يعد التحليل الوظيفي جزءًا أساسيًا من إدارة الموارد البشرية. فهو يحدد المهارات والقدرة والواجبات والسلطة والمسؤوليات التي يجب أن تتمتع بها الوظيفة. دعونا نتعلم ونفهم معنى تحليل الوظيفة ومكوناته وأساليبه وأدواته وعملياته واستخداماته في إدارة الموارد البشرية.
معنى التحليل الوظيفي
تحليل الوظيفة هو عملية تحديد والإبلاغ عن المعلومات ذات الصلة المتعلقة بطبيعة وظيفة معينة. إنه تحديد المهام التي تشمل الوظيفة والمهارات والمعرفة والقدرات والمسؤوليات المطلوبة من صاحب العمل لأداء وظيفي ناجح.
التحليل الوظيفي هو دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بعمليات ومسؤوليات وظيفة معينة.
ويتم تحليل المعلومات المجمعة على هذا النحو، ويمكن بسهولة معرفة الحقائق المتعلقة بطبيعة ظروف العمل الوظيفي وصفات الموظف.
يحدد التحليل الوظيفي الوظائف داخل المنظمة والسلوكيات اللازمة لأداء هذه الوظائف.
التحليل الوظيفي هو استكشاف منهجي ودراسة وتسجيل لمسؤوليات الوظيفة وواجباتها ومهاراتها ومسؤولياتها وبيئة العمل ومتطلبات القدرة.
ويتضمن أيضًا تحديد الأهمية النسبية لواجبات الوظيفة ومسؤولياتها ومهاراتها الجسدية والعاطفية.
تعريف التحليل الوظيفي
يقوم تحليل الوظيفة بجمع وتحليل المعلومات حول محتوى الوظيفة، والمتطلبات البشرية، والسياق الذي يتم فيه تنفيذ الوظائف.
يعرف ديسييه (2005) تحليل الوظائف بأنه الإجراء الذي يحدد من خلاله محلل الوظائف واجبات المناصب المختلفة في المنظمة وخصائص الأشخاص الذين يقومون بتوظيفهم.
يعرّف ديل يودر (1983) تحليل الوظائف بأنه "عملية يتم فيها دراسة الوظائف لتحديد المهام والمسؤوليات التي تتضمنها، وعلاقاتها بالوظائف الأخرى، والظروف التي يتم في ظلها أداء العمل، وقدرات الموظفين المطلوبة لأداء مرضٍ".
ويتكون تحليل الوظيفة في رأي شتراوس وسيلز (1977) من جزأين، بيان العمل الذي يتعين القيام به (الوصف الوظيفي) والمهارات والمعرفة التي يجب أن يمتلكها أي شخص يشغل الوظيفة (مواصفات الوظيفة)".
وفقًا لـ Gary Dessler، "التحليل الوظيفي هو الإجراء الذي يتم من خلاله تحديد الواجبات والمهارات المطلوبة للوظيفة ونوع الشخص الذي يجب تعيينه لها".
وفقا لإدوين بي فليبو، "التحليل الوظيفي هو عملية دراسة وجمع المعلومات المتعلقة بتشغيل ومسؤوليات وظيفة معينة."
التحليل الوظيفي هو طريقة منهجية لجمع وتحليل المعلومات حول المحتوى والمتطلبات البشرية للوظائف والسياق الذي يتم فيه أداء الوظائف.
يتضمن تحليل الوظيفة جمع البيانات حول أداء الوظيفة في المنظمة.
ومع ذلك، ربما يكون هذا التعريف مفرطًا في التبسيط عند أخذ جميع أنواع المعلومات المختلفة التي يجب جمعها في الاعتبار.
على سبيل المثال، البيانات التي تم جمعها يجب أن يصف بوضوح ما هو مطلوب لأداء وظيفة معينة.
وينبغي أن يشمل ذلك ما يلي:
- معرفة: المعرفة هي الدرجة التي يجب أن يعرف بها صاحب العمل مادة تقنية محددة.
- مهارة: يتم تعريف المهارة على أنها الأداء المناسب في المهام التي تتطلب الأدوات والمعدات والآلات.
