التواصل الشفهي: المعنى والمزايا والقيود

التواصل الشفهي هو وسيلة الاتصال الأكثر استخدامًا في جميع أنحاء العالم. وفي المؤسسات أيضًا، يستخدم المديرون التواصل الشفهي على نطاق واسع. وجد مينتزبيرج (1973) أن معظم المديرين يقضون 50-90% من وقتهم في التحدث إلى الناس.

ما هو التواصل الشفهي؟

التواصل الشفهي هو التواصل اللفظي الذي يتواصل من خلال نطق الكلمات أو من خلال الكلمات المنطوقة. يتضمن الاتصال الشفهي المحادثة وجهًا لوجه، والمناقشات الجماعية، والمكالمات الهاتفية، وغيرها من المواقف التي يستخدم فيها المرسل الكلمات المنطوقة للتواصل.

15 مزايا التواصل الشفهي

تنجم شعبية الاتصال الشفهي عن فوائده المتنوعة للمستخدمين. وتناقش هذه المزايا أدناه:

سريع

التواصل الشفهي سريع جدًا في نقل الرسائل بين المرسلين والمستقبلين. فهو يساعد المديرين على تسريع العمل من خلال تقديم التعليمات بسرعة إلى العاملين. لا يستغرق التواصل الشفهي اليوم أي وقت تقريبًا بفضل الأجهزة الميكانيكية الفعالة.

وبالتالي، فإن الاتصال الشفهي لا مثيل له لجميع طرق الاتصال الأخرى.

شخصي

ولذلك، فإن الاتصال الشفهي هو اتصال مباشر ويحمل لمسة شخصية من العاطفة والعلاقة. يساعد على تطوير العلاقات الإنسانية الودية مع الطرف الآخر في عملية الاتصال. كما أنه يسهل الإدارة الفعالة للمنظمة.

ردود فعل فورية

التواصل الشفهي يجعل ردود الفعل الفورية ممكنة. يمكن للمرسل تلقي ردود فورية من المتلقي حول الرسالة الإيجابية أو السلبية. يمكن للمرسل تصحيح أي سوء فهم على الفور من خلال الإجابة على الأسئلة وشرح الرسالة للمتلقي.

الديناميكية / الديناميكية

يمكن بسهولة تصحيح الاتصال الشفهي وتغييره دون أي تأخير. وهو تواصل لفظي مباشر، بحيث يمكن تصحيح جميع أنواع الأخطاء والإصدارات وإعادة صياغتها مباشرة مع المتلقي.

يمكن للمتصل أيضًا تغيير الرسالة من خلال ملاحظة رد فعل الجمهور أو تعبيرات وجهه، مما يجعل الموضوع أكثر جاذبية وتحفيزًا. وهذا يجعل التواصل الشفهي الطريقة الأكثر مرونة.

فعالة للأميين

التواصل الشفهي هو وسيلة التواصل الوحيدة للأميين، حيث أنهم يفهمون الرسائل الشفهية فقط.

في بلد مثل الهند، لا يوجد بديل للاتصال الشفهي عن الاتصال بهذه الفئة من الناس. تستخدم منظمات الأعمال إلى حد كبير الاتصال الشفهي للتسويق الترويجي في البلدان التي يوجد بها سكان أميون.

السرية

يساعد التواصل الشفهي في الحفاظ على سرية الرسائل التي تحتوي على معلومات أو أحداث أو أفكار، حيث لا توجد وثائق ثابتة مكتوبة.

هنا، الأطراف المعنية فقط هي المرسل والمستقبل، وهم الذين يمكنهم الحفاظ على سرية الاتصال. عدم إشراك أطراف أخرى في عملية الاتصال يجعل من الممكن.

أقل سوء الفهم

التواصل الشفهي لديه أقل احتمالية لسوء فهم الرسائل لأنه يتم شرح كل استفسار بالتفصيل أثناء الاتصال المباشر مع المتلقي. لذلك، لم يعد هناك شيء غامض أو مربك في التواصل الشفهي.

تقليل الشريط الأحمر

لا يسبب الاتصال الشفهي أي تأخير في تسليم الرسائل إلى المتلقي. علاوة على ذلك، لا توجد أي إجراءات شكلية يجب مراعاتها في حالة التواصل الشفهي. وهذا يقلل من التأخير غير الضروري، أي الروتين، في تدفق الاتصالات.

عرض غير رسمي

لا يتطلب التواصل الشفهي عمومًا اتباع أي سلسلة رسمية من الاتصالات. وهذا يحرر المرسل من التوتر الزائد والاهتمام في إعداد الرسائل وإرسالها. هذا الطابع غير الرسمي يجعل التواصل الشفهي سريعًا وفوريًا وفعالًا.

تقليل احتمالية التشويه

يقلل التواصل الشفهي من إمكانية تحريف أي جزء من محتوى الاتصال، حيث يتم الاعتراض عليه فورًا وتصحيحه من قبل المرسل أثناء عملية الاتصال.

