Um orçamento é um plano quantitativo para aquisição e utilização de recursos durante um período específico. Os indivíduos muitas vezes criam orçamentos familiares que equilibram os seus rendimentos e despesas com alimentação, vestuário, habitação, etc., proporcionando ao mesmo tempo algumas poupanças.
Uma vez estabelecido o orçamento, os gastos reais são comparados com o orçamento para garantir que o plano está sendo seguido. As empresas utilizam orçamentos de forma semelhante, embora a quantidade de trabalho e os detalhes subjacentes envolvidos excedam em muito um orçamento pessoal.
Em uma organização, o termo orçamento mestre refere-se a um resumo dos planos de uma empresa, incluindo metas específicas para atividades de vendas, produção e financiamento.
O orçamento mestre – que culmina num orçamento de caixa, numa demonstração de resultados orçamentada e num balanço orçamentado – estabelece formalmente os aspectos financeiros dos planos de gestão para o futuro e auxilia na monitorização das despesas reais relativas a esses planos.
Os orçamentos são usados para dois propósitos distintos: planejamento e controle.
O planejamento envolve o desenvolvimento de metas e a preparação de vários orçamentos para alcançá-las.
O controle envolve as medidas tomadas pela administração para aumentar a probabilidade de que todas as partes da organização trabalhem juntas para atingir as metas estabelecidas na fase de planejamento.
Para ser eficaz, um bom sistema orçamental deve prever planeamento e controlo. Um bom planejamento sem um controle eficaz é uma perda de tempo e esforço.
Uma das principais responsabilidades da gestão é o planejamento. Planejamento é o processo de estabelecimento de objetivos amplos. Uma organização de sucesso faz planos de longo e curto prazo. Esses planos representam os objetivos da empresa e a forma proposta para alcançá-los.
Um orçamento é uma declaração formal dos planos da administração para um método específico de comunicação do objetivo acordado da organização.
As empresas geralmente propõem um orçamento para planejar e controlar suas receitas (entradas) despesas (saídas). A falta de preparação de um orçamento pode levar a problemas significativos de fluxo de caixa ou até mesmo a um desastre para uma empresa.
Uma vez adoptado, o orçamento torna-se importante como instrumento forte de desempenho. Consideramos o papel do orçamento como um dispositivo de controlo.
Um orçamento é um modelo do plano de ação a ser seguido durante um período específico para atingir algum objetivo decidido.
De acordo com a terminologia oficial do CIMA, o orçamento é “um plano quantificado em termos monetários, preparado e aprovado antes de um prazo definido, geralmente mostrando as receitas planeadas a serem geradas e/ou as despesas a serem incorridas durante esse período e o capital a ser empregado para atingir um determinado objetivo”.
A análise da definição acima mostra os seguintes elementos do orçamento:
- É um plano expresso em termos financeiros para atingir algum objetivo.
- É preparado e aprovado antes de um prazo definido.
- Mostra a receita planejada a ser gerada.
- Mostra despesas prováveis a serem incorridas.
- Indica o capital a ser empregado no período.
Classificação do Orçamento
Orçamentos classificados segundo 4 bases;
- Com base no tempo;
- Com base na condição;
- Baseado em Funções; e,
- Baseado na flexibilidade.
Estes são explicados abaixo;
Tipos de orçamento com base no tempo
Com base no fator tempo, os orçamentos podem ser classificados em dois tipos;
- Orçamento de longo prazo e
- Orçamento de curto prazo.
Orçamento de longo prazo
Este orçamento está relacionado com as operações de planeamento de uma organização para um período de 5 a 10 anos. O orçamento de longo prazo pode ser afetado negativamente devido a fatores imprevisíveis. Portanto, do ponto de vista do controlo, o orçamento de longo prazo deve ser complementado por orçamentos de curto prazo.
Exemplo: Orçamento de Pesquisa e Desenvolvimento, Orçamento de Despesas de Capital, etc.
Orçamento de curto prazo
Este orçamento é elaborado normalmente para um ano. Às vezes, um orçamento pode ser preparado para um período mais curto (como orçamento mensal, orçamento trimestral, etc.). Os orçamentos de curto prazo são preparados detalhadamente e ajudam a exercer controle sobre as operações diárias.