- قدرات: تشير القدرات إلى القدرات المادية والمادية اللازمة لأداء المهام التي لا تتطلب استخدام الأدوات والمعدات والآلات. وعلاوة على ذلك، يجب النظر في مكان اكتمال المهمة.
فيما يلي أنواع المعلومات التي سيتم جمعها عن طريق التحليل الوظيفي:
- أنشطة العمل.
- الأنشطة الموجهة نحو العمل.
- يتم استخدام الآلات والأدوات والمعدات ومساعدات العمل.
- المرتبطة بالوظيفة الملموسة وغير الملموسة.
- أداء العمل.
- سياق العمل.
- المتطلبات الشخصية.
15 المصطلحات المستخدمة في التحليل الوظيفي
- المهمة: نشاط عمل محدد يتم تنفيذه لغرض محدد. على سبيل المثال، كتابة خطاب.
- الواجب: عدة مهام مرتبطة ببعض تسلسل الأحداث. على سبيل المثال، يمكنك التقاط البريد الوارد وفرزه وتسليمه.
- المنصب: مجموعة المهام والواجبات التي يؤديها شخص واحد. على سبيل المثال، يقوم مساعد الرئيس باستقبال الزوار، وتلقي الإملاء، وتشغيل الكمبيوتر، والإجابة على الاستفسارات، والاستماع إلى الشكاوى، ومساعدة الطلاب.
- الوظيفة: مجموعة من الوظائف المتشابهة في مهامها الهامة. على سبيل المثال، وظيفة مندوبي المبيعات والمساعدين الفنيين ومبرمجي الكمبيوتر وما إلى ذلك.
- عائلات الوظائف: مجموعات من الوظائف المختلفة التي تحتاج إلى مهارات مماثلة. على سبيل المثال، وظائف المبيعات والوظائف الكتابية في الأقسام المختلفة.
- رمز الوظيفة: يستخدم رمز الوظيفة الأرقام أو الحروف أو كليهما لتقديم ملخص سريع للوظيفة ومحتواها.
- تصنيف الوظائف: تجميع الوظائف على أساس ما، مثل طبيعة العمل المنجز أو مستوى الأجر. على سبيل المثال، الضباط المهرة وشبه المهرة وغير المهرة من الدرجة الثانية والثالثة في أ
- تحليل الوظيفة: عملية جمع المعلومات حول الوظيفة.
- الوصف الوظيفي: ملخص مكتوب للمهام والواجبات والمسؤوليات الوظيفية.
- مواصفات الوظيفة: الحد الأدنى من المهارات والتعليم والخبرة اللازمة للفرد للقيام بعمل ما.
- تقييم الوظيفة: إجراء منهجي للعثور على القيمة النسبية للوظيفة.
- تقاسم الوظائف: هو ابتكار جدولة يسمح لاثنين أو أكثر من العاملين بمشاركة الوظيفة.
- تصميم الوظيفة: جهد واعي لتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات في وحدة عمل لتحقيق هدف معين.
- التناوب الوظيفي: نقل الموظفين أفقيًا أو رأسيًا لتوسيع مهاراتهم أو معارفهم أو أنشطتهم.
- إثراء الوظيفة: إضافة المزيد من المسؤوليات والاستقلالية والتحكم إلى الوظيفة.
السياق التاريخي والأساليب الحديثة لتحليل الوظائف
تحليل الوظيفة له تاريخ طويل في مجال الموارد البشرية. كانت دراسات الإدارة العلمية التي أجراها خبير الكفاءة فريد تايلور مساهمات رئيسية في تطور أساليب تحليل الوظائف المعاصرة.
ركز منهج تايلور في الهندسة الصناعية على تقليل التكاليف وتحسين كفاءة عامل التصنيع. وعلى وجه الخصوص، ركزت عملية التحليل الخاصة به على إيجاد "أفضل طريقة" للقيام بأي عمل.
هذا النهج، الذي لا يزال سمة أساسية لتحليل الوظائف في الوقت الحاضر، يدرس جانبين رئيسيين لكل وظيفة في المنظمة؛
- الأساليب المستخدمة، و
- قياس الوقت لإنجاز المهمة.
