La conception du travail fait référence à quoi, combien, combien et l'ordre des tâches pour un travail. Il organise les tâches et les fonctionnalités du poste pour un meilleur maintien relations entre les niveaux de la chaîne organisationnelle. La conception des tâches est importante en gestion, comportement organisationnel, et Gestion des ressources humaines.
Qu’est-ce que la conception de tâches ?
La conception du poste est un processus continu et systématique d’organisation des tâches, responsabilités, fonctions et devoirs liés au poste.
Il intègre du contenu lié à un métier pour atteindre des objectifs précis. Le processus joue un rôle essentiel car il affecte la productivité des employés et des organisations.
La conception du poste définit le contenu d'un poste, fixe les devoirs et responsabilités du poste, les méthodes d'exécution du travail et les relations entre le titulaire du poste (gestionnaire) et ses supérieurs, subordonnés et collègues.
La conception du travail fait référence à la façon dont un ensemble de tâches, ou un travail entier, est organisé.
La conception des tâches aide à déterminer :
- quelles tâches sont effectuées,
- comment les tâches sont accomplies,
- combien de tâches sont effectuées, et
- dans quel ordre les tâches sont effectuées.
La conception des tâches suit les analyses de tâches. Il s’agit d’un processus organisationnel fondamental ayant de nombreuses implications pour gestion des ressources humaines.
La conception des tâches est la prochaine étape après analyse de travail qui décrit et organise les tâches et les responsabilités associées à un travail spécifique. La conception des tâches intègre les responsabilités professionnelles et les qualifications ou compétences requises pour les accomplir.
Grâce à la conception des tâches, les organisations tentent d'augmenter les niveaux de productivité en offrant des récompenses non monétaires telles qu'une plus grande satisfaction résultant d'un sentiment d'accomplissement personnel face au défi et à la responsabilité accrus de son travail.
Processus consistant à rassembler divers éléments pour former un emploi, en gardant à l'esprit les exigences organisationnelles et individuelles des travailleurs ainsi que les considérations de santé, de sécurité et d'ergonomie.
Le approche de gestion scientifique de FW Taylor considéraient la conception des tâches comme purement mécanique.
Pourtant, le mouvement ultérieur des relations humaines a redécouvert le importance de la relation des travailleurs à leur travail et a souligné la satisfaction au travail.
La conception des tâches aborde des problèmes tels que :
- surcharge de travail,
- travailler sous charge,
- la répétitivité,
- contrôle limité sur le travail,
- isolement,
- travail posté,
- des retards dans le pourvoi des postes vacants,
- des heures de travail excessives, et
- compréhension limitée de l’ensemble du processus de travail.
La conception des tâches implique d'organiser consciemment les tâches, les tâches et les responsabilités en une unité de travail pour atteindre certains objectifs.
Caractéristiques d’une bonne conception des tâches dans la gestion des ressources humaines
Une bonne conception du poste de travail tient compte des caractéristiques mentales et physiques des employés en prêtant attention à :
- l'énergie musculaire telle que les horaires de travail/repos ou le rythme de travail, et
- l'énergie mentale, comme les tâches ennuyeuses ou compliquées.
- permet la participation des employés ; cela signifie que les employés devraient avoir la possibilité de varier leurs activités en fonction de leurs besoins personnels, de leurs habitudes de travail et des circonstances du lieu de travail.
- donne à un employé un sentiment d'accomplissement,
- comprend une formation, afin que l'employé sache quelles tâches effectuer et comment les effectuer correctement,
- offre de bons horaires de travail/repos,
- permet une période d'adaptation pour les emplois physiquement exigeants,
- fournit des commentaires aux employés sur leurs performances,
- minimise la dépense énergétique et les besoins en force,
- équilibre le travail statique et dynamique.
La conception des tâches est un processus continu. L’objectif est de procéder à des ajustements à mesure que les conditions ou les tâches changent sur le lieu de travail.
10 facteurs affectant la conception des tâches
Un travail bien défini rendra le travail intéressant et satisfaisant pour l'employé. Le résultat est une performance et une productivité accrues.
Si un le travail ne semble pas convaincant ou passionnant et conduit au mécontentement des employés, le travail doit être repensé en fonction des commentaires des employés.
Principaux facteurs qui affectent la conception d'un poste ;
1. Facteurs organisationnels affectant la conception des tâches
Les facteurs organisationnels qui affectent la conception du travail comprennent la nature ou les caractéristiques du travail, le flux de travail, les pratiques organisationnelles et l'ergonomie.
