هناك أنواع مختلفة من تقارير الأعمال المستخدمة في عالم الأعمال. لقد تطورت هذه بسبب الراحة والفعالية. تتطلب المواقف المختلفة أنواعًا مختلفة من المعلومات بأشكال مختلفة لخدمة أغراض مختلفة في مواقف اتخاذ القرارات الإدارية المختلفة.
في عالم الأعمال المعقد، تلعب التقارير دورًا محوريًا في نقل المعلومات والرؤى والآثار المترتبة. وتشكل هذه الوثائق، التي تتنوع في الشكل والوظيفة، حجر الأساس لاتخاذ قرارات مستنيرة. سوف تتعمق هذه المقالة في الطبيعة المتعددة الأوجه لتقارير الأعمال، وتستكشف تصنيفها بناءً على معايير مختلفة مثل الشكلية، والطول، والوظيفة، والشكل، والموضوع، والأشخاص المعنيين.
أنواع التقارير على أساس شكلي
تشير الشكلية في إعداد التقارير إلى مستوى الاحترافية والالتزام بالهياكل والاتفاقيات القائمة. فهو يحدد لهجة التقرير وبنيته والغرض منه، ويميز بين الاتصالات الرسمية وغير الرسمية داخل المنظمة وخارجها.
تقرير رسمي
التقارير الرسمية هي وثائق شاملة تلتزم بالاتفاقيات والهياكل المعمول بها. يتم استخدامها عادةً لنقل معلومات متعمقة وتتميز بنهج دقيق في التفاصيل، وغالبًا ما يتضمن ملخصًا تنفيذيًا ومقدمة ومنهجية ونتائج واستنتاجات وتوصيات. تعد التقارير الرسمية مفيدة في السيناريوهات التي تتطلب تحليلًا شاملاً وغالبًا ما تستخدم في عمليات التدقيق والدراسات البحثية والتقييمات.
التقرير الرسمي هو التقرير الذي يتم إعداده وفقًا لإجراءات محددة لسلطة محددة. أنه يحتوي على جميع الأجزاء الأساسية لتقرير طويل أو تحليلي. في بعض الأحيان قد يكون لها عدد محدود من الأجزاء حسب الموقف.
وعندما يتم تقديمه كشرط قانوني، فإنه يسمى تقريرًا قانونيًا. التقارير الرسمية التي لا يتطلبها القانون ولكنها مُعدة لمساعدة الإدارة في صياغة السياسات أو اتخاذ قرارات مهمة أخرى تسمى التقارير غير القانونية.
تقرير غير رسمي
وفي المقابل، تكون التقارير غير الرسمية أكثر إيجازًا ومرونة في هيكلها. يتم استخدامها للاتصالات الروتينية والتحديثات داخل المنظمة. تمثل المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والتحديثات القصيرة التقارير غير الرسمية التي تتميز بإيجازها وبساطتها، مما يجعلها مناسبة للاتصالات الداخلية ونشر المعلومات بسرعة.
أنواع التقارير على أساس الطول
يعد طول التقرير عاملاً حاسماً في تحديد هيكله وتفاصيله والغرض منه. وهو يميز بين الوثائق المختصرة المخصصة لنشر المعلومات بسرعة والتقارير الشاملة المصممة للتحليل والاستكشاف المتعمق.
تقرير قصير
التقارير القصيرة هي وثائق موجزة مصممة لنقل المعلومات بكفاءة. وغالبًا ما يتم استخدامها للتحديثات الروتينية والتحليلات الموجزة وملخصات التقدم. إن الطبيعة المختصرة للتقارير القصيرة تجعلها سهلة الفهم، وتلبي احتياجات بيئة عالم الأعمال سريعة الخطى.
يتكون التقرير القصير من بضع صفحات فقط ونص التقرير. وهو يشتمل على مقدمة ونص (مناقشة أو نص)، وقسم ختامي (ملخص، استنتاجات، توصيات).
يمكن تنظيم التقرير القصير إما بالترتيب المباشر أو غير المباشر، على الرغم من أن الترتيب المباشر هو الخطة الأكثر شيوعًا إلى حد كبير. آليات إنشاء تقرير قصير هي نفس آليات إنشاء تقرير طويل. يستخدم التقرير نفس نموذج صفحة العنوان ونفس متطلبات التخطيط.
تقرير طويل
من ناحية أخرى، توفر التقارير الطويلة استكشافًا شاملاً للموضوع. فهي شاملة ومفصلة، وغالبًا ما تتضمن أقسامًا مختلفة مثل مراجعة الأدبيات والمنهجية والتحليل والتوصيات. تُستخدم التقارير الطويلة عادةً لإجراء بحث متعمق وتقييم المشاريع والتحليلات التفصيلية.
