
يعد الاتصال الكتابي وسيلة موثوقة لتأسيس سمعة تنظيمية في السوق. وينظر إليها العملاء والعملاء على أنها وثيقة صالحة وجديرة بالثقة للالتزامات التنظيمية أو العروض التقديمية أو المعلومات، مما يساهم في إنشاء سمعة الشركة في السوق ولدى العملاء.
نشر واسع النطاق
يمكن نشر الاتصالات الكتابية على نطاق واسع بأقل جهد. يمكن طباعة نسخ متعددة وتوزيعها على جمهور كبير بكفاءة، بما يتجاوز مدى التواصل الشفهي.
استفزاز الفكر
يشجع التواصل الكتابي كلا من المرسل والقارئ على التفكير النقدي في محتواه. فهو يسمح لكلا الطرفين بالتفكير بعناية في الرسالة المقصودة.
10 عيوب التواصل الكتابي
لا يعد التواصل الكتابي حلاً سحريًا لجميع الظروف التي يواجهها الأفراد أو المنظمات أثناء عملياتهم. لديها العديد من القيود التي يمكن أن تعيق فعاليتها في حالات معينة. وفيما يلي وصف لهذه العيوب:
مكلفة
يمكن أن يكون التواصل الكتابي مكلفًا. تشير التقديرات إلى أن إنتاج خطاب أو مذكرة واحدة يمكن أن يتكلف أكثر من $7، مع وصول بعض التقديرات إلى $25 للمذكرة المتوسطة (Max, 1985:50-51). ويشمل ذلك نفقات الأقلام والورق والآلات الكاتبة أو الآلات، والوقت التنفيذي، وحفظ الملفات. بالمقارنة مع الاتصال الشفهي، يتطلب الاتصال الكتابي المزيد من الموارد المالية.
استهلاك الوقت
يستغرق الاتصال الكتابي وقتًا أطول مقارنة بالاتصال الشفهي. ويتضمن مراحل مختلفة، مثل الإعداد، والصياغة، والمراجعة، والانتهاء، والإرسال الرسمي. بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما يستغرق تسليم الاتصالات المكتوبة من خلال خدمات البريد أو البريد السريع وقتًا أطول من الاتصال الشفهي.
مبني للمجهول
يفتقر الاتصال الكتابي إلى اللمسة الشخصية المباشرة التي يوفرها الاتصال الشفهي، مما يؤثر على قدرته على إقامة علاقات حميمة مع المتلقي.
ردود فعل متأخرة
غالبًا ما يؤدي الاتصال الكتابي إلى تأخير التعليقات لأن المستلمين يحتاجون إلى وقت لإعداد ردودهم. يستغرق فهم الرسالة المكتوبة وصياغة رد مدروس وقتًا، مما يؤدي إلى تأخير في تقييم فعالية الاتصال.
الافتقار إلى الديناميكية
بمجرد إعدادها وإرسالها، يكون من الصعب إجراء تغييرات على الاتصالات المكتوبة دون البدء في المزيد من المراسلات. يمكن أن يكون هذا النقص في الديناميكية عيبًا في مواقف معينة.
التباطؤ
يمكن للإجراءات الشكلية المرتبطة بالاتصال الكتابي، والتي تتماشى مع البروتوكولات التنظيمية، أن تبطئ تدفقها. غالبًا ما يولي الأشخاص اهتمامًا إضافيًا للتواصل الكتابي، مما قد يؤدي إلى تمديد أوقات التسليم.
عدم وجود توضيح سريع
يواجه الاتصال الكتابي تحديات متأصلة في الحصول على توضيح سريع للشكوك أو الأسئلة. غالبًا ما تتطلب العملية إرسال استفسارات كتابية إضافية عبر القنوات الرسمية، الأمر الذي قد يستغرق وقتًا طويلاً.
غير مناسب للأميين
التواصل الكتابي غير مناسب للأفراد الأميين. وفي بلدان مثل بنغلادش، حيث لا يزال 35% من السكان أميين، فإن الاتصالات المكتوبة لها فائدة محدودة. يمتد هذا القيد إلى جزء كبير من سكان العالم.
احتمال كبير لسوء الفهم
التواصل الكتابي غير مباشر، ويعتمد على التفسير والفهم المستقل للرسالة من قبل المتلقي. وهذا يمكن أن يؤدي إلى احتمال كبير لسوء الفهم.
شكليات
غالبًا ما يتطلب الاتصال الكتابي الالتزام بسلاسل الاتصال الرسمية لتسليم الرسائل. يمكن أن تؤدي هذه الإجراءات الشكلية إلى إبطاء عملية الاتصال وتجعل عملية الإعداد والتنفيذ مرهقة.
