Un style de communication est un comportement interpersonnel spécialisé défini dans une situation donnée. Il caractérise l'ensemble des comportements impliqués dans le processus élémentaire de la communication humaine.
Un manager doit comprendre les styles de communication car : -
- Chaque style de communication représente une catégorie de comportement de communication avec des objectifs connexes et des approches similaires, et
- Un style particulier sera utilisé de manière cohérente par une personne dans des situations similaires (Wofford, Gerloff et Cummins, 1977 : 148).
Wofford, Gerloff et Cummins ont identifié six styles de communication de base qui apparaissent dans les situations organisationnelles.
6 types de styles de communication
Le style de contrôle
Le style de contrôle est celui dans lequel le communicateur contraint et dirige les actions ou les pensées des autres. Les communicateurs utilisant ce style ont tendance à formuler leurs idées avant la discussion et à obtenir ensuite l'adhésion des autres.
Les comportements typiques du style sont :
- La communication est généralement à sens unique.
- Les communicateurs sont directifs, exigeants et contrôlants.
- Les communicateurs insistent pour que leurs idées soient testées en premier.
- Les communicateurs persuadent les autres de suivre leur ligne de conduite.
- Les communicateurs utilisent leur pouvoir et leur autorité pour obtenir la conformité.
- Les communicateurs peuvent recourir à la manipulation.
Le style de communication contrôlant se caractérise par un flux d’informations à sens unique dans lequel le communicateur dirige et contraint les actions ou les pensées des autres. Les individus utilisant ce style ont tendance à formuler leurs idées avant la discussion et cherchent à obtenir la conformité des autres, en utilisant souvent le pouvoir, l'autorité et parfois la manipulation.
La communication est généralement directive, exigeante et n’encourage pas les retours d’information, sauf à des fins de clarification. Ce style est particulièrement important dans les situations où le communicateur détient des connaissances supérieures ou est en position d'autorité.
Dans un scénario réel, un manager employant le style de contrôle peut expliquer à une équipe comment exécuter un projet, en définissant des lignes directrices et des attentes spécifiques sans solliciter l'avis ou les suggestions des membres de l'équipe.
Le manager insiste pour que son approche soit suivie et n'envisage pas d'idées alternatives, se concentrant sur la garantie que les instructions sont exécutées comme données.
Où le style de contrôle est efficace
Le style de contrôle est efficace dans plusieurs situations. Ils sont:
- Où le communicateur possède des connaissances et une expertise supérieures dans le domaine de la discussion. Le communicateur qui prétend prendre le contrôle et émettre des directives dans un domaine dans lequel il manque de compétence menace le moral et la motivation de performance.
- Lorsque les personnes préfèrent jouer un rôle réceptif dans la communication, elles sont soit dépendantes, soit manquant de motivation.
- Là où les gens ont besoin d'être persuadés ou stimulés pour être efficaces, le style le fait par de fréquentes critiques à l'égard des employés.
- Lorsqu'il y a une situation de crise, la situation ne permet pas de discuter avec qui que ce soit mais d'agir immédiatement.
- Dans les situations de crise où une action immédiate est requise.
- Lorsque le communicateur possède des connaissances et une expertise supérieures dans le domaine de discussion.
- Où les individus préfèrent jouer un rôle réceptif dans la communication, étant soit dépendants, soit manquant de motivation.
- Lorsque les gens ont besoin d’être persuadés ou stimulés pour agir efficacement grâce à une communication directive.
Exemple de style de contrôle
Un exemple concret du style de contrôle peut être observé dans une salle de classe où un enseignant dicte strictement les activités de la classe et ne permet pas aux élèves d'exprimer leurs opinions ou suggestions. L'enseignant fixe les règles, attribue les tâches et s'attend à ce qu'elles soient respectées sans discussion, laissant peu de place à la participation des élèves ou à la prise de décision collaborative.
Le style de communication contrôlant est-il toujours négatif ?
Non, cela peut être efficace dans certaines situations, notamment lorsque des décisions rapides et le respect des règles sont nécessaires.
Ce style peut-il être utilisé pour la motivation d’équipe ?