أنواع التقارير على أساس الوظيفة
تشير الوظيفة إلى الغرض الأساسي والفائدة من التقرير. وهو يصنف التقارير بناءً على ما إذا كان المقصود منها الإعلام أو التفسير أو التحليل أو التوصية، وبالتالي يكون بمثابة دليل لتوقعات القارئ ونهج المؤلف.
تقرير إعلامي
تهدف التقارير الإعلامية إلى عرض الحقائق والبيانات دون الخوض في التحليل أو التفسير. وهي بمثابة مستودع للمعلومات، حيث توفر للقارئ نظرة عامة واضحة وموضوعية عن الموضوع. تشمل الأمثلة التقارير الإحصائية وقوائم المخزون وتحديثات التقدم.
يتم إعداد تقرير غير رسمي بشكل غير رسمي لإبلاغ الإدارة بأي مسائل تنظيمية قد تنشأ أثناء العمليات اليومية.
وعادة ما يأخذ شكل التواصل وجهاً لوجه. يتم تقديم تقرير غير رسمي في شكل رسالة أو مذكرة. وقد يتراوح من بيان قصير ومجزأ تقريبًا للحقائق في صفحة واحدة، إلى عرض أكثر تطورًا للحقائق يمتد على عدة صفحات.
التقرير الإعلامي هو تقرير موجز يهدف بشكل رئيسي إلى توفير المعلومات وتلخيصها.
ولذلك يطلق عليه تقرير إعلامي. يختلف هذا التقرير بشكل كبير في المحتوى، اعتمادًا على نوع العمل والغرض والموضوعات التي تمت مناقشتها واحتياجات القراء. يتم إعداده بشكل عام في شكل خطاب أو مذكرة. لإعداد تقرير إعلامي فعال، ضع في اعتبارك الإرشادات التالية:
- كن على دراية بالغرض: قدم التوصيات فقط عندما تكون مطلوبة.
- تعرف على كيفية الختام: قم بالتلخيص والاختتام حسب الحاجة.
- استخدم لغة محايدة وغير متحيزة: لا تصدر أحكامًا في لغتك، واستخدم كلمات وجمل مقنعة عند الضرورة.
تقرير تفسيري
تذهب التقارير التفسيرية إلى أبعد من ذلك من خلال تحليل المعلومات المقدمة واستخلاص النتائج. وهي مصممة لتقديم رؤى وتفسيرات وتوصيات، مما يساعد في عمليات صنع القرار. ومن أمثلة التقارير التفسيرية دراسات الجدوى وتقارير التقييم ووثائق التحليل.
التقارير التفسيرية هي تقارير قصيرة، وتسمى أيضًا التقارير التحليلية أو التحقيقية. أنها تحتوي على معلومات وتحليلات لأسباب الانحرافات أو العيوب أو المشاكل أو المواقف غير المرغوب فيها. وقد تأخذ شكل مذكرة أو خطاب.
أنواع التقارير على أساس النموذج
ويتعلق شكل التقرير بشكله وبنيته وطريقة عرضه. فهو يحدد كيفية تنظيم المعلومات وعرضها ونقلها، وبالتالي التأثير على إمكانية الوصول إلى التقرير وقراءته وتأثيره.
تقرير الرسالة
يتم تنسيقها كرسائل رسمية وتستخدم عادةً للاتصالات الخارجية. وهي موجزة ومركزة، وغالبًا ما يتم استخدامها لنقل النتائج أو التوصيات أو التحديثات إلى العملاء أو أصحاب المصلحة أو المنظمات الأخرى.
تقرير المذكرة
تقارير المذكرات، أو تقارير المذكرات، هي وثائق غير رسمية تستخدم للاتصال الداخلي داخل المنظمة. وهي مختصرة ومباشرة وغالبًا ما يتم استخدامها لنقل التحديثات أو التعليمات أو الإعلانات إلى الموظفين.
تقرير النموذج
تتبع التقارير النموذجية نموذجًا موحدًا، مما يضمن الاتساق والتوحيد. غالبًا ما يتم استخدامها للتوثيق الروتيني مثل تقارير الحوادث وتقارير التفتيش والتقارير المرحلية.
تقرير ميداني
توثق التقارير الميدانية الملاحظات والنتائج والأفكار التي تم جمعها من العمل الميداني. وهي ضرورية في الدراسات البحثية والمسوحات والتحقيقات، حيث توفر وصفًا تفصيليًا للتجارب والملاحظات في العالم الحقيقي.