الجانب الأول يتعلق بكيفية أداء شاغل الوظيفة للوظيفة، أي مع الحد الأدنى من متطلبات النجاح في الوظيفة.
وتشمل هذه المتطلبات؛
- معرفة الفرد بتقنيات وعمليات الإنتاج، والقدرات المعرفية (العقلية)، والقدرات الميكانيكية، والقدرات الحركية النفسية، و
- ظروف العمل التي يتم فيها أداء الوظيفة (على سبيل المثال، ما إذا كان العمل يتم بواسطة الفرد بمفرده أو بالاشتراك مع أعضاء آخرين في الفريق).
الجانب الثاني، المشترك بين جميع تحليلات الوظائف، هو قياس الوقت، أو وقت الدورة/الإنتاج المطلوب لإنتاج السلع أو الخدمات وفقًا لمعايير أداء المنظمة. يعتمد هذا المعيار الزمني بشكل كامل على الجانب الأول، الذي يتعلق بالطرق المستخدمة (أو كيفية أداء الوظيفة).
سيؤدي تغيير العملية من الإنتاج الفردي إلى الإنتاج القائم على الفريق وتعديل عدد مدخلات المواد الخام أو الخطوات في عملية الإنتاج إلى تغيير كبير في المخرجات أو عدد العناصر التي يمكن إنتاجها على أساس زمني لكل ساعة أو وردية أو يوم.
4 مميزات التحليل الوظيفي
ومن التعريفات الواردة في القسم السابق يمكننا سرد مميزات التحليل الوظيفي على النحو التالي:
- يقوم تحليل الوظيفة بجمع المعلومات ذات الصلة حول الجوانب المختلفة للوظيفة وتحديد المهام المطلوب تنفيذها كجزء منها.
- فهو يحدد بشكل منهجي الدور والسياق والظروف والسلوك البشري ومعايير الأداء ومسؤوليات الوظيفة.
- فهو يساعد في تحديد قيمة الوظيفة للمنظمة. وبعبارة أخرى، فهو يقيس قيمة الوظيفة ومساهمتها في نمو المنظمة.
- فهو يحدد الارتباط الوظيفي، وهو أمر بالغ الأهمية لقرارات الموارد البشرية التي تشمل التوظيف والاختيار والتعويضات والتدريب والصحة والسلامة.
6 أهمية التحليل الوظيفي
تم وصف تحليل الوظيفة كأداة أساسية في برنامج إدارة القوى العاملة. ومع ذلك، يمكن فهم أهميتها جيدًا من خلال سرد مجالات تركيزها على النحو التالي:
ضمان التشابه في المسمى الوظيفي
إذا تم وصف نفس الوظيفة أو تسميتها بطرق مختلفة في منظمات مختلفة، فإن الإدارة تجد صعوبة كبيرة في اختيار الموظفين وتسعير الوظائف. يساعد تحليل الوظيفة على تقليل هذه المشكلة عن طريق إدخال أوجه التشابه في المسميات الوظيفية في المنظمات المختلفة.
توضيح أساليب وإجراءات العمل
تتم دراسة الوظائف علميا لدراسة واجبات ومهام العاملين الذين يقومون بعمل معين. يساعد تحليل الوظيفة الإدارة في الحصول على صورة واضحة لمتطلبات العمال فيما يتعلق بأنواع توريد الأدوات والآلات والمعدات.
ويشير إلى مقدار التدريب والمسؤوليات والإشراف الذي يجب أن يتلقاه العامل لأداء المهمة بكفاءة. يساعد المهندس الصناعي على تحسين أساليب أو إجراءات العمل وتحديد معايير الإنتاج.
تحسين الظروف المادية لبيئة العمل
يساعد تحليل الوظيفة الإدارة على توفير الظروف المثلى للعمل للعامل من خلال توفير مكان عمل مناسب يتمتع بإضاءة وتهوية جيدة.