Oui, il peut être utilisé pour stimuler les individus à être efficaces, en particulier dans les situations où une communication directive est nécessaire.
Le feedback est-il encouragé dans le style de contrôle ?
Les commentaires sont principalement destinés à des fins de clarification et les suggestions alternatives ne sont généralement pas encouragées.
Dans quelles situations le style de contrôle est-il le plus efficace ?
Il est plus efficace dans les situations de crise, lorsque le communicateur possède des connaissances supérieures ou lorsque les individus préfèrent un rôle réceptif.
Le style de contrôle entrave-t-il la collaboration ?
Oui, cela tend à limiter la contribution et la discussion collaboratives, en se concentrant davantage sur le respect des directives du communicateur.
Le style égalitaire
Le style égalitaire se caractérise par un flux d’échange bidirectionnel dans lequel l’influence va et vient entre les personnes. Le communicateur encourage les autres à prendre des initiatives personnelles en matière de planification, fixer des objectifs, agir ou réfléchir. Les comportements typiques du style sont :
- La communication est bidirectionnelle.
- Les communicateurs stimulent et font ressortir les pensées et les intentions des autres.
- La communication est gratuite et fluide.
- L’atmosphère est propice à la compréhension mutuelle et à l’intérêt personnel.
- La communication est conviviale et chaleureuse.
Le style de communication égalitaire se caractérise par un flux d’échange bidirectionnel, favorisant un environnement où l’influence circule réciproquement entre les individus. Ce style encourage une discussion ouverte, permettant à chaque participant d'exprimer librement ses idées dans une atmosphère d'acceptation et de compréhension mutuelles.
Le style égalitaire vise à stimuler l’initiative personnelle dans la planification, la définition d’objectifs et la prise de décision, en promouvant une atmosphère de respect mutuel et d’intérêt partagé.
Par exemple, lors d’une réunion d’affaires, un manager utilisant le style égalitaire encouragerait les membres de l’équipe à partager leurs réflexions, idées et opinions sur un projet. Le gestionnaire favorise un environnement de compréhension et de respect mutuels, valorisant chaque contribution et facilitant la prise de décision collaborative.
Là où le style égalitaire est efficace
Le style égalitaire est efficace dans les situations suivantes :
- Où les dirigeants souhaitent construire le travail d’équipe et renforcer la proximité et la compréhension entre eux et ceux avec qui ils travaillent.
- Lorsque le temps nécessaire pour des discussions approfondies et une prise de décision est possible avec un petit groupe. Cette approche contribue à stimuler la motivation et à susciter l'engagement des personnes impliquées dans la décision.
- Les destinataires doivent apporter une contribution valable en termes d’informations, de jugement, d’expérience et d’indépendance de pensée.
- Lorsqu’il est nécessaire de surmonter la résistance au changement, Coch et French (1948) ont constaté que les participants à une communication égalitaire conduisaient à une forte acceptation du changement.
Exemple de style égalitaire
Un exemple concret du style égalitaire est une séance de brainstorming au cours de laquelle les membres de l’équipe sont encouragés à partager leurs idées et solutions créatives.
Dans ce cadre, l'apport de chacun est valorisé, les discussions sont libres et fluides, et l'ambiance est chaleureuse et conviviale, conduisant à une décision collective qui reflète les contributions de tous les participants.
Le style égalitaire est-il adapté à tous les contextes organisationnels ?
Bien qu’il soit polyvalent, son efficacité peut varier en fonction du contexte et du besoin de collaboration.
Ce style encourage-t-il le respect mutuel ?
Oui, cela favorise une atmosphère de respect mutuel et d’intérêt partagé entre les participants.
Le style égalitaire peut-il être utilisé pour surmonter la résistance au changement ?
Oui, il a été constaté que cela conduit à une forte acceptation du changement en raison de la nature inclusive de la communication.
Ce style prend-il du temps en raison de sa nature collaborative ?
C’est possible, surtout lorsque des discussions approfondies sont nécessaires, mais la compréhension et l’engagement mutuels qui en résultent peuvent être précieux.
Le style égalitaire donne-t-il la priorité à la prise de décision collective ?