Nature du travail
Il existe différents éléments de travail, et la conception des tâches est nécessaire pour classer les tâches en un travail ou un ensemble cohérent de tâches. Les différentes tâches peuvent être la planification, l'exécution, la surveillance, le contrôle, etc., et toutes doivent être prises en compte lors de la conception d'un travail.
Ergonomie
L'ergonomie vise à concevoir les emplois de manière à ce que les capacités physiques et les caractéristiques individuelles des salariés soient prises en compte. assurer l’efficacité et la productivité.
Flux de travail
Le type de produit et de service détermine souvent la séquence d'un flux de travail. Un équilibre est nécessaire entre les différents processus de produits ou de services, et une conception des tâches garantit cet équilibre.
Culture
Culture organisationnelle détermine la manière dont les tâches sont exécutées sur le lieu de travail. Les pratiques sont des méthodes ou des normes établies pour accomplir une certaine tâche. Ces pratiques affectent souvent la conception des tâches, surtout lorsqu’elles ne sont pas alignées sur les intérêts des syndicats.
2. Facteurs environnementaux affectant la conception des tâches
Facteurs environnementaux affectent considérablement la conception des tâches. Ces facteurs comprennent à la fois des facteurs internes et externes.
Ils comprennent compétences et aptitudes des employés, la disponibilité et les perspectives socio-économiques et culturelles.
Disponibilité et capacités des employés
Compétences des employés, les capacités et la disponibilité jouent un rôle crucial dans la conception des emplois. Les facteurs mentionnés ci-dessus concernant les employés qui effectueront le travail sont pris en compte.
Attentes socio-économiques et culturelles
Les emplois sont aujourd’hui de plus en plus centrés sur l’employé plutôt que sur les processus. Ils sont donc conçus pour tenir compte des salariés.
En outre, le niveau d'alphabétisation des employés est également en augmentation. Ils exigent désormais des emplois qui correspondent à leurs goûts et à leurs compétences et dans lesquels ils peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes.
3. Facteurs comportementaux affectant la conception des tâches
Les facteurs comportementaux ou facteurs humains concernent les besoins humains et doivent être satisfaits pour assurer la productivité sur le lieu de travail.
Ils incluent des éléments tels que l’autonomie, la diversité, le feedback, etc. Une brève explication en est donnée ci-dessous :
Autonomie
Les employés doivent travailler dans un environnement ouvert plutôt que dans un environnement où règne la peur. Cela favorise la créativité et l’indépendance et conduit à une efficacité accrue.
Retour
Les commentaires doivent faire partie intégrante du travail. Chaque employé doit recevoir une rétroaction appropriée sur son rendement individuel au travail.
Diversité
La variété/diversité des tâches doit être dûment prise en compte lors de la conception d’un travail. Un travail doit être suffisamment diversifié et varié pour rester intéressant au fil des jours. Les tâches répétitives rendent souvent le travail monotone, ce qui conduit à l'ennui.
Utilisation des compétences et aptitudes
Les emplois doivent être centrés sur les employés plutôt que sur les processus. Même si l'accent doit être mis sur ce dernier point, les emplois doivent être conçus de manière à ce que l'employé puisse utiliser pleinement ses capacités et accomplir son travail efficacement.
4 avantages de la conception des tâches
Commentaires des employés
Une bonne conception du travail permet un bon feedback sur le travail. Les employés peuvent choisir diverses tâches en fonction des besoins, des habitudes et des circonstances personnelles et sociales de leur lieu de travail.
Entrainement d'employé
La formation fait partie intégrante de la conception des emplois. Contrairement à la philosophie selon laquelle « laissez-les tranquilles », la conception des tâches met l'accent sur la formation des personnes à connaître les exigences de leur travail et la manière de les accomplir.
Horaires de travail/repos
La conception des tâches offre de bons horaires de travail et de repos en définissant clairement les heures de travail d'un individu.
Ajustements
Une bonne conception du travail permet d'effectuer des tâches physiquement exigeantes en minimisant l'énergie dépensée pour effectuer le travail et en alignant les exigences en matière de ressources humaines.
La conception des tâches est un processus continu et en constante évolution visant à aider les employés à s'adapter aux changements sur le lieu de travail. L’objectif final est de réduire l’insatisfaction et d’améliorer la motivation et contrat d'employé sur le lieu de travail.