Exemplo: Orçamento de Consumo de Materiais, Orçamento de Utilização de Mão de Obra, Orçamento de Caixa, etc.
Tipos de orçamento com base nas condições
Com base nas condições prevalecentes, um orçamento pode ser classificado em 2 tipos;
- Orçamento Básico, e
- Orçamento Atual.
Orçamento Básico
Um orçamento estabelecido para uso inalterado por um longo período é denominado Orçamento Básico.
Este orçamento não leva em consideração alterações ocorridas a partir do ambiente externo que estão além do controle da administração. Este orçamento é mais útil para a gestão de alto nível na formulação de políticas.
Orçamento Atual
Um orçamento estabelecido para uso em um curto período e relacionado às condições atuais é denominado Orçamento Atual. Este orçamento é ajustado às condições atuais do negócio.
Tipos de orçamento baseado em funções
Com base nas atividades ou funções de uma empresa, os orçamentos podem ser classificados em 2 tipos
- Orçamento Mestre, e
- Orçamentos Funcionais.
Orçamento Mestre
A integração final de todos os orçamentos funcionais pelo Oficial de Orçamento fornece o Orçamento Mestre. Quando os orçamentos funcionais forem concluídos, o Oficial de Orçamento prepara o Orçamento Mestre.
Orçamento Mestre é o orçamento resumido que incorpora seus orçamentos funcionais componentes, que é finalmente aprovado, adotado e empregado. [CIMA (Londres)l.
O Orçamento Mestre mostra o lucro operacional da empresa para o período orçamentário e o balanço orçado no seu fechamento. Este Orçamento retrata o plano global para o período orçamental.
O orçamento mestre consiste em vários orçamentos separados, mas interdependentes. A primeira etapa do processo orçamentário é a preparação do orçamento de vendas, que é um cronograma detalhado que mostra as vendas esperadas para o período orçamentário. Um orçamento de vendas preciso é a chave para todo o processo orçamentário.
Se o orçamento de vendas for impreciso, o restante do orçamento também será impreciso. O orçamento de vendas é baseado na previsão de vendas da empresa, o que pode exigir a utilização de modelos matemáticos sofisticados e ferramentas estatísticas.
Não entraremos em detalhes de como são feitas as previsões de vendas. Este é um assunto mais abordado em cursos de marketing.
O orçamento de vendas ajuda a determinar quantas unidades precisam ser produzidas.
Assim, o orçamento de produção é elaborado após o orçamento de vendas. O orçamento de produção, por sua vez, é usado para determinar os orçamentos para custos de fabricação, incluindo o orçamento de materiais diretos, o orçamento de mão de obra direta e o orçamento de despesas gerais de fabricação.
Esses orçamentos são então combinados com os dados do orçamento de vendas e do orçamento de despesas administrativas e de vendas para determinar o orçamento de caixa.
Um orçamento de caixa é um plano detalhado que mostra como os recursos de caixa serão adquiridos e utilizados. Após a preparação do orçamento de caixa, a demonstração de resultados orçada e, em seguida, o balanço patrimonial orçado podem ser preparados.
Orçamentos Funcionais
Os Orçamentos Funcionais referem-se a funções do negócio, como vendas de produtos, etc. Em outras palavras, os Orçamentos Funcionais são preparados em relação às diversas funções desempenhadas em um negócio.
Os orçamentos funcionais comumente encontrados em uma empresa são os seguintes;
- Orçamento de Vendas;
- Orçamento de Produção;
- Orçamento de Materiais;
- Orçamento Trabalhista;
- Orçamento de custos indiretos de produção;
- Orçamento Geral da Administração;
- Orçamento indireto de vendas e distribuição;
- Orçamento de Utilização da Planta;
- Orçamento de caixa
- Orçamento de Pesquisa e Desenvolvimento e muito mais.
Orçamento de vendas
O orçamento de vendas é o ponto de partida na preparação do orçamento mestre. O orçamento de vendas é construído multiplicando as vendas unitárias orçadas pelo preço de venda.