23 تقنيات الاتصال التنظيمي الكتابي
تستخدم المنظمات وسائل مختلفة للتواصل مع موظفيها. الأشخاص التنظيميون - يتم تصنيفهم إلى قسمين إداريين وغير إداريين. يُعرف الأشخاص غير الإداريين بالموظفين.
- الدليل التنظيمي
- نشرة الإدارة
- النشرة الإخبارية للإدارة
- تقرير رسمي
- مذكرة
- دليل المشرف
- نشرة الموظف
- صحيفة الموظفين
- جهاز البيت الشهري
- رسائل الترحيب
- كتيبات
- رفوف القراءة
- نظام الاقتراحات
- كتاب التظلم
- مغلف الرواتب
- مسابقة المقال
- التقرير المالي السنوي
- صندوق الشكاوى
- تعميم داخلي
- تقرير خاص
- مذكرة
- جدول العمل
- ورقة المذكرة
تتم مناقشة تقنيات الاتصال الكتابي المستخدمة للإدارة والموظفين باختصار أدناه:
تقنيات الاتصال التنظيمي الكتابي للإدارة
التواصل من أجل الإدارة هو أسلوب يستخدم لنقل المعلومات الإدارية أو الإنجازات أو أخبار التطوير إلى الموظفين الإداريين. تستخدم المنظمات وسائل مختلفة للتواصل مع المديرين، منها:
الدليل التنظيمي
يوفر الدليل التنظيمي بيانًا مكتوبًا للأوصاف الوظيفية ومواصفات الوظيفة والسلطات والمسؤوليات للمناصب داخل المنظمة. ويتضمن أيضًا وصفًا للثقافة التنظيمية.
يكتسب المديرون فهمًا شاملاً لعمليات المنظمة وهيكل السلطة والمناصب التي يشغلها المديرون الآخرون. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يقدم رؤى حول المنتجات والخدمات والعمليات والرؤية والرسالة والأهداف والغايات والثقافة التنظيمية.
نشرة الإدارة
يتم نشر نشرات الإدارة لتوصيل القضايا الحرجة ولكن المؤقتة إلى المديرين. وهي توفر معلومات حول إنجازات المنظمة، والأهداف المباشرة، والاجتماعات الخاصة، والتغييرات في الخطط قصيرة المدى، والتحديثات الأخرى ذات الصلة للمديرين.
النشرة الإخبارية للإدارة
تحتوي النشرة الإخبارية الإدارية على أخبار تتعلق بقضايا إدارية أقل أهمية ويتم نشرها عادةً على أساس أسبوعي.
تقرير رسمي
يتم توزيع التقارير الرسمية بين الموظفين الإداريين لتعريفهم بالمواقف المختلفة. تمكن هذه التقارير المديرين من المشاركة بفعالية في عمليات صنع القرار الجماعي.
مذكرة
المذكرة هي تقنية اتصال داخلية تستخدم لنقل التوجيهات أو أوصاف السياسات أو الآراء حول مسائل مختلفة إلى المرؤوسين. يمكن للمرؤوسين أيضًا استخدام المذكرات لتوصيل الرسائل إلى رؤسائهم.
دليل المشرف
يعد دليل المشرف، أو الدليل الإشرافي، بمثابة دليل توجيهي للمشرفين. ويشمل تقنيات العمل والأساليب والتوجيهات وغيرها من الموارد الضرورية الضرورية للأدوار الإشرافية الناجحة.
تقنيات الاتصال التنظيمي الكتابي للموظفين
نشرة الموظف
يتم استخدام هذا من قبل المشرفين لتوصيل المعلومات المهمة للموظفين بسرعة. ويمكن أيضا أن يتم نشرها على لوحة الإعلانات.
صحيفة الموظفين
يتم نشر هذا عادةً أسبوعيًا ويحتوي على أخبار اجتماعية وسياسية واقتصادية بالإضافة إلى الأهداف والسياسات التنظيمية.
جهاز البيت الشهري
تنشر الشركات الكبيرة صحيفة منزلية شهرية لإطلاع الموظفين على الأمور ذات الصلة.
رسائل الترحيب
يتم إرسال الرسائل إلى الموظفين الجدد، والتي تحتوي على رسالة ترحيب من الإدارة العليا أو المديرين، مما يعزز الراحة والالتزام تجاه المنظمة.
كتيبات
تحتوي هذه الكتيبات على الخلفية التاريخية للشركة وسياساتها وفلسفاتها وخططها وإجراءاتها وخطابات الترحيب من المديرين المعنيين.
رفوف القراءة
لتعزيز عادات القراءة بين الموظفين، يتم تزويد رفوف القراءة بالكتب والصحف وغيرها من المواد التي يمكن للموظفين الاطلاع عليها أثناء أوقات فراغهم.
نظام الاقتراحات
يتم تشجيع الموظفين على تقديم اقتراحات لتحسين العمليات التنظيمية في عملية الاتصال التصاعدي.
كتاب التظلم
يتم الاحتفاظ بهذا الكتاب لتسجيل تظلمات الموظفين بشأن أي مسألة، وتسهيل حلها وضمان عدم انقطاع العمليات.
مغلف الرواتب
تدفع بعض المنظمات الأجور للموظفين في مظاريف تحتوي على صافي الأجور النقدية وبيان يوضح إجمالي الأجور والخصومات والتغييرات.
مسابقة المقال
لزيادة مشاركة الموظفين، قد تنظم المنظمات مسابقات مقالية حول مواضيع مختلفة وتقدم مكافآت.
التقرير المالي السنوي
تقوم الشركة بتعميم بيانها المالي السنوي على الموظفين لتعزيز ثقتهم في المنظمة.
صندوق الشكاوى
وهذا بمثابة وسيلة للموظفين لتقديم شكاوى حول المسائل التنظيمية أو سلوك السلطة، مما يوفر فرصة للتحسين وحل النزاعات.
تعميم داخلي
تُستخدم لتوصيل الأمور أو التعليمات الطارئة إلى عدد كبير من الموظفين، وغالبًا ما يتم نشرها على لوحات الإعلانات أو توزيعها على رؤساء الأقسام لنشرها.
تقرير خاص
يستخدم لنقل الأمور الخاصة للموظفين في شكل تقرير موجز.
مذكرة
تُستخدم المذكرات على نطاق واسع للتواصل الكتابي، حيث تقوم بتوزيع التعليمات العامة أو المعلومات على جميع الموظفين فيما يتعلق بمسائل مثل زيادة الرواتب أو سياسات الإجازات أو المكافأة.
جدول العمل
يتلقى العمال بطاقات العمل والجداول الزمنية التي توضح بالتفصيل المهام اليومية والأطر الزمنية لاستكمال وظائف محددة.
ورقة المذكرة
تستخدم لنقل رأي الهيئة بشأن مسألة معينة للموظفين، وغالبًا ما يكون ذلك لتوفير تعليمات وظيفية خاصة.
5 حالات يكون فيها التواصل الكتابي أكثر فعالية
على الرغم من أن الأشخاص يقضون وقتًا أطول في التواصل الشفهي، إلا أن التواصل الكتابي يكون أكثر فعالية في ظل الظروف التالية:
نقل المعلومات المعقدة
عندما يريد المرسل نقل معلومات معقدة، فإن الاتصال الكتابي يكون أفضل من الاتصال الشفهي. بعد الحصول على الوثيقة المكتوبة، يستطيع المتلقي قراءتها بشكل متكرر حتى يفهم الرسالة بأكملها.
الحاجة إلى سجل دائم
يفضل التواصل الكتابي عند الحاجة إلى سجل دائم للرجوع إليه في المستقبل.
التواصل مع جمهور كبير
عندما يكون عدد الجماهير كبيرًا ومنتشرًا جغرافيًا، يكون التواصل الكتابي مثمرًا هناك.
يمكن للمرسل التواصل بشكل متكرر مع نفس المستند المكتوب أو ورقة المعلومات.
حاجة أقل للتفاعل مع الجمهور
يعد التواصل الكتابي مناسبًا أيضًا عندما يكون التفاعل المباشر مع الجمهور غير مهم أو غير مرغوب فيه.
الحفاظ على توحيد التطبيق
عندما يتم تطبيق أي رسالة بشكل موحد في أماكن مختلفة، يجب على المرسل أن يفضل الاتصال الكتابي بدلاً من الاتصال الشفهي.
7 طرق للتأكد من أن التواصل الكتابي مهذب
تعد المجاملة في الاتصالات التجارية أمرًا محوريًا لتعزيز الاحترام وبناء العلاقات الإيجابية. ويشمل التعاطف وفهم وجهة نظر المتلقي والاعتراف بمشاعره. اللباقة أمر ضروري، ومعالجة القضايا بعناية للحفاظ على الانسجام.
يعد التعبير عن التقدير وتقديم الاعتذارات الصادقة عند الضرورة جزءًا لا يتجزأ من التواصل المهذب، لأنه يبني حسن النية والثقة.
إن تجنب اللغة السلبية، ومخاطبة الأشخاص باحترام، والرد في الوقت المناسب هي أيضًا أشكال من المجاملة، وإظهار الاحترام لمشاعر الآخرين ووقتهم. يعد التواصل الواضح والموجز أمرًا حيويًا، مما يقلل من سوء الفهم ويظهر الاحترام لاهتمام القارئ.
كما أن الإشارات غير اللفظية والحساسية الثقافية تنقل المزيد من المجاملة والانتباه، خاصة في بيئة متنوعة. يضمن دمج هذه العناصر تفاعلات فعالة ومتناغمة في كل من الأوضاع الشخصية والمهنية، مما يسلط الضوء على أهمية المجاملة في التواصل.
كن لبقا بصدق
تجنب أن تكون مفاجئًا أو صريحًا. يستلزم ذلك استخدام الحد الأدنى من الكلمات التي قد تبدو في كثير من الأحيان وقحة أو غير مهذبة. ويعني أيضًا تجنب الكلام غير السلس أو الذي يفتقر إلى التدفق الطبيعي.
قد تنشأ هذه القضايا من فكرة خاطئة عن الإيجاز، أو المواقف الشخصية السلبية، أو عدم فهم ثقافة بلد أو مجتمع. لكي تكون مهذبًا، ابتعد عن التعبيرات غير المهذبة وقدم رسالتك بلباقة.
قم بتمييز القارئ الخاص بك
يتطلب التواصل المهذب مخاطبة القارئ والكتابة إليه مباشرة. يتضمن ذلك تكييف اتصالاتك مع الموقف المحدد وتقديم علاج فردي للقارئ. يُعرف هذا بتخصيص الاتصال، ويمكنك تخصيصه من خلال مخاطبة القارئ بالاسم.
الامتناع عن الوعظ
يمكن أن تكون لهجة الوعظ مسيئة. يميل الناس إلى تقدير استقلالهم ولا يقدرون أن يتم توجيههم أو إلقاء المحاضرات عليهم.
إن معاملتهم على قدم المساواة أكثر جاذبية. إن تجنب الأسلوب الوعظي أو الامتناع عن التدريس أو إلقاء الخطب يزيد من تأثير المجاملة. غالبًا ما تبدو العبارات البسيطة والمباشرة أقل وعظًا.
تجنب الغضب
الغضب يمكن أن يضر بالنوايا الحسنة ونادرا ما يكون له ما يبرره. تأثير الكلمات الغاضبة واضح، حيث أنها يمكن أن تثير حفيظة القارئ وتعريض العلاقات التجارية للخطر.
كن مدروسًا ومقدرًا
تساعد الرسائل الودية والمهذبة التي تعبر عن التهاني والتقدير المستحقة على تعزيز حسن النية. يقدّر الآسيويون، على وجه الخصوص، النهج اللطيف والمهذب في التواصل الشفهي والكتابي.
استخدم التعبيرات التي تظهر الاحترام.
لا يوجد قارئ يريد تلقي رسائل مسيئة. لذلك، اتبع الإرشادات أدناه:
- تجاهل التعبيرات المزعجة.
- تجنب الفكاهة المشكوك فيها.
تذكر أن ما قد يكون ضحكًا بالنسبة لشخص ما قد يعتبره شخص آخر اشمئزازًا. كل شخص لديه شعور مختلف من الفكاهة.
اختر تعبيرات غير تمييزية
إن استخدام لغة غير تمييزية تعكس المعاملة المتساوية للأشخاص بغض النظر عن الجنس أو العرق أو الأصل العرقي أو السمات الجسدية سيكون أمرًا مهذبًا.
- تجنب الكلمات الجنسية: كلمات "الرجل".
- تجنب ضمائر المذكر واجعل المرجع جمعا.
- إعادة صياغة الجملة لإزالة الكلمات المسيئة.
- اجعل الإشارة بصيغة الجمع وتجنب الجمل التمييزية.
- استبدال التعبير العقلي بدلا من الجملة الجنسية.
- تجنب الكلمات التي تحط من مكانة المرأة.
- استخدام الأسماء في شكل متوازي.
خاتمة
الاتصال الكتابي يعني الاتصال في شكل مكتوب. في هذا الاتصال، يكتب المرسل الرسالة باستخدام الكلمات ثم يرسلها إلى المتلقي.
وهو نوع من الاتصال الرسمي، وتعتمد الإدارة بشكل أساسي على الاتصال الكتابي لنقل القرارات والأوامر والتعليمات.
وبالمثل، يتيح الاتصال المكتوب للمرؤوسين إرسال مشاكلهم واقتراحاتهم وآرائهم ووجهات نظرهم إلى رؤسائهم.