العلاقات الشخصية

التواصل الشفهي مباشر ويساعد في إقامة علاقات شخصية مع المتلقي، وهو أمر ضروري لرجال الأعمال. تعمل العلاقات الشخصية على تبسيط أشياء كثيرة وتساهم في زيادة شعبية التواصل الشفهي.

التواصل الجماعي

التواصل الشفهي هو الطريقة الوحيدة التي يمكنها مخاطبة مجموعة من الأشخاص في وقت واحد، كما هو الحال في الاجتماعات أو الاجتماعات. يمكن التواصل بفعالية مع مجموعة كبيرة من الأشخاص من خلال التواصل الشفهي.

اقل تكلفة

يعد الاتصال الشفهي وسيلة اتصال أقل تكلفة من الاتصال الكتابي. ولا يتطلب ذلك تكلفة معالجة الاتصالات المكتوبة، على افتراض أن بنود التكلفة الأخرى تظل كما هي.

فعال

يمكن تعديل الاتصال الشفهي ليناسب مزاج المتلقي ويتأثر بالخصائص الحيوية للمرسل وقدراته الصوتية. ولذلك فإن الاتصال الشفهي أكثر فعالية من أي شكل آخر من أشكال الاتصال في الحصول على الاستجابة المطلوبة من المتلقي.

تحفيزية

يساعد التواصل الشفهي على تحفيز الموظفين أو الأشخاص بشكل أكثر فعالية من طرق الاتصال الأخرى. ويمكنه استخدام القوى الشخصية والعاطفية واللغوية والصوتية للتأثير بشكل إيجابي على سلوك المتلقي (المتلقي) تجاه الأهداف المشتركة.

11 حدود التواصل الشفهي

التواصل الشفهي له بعض القيود الواضحة، التي لا يفضلها رجال الأعمال في كثير من المواقف. وتناقش هذه القيود أو العيوب أدناه:

لا سجلات

يفتقر الاتصال الشفهي إلى سجل ما لم يتم حفظه على شريط. ولذلك، لا يمكن استخدامه كمرجع أو تقديمه في أي مكان كوثيقة داعمة لأي حدث أو حالة.

تحتاج الشركات إلى سجلات أو مستندات لاتخاذ القرارات أو دعم الإجراءات المستقبلية. لا يوفر الاتصال الشفهي أي وثائق داعمة بسبب افتقاره إلى السجل.

إمكانية تشويه عالية

ينطوي التواصل الشفهي على احتمال كبير لتشويه الحقائق أو المعلومات أو التفسيرات المقدمة في مثل هذا التواصل. يمكن لأي من الطرفين في نظام الاتصال إدخال هذا التشويه بسبب هفوات الذاكرة.

ويمكن أن يحدث أيضًا بسبب العقلية الدفاعية للأطراف المعنية، والتي قد تحذف حقائق غير مواتية من الرسالة أو تتضمن حقائق مواتية لخلق بيئة مواتية لأنفسهم.

غير مناسب للرسائل الطويلة

التواصل الشفهي غير مناسب للرسائل الطويلة، حيث أن هناك احتمال كبير لفقد شيء ذي أهمية حيوية. قد يفقد المستمعون خيط الاستمرارية بسبب عدم الاهتمام بالمتحدث والموضوع.

غير قابل للاحتفاظ

لا يمكن الاحتفاظ بالتواصل الشفهي لفترة طويلة في الذاكرة البشرية. يمكن تسجيله على شريط، ولكن حتى ذلك يصبح غير واضح مع مرور الوقت. ولذلك، لا يمكن استخدامه كمرجع في المستقبل.

لا صحة قانونية

لا يتم قبول التواصل الشفهي كدليل في المحكمة لأي نزاع، لأنه يفتقر إلى الشرعية القانونية. ولا يمكن اعتباره دليلاً إلا إذا تم تسجيله على شريط وأصبح جزءًا من سجل دائم.

احتمالية أكبر لسوء الفهم

التواصل الشفهي عرضة لسوء الفهم الجسيم بسبب الانقطاعات المختلفة. غالبًا ما يتم تقديمها دون تنظيم مناسب، مما يجعل من الممكن للمرسل أن يفشل في توضيح الرسالة للمتلقي.

وقد يفوت المتلقي الرسالة أيضًا بسبب عدم الانتباه، مما يؤدي إلى زيادة احتمال سوء الفهم.

مشكلة العرض

يتأثر التواصل الشفهي بصوت الشخص ونبرة صوته وأسلوبه ومظهره الجسدي وملابسه وحركاته، بما في ذلك تعبيرات الوجه والإيماءات.

تؤثر هذه العناصر بشكل كبير على الجمهور ويمكن أن تشتت الانتباه عن الرسالة، مما يجعل مشاكل العرض رادعًا حاسمًا للتواصل الشفهي الفعال.

استخدام محدود

التواصل الشفهي له استخدام محدود للغاية في الإدارة التنظيمية لأنه يفتقر إلى الوثائق. يعد توثيق الاتصالات التجارية مطلبًا ضروريًا لاتخاذ القرارات الإدارية، وهو أمر غير ممكن من خلال الاتصال الشفهي وحده.