Oui, il valorise les contributions de tous les participants et facilite les décisions qui reflètent la contribution collective.
Le style structurant
Le style de communication structurant est utilisé par des individus qui visent à établir l'ordre, l'organisation, la planification et la structure à travers le processus de communication. Ce style est orienté vers la systématisation de l'environnement et implique souvent de citer des normes, des procédures ou des règles applicables à une situation.
Les communicateurs utilisant le style structurant se concentrent sur la clarification ou l’établissement d’une structure pour résoudre les problèmes, en veillant à ce que l’environnement reste organisé et que les tâches soient systématiquement abordées.
Par exemple, un chef de projet utilisant le style de structuration communiquerait des délais clairs, désignerait les responsabilités et établirait des protocoles, garantissant que les membres de l'équipe comprennent leurs rôles et que le projet progresse de manière ordonnée.
Le style de structuration est utilisé par le communicateur, qui est orienté vers l'établissement de l'ordre, de l'organisation, de la planification et de la structure à travers le processus de communication. Cela implique les comportements suivants :
- La communication est orientée vers la systématisation de l'environnement.
- Les communicateurs influencent les autres en citant les normes, procédures ou règles qui s'appliquent à une situation.
- La communication vise à clarifier la structure ou à établir une structure pour un problème.
Où le style de structuration est efficace
Le style de structuration est particulièrement important pour les situations suivantes :
- Où l'environnement est complexe. Si les tâches sont très flexibles, leur complexité peut créer de graves difficultés dans la compréhension et la gestion des problèmes impliqués. Le style de structuration aide à mettre du système et de l’ordre dans cette situation complexe.
- Là où les personnes sont fortement orientées vers l’ordre, elles concentrent leur attention sur la structure.
- Lorsque les managers ne sont pas sûrs de la réaction des autres à leurs opinions.
Exemple de style de structuration
Un exemple concret du style de structuration est celui d’un manager organisant une équipe pour respecter une date limite d’un projet. Le responsable décrit les phases du projet, attribue des tâches spécifiques à chaque membre de l'équipe, fixe des jalons et établit des délais, en veillant à ce que le flux de travail soit organisé et que les objectifs du projet soient atteints en temps opportun.
Le style structurant consiste-t-il principalement à établir de l’ordre ?
Oui, il se concentre sur la création d’un environnement systématique et la clarification des structures.
Ce style peut-il être utilisé dans des environnements complexes ?
Absolument, il est particulièrement efficace pour remettre de l'ordre dans des situations complexes.
Le style de structuration implique-t-il de citer les normes et règles de l’entreprise ?
Oui, les communicateurs font souvent référence à des normes, des procédures ou des règles applicables à la situation.
Ce style est-il efficace lorsque la clarté est nécessaire dans les procédures organisationnelles ?
Oui, il est utilisé pour clarifier et établir la hiérarchie organisationnelle, les calendriers et les procédures.
Peut-il être utilisé lorsque les managers ne sont pas sûrs des réactions des autres ?
Oui, cela aide à établir des lignes directrices et des attentes claires, atténuant ainsi l’incertitude.
Le style dynamique
Le style de communication dynamique se caractérise par une approche énergique et orientée vers l'action. Les communicateurs employant ce style sont généralement brefs, francs, directs et concentrés sur des problèmes pragmatiques et immédiats. L’essence de ce style est de servir de stimulant pour les autres, en encourageant une action rapide et en abordant les problèmes de front, plutôt que de s’engager dans de longues délibérations.
Par exemple, un leader utilisant le style dynamique peut relever rapidement les défis, formuler des demandes décisives et motiver les membres de l'équipe à agir rapidement, garantissant ainsi que les solutions sont rapidement mises en œuvre et que les objectifs sont atteints dans des environnements en évolution rapide.
Le style dynamique est employé par un communicateur très actif et agressif. Les comportements typiques du style sont :
- Les communicateurs sont brefs et précis.
- Les communicateurs sont francs et directs.
- Le contenu de la communication est pragmatique et orienté vers l'action.