كما أنه يساعد الإدارة على تحديد الطرق التي يمكنها من خلالها تجنب الضوضاء والرطوبة غير الضرورية وظروف العمل الخطيرة وغير الصحية والخطرة.
- تحديد علاقة وظيفة واحدة بالوظائف الأخرى
يصف تحليل الوظيفة المهارة التي ينطوي عليها أداء العمل بالإضافة إلى الخصائص التي يحتاجها العامل للقيام بالمهمة بكفاءة.
وبالتالي، فهو يساعد الإدارة على تصنيف الوظائف وتنسيق عمل الوظيفة مع الوظائف الأخرى. كما أنه يساعد الإدارة على الاحتفاظ بالقوى العاملة المساعدة في شكل عائلات وظيفية لمواجهة أي طارئ.
عندما تكون أفضل الخصائص التي يطلبها العمال متطابقة إلى حد ما في وظائف مختلفة، فيمكن تصنيف الوظائف تحت عائلة واحدة. يعد نقل الموظفين بين الوظائف وبين الإدارات وحتى بين المصانع أمرًا شائعًا في ظل ظروف النمو الصناعي. إن دراسة الوظيفة بشكل علمي تسهل النقل الاقتصادي والفعال والعادل.
وبالمثل، لا يمكن ترقية الرجال من منصب إلى آخر ومطالبتهم بتحمل المزيد من المسؤوليات أثناء صعودهم في السلم التنظيمي ما لم تكن طبيعة الوظيفة المعنية والمتطلبات الإنسانية المميزة للمناصب العليا معروفة بشكل قاطع.
لا يقوم تحليل الوظيفة بإبلاغ الإدارة عن الحصار المفروض على الفرص الترويجية في بعض الحالات فحسب، بل يرتبط أيضًا بمواقع أخرى في نفس الأقسام أو الأقسام الأخرى التي يمكن أن توفر الفرص.
تحديد شروط التوظيف
يساعد التحليل الوظيفي المهندس الصناعي على تحديد مدة وساعات العمل بالإضافة إلى المسؤوليات المتعلقة بوظيفة معينة.
فهو يساعد قسم شؤون الموظفين في تسعير الوظيفة وكذلك في تحديد ما إذا كان يمكن جعل الوظيفة دائمة أو موسمية. وأخيرًا وليس آخرًا، فإنه يساعد الإدارة على اتباع إجراءات علمية لتزويد كل موظف بفرص الترقي والتقدم.
تقليل المظالم
وفي الوقت الحاضر، يرجع قدر كبير من الاضطرابات العمالية إلى غياب المعلومات الكافية عن الوظائف. وبسبب هذا الوضع، لا تتفق الإدارة والنقابات، في معظم الحالات، على تثبيت الأجور ونقلها وترقيتها.
إن التفاوتات الفادحة في معدلات الأجور، وسوء خطط الترقية، وعدم قدرة رؤساء الأقسام على فهم تعقيدات الوظيفة بشكل كامل، والافتقار إلى التحليل العلمي للصفات الإنسانية، كلها عوامل تؤدي إلى استياء الموظفين وتؤدي في بعض الأحيان إلى مظالم خطيرة.
يوفر تحليل الوظيفة معلومات منهجية من خلال تقييم الوظيفة، ومواصفات الوظيفة، والوصف الوظيفي، والجدول الوظيفي، وما إلى ذلك، وبالتالي يساعد على تجنب السخط.
في الأساس، يعد تحليل الوظائف وتوحيد الوظائف أدوات خدمية؛ هم وسيلة لتحقيق غاية.
ويرتبط ارتباطًا وثيقًا بالدراسات البحثية حول الوقت والحركة، والصحة الصناعية والتعب، والسبب في الحوادث الصناعية، وتحديد معايير الأداء ومعايير الإنتاج، وتحسين أساليب الإجراء في تشغيل الآلات، والتكيف، والصيانة.
المملكة العربية السعودية لتحليل الوظائف
يمكن تعريف تحليل الوظيفة على أنه فحص الوظائف في منظمة ما بهدف توثيق المعرفة والمهارات والقدرات (KSAs) المرتبطة بالأداء الناجح لتلك الوظائف. ويشار إلى النتائج المكتوبة لهذه العملية إما على أنها وصف وظيفي أو مواصفات وظيفية.
يتمركز الفرق بين هذين العنصرين حول ما إذا كان التركيز ينصب على الواجبات أو المهام التي سيتم تنفيذها في الوظيفة (أي الوصف الوظيفي) أو على الكفاءات أو المهارات التي يجب أن يمتلكها صاحب العمل ليكون مؤدٍ ناجحًا في وظيفة معينة (أي مواصفات الوظيفة). يتم تفصيل المملكة العربية السعودية على النحو التالي:
معرفة: المعرفة هي مجموعة من المعلومات، عادة ما تكون ذات طبيعة واقعية أو إجرائية، والتي تسمح للفرد بأداء مهمة ما بنجاح.
مهارة: المهارة هي مستوى كفاءة الفرد أو كفاءته في أداء مهمة محددة. وعادة ما يتم التعبير عن مستوى الكفاءة من الناحية العددية.
قدرة: القدرة هي سمة أو قدرة أكثر عمومية ودائمة يمتلكها الفرد في الوقت الذي يبدأ فيه في أداء مهمة ما.
سمات أخرى: السمات الأخرى تشمل الخبرة في العمل.
9 أهداف التحليل الوظيفي
أ الممارسة السليمة لإدارة الموارد البشرية يقتضي إجراء تحليل وظيفي شامل، لأنه قد يوفر فهمًا أعمق للمتطلبات السلوكية للوظائف.
وهذا بدوره يخلق أساسًا متينًا يمكن من خلاله اتخاذ قرارات التوظيف المتعلقة بالوظيفة.
9 أهداف رئيسية للتحليل الوظيفي.
- الهيكل التنظيمي والتصميم
- تخطيط الموارد البشرية
- تبسيط العمل
- وضع المعايير.
- دعم أنشطة الموظفين
- المسمى الوظيفي
- مواصفات الوظيفة
- نظام التصنيف الوظيفي
- تقييم الوظائف والتعويضات
الهيكل التنظيمي والتصميم
ومن خلال توضيح متطلبات الوظيفة والعلاقات المتبادلة بين الوظائف، يمكن تحديد المسؤوليات على جميع المستويات، مما يعزز الكفاءة ويقلل من التداخل أو الازدواجية.
تخطيط الموارد البشرية
تحليل الوظيفة هو أساس التنبؤ بالاحتياجات من الموارد البشرية وخطط أنشطة مثل التدريب أو النقل أو الترقية.
يتم دمج معلومات تحليل الوظيفة في نظام معلومات الموارد البشرية.
تبسيط العمل
يوفر التحليل الوظيفي المعلومات المتعلقة بالوظيفة، ويمكن استخدام هذه البيانات لتبسيط العملية أو المهمة.
تبسيط العمل يعني تقسيم العمل إلى أجزاء صغيرة، أي خطوط إنتاج أو عمليات عملية مختلفة، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاج أو الأداء الوظيفي.
وضع المعايير.
المعيار يعني الحد الأدنى المقبول من الصفات أو النتائج أو الأداء أو المكافآت فيما يتعلق بوظيفة معينة.
يوفر تحليل الوظيفة معلومات حول الوظيفة، ويمكن إنشاء كل معيار باستخدام هذه المعلومات.
دعم أنشطة الموظفين
يدعم تحليل الوظيفة أنشطة الموظفين المختلفة مثل التوظيف والاختيار والتنسيب والتدريب والتطوير وإدارة الأجور وتقييم الأداء وما إلى ذلك.
المسمى الوظيفي
أ الوصف الوظيفي هو ملف تعريف وظيفي يصف محتويات الوظيفة وبيئتها وحالتها. يتم إعداده بناءً على البيانات التي تم جمعها من خلال تحليل الوظائف. فهو يوفر معلومات حول الأنشطة والواجبات التي يتعين القيام بها في الوظيفة.
يميز الوصف الوظيفي وظيفة عن أخرى من خلال تقديم خصائص فريدة لكل وظيفة.