عدم الأهمية

غالبًا ما يتضمن الاتصال الشفهي مشكلات غير ذات صلة في الرسالة بسبب نقص التخطيط والإهمال وعدم الاهتمام من جانب المتصل فيما يتعلق بمحتوى الرسالة. هذه المشكلة شائعة في التواصل الشفهي.

عدم وجود السرية

ينتشر التواصل الشفهي بسرعة لأن الناس لا يشعرون بالمسؤولية عن الرسائل الشفهية. وهذا يعوق ضرورة الحفاظ على السرية في التواصل الشفهي.

عدم دقة

يتعرض التواصل الشفهي إلى قدر أكبر من عدم الدقة في المعلومات والتعبير والاختيار غير المناسب للكلمات وبنية الجملة بسبب عدم الانتباه العام والإهمال. في كثير من الأحيان لا يأخذ الناس الوقت الكافي للعرض والاستجابة المدروسين والمدروسين في التواصل الشفهي.

13 أسباب فشل التواصل الشفهي

غالبًا ما يؤدي التواصل الشفهي إلى الحد الأقصى من سوء الفهم والارتباك وتشويه الحقائق ويمكن أن يؤدي إلى انقطاع الاتصال.

أظهرت الأبحاث أن مديري الأعمال سيئون بشكل خاص في التواصل (Lasiker and Pettit, 2002:5). ويكون عدم الكفاءة في الاتصال أكثر انتشارًا في الاتصال الشفهي منه في الاتصال الكتابي. السؤال هو لماذا.

في مصطلح أبسط؛ التواصل الشفهي يعني "التواصل عن طريق الكلام الشفهي". التواصل الشفهي له مزايا عديدة.

إلا أنه في بعض الحالات لا تتمكن طريقة الاتصال هذه من تحقيق المزايا المرجوة نتيجة لبعض الأسباب أو الأسباب. إنها مهارة التواصل الأكثر طبيعية التي يطورها الإنسان.

ومع ذلك، هناك 13 سببًا لفشل التواصل الشفهي.

1. غياب التخطيط
2. ثقة عمياء،
3. الإفراط في الانشغال،
4. انتقال سريع،
5. عرض سيء ومعيب،
6. عدم الانتباه،
7. حضور العاطفة،
8. اختلاف الحالة،
9. عدم التقييم،
10. الحاجز اللغوي،
11. عدم الاهتمام بالمتلقي،
12. الفرق في الشخصية,
13. تفسير المتلقي.

غياب التخطيط

إذا لم يتم التخطيط لرسالة الاتصال الشفهي بشكل صحيح، فلن تتمكن من جذب انتباه الجمهور. لذلك، قبل إلقاء الرسالة الشفهية، يجب على يجب على المتحدث إعداد الخطة اللازمة.

ثقة عمياء

وفي حالة التواصل الشفهي، يجب أن يتمتع المتصل بالثقة بالنفس. على الرغم من أن الثقة بالنفس ضرورية في التواصل الشفهي، إلا أن الثقة المفرطة قد تؤدي إلى انهيار التواصل.

الإفراط في الانشغال

في معظم الحالات، يحدث التواصل الشفهي في موقف مزدحم.

قد يتسبب هذا في تشويه الرسالة. ونتيجة لذلك، يصبح التواصل غير فعال.

انتقال سريع

عندما يقوم المتصل بنقل رسالة أو معلومات بسرعة كبيرة، قد لا يفهم الجمهور جزءًا منها أو كليًا منها.

في مثل هذه الحالة، إذا لم يتم تكرار الرسالة، فسوف يفشل الاتصال.

عرض ضعيف ومعيب

يعد العرض التقديمي شرطًا أساسيًا مهمًا للتواصل الشفهي. في بعض الأحيان يصبح الاتصال غير فعال بسبب العرض السيئ والمعيب للمتحدث.

الغفلة

عدم الانتباه هو المسؤول بشكل كبير عن فشل التواصل الشفهي.

يجب على كلا الطرفين إيلاء الاهتمام الواجب لرسالة الاتصال. إذا كان أحد الطرفين غافلاً، يصبح الاتصال بينهما غير فعال.

وجود العاطفة

قد تؤثر عواطف كلا الطرفين على فعالية التواصل. في بعض الأحيان، في التواصل الشفهي، قد لا يتمكن الأطراف من التحكم في عواطفهم.

قد يؤدي سلوكهم العاطفي إلى فشل التواصل.

اختلاف الحالة

يؤثر اختلاف الحالة بين المتحدث والمستمع بشكل كبير على نجاح التواصل الشفهي. فإذا تباهى أحد الطرفين بموقفه وتجاهل الطرف الآخر، فسيتم قطع الاتصال بينهما.

عدم التقييم

في التواصل الشفهي، هناك فرصة قليلة لكل من المتحدث والمستمع لتقييم الرسالة. وهذا يسبب أيضًا فشلًا في التواصل الشفهي.

الحاجز اللغوي

اللغة غير السليمة هي سبب آخر لفشل التواصل الشفهي.

ينشأ الحاجز اللغوي من استخدام كلمات غير معروفة، وكلمات تقنية، ومصطلحات، واختلاف اللهجة، وما إلى ذلك.