Où le style dynamique est efficace
Le style dynamique est efficace dans les situations suivantes :
- Lorsque les managers travaillent dans un environnement en évolution rapide, les communicateurs parlent brièvement et servent de stimulants aux autres plutôt que de travailler directement avec eux.
- Où l’environnement connaît des crises fréquentes et où d’autres sont compétents pour gérer les problèmes.
- Où les communicateurs n’ont qu’un bref contact avec les autres personnes.
- Où les managers sont entourés de personnes hautement compétentes.
Exemple de style dynamique
Un exemple concret du style dynamique est celui d'un PDG confronté à un changement soudain du marché qui affecte le produit de l'entreprise. Le PDG rassemble rapidement l'équipe, communique clairement le défi et motive une action immédiate pour adapter le produit aux nouvelles conditions du marché, minimisant ainsi les pertes potentielles et saisissant les opportunités émergentes.
Le style dynamique est-il caractérisé par une grande énergie et une orientation vers l'action ?
Oui, il s’agit d’une approche énergique axée sur la résolution des problèmes immédiats et la promotion d’une action rapide.
Ce style est-il efficace dans des environnements en évolution rapide ?
Absolument, il est particulièrement adapté aux situations rapides nécessitant des décisions et des actions rapides.
Le style dynamique peut-il être bref et direct ?
Oui, les communicateurs utilisant ce style sont généralement brefs, francs et directs dans leur approche.
Est-il adapté aux situations de crises fréquentes ?
Oui, c’est efficace pour faire face aux crises, surtout lorsque l’équipe est compétente pour relever les défis.
Est-ce que cela fonctionne bien avec des personnes hautement compétentes ?
En effet, cela est particulièrement efficace lorsque les communicateurs sont entourés d’individus capables de prendre rapidement les mesures requises.
Le style d’abandon
Le style de communication Relinquish se caractérise par le fait qu'un communicateur subordonne sa position à celle d'une autre personne. Ce style est courtois, réceptif aux idées des autres et implique de transférer la responsabilité et un rôle de soutien à l'autre personne. Les communicateurs utilisant ce style s'intéressent aux contributions des autres et sont aimables plutôt que directifs, permettant une approche collaborative.
Par exemple, un manager employant le style Relinquish peut déléguer la responsabilité de la communication et de la prise de décision à ses subordonnés, les encourageant à discuter, à développer des solutions et à s'approprier les résultats, tout en leur fournissant un soutien et des conseils si nécessaire.
Le style d'abandon implique une subordination de sa position à celle d'une autre personne. Les comportements typiques du style sont :
- Les communicateurs se soumettent aux désirs des autres.
- Les communicateurs se conforment au point de vue de l'autre.
- Les communicateurs sont réceptifs aux idées et aux contributions des autres.
- Les communicateurs transfèrent la responsabilité à l’autre personne.
- Les communicateurs assument un rôle de soutien.
Où le style d’abandon est efficace
Le style de communication d’abandon est efficace dans les situations suivantes :
- Il est nécessaire de conseiller les autres ou de leur communiquer leur confiance.
- Lorsqu’il est nécessaire d’empêcher d’autres de se décharger indûment de responsabilités, qu’ils devraient conserver.
- Lorsque d’autres personnes ont des informations, une expérience et une compréhension clairement supérieures.
- Où d'autres personnes sont prêtes à assumer la responsabilité.
Exemple de style d'abandon
Un exemple concret du style Relinquish est celui d'un chef de projet permettant aux membres de l'équipe de prendre les devants dans le brainstorming et l'élaboration d'une stratégie pour un nouveau projet. Le gestionnaire écoute attentivement, valorise l'apport de chaque membre et soutient les décisions de l'équipe, favorisant ainsi un sentiment d'appropriation et de collaboration entre les membres de l'équipe.
Le style Relinquish consiste-t-il à subordonner sa position aux autres ?
Oui, cela implique de subordonner sa position et d'être réceptif aux idées et aux contributions des autres.
Ce style favorise-t-il la collaboration et l’appropriation ?
Absolument, cela encourage la collaboration et favorise un sentiment d’appartenance parmi les membres de l’équipe.