مواصفات الوظيفة
مواصفات الوظيفة هي هدف بارز آخر لتحليل الوظيفة. ويتضمن معلومات حول متطلبات المهارات والقدرات اللازمة لأداء مهمة محددة.
وينص على الحد الأدنى من المؤهلات المقبولة التي يجب أن يمتلكها شاغل الوظيفة لأداء الواجب المعين بنجاح.
ال يحدد بيان مواصفات الوظيفة المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة لأداء هذه المهمة بفعالية.
نظام التصنيف الوظيفي
غالبًا ما تكون أنظمة الاختيار والتدريب والدفع هي المفتاح لتصنيف الوظائف.
بدون معلومات تحليل الوظائف، من المستحيل تحديد العلاقات بين الوظائف في المنظمة بشكل موثوق.
تقييم الوظائف والتعويضات
يوفر تحليل الوظيفة أيضًا المعلومات المطلوبة الضرورية لتقييم مدى جدوى الوظائف.
وبعد إعداد الوصف الوظيفي وبيانات المواصفات الوظيفية، فإنه يساعد في تقييم الأداء الفعلي مقابل المعيار المحدد مسبقًا. ثم يتم العثور على الانحراف (إن وجد) الذي حدث أثناء العمل.
علاوة على ذلك، فهو يساعد في تحديد قيمة الوظائف المختلفة بترتيب هرمي، ومقارنة الوظائف مع بعضها البعض.
وهذه بدورها ذات قيمة في مساعدة المديرين على تحديد أنواع الموظفين الذين يجب عليهم توظيفهم واختيارهم وتطويرهم وتقديم التوجيه للقرارات المتعلقة بالتدريب والتطوير الوظيفي وتقييم الأداء وإدارة التعويضات.
الاختيار الاستراتيجي للتحليل الوظيفي
ينبغي فحص المبادئ التوجيهية الاستراتيجية التالية عند اتخاذ قرار بشأن إجراء تحليل وظيفي؛
- يجب تحديد الغرض الأساسي لإجراء تحليل الوظيفة (مثل تحديد معدلات الأجور أو التوظيف) للمساعدة في ضمان فحص جميع المعلومات ذات الصلة.
- يجب أن يكون الغرض الأساسي من إجراء تحليل الوظيفة هو إدخال أنواع المعلومات التي تم جمعها (على سبيل المثال، أنشطة العمل، الآلات والأدوات المستخدمة، أو سياق الوظيفة).
- يجب تحديد الغرض من تحليل الوظيفة وأنواع المعلومات المطلوبة وقيود الوقت والتكلفة ومستوى مشاركة الموظف ومستوى التفاصيل المطلوبة قبل اختيار واحد أو أكثر من الخيارات المتاحة. طرق جمع البيانات.
- يمكن لاستراتيجية المنظمة أن تؤثر على أنشطة الموارد البشرية التي سيتم التركيز عليها. قد تتطلب بعض أنشطة الموارد البشرية (مثل الاختيار أو تقييم الأداء) أساليب مختلفة لتحليل الوظيفة.
- يجب على المديرين اتباع أو تضمين الخطوات التالية عند إجراء تحليل الوظيفة.
- تحديد الغرض من التحليل الوظيفي.
- تحديد الوظائف التي سيتم تحليلها.
- تحديد طريقة جمع البيانات.
- اشرح العملية للموظفين وأشركهم.
- جمع معلومات التحليل الوظيفي.
- معالجة معلومات التحليل الوظيفي.
- المراجعة والتحديث بشكل متكرر.
- يجب تصميم التحليل الوظيفي بحيث يمكن استخلاص الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة بسهولة.
- يجب على المديرين توصيل جميع المعلومات ذات الصلة للموظفين فيما يتعلق بتحليل الوظيفة لمنع عدم اليقين والقلق غير الضروري.
- في حالة حدوث تغييرات تنظيمية كبيرة، يجب على المديرين التفكير في إجراء تحليل وظيفي.
- إذا كان من المتوقع وجود مؤسسات كبرى، فيجب على المديرين التفكير في إجراء تحليل وظيفي أكثر توجهاً نحو المستقبل.