تجاهل لإعادةالمتلقي

عندما يتواصل الرؤساء شفهيًا مع مرؤوسيهم، فقد يظهرون أحيانًا عدم احترام للمرؤوسين.

وبسبب عدم الاحترام هذا، قد يُظهر المرؤوسون اهتمامًا أقل بالرسالة.

الفرق في الشخصية

وفي حالة التواصل الشفهي، ينتبه المستمع إلى شخصية المتحدث. إذا كان المتحدث أقل شخصية، فلن ينتبه المستمع إلى رسالة المتحدث.

تفسير المتلقي

يؤثر تفسير المتلقي للرسالة بشكل كبير على فعالية الاتصال الشفهي. بشكل عام، يحاول المستمعون فهم كلام المتحدث من خلال سلوكهم العاطفي.

في مثل هذه الحالة، قد يفسر المستمعون الرسالة بشكل خاطئ.

13 أساسيات التواصل الشفهي الفعال

ويتطلب التواصل الشفهي الناجح والفعال توافر شروط معينة للتغلب على العيوب والقضاء على أسباب فشل الاتصال.

لقد سلط فرانسيس ج. بيرجين الضوء على سبع نقاط يجب على المتصل الشفهي أن يأخذها في الاعتبار: صريح، وواضح، وكامل، وموجز، وملموس، وصحيح، ومهذب. هذه الخصائص ضرورية أيضًا لجميع أنواع الاتصالات.

لجعل التواصل الشفهي فعالاً، يجب اتباع الإرشادات أو المبادئ التالية:

التفكير المسبق

يجب أن يكون التواصل الشفهي مُعدًا جيدًا من حيث المحتوى والتسلسل والمعلومات والعرض. يضمن هذا الإعداد المنهجي تسليم الرسالة بشكل شامل دون فقدان النقاط المهمة.

النطق الواضح

يعد النطق الصحيح والواضح للكلمات أمرًا ضروريًا لمنع سوء الفهم. يعد التحدث بوضوح وتجنب الكلام السريع أو غير الواضح أمرًا بالغ الأهمية لمنع الارتباك وسوء الفهم.

دقة

الدقة تعزز فعالية التواصل الشفهي. بدلًا من أن تقول: "تعال إلى المكتب مبكرًا غدًا"، من الأفضل أن تقول: "تعال إلى المكتب بحلول الساعة الثامنة صباحًا". الدقة تضمن رسالة واضحة تمامًا.

الإيجاز

غالبًا ما يصبح التواصل الشفهي طويلًا بسبب كثرة الحديث. من المهم أن تبقيه موجزًا قدر الإمكان لتجنب الإسهاب والتشتيت.

الصراحة

يجب أن يكون التواصل الشفهي حرًا ومفتوحًا وصادقًا وصادقًا. يمكن أن تؤثر العبارات الخادعة أو الكاذبة على إدراك الجمهور على الفور وتشتت انتباههم عن فعالية الرسالة.

الكلمات المناسبة

يستخدم التواصل الشفهي الفعال الكلمات المألوفة لدى الجمهور. إن وضع افتراضات حول فهم الجمهور لكلمات معينة يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم، لذا فإن اختيار الكلمات بعناية أمر ضروري.

الحياد

إن الحفاظ على الحياد الصارم في التواصل الشفهي يضمن عدم وجود ردود فعل سلبية بين الجمهور. يمكن أن تؤدي التصريحات المتحيزة إلى انقطاع الاتصال.

صوت طبيعي

الكلام الطبيعي وغير المتأثر هو الأكثر فعالية. يساعد تجنب اللهجات غير المعتادة وأنماط الكلام المتأثرة على جعل التواصل الشفهي أكثر فعالية.

تجنب العبارات المبتذلة والكليشيهات

الاستخدام المتكرر للعبارات المفرطة الاستخدام مثل "أرى"، "هل تتبع"، أو "ما أقصده" يمكن أن يقطع تدفق الكلام ويعوق الفهم السريع للرسالة. يجب على المتحدثين استبعاد هذه العبارات بوعي.

التسجيل الصحيح

إن تكييف المفردات والقواعد والنبرة مع السياق الاجتماعي والتعليمي والمهني للجمهور يجعل التواصل الشفهي أكثر نجاحًا.

جاذبية

يجب أن يكون التواصل الشفهي جذابًا من خلال نبرة الصوت والحقائق المثيرة للاهتمام والعرض الأنيق والكلمات الجذابة واللغة الجذابة لإشراك المستمعين.

الصبر

الصبر فضيلة في التواصل الشفهي الناجح. إن التحلي بالصبر مع الجمهور، والتعامل مع التعليقات أو الملاحظات بعناية، والرد بشكل منطقي يساهم في تحقيق النجاح.

كياسة

تلعب المجاملة دورًا مهمًا في التواصل الفعال. إنه ينطوي على السلوك المهذب والأخلاق الحميدة ومراعاة وجهات نظر الآخرين ومشاعرهم. تنبع المجاملة من "موقفك" الصادق وتساهم في خلق بيئة تواصل إيجابية ومواتية.