5 stratégies/techniques de conception de tâches
L'élargissement des tâches, l'enrichissement des tâches, la rotation des tâches et la simplification des tâches sont les différentes techniques utilisées dans les exercices de conception des tâches.
Un travail bien conçu encouragera une variété de bonnes positions corporelles, nécessitera une force raisonnable, nécessitera une bonne quantité d’activité mentale et contribuera à favoriser la réussite et l’estime de soi.
Une bonne conception du travail implique des pratiques administratives qui déterminent ce que fait l'employé, pendant combien de temps, où et quand, et qui donnent aux employés le choix dans la mesure du possible.
Simplification du travail
Le travail est simplifié ou spécialisé. Le travail est divisé en petites parties et chaque partie est attribuée à un individu.
Pour être plus précis, la simplification du travail désigne le rythme mécanique du travail, les processus de travail répétitifs, le travail sur une seule partie d'un produit, la prédétermination des outils et des techniques, la restriction des interactions entre les employés et quelques compétences requises.
La simplification du travail est utilisée lorsque les emplois ne sont pas spécialisés.
Rotation des postes
La rotation des postes consiste à déplacer les employés d'un poste à l'autre pour ajouter de la variété et réduire le dôme d'alésage. Lorsque l’activité ne présente plus de défi, l’employé est transféré vers un autre emploi du même niveau qui comporte des exigences de compétences similaires.
Il réduit l'ennui et le désintérêt en diversifiant les activités des salariés. Les employés possédant un plus large éventail de compétences donnent à la direction plus de flexibilité pour planifier le travail, s'adapter au changement et pourvoir les postes vacants.
La rotation des emplois consiste à déplacer systématiquement les travailleurs d'un emploi à un autre.
Lorsque les titulaires s’ennuient des tâches routinières, la rotation des postes est une solution. Ici, les emplois restent inchangés, mais les titulaires passent d'un emploi à un autre.
Du côté positif, cela augmente le potentiel de récompense intrinsèque d’un travail en raison des différentes compétences et aptitudes nécessaires pour l’accomplir.
Les travailleurs deviennent plus compétents dans plusieurs emplois, connaissent divers emplois et améliorent leur image de soi et leur croissance personnelle.
De plus, le travailleur devient plus précieux pour l’organisation. Du côté négatif, il se peut qu'il ne soit pas enthousiaste ou que l'efficacité ne soit pas plus grande.
En outre, les emplois peuvent ne pas améliorer la relation entre les tâches, alors que les activités et les objectifs restent inchangés.
Les coûts de la formation continue augmentent également et peuvent également démotiver les stagiaires intelligents et ambitieux qui recherchent des responsabilités spécifiques dans les spécialités qu'ils ont choisies.
Élargissement des tâches
L'élargissement du poste fait référence à l'augmentation du nombre de tâches différentes effectuées par un employé dans un même emploi.
Par exemple, un mécanicien automobile subit un élargissement de son travail lorsqu'il passe du simple changement d'huile au changement d'huile, au graissage et au changement du liquide de transmission. L'élargissement du travail tente d'ajouter des tâches quelque peu similaires au travail existant afin qu'il soit plus varié et plus intéressant.
L'élargissement des tâches signifie attribuer aux travailleurs des activités supplémentaires de même niveau. L'élargissement des tâches modifie les tâches pour inclure des tâches plus nombreuses et/ou différentes.
Cela signifie augmenter le nombre de tâches ou de tâches assignées à un emploi donné. L'élargissement du travail s'oppose naturellement à la simplification du travail.
Ajouter plus de tâches ou de devoirs à un emploi ne signifie pas que de nouvelles compétences et capacités sont nécessaires. Il n’y a qu’une expansion horizontale.
C'est avec les mêmes compétences qu'on assume des responsabilités supplémentaires comme l'allongement des heures de travail, etc. L'élargissement des emplois peut impliquer la rupture du système de travail existant et la refonte d'un nouveau système de travail.
Enrichissement de l'emploi
L'enrichissement du travail consiste à ajouter davantage de facteurs de motivation à un travail pour le rendre plus gratifiant. Le travail s'enrichit en donnant au titulaire du poste davantage de pouvoirs de planification et de contrôle en matière de prise de décision.
En matière d'enrichissement professionnel, la nature du travail est passionnante, stimulante et créative.
L'enrichissement de l'emploi est l'improvisation de l'efficacité des tâches et de la satisfaction humaine en intégrant dans les emplois des personnes, en particulier, une plus grande marge de réussite et de reconnaissance personnelles, un travail plus stimulant et responsable et plus d'opportunités d'avancement et de croissance individuels.