Est-ce efficace lorsque d’autres disposent d’informations et d’une expérience supérieures ?
Oui, cela est particulièrement efficace lorsque les autres ont plus d’informations, d’expérience et de compréhension.
Peut-il empêcher un transfert injustifié de responsabilités ?
En effet, cela aide à empêcher les autres de se déplacer des responsabilités qu’ils devraient idéalement conserver.
Le communicateur joue-t-il un rôle de soutien dans ce style ?
Oui, le communicateur assume un rôle de soutien, valorisant et soutenant les contributions des autres.
Le style de retrait
Le style de communication de retrait se caractérise par un évitement de l’interaction et une préférence à se retirer des autres. Les individus utilisant ce style ne cherchent pas à influencer les autres et préfèrent ne pas se laisser influencer. Cette approche implique d’éviter le sujet en discussion, d’utiliser éventuellement des tactiques de diversion et de maintenir un certain niveau d’indépendance dans la prise de décision.
Par exemple, dans un discussion de groupe, une personne employant le style de retrait peut éviter de contribuer à la conversation, s'éloigner du sujet principal ou même présenter des comportements qui signalent un manque d'intérêt ou de volonté de participer au dialogue, conservant ainsi son autonomie.
Le style de retrait implique d’éviter toute interaction. En effet, les utilisateurs ne souhaitent pas communiquer mais préfèrent se retirer des autres. Les comportements typiques du style sont :
- Le processus de communication est évité.
- Aucune influence n’est recherchée ou souhaitée.
- Une approche indépendante plutôt qu’interactive de la prise de décision est utilisée.
- Le communicateur évite le sujet en discussion en parlant d'autre chose ou en passant à une attaque verbale contre l'autre personne plutôt que de répondre (Shaw : 1968).
Où le style de retrait est efficace
Le style de retrait est efficace dans les situations suivantes :
- Où la communication révélerait le communicateur plus qu’il ne devrait l’être.
- Lorsque la discussion mène à une pratique contraire à l’éthique ou à la morale, une réponse émotionnelle, offensive et de retrait peut aider à communiquer avec insistance ce fait.
Exemple de style de retrait
Un exemple concret du style de retrait est celui d'un employé lors d'une réunion d'équipe qui reste silencieux, évite le contact visuel et s'abstient de contribuer à la discussion, signalant un désintérêt pour la conversation et une préférence pour la non-participation.
Le style de retrait consiste-t-il à éviter les interactions ?
Oui, cela se caractérise par un évitement de l’interaction et une préférence à se retirer des autres.
Ce style signale-t-il un manque d’intérêt à influencer ou à être influencé ?
C’est vrai, les individus utilisant ce style ne cherchent pas à influencer les autres et préfèrent ne pas être influencés.
Peut-il être efficace dans des situations conduisant à des pratiques contraires à l’éthique ?
Oui, le retrait peut exprimer une désapprobation lorsque les discussions conduisent à des pratiques contraires à l’éthique ou à la morale.
Le maintien de l’indépendance est-il un aspect clé de ce style ?
En effet, maintenir l’indépendance dans la prise de décision est une caractéristique importante du style de retrait.
Le communicateur reste-t-il autonome dans ce style ?
Oui, le communicateur conserve son autonomie et évite de contribuer à la dynamique d’influence.
Conclusion
Une communication efficace implique une variété de styles de communication interpersonnelle qui ont des caractéristiques et des implications distinctes. Il existe six styles de la communication interpersonnelle: Styles de contrôle, égalitaire, structurant, dynamique, d’abandon et de retrait.
Le style Contrôle est directif et recherche le respect par l'autorité, tandis que le style Égalitaire favorise un échange bidirectionnel et encourage la compréhension mutuelle. Le style Structuré vise à établir l'ordre et la clarté, et le style Dynamique est orienté vers l'action, caractérisé par la brièveté et la franchise.
Le style Abandonner est réceptif et valorise les contributions des autres, tandis que le style Retrait évite les interactions et maintient l'autonomie. Comprendre et appliquer ces styles de manière appropriée est crucial pour communication efficace dans des situations diverses.