إن المجاملة ليست مجرد تعبير ميكانيكي عن "من فضلك" و"شكرًا"، ولكنها تعكس الاحترام الحقيقي والاهتمام بالآخرين. يهدف إلى وضع المستمع في حالة ذهنية مناسبة ويتجاوز مجرد الأدب.

8 حالات متى يكون التواصل الشفهي أكثر فعالية؟

يكون التواصل الشفهي أكثر فعالية عندما يحتاج التواصل إلى لمسة إنسانية وإقامة علاقة مباشرة والحفاظ على الأسرار والوصول إلى التفاهم المتبادل وتجنب التعقيدات بالموافقة الشفهية.

عادة ما يفضل المديرون التواصل الشفهي على التواصل الكتابي.

بالرغم من التواصل الشفهي يعاني من بعض العيوبتعتبر طريقة الاتصال هذه أكثر فعالية من الاتصال الكتابي في الحالات الثمانية التالية:

الاتصالات الفورية

يكون التواصل الشفهي أكثر فعالية عندما يكون هناك حاجة للتواصل مع شخص ما على الفور.

شرح تفصيلي للسياسات

إذا كان أي اتجاه من المديرين وسياسة أو إجراءات الشركة يتطلب شرحًا، فإن التواصل الشفهي هو أفضل طريقة للتواصل.

تطوير العلاقة المباشرة

إذا كان من المهم إقامة علاقة مباشرة بين المرسل والمتلقي أو بين العاملين والإدارة، فيجب عليهم التواصل شفهيًا.

الحفاظ على السرية

التواصل الشفهي هو الأنسب عندما تكون المعلومات سرية. الاتصالات الكتابية تتسرب من السرية حيث تنتقل الرسالة من يد إلى أخرى.

استجابة فورية

عندما يكون الرد الفوري من المتلقي مطلوبًا، فإن الاتصال الشفهي هو الأنسب هناك.

الوصول إلى التفاهم المتبادل

في بعض الأحيان، تكون هناك حاجة إلى مناقشة مفتوحة للتوصل إلى توافق في الآراء. مثل هذه المناقشة ممكنة فقط من خلال التواصل الشفهي.

المستقبلون الأميون

عندما يكون المتلقون أميين، فإن التواصل المكتوب لا معنى له بالنسبة لهم. ولذلك فإن التواصل الشفهي هو الوسيلة الوحيدة للتواصل معهم.

تجنب التعقيدات البيروقراطية

التعقيد البيروقراطي يؤخر التواصل. ولتجنب أي تأخير ناجم عن البيروقراطية أو الروتين، ينبغي استخدام الاتصال الشفهي بدلاً من الاتصال الكتابي.

8 طرق لجعل التواصل الشفهي أكثر لطفًا

الإرشادات التالية ستجعل التواصل مهذبًا:

كن لبقا بصدق.

تجنب أن تكون مفاجئًا أو صريحًا، مما يعني التحدث قليلًا جدًا وغالبًا ما تكون فظًا أو تبدو فظًا. يمكن أن ينجم ذلك عن فكرة خاطئة عن الإيجاز، أو المواقف الشخصية السلبية، أو عدم فهم ثقافة بلد ما أو مجتمع ما.

لكي تكون مهذبًا، ابتعد عن التعبيرات غير المهذبة واعرض رسالتك بلباقة.

قم بتمييز القارئ الخاص بك.

تتضمن المعاملة المهذبة مخاطبة المستمع بشكل فردي لموقف معين. يُعرف هذا بتخصيص الاتصال، ويمكنك القيام بذلك عن طريق الإشارة إلى المستمع بالاسم.

الامتناع عن الوعظ.

يمكن أن تبدو لهجة الوعظ مسيئة. يقدر الناس استقلالهم ولا يحبون أن يتم التحكم بهم. إنهم يفضلون أن يعاملوا على قدم المساواة. إن تجنب النبرة الوعظية أو الشبيهة بالخطبة يعزز المجاملة. غالبًا ما تبدو العبارات الأولية والمسطحة والواضحة واعظًا.

تجنب الغضب.

الغضب يمكن أن يدمر حسن النية ونادرا ما يكون له ما يبرره. آثار الغضب واضحة: فهو يمكن أن يثير غضب المستمع ويعرض علاقات العمل للخطر.

كن مدروسًا ومقدرًا.

تساعد الرسائل الودية والمهذبة من التهاني والتقدير المستحقة على بناء حسن النية. في الثقافات الآسيوية، يتم تقدير اتباع نهج أكثر ليونة وأكثر تهذيبًا في التواصل الشفهي والكتابي.

استخدم التعبيرات التي تظهر الاحترام.

لا يوجد قارئ يريد تلقي رسائل مسيئة. لذلك، اتبع الإرشادات أدناه:

• تجاهل التعبيرات المزعجة.
• تجنب الفكاهة المشكوك فيها.
• تذكر أن ما قد يكون مضحكًا لشخص ما قد يكون مسيئًا لشخص آخر؛ الفكاهة تختلف بين الأفراد.
• اختر تعبيرات غير تمييزية.
• استخدم اللغة التي تعكس المعاملة المتساوية للأشخاص بغض النظر عن الجنس أو العرق أو الأصل العرقي أو السمات الجسدية للحفاظ على المجاملة.
• تجنب اللغة الجنسية، مثل كلمات "الرجل".
• تجنب ضمائر المذكر واستخدم صيغة الجمع بدلاً من ذلك.
• الامتناع عن استخدام الكلمات التي تحط من مكانة المرأة.
• استخدم الأسماء في شكل مواز لكل من الرجال والنساء.