Um cronograma de recebimentos de caixa esperados é preparado após o orçamento de vendas. Este cronograma será necessário posteriormente para preparar o orçamento de caixa.
As cobranças em dinheiro consistem em cobranças sobre vendas a crédito feitas a clientes em períodos anteriores, mais cobranças sobre vendas feitas no período orçamentário atual.
Orçamento de Produção
O orçamento de produção é elaborado após o orçamento de vendas. O orçamento de produção lista o número de unidades que devem ser produzidas para satisfazer as necessidades de vendas e fornecer o estoque final desejado.
As necessidades de produção podem ser determinadas da seguinte forma:
Vendas unitárias orçadas……………… XXXX
Adicione o inventário final desejado… XXXX
Necessidades totais………………………….. XXXX
Menos estoque inicial……….. XXXX
Produção necessária……………… XXXX
Observe que os requisitos de produção são influenciados pelo nível desejado do estoque final. Os estoques devem ser cuidadosamente planejados. Estoques excessivos prendem fundos e criam problemas de armazenamento.
Estoques insuficientes podem levar à perda de vendas ou a esforços de produção de última hora e de alto custo. Na Hampton Freeze, a administração acredita que um estoque final igual a 20% das vendas do próximo trimestre atinge o equilíbrio apropriado.
Orçamento de caixa
O orçamento de caixa é composto por quatro seções principais:
- A seção de recibos.
- A seção de desembolsos
- A seção de excesso ou deficiência de caixa.
- A seção de financiamento.
A seção de receitas lista todas as entradas de caixa, exceto financiamento, esperadas durante o período orçamentário. Geralmente, a principal fonte de receitas vem das vendas.
A secção de desembolsos resume todos os pagamentos em dinheiro planeados para o período orçamental.
Esses pagamentos incluem compras de matérias-primas, pagamentos de mão de obra direta, custos indiretos de fabricação e assim por diante, conforme contidos em seus respectivos orçamentos.
Além disso, são listados outros desembolsos de caixa, como compras de equipamentos e dividendos.
O orçamento é a previsão dos recebimentos e desembolsos de caixa esperados durante o período orçamentário. A importância do orçamento de caixa não precisa ser subestimada. O dinheiro é a força vital do negócio. Sem dinheiro suficiente, um negócio não pode funcionar bem.
O dinheiro é necessário para a compra de matéria-prima, pagamento de salários e outras despesas, aquisição de ativos, cumprimento de compromissos com investidores e assim por diante.
A preparação de orçamentos funcionais será uma tarefa inútil, a menos que seja disponibilizada a quantia necessária de dinheiro para os implementar.
Por isso; o orçamento de caixa assumiu enorme importância. Reflete possíveis recebimentos de caixa de diversas fontes e a necessidade esperada de caixa para cumprir diversas obrigações.
Desta forma, não destaca com bastante antecedência a necessidade de tomar as medidas necessárias para racionalizar os fluxos de caixa para que não haja escassez nem excedente de caixa.
Um orçamento de caixa é elaborado para o período orçamentário, porém, para uma gestão de caixa eficaz, geralmente é dividido mensalmente, semanalmente ou mesmo diariamente.
Objetivo do orçamento de caixa
Os principais objetivos do orçamento de caixa podem ser descritos da seguinte forma:
- Indica a provável posição de caixa como resultado das operações planejadas.
- Indica excesso ou escassez de caixa.
- Indica a necessidade de obter empréstimos de curto prazo ou a disponibilidade de dinheiro ocioso para investimento.
- Prevê a coordenação de caixa sobre (i) capital de giro total (ii) vendas, (iii) investimento e dívida.
- Estabelece uma base sólida para a obtenção de crédito.
- Estabelece uma base sólida para o controlo actual da posição de caixa.
Diferença entre orçamento de caixa e demonstração de fluxo de caixa
Uma análise de fluxo de caixa pode ser feita com base em dados passados ou dados estimados de um período futuro. Quando a análise do fluxo de caixa é feita com base em dados passados, a demonstração dessa análise é geralmente chamada de demonstração do fluxo de caixa.
Por outro lado, se a análise do fluxo de caixa for feita com base em dados estimados sobre um período futuro, é chamada de orçamento de caixa. As diferenças entre o orçamento de caixa e a demonstração do fluxo de caixa são discutidas como:
| Ponto de diferença | Orçamento de caixa | Demonstração do Fluxo de Caixa |
|---|---|---|
| 1. Natureza | O orçamento de caixa é futurista. Reflete os recebimentos e pagamentos esperados de dinheiro sob diferentes rubricas durante o período orçamental. | A demonstração do fluxo de caixa é uma análise post mortem que revela entradas e saídas de caixa ocorridas durante um período passado. |
| 2. Objetivo | O objetivo do orçamento de caixa é indicar se haverá deficiência ou excedente de caixa. | O objetivo da demonstração do fluxo de caixa é indicar como está a posição de caixa da empresa. |
| 3. Período | Um orçamento de caixa pode ser preparado para um curto período, digamos, mensalmente, semanalmente ou mesmo diariamente e também para um longo período, digamos, semestralmente, anualmente. | A demonstração do fluxo de caixa é preparada para um período mais longo, geralmente coincidindo com o exercício contábil anterior. |
| 4. Usos | Exercer controle sobre atividades importantes | Ajuda a administração e partes externas, como acionistas, banqueiros, auditores. |
| 5. Usos | Com a ajuda do orçamento de caixa, a gestão exerce controle sobre atividades importantes. | A demonstração do fluxo de caixa ajuda a administração e também as partes externas, como acionistas, banqueiros, auditores, etc. |
Diferença entre orçamento e previsão
Os termos “orçamento” e “previsão” são frequentemente utilizados de forma intercambiável. Mas não são a mesma coisa. A diferença pode ser discutida da seguinte forma:
Tipos de orçamento baseados na flexibilidade
Com base na flexibilidade, os orçamentos podem ser classificados em dois tipos;
- Orçamento Fixo, e
- Orçamento flexível.
Orçamento Fixo (ou Orçamento Estático)
Orçamento Fixo é um orçamento concebido para permanecer inalterado independentemente do nível de atividade alcançado. Este tipo de orçamento é mais adequado para despesas fixas, que não têm relação com o volume de produção. O orçamento fixo é ineficaz como ferramenta de controle de custos. O Orçamento Fixo baseia-se na suposição de que o volume de produção e vendas pode ser previsto com um grau razoável de precisão.
Orçamento flexível (ou orçamento em escala móvel)
Orçamento Flexível é um orçamento concebido para mudar de acordo com o nível de atividade alcançado.
Este orçamento reconhece a diferença de comportamento entre custos fixos e variáveis em relação às flutuações na produção. Este orçamento serve como uma ferramenta útil para controlar custos. É mais realista, prático e útil que o Orçamento Fixo.
Um orçamento flexível que pode ser usado para estimar quais deveriam ser os custos para qualquer nível de atividade dentro de um intervalo especificado. Um orçamento flexível mostra quais devem ser os custos para os vários níveis de atividade.
O montante do orçamento flexível para um nível específico de atividade é determinado de forma diferente dependendo se o custo é variável ou fixo.
Se um custo for variável, o montante do orçamento flexível é calculado multiplicando o custo por unidade de actividade pelo nível de actividade especificado para o orçamento flexível. Se um custo for fixo, o custo fixo total orçado original será usado como valor do orçamento flexível.
Características de um orçamento flexível
Os orçamentos flexíveis levam em consideração como as mudanças na atividade afetam os custos. Um orçamento flexível facilita a estimativa de quais deveriam ser os custos para qualquer nível de atividade dentro de um intervalo especificado.
Quando um orçamento flexível é utilizado na avaliação de desempenho, os custos reais são comparados com o que deveriam ter sido os custos para o nível real de actividade durante o período, em vez de com os custos orçamentados no orçamento original.
Esta é uma distinção muito importante – especialmente para custos variáveis. Se não forem feitos ajustamentos ao nível de actividade, será muito difícil interpretar as discrepâncias entre os custos orçamentados e os custos reais.