3 أغراض التحليل الوظيفي
يمكن استخدام البيانات التي تم جمعها من تحليل الوظيفة لثلاثة أغراض.
3 أغراض تحليل الوظيفة هي؛
- المسمى الوظيفي
- مواصفات الوظيفة
- تقييم العمل
المسمى الوظيفي
يصف التوصيف الوظيفي الواجبات والمسؤوليات وظروف العمل والأنشطة الخاصة بوظيفة معينة. تختلف الأوصاف الوظيفية من حيث مستوى التفاصيل المقدمة.
ومع ذلك، توجد العديد من المكونات في كل وصف وظيفي تقريبًا - على سبيل المثال، المسمى الوظيفي ونوع الملخص ومتطلبات العامل.
أحد المصادر القيمة لتحديد الأوصاف الوظيفية الموحدة هو قاموس المسميات المهنية (DOT)، الذي نشرته وزارة العمل الأمريكية، والذي يوفر أكثر من 12000 مهنة. يمكن للمديرين تكييف التوصيف الوظيفي الموحد من وزارة النقل مع الوظائف المحددة داخل شركاتهم.
مواصفات الوظيفة
تفصل مواصفات الوظيفة المعرفة والمهارات والقدرات ذات الصلة بالوظيفة، بما في ذلك التعليم والخبرة والتدريب المتخصص، الصفات الشخصية، والبراعة اليدوية مطلوبة. مواصفات الوظيفة مهمة لعدة أسباب.
أولاً، تتمتع بعض الوظائف بالمؤهلات التي يتطلبها القانون.
على سبيل المثال، يجب أن يكون طيارو الخطوط الجوية والمحامون والأطباء مرخصين. نوع آخر من مواصفات الوظيفة يعتمد على التقاليد المهنية.
على سبيل المثال، يجب على أساتذة الجامعات عادة أن يكونوا حاصلين على درجة الدكتوراه. أو درجة معادلة إذا كانوا في منصب دائم.
وأخيرا، قد تتضمن مواصفات الوظيفة وضع معايير أو معايير معينة للأداء الناجح.
تقييم العمل
يمكن استخدام المعلومات التي تم جمعها أثناء تحليل الوظيفة كمدخلات لنظام تقييم الوظائف في المنظمة. يحدد تقييم الوظيفة قيمة وظيفة معينة للمنظمة.
تُستخدم هذه المعلومات في المقام الأول لتحديد الأجر مقابل الوظيفة. وبالتالي، يجب أن يحصل الموظفون على أجور أعلى مقابل العمل في وظائف أكثر صعوبة.
7 مكونات التحليل الوظيفي
يمكن تقسيم الوظيفة إلى عدة مكونات وترتيبها في تسلسل هرمي لأنشطة العمل. ويصور هذا التسلسل الهرمي في الشكل التالي؛
7 مكونات لتحليل الوظيفة هي؛
- عنصر
- مهمة
- واجب.
- موضع
- وظيفة
- إشغال
- مهمة عائلية.
عنصر
أصغر وحدة عملية يمكن تقسيم أي نشاط عمل إليها.
مهمة
يتم إنتاج وحدة محددة من نشاط العمل من خلال تطبيق مجموعة من الأساليب والإجراءات والتقنيات.
واجب
يقوم الفرد بعدة مهام متميزة لإكمال نشاط العمل الذي يكون مسؤولاً عنه.
موضع
إن الجمع بين جميع الواجبات المطلوبة من شخص واحد يؤدي الوظيفة.
وظيفة
مجموعة من الوظائف المتشابهة بدرجة كافية أو عناصرها الوظيفية ومهامها وغيرها التي سيشملها التحليل الوظيفي نفسه.
إشغال
يتم الجمع بين الوظائف عبر المنظمات بناءً على المهارات والإرهاق والمسؤوليات التي تتطلبها الوظائف.
مهمة عائلية
فئة يتم فيها تجميع الشرانق المتشابهة.
6 خطوات أو مراحل عملية تحليل الوظيفة
هناك ست خطوات في القيام بعملية