مكتمل.

يجب أن تكون الاتصالات التجارية كاملة بكل معنى الكلمة. تكتمل رسالة العمل عندما تحتوي على كافة الحقائق الضرورية التي يحتاجها المستمع لاتخاذ الإجراء المطلوب. تعتبر كاملة عندما لا يكون لدى المتلقي أي أسئلة حول محتوى الرسالة ليتصرف وفقًا لذلك. لتحقيق اكتمال الرسالة، اتبع الإرشادات التالية:

• قم بتوفير جميع المعلومات اللازمة، والإجابة على جميع الأسئلة المطروحة، وتقديم تفاصيل إضافية عند الاقتضاء. تناول هذه العوامل من وجهة نظر المستمع وقدم الحقائق وفقًا لذلك.
• تأكد من أنك قدمت جميع المعلومات اللازمة لفهم شامل ودقيق. لإكمال الرسالة من حيث المعلومات، أجب على الأسئلة الخمسة (من وماذا ومتى وأين ولماذا) وحرف واحد (كيف).
• حاول الإجابة على الأسئلة المعلنة والضمنية لتجنب ترك فجوات في الرسالة. يمكن أن تؤدي الرسائل غير المكتملة إلى ردود فعل سلبية من المستمع.
• قد ينظر العملاء إلى الرسائل غير المكتملة على أنها إهمال أو محاولة لإخفاء نقاط الضعف. بشكل عام، "الإغفالات تثير الشكوك". لذلك، أجب عن جميع الأسئلة، سواء كانت إيجابية أو سلبية، بلباقة وصدق.
• استخدم حكمك في تقديم مواد إضافية إذا كانت رسالة المرسل غير كاملة. يمكن للمعلومات الإضافية أن تعزز صورة المنظمة وتعزز الثقة، مما قد يؤدي إلى زيادة الأعمال المستقبلية وعلاقات قوية ومتجانسة.

صحيح.

يجب أن يكون التواصل صحيحًا من حيث القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم والنطق. ويؤكد هذا المبدأ أيضًا على استخدام المستوى المناسب من اللغة وضمان الدقة في الأرقام والحقائق والكلمات.

يمكن تصنيف اللغة إلى ثلاثة مستويات: رسمية، وغير رسمية، ودون المستوى. يجب أن يستخدم التواصل الشفهي لغة غير رسمية - قصيرة ومعروفة ومحادثة - مع تجنب اللغة دون المستوى المطلوب.

7 حالات يكون فيها التواصل الشفهي فعالاً

يكون التواصل الشفهي فعالاً في ظل ظروف معينة، كما هو موضح أدناه:

العلاقات المباشرة

التواصل الشفهي هو الطريقة الأكثر فعالية لإقامة علاقة مباشرة مع الأفراد الآخرين. المحادثات وجهاً لوجه أو المحادثات المباشرة بين الأطراف المشاركة في التواصل الشفهي تعزز الود والتقارب.

قلة الوقت

عندما لا يكون هناك وقت كافٍ لكتابة رسالة مكتوبة، يصبح الاتصال الشفهي هو الوسيلة الأساسية لنقل المعلومات بسرعة إلى المتلقي، مما يضمن إكمال المهام في الوقت المناسب.

الحاجة إلى الاستجابة الفورية

يتيح التواصل الشفهي استجابات سريعة لأنه يزيل الحواجز بين الأطراف المعنية. ولذلك، عندما تكون هناك حاجة إلى استجابة فورية، فإن التواصل الشفهي هو الطريقة الأكثر ملاءمة.

جمهور أمي

التواصل الشفهي هو الطريقة الوحيدة للتواصل مع الجماهير الأمية. قد يجد الأفراد الأميون صعوبة في قراءة الرسائل المكتوبة، ولكنهم يستطيعون فهم التواصل الشفهي بسهولة.

الحاجة إلى التوضيح

يعد التواصل الشفهي مفيدًا بشكل خاص عندما تتطلب الرسالة مزيدًا من التوضيح. قد يحتاج المرسلون إلى شرح الرسالة لتعزيز الفهم، بينما قد يحتاج المستلمون إلى توضيح فوري قبل اتخاذ أي إجراء.

الحاجة إلى السرية

عندما ترغب الأطراف في الحفاظ على سرية الرسالة، فإن الاتصال الشفهي هو الطريقة الأكثر فعالية. نظرًا لعدم وجود سجل مكتوب للاتصالات الشفهية، فإن خطر تسرب الرسائل إلى أطراف ثالثة يكون في حده الأدنى.