تقرير تقصي الحقائق
تقارير تقصي الحقائق هي وثائق استقصائية تكشف الحقيقة حول قضية أو موضوع معين. فهي شاملة وموضوعية وغالبًا ما تستخدم في عمليات التدقيق والتحقيقات والأبحاث.
تقرير المختبر
توثق التقارير المخبرية التجارب والاختبارات والتحليلات التي يتم إجراؤها في بيئة معملية. وتتميز بتنسيق منظم يوضح بالتفصيل غرض التجربة ومنهجيتها ونتائجها واستنتاجاتها.
تقرير المكتبة
توفر تقارير المكتبة نظرة عامة على أنشطة المكتبة واستخدامها ومواردها. تستخدمها مكتبات المكتبات لتوثيق عمليات الاستحواذ والتداول ومشاركة المستفيدين، مما يساعد في إدارة المكتبة وتطويرها.
أنواع التقارير على أساس الموضوع
يدور التصنيف على أساس الموضوع حول الموضوع الأساسي أو مجال الدراسة الذي يتناوله التقرير. فهو يساعد في تحديد مجال المعرفة والخبرة والاهتمام الذي يتعلق به التقرير، وبالتالي توجيه محتواه وجمهوره وتطبيقه.
التقرير الهندسي
تقارير هندسية توضح بالتفصيل نتائج وتوصيات المشاريع والدراسات الهندسية. وهي تغطي مختلف التخصصات الهندسية، وتوفر رؤى حول التصميم والتطوير والاختبار والتقييم.
التقرير الاقتصادي
تحلل التقارير الاقتصادية الظروف والاتجاهات والتطورات الاقتصادية. وهي ضرورية لواضعي السياسات والاقتصاديين والشركات، حيث توفر رؤى حول ديناميكيات السوق والمؤشرات الاقتصادية والسياسات المالية.
تقرير المبيعات
توفر تقارير المبيعات نظرة عامة شاملة على أداء المبيعات، وتفاصيل أرقام المبيعات والأهداف والاتجاهات. فهي مفيدة لفرق المبيعات والإدارة، وتساعد في تطوير الإستراتيجية وتقييم الأداء.
تقرير استطلاع
تعرض تقارير المسح نتائج المسوحات والاستبيانات. وهي تعرض بالتفصيل المنهجية، والتركيبة السكانية للمشاركين، والاستجابات، والاستنتاجات، مما يوفر نظرة ثاقبة للرأي العام، واتجاهات السوق، و
تقرير المشروع
توثق تقارير المشروع تقدم المشروع وأدائه ونتائجه. إنها ضرورية لإدارة المشروع، وتزويد أصحاب المصلحة برؤى حول تطوير المشروع والتحديات والإنجازات.
تقرير الأداء
تقوم تقارير الأداء بتقييم أداء الأفراد أو الفرق أو المؤسسات. وهي تعرض تفاصيل الإنجازات والتحديات ومجالات التحسين، مما يساعد في إدارة الأداء وتطويره.
تقرير تقني
توفر التقارير الفنية معلومات مفصلة حول الموضوعات أو العمليات أو التطورات الفنية. إن عمق تفاصيلها هو ما يميزها وغالبًا ما تستخدم في المجالات العلمية والتكنولوجية والصناعية.
أنواع التقارير على أساس الأشخاص المعنيين
يلعب الأشخاص المشاركون في إنشاء التقرير دورًا مهمًا في تحديد منظوره وعمقه وطبيعته التعاونية. ويميز هذا التصنيف بين التقارير الفردية وتلك التي تنتجها اللجان أو المجموعات.
تقرير اللجنة
تقارير اللجنة هي وثائق تعاونية تنتجها مجموعة أو لجنة. وهي تتضمن تفاصيل نتائج اللجنة ومناقشاتها وتوصياتها، مما يوفر منظورًا جماعيًا.
تقرير فردي
كما يوحي الاسم، يتم تأليف التقارير الفردية من قبل فرد واحد. أنها توفر وجهة نظر شخصية وغالبا ما تستخدم للتقييم الذاتي، والتفكير، والبحث الفردي.
خاتمة
تعد تقارير الأعمال، بأشكالها ووظائفها التي لا تعد ولا تحصى، أدوات لا غنى عنها في عالم الشركات. فهي تسهل التواصل، وتبلغ عملية اتخاذ القرار، وتوثيق التقدم والأداء. يعد فهم الأنواع المتنوعة من التقارير وأغراض كل منها أمرًا ضروريًا للاتصالات والعمليات التجارية الفعالة.