Une spécification de poste concerne une liste des « exigences humaines » d'un poste, à savoir la formation, les compétences, la personnalité, etc. requises. Elle énonce les qualifications minimales acceptables et est utilisée pour sélectionner les employés possédant les qualifications essentielles.
Les spécifications du poste énumèrent les connaissances, les compétences et les capacités dont un individu a besoin pour effectuer un travail de manière satisfaisante.
Les connaissances, compétences et capacités (KSA) comprennent l'éducation, l'expérience, les exigences en matière de compétences professionnelles, les capacités personnelles et les exigences mentales et physiques.
Les spécifications du poste d'opérateur de saisie de données peuvent inclure un niveau d'éducation requis, un certain nombre de mois d'expérience, une capacité de frappe de 60 mots par minute, un degré élevé de concentration visuelle et un travail sous pression.
Il est important de noter que des spécifications de poste précises identifient les connaissances, compétences et aptitudes (KSA) dont une personne a besoin pour effectuer le travail, pas nécessairement les qualifications que possède l'employé actuel.
Définition des spécifications de travail
Après avoir élaboré la description de poste, les spécifications du poste doivent être préparées. C'est de la plus haute importance importance de déterminer les caractéristiques d'une personne appropriée qui fera le travail de manière efficace et efficiente.
Basé sur informations acquises grâce à l’analyse du travail, la spécification du poste identifie les connaissances et les compétences nécessaires pour effectuer le travail efficacement.
C'est une déclaration qui détaille la composition physique, l'éducation, entraînement, l'intelligence, les aptitudes et autres spécifications pertinentes requises pour effectuer le travail de manière satisfaisante.
Certains de ces attributs sont mesurés au moyen de tests tels que des tests d'intelligence, des tests d'aptitude et autres.
Les exemples incluent SAT, GMAT et TOEFL pour l'admission aux études supérieures dans les universités américaines. La spécification du poste peut consister en un score minimum souhaitable pour la sélection à ces tests.
Une spécification de personne est utilisée pour faire correspondre la bonne personne pour le poste. Il décrit les qualités personnelles souhaitables du titulaire du poste. Le cahier des charges doit préciser la personne :
- Compétences sur le terrain,
- Connaissance du et pour le métier,
- Durée de l'expérience pour le poste,
- Attitude pour le travail,
- Diplôme d'études,
- Une expérience préalable souhaitable dans un travail similaire et des compétences spécifiques requises,
- Préférences,
- Présentabilité,
Une description et des spécifications de poste sont préparées à partir des informations recueillies grâce à l'analyse du poste. La différence entre une description de poste et une spécification de poste est simple.
Le travail la description explique les tâches à accomplir.
Une description de poste est une déclaration écrite qui définit les tâches, les relations et les résultats attendus de toute personne occupant le poste. Il s'agit d'une vision globale de ce qui doit être fait du travail.
Une spécification de poste correspond aux exigences nécessaires pour effectuer la tâche.
Les spécifications du poste sont plus spécifiques et approfondies. Une spécification de poste analyse le type de personne qu'une organisation embauche pour effectuer le travail. C'est-à-dire qu'il répertorie les qualifications du titulaire du poste.
Que doit inclure une spécification de poste ?
Une spécification de poste comprend les informations suivantes :
- Les compétences et aptitudes techniques, organisationnelles, communicatives et créatives que les employeurs attendent d'un candidat idéal,
- Toute qualification ou formation spécifique requise pour le poste,
- Le niveau d'expérience requis dans d'autres organisations similaires ou dans des rôles équivalents,
- Le genre de personnalité qui s'intégrerait bien à l'équipe et à la philosophie de l'organisation,
- Traits de caractère susceptibles de les aider à accomplir efficacement leur travail,
- Toutes les réalisations préférées.