الحاجة إلى تجنب التباطؤ

يتضمن التواصل الشفهي المشاركة المباشرة وتبادل الرسائل دون عوائق أو تأخير. ولذلك، فهي الطريقة الأكثر فعالية لمنع التباطؤ في الاتصال عندما يكون التفاعل الفوري ضروريًا.

14 الاختلافات بين التواصل الشفهي والكتابي

مجال الاختلاف	تواصل شفوي	التواصل الكتابي
1) التعريف	التواصل الشفهي هو التواصل اللفظي الذي يتواصل من خلال نطق الكلمات أو من خلال الكلمات المنطوقة.	الاتصال الكتابي هو الرسالة التي يتم تشفيرها ونقلها في شكل مكتوب.
2) سجل	لا يحتوي التواصل الشفهي بشكل عام على أي سجل دائم.	التواصل الكتابي دائمًا له سجل دائم.
3) التكلفة	التواصل الشفهي سريع وخالي من جميع أنواع التباطؤ.	التواصل الكتابي مكلف.
4) ردود الفعل	التواصل الشفهي يعطي ردود فعل فورية.	يستغرق الاتصال الكتابي وقتًا لتقديم الملاحظات.
5) المرونة	التواصل الشفهي مرن للغاية.	التواصل الكتابي غير مرن.
6) الوقت المستغرق	يعتبر الاتصال الكتابي مقبولًا من الناحية القانونية حيث تقبله المحكمة كدليل قانوني.	يستغرق الاتصال الكتابي وقتًا لإعداد الرسالة وإرسالها.
7) الموثوقية	يستغرق الاتصال الشفهي أقل وقت لإعداد الرسالة ونقلها.	التواصل الكتابي هو التواصل الأكثر موثوقية، حيث يثق به الناس.
8) الشرعية	التواصل الشفهي ليس موثوقًا به، لأن الناس لا يأخذونه بثقة.	يعتبر الاتصال الكتابي مقبولًا من الناحية القانونية حيث تقبله المحكمة كدليل قانوني.
9) التشويه	التواصل الشفهي عرضة للتشويه بشكل كبير.	التواصل الكتابي ليس عرضة للتشويه.
10) التباطؤ	إن الاتصال الشفهي ليس مقبولاً من الناحية القانونية، لأن المحكمة لا تقبله كدليل قانوني.	التواصل الكتابي بطيء.
11) الفعالية	التواصل الشفهي هو التواصل الأكثر فعالية خاصة بالنسبة للجمهور الأمي.	التواصل الكتابي ليس بنفس فعالية التواصل الشفهي تواصل.
12) الأهمية	التواصل الشفهي أقل أهمية في السياق التنظيمي.	التواصل الكتابي هو التواصل الأكثر أهمية في أنواع المنظمات البديلة.
13) العلاقة	التواصل الشفهي ينشئ علاقة مباشرة بين الأطراف.	التواصل الكتابي ينشئ علاقة غير مباشرة بين الأطراف.
14) الشكلية	التواصل الشفهي بشكل عام هو شكل من أشكال التواصل غير الرسمي.	التواصل الكتابي يشكل التواصل الرسمي.

أسئلة وأجوبة حول التواصل الشفهي

ما هو التواصل الشفهي، وما هي أشكاله؟

التواصل الشفهي يعني التواصل عن طريق الفم، بما في ذلك تحدث الأفراد مع بعضهم البعض، سواء كان ذلك بشكل مباشر أو هاتفي. ويشمل الخطب والعروض والمناقشات.

لماذا يوصى بالتواصل الشفهي، وفي أي السيناريوهات يكون أكثر فعالية؟

يوصى بالاتصال الشفهي عندما تكون مسألة الاتصال من نوع مؤقت أو عندما يكون التفاعل المباشر مطلوبًا. وهو أكثر فعالية في بناء العلاقة والثقة من خلال التواصل وجهاً لوجه مثل الاجتماعات والمحاضرات والمؤتمرات والمقابلات.

ما هي مزايا استخدام التواصل الشفهي؟

يوفر التواصل الشفهي مستوى عالٍ من الفهم والشفافية، والمرونة للسماح بإجراء تغييرات في القرارات، وردود الفعل التلقائية، وتوفير الوقت، كما أنه فعال في حل المشكلات ونقل المعلومات الخاصة والسرية.

كيف يؤثر التواصل الشفهي على العمل الجماعي والموظفين التنظيميين؟

يعد التواصل الشفهي ضروريًا للعمل الجماعي والطاقة الجماعية، وتعزيز الروح المعنوية المتقبلة والمشجعة بين موظفي المنظمة، وحل النزاعات والنزاعات والاختلافات من خلال المناقشة.

كيف يساهم التواصل الشفهي في بناء العلاقة والثقة داخل المنظمة؟

يساعد التواصل الشفهي، وخاصة التفاعلات وجهًا لوجه مثل الاجتماعات والمؤتمرات، في بناء العلاقة والثقة من خلال السماح بالتفاعل المباشر، وردود الفعل الفورية، وتعزيز الشعور بالتفاهم والشفافية بين المشاركين.