Un emploi enrichi aura plus de responsabilités, d'autonomie (enrichissement vertical), de tâches diverses (enrichissement horizontal) et d'opportunités de croissance.
L'employé fait plus de planification et de contrôle avec moins de supervision mais plus d'auto-évaluation.
Réingénierie des emplois
La réingénierie signifie repenser un processus métier afin que de petites équipes multidisciplinaires autogérées accomplissent la tâche ensemble, en même temps.
La réingénierie identifie le résultat souhaité d'un système ou d'un sous-système et restructure les emplois et même les départements pour augmenter radicalement les performances.
Cela se fait souvent en éliminant les étapes inutiles et en regroupant les responsabilités associées en un seul poste ou équipe organisée autour du processus.
3 approches de la conception des tâches
Approche humaine
L’approche humaine de la conception des tâches met l’accent sur la conception d’un travail autour des personnes ou des employés, et non des processus organisationnels.
En d’autres termes, il reconnaît la nécessité de concevoir des emplois qui soient à la fois gratifiants (financièrement et autres) et intéressants.
Selon cette approche, les emplois devraient satisfaire le besoin de reconnaissance, de respect, de croissance et de responsabilité d'un individu.
Tel que popularisé par les recherches de Herzberg, l'enrichissement du travail est l'une des voies de l'approche humaine de la conception du travail.
Approche d'ingénierie
L'approche technique a été conçue par FW Taylors et al. Ils ont introduit l’idée de la tâche qui a pris de l’importance au fil du temps.
Selon cette approche, le travail ou la tâche de chaque employé est planifié par la direction un jour à l'avance.
Les instructions à cet effet sont envoyées à chaque employé, décrivant en détail les tâches à accomplir.
Les détails incluent le quoi, le comment et le quand de la tâche ainsi que les délais. L'approche est basée sur l'application de principes scientifiques à la conception des tâches.
Approche des caractéristiques de l’emploi
Hackman et Oldham ont popularisé l'approche des caractéristiques du travail. Selon cette approche, il existe un relation directe entre la satisfaction au travail et les récompenses.
Ils ont dit que les employés seraient plus productifs et engagés lorsqu'ils seraient récompensés convenablement pour leur travail. Ils ont défini cinq dimensions principales qui peuvent être utilisées pour décrire n'importe quel emploi : la variété des compétences, l'identité de la tâche, l'importance de la tâche, l'autonomie et le feedback.
- Variété de compétences : Les employés doivent utiliser toutes leurs compétences et développer de nouvelles compétences tout en faisant face à un travail.
- Identité de la tâche : La mesure dans laquelle une tâche ou un élément de travail identifiable est requis pour terminer le travail.
- Importance de la tâche : Quelle est l’importance du travail pour les autres et quel impact a-t-il sur leur vie ?
- Autonomie: Le travail offre-t-il liberté et indépendance aux personnes qui l'effectuent ?
- Feedback : le feedback est-il nécessaire pour améliorer les performances ?
Il s’agit d’approches différentes, mais toutes pointent plus ou moins vers les mêmes facteurs à prendre en compte, comme l’intérêt, l’efficacité, la productivité, la motivation, etc.
Tous ces éléments sont cruciaux pour une conception efficace des tâches.
6 problèmes dans la conception des tâches
Le processus de conception d’emplois est confronté à six problèmes, problèmes ou obstacles.
Ces modèles de travail alternatifs sont tout aussi efficaces dans la gestion des fonctions d'une organisation.
Télétravail / Travail à domicile
Le télétravail ou le travail à domicile sont considérés comme la meilleure alternative au travail au bureau. Le concept de bureau virtuel gagne de plus en plus en popularité en raison de sa simplicité et de sa commodité.
Grâce aux réseaux informatiques, aux télécopieurs, aux téléphones et à une connexion Internet, les employés peuvent communiquer et effectuer leur travail depuis leur domicile.
Il élimine le besoin de se rendre au bureau tous les jours et offre aux employés la possibilité de travailler dans le confort de leur foyer.
Bien que ce style de travail présente de nombreux avantages, il souffre de nombreuses limites.
Il permet aux employés de rester chez eux et de gérer leurs tâches et fonctions professionnelles sans être présents au bureau.
Pourtant, cela ne leur permet pas de communiquer avec les autres employés et d'établir des relations avec eux. Ils ne manipulent que des machines toute la journée, perdant ainsi leur créativité.
De plus, c’est un grand obstacle sur leur chemin car cela ne permet pas d’améliorer leurs compétences.
Partage d'emploi
Il s'agit de la deuxième alternative la plus privilégiée aux styles de travail traditionnels dans lesquels deux personnes ou plus partagent un emploi à temps plein. Ils répartissent les tâches, les responsabilités et compensation selon le consentement mutuel.
Les femmes utilisent généralement cette option pendant leur congé de maternité ou lorsqu'elles ont une famille et des enfants à charge mais souhaitent continuer leur travail. De nos jours, les organisations sont ouvertes à ce style de travail où deux personnes ou plus peuvent partager un travail.
Horaires de travail flexibles
De nos jours, les organisations permettent à leurs employés de travailler selon les horaires qui leur conviennent le mieux.
Il existe 3 à 4 horaires de travail, et les individus peuvent choisir n'importe lequel d'entre eux en fonction des disponibilités. Les employés peuvent travailler tôt le matin comme pendant la nuit.
C'est bon pour les personnes qui ont des études universitaires ou d'autres engagements pendant la journée ou à des heures spécifiques de la journée.
Le meilleur, c’est que, contrairement au télétravail, les horaires flexibles leur donnent également la possibilité de communiquer avec les autres employés.
Modèles de travail alternatifs
De nos jours, les entreprises permettent à leurs employés de travailler pendant des mois ou des saisons alternés. Le concept n’est pas courant en Inde mais peut être observé dans le monde du travail européen et américain.
Ils ont également la possibilité de travailler deux à trois journées complètes et de se détendre ensuite.
Selon le concept le plus récent, les employés peuvent travailler un nombre d'heures fixe et s'occuper de leurs besoins personnels pendant les jours restants.
Techno-stress
Le techno-stress est la dernière technologie permettant de vérifier les performances des employés même lorsqu'ils choisissent de travailler à domicile. Grâce à l'introduction de nouvelles machines, leurs performances peuvent être surveillées électroniquement même lorsqu'elles n'en ont pas conscience.
Révision des tâches
La révision des tâches n'est rien d'autre que la modification de la conception du travail existante en réduisant ou en ajoutant de nouvelles tâches et responsabilités liées à un travail spécifique.
2 considérations majeures dans la conception des tâches
La conception des tâches est le flux complexe d'événements qui établissent les responsabilités assignées à chaque membre de l'organisation et les circonstances physiques dans lesquelles chaque employé exerce ces responsabilités.
Les responsabilités établies dans le cadre de la conception des tâches comportent deux éléments principaux.
- Contenu du poste.
- Responsabilités de l'organisation.
Contenu du poste
le contenu du travail est l'ensemble des activités à effectuer dans le cadre du travail, y compris les tâches, les tâches et les responsabilités à effectuer, l'équipement, les machines, les outils à utiliser et les interactions requises avec les autres.
Richard Hackman et Greg & Oldham suggèrent que le contenu du poste peut être considéré en termes de cinq caractéristiques essentielles du poste :
- Variété de compétences est la mesure dans laquelle un emploi nécessite diverses activités dans l'exécution du travail, impliquant le recours à un membre possédant différentes compétences et talents.
- Identité de la tâche est la mesure dans laquelle un travail nécessite d'accomplir un travail complet et identifiable qui accomplit un travail du début à la fin avec un résultat visible.
- Importance de la tâche C'est à quel point le travail a un impact substantiel sur la vie des autres.
- Autonomie est la mesure dans laquelle le travail offre une liberté, une indépendance et une discrétion substantielles dans la planification du travail et la détermination des procédures à utiliser.
- Commentaires sur l'emploi est la mesure dans laquelle l'exécution des activités professionnelles requises par l'emploi fournit à l'individu des informations directes et claires sur l'efficacité de son rendement.
Responsabilités organisationnelles
Les responsabilités organisationnelles attachées au poste sont les responsabilités de l'organisation globale que chaque employé est censé assumer, comme le respect des règles et des horaires de travail.
Les exemples consistent à remplir des feuilles de temps en suivant les procédures de sécurité et en respectant l'horaire établi de la journée de travail. La condition physique de travail entourant le travail est importante.
Des exemples de conditions de travail sont la mesure dans laquelle il y a une température confortable par rapport à des températures extrêmes de chaud ou de froid, un excellent éclairage par rapport à un mauvais éclairage, ou des conditions sûres par rapport à des conditions dangereuses telles que les conditions de travail font partie de la conception du travail.