لماذا يعتبر التواصل الشفهي أقل مصداقية من التواصل المكتوب؟

يعتبر الاتصال الشفهي أقل مصداقية لأنه غير رسمي، وغير منظم مثل الاتصال المكتوب، ويفتقر إلى سجل مادي، مما يجعل من الصعب استخدامه كدليل أو مرجع في المستقبل.

ما هي الطرق التي يوفر بها التواصل الشفهي الوقت والجهد في بيئة تنظيمية؟

يكون التواصل الشفهي فوريًا، ويسمح بتقديم ردود فعل عفوية، ويسهل اتخاذ القرار بسرعة، وبالتالي يوفر الوقت والجهد مقارنة بالاتصال الكتابي، الذي قد يتضمن صياغة المستندات ومراجعتها وتوزيعها.

كيف يمكن التخفيف من القيود المفروضة على التواصل الشفهي، مثل سوء الفهم وعدم وجود سجل قانوني؟

ويمكن تخفيف القيود من خلال الجمع بين التواصل الشفهي والنماذج المكتوبة لحفظ السجلات، وضمان وضوح واكتمال المعلومات المشتركة، وتشجيع الاستماع النشط والتغذية الراجعة لتجنب سوء الفهم.

هل التواصل الشفهي فعال في حل النزاعات والنزاعات التنظيمية؟ إذا كان الأمر كذلك، كيف؟

نعم، يعتبر التواصل الشفهي فعالاً في حل النزاعات والنزاعات لأنه يسمح بالتفاعل المباشر والتعبير عن المشاعر والتوضيح الفوري للشكوك والتفاوض مما يؤدي إلى التفاهم والحل المتبادل.

كيف يكمل التواصل غير اللفظي التواصل الشفهي؟

التواصل غير اللفظي، مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه، يكمل التواصل الشفهي عن طريق إضافة التركيز ونقل العواطف وتوفير السياق، مما يعزز الفعالية الشاملة وفهم الرسالة.

هل يمكن للتكنولوجيا أن تعزز فعالية التواصل الشفهي؟ كيف؟

نعم، يمكن للتكنولوجيا مثل مؤتمرات الفيديو والرسائل الصوتية أن تعزز التواصل الشفهي من خلال التغلب على الحواجز الجغرافية، وضمان الوضوح من خلال الوسائل السمعية والبصرية، والسماح بالتفاعل في الوقت الحقيقي وردود الفعل.

هل التواصل الشفهي ضروري للقيادة داخل المنظمة؟

من المؤكد أن التواصل الشفهي أمر حيوي للقيادة لأنه يمكّن القادة من نقل الرؤية وإعطاء التوجيه وبناء العلاقات وتحفيز الموظفين ومعالجة المخاوف بشكل فعال.

كيف يؤثر التواصل الشفهي على علاقات العملاء والخدمة؟

يؤثر التواصل الشفهي بشكل كبير على علاقات العملاء والخدمة من خلال السماح بالاستجابة الفورية والتخصيص والتعبير عن التعاطف والحل الفوري للاستفسارات، مما يعزز رضا العملاء وثقتهم.

هل يمكن تحسين مهارات التواصل الشفهي؟ ما هي الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها؟

نعم، يمكن تحسين مهارات الاتصال الشفهي من خلال الممارسة المنتظمة، والاستماع النشط، والتعبير الواضح، والاستخدام الفعال للغة الجسد، والبحث عن ردود الفعل من أجل التحسين المستمر.

كيف تؤثر الخلفية الثقافية للمتصلين على التواصل الشفهي؟

يمكن أن تؤثر الخلفية الثقافية على التواصل الشفهي من خلال التأثير على إتقان اللغة، وأسلوب الاتصال، وتفسير الإشارات غير اللفظية، ومعايير الأدب، مما قد يؤدي إلى سوء الفهم إذا لم يتم أخذه في الاعتبار.

ما هو الدور الذي يلعبه الاستماع النشط في التواصل الشفهي الفعال؟

يعد الاستماع النشط أمرًا بالغ الأهمية للتواصل الشفهي الفعال لأنه يضمن الفهم ويعزز الاحترام والثقة ويسهل الاستجابة الدقيقة ويساعد في تحديد وحل أي مشكلات أو سوء فهم.

خاتمة

يعد التواصل الشفهي ضروريًا لبناء العلاقة والثقة وتعزيز التفاهم في البيئات التنظيمية. فهو يسمح باتخاذ القرار بسرعة ويكمله إشارات غير لفظية.

تعمل التكنولوجيا على تعزيز التواصل الشفهي وهي أمر بالغ الأهمية في القيادة والعلاقات مع العملاء. يمكن تحقيق التحسن في مهارات الاتصال الشفهي من خلال الممارسة المنتظمة، والتعبير الواضح، والاستخدام الفعال للغة الجسد، والسعي للحصول على تعليقات مستمرة.

ومع ذلك، تؤثر الخلفية الثقافية على التواصل، ويعتبر الاستماع النشط أمرًا أساسيًا للتواصل الشفهي الفعال. إن تحقيق التوازن بين التواصل الشفهي والأشكال الأخرى واستخدام استراتيجيات التحسين يمكن أن يعزز فعاليته الشاملة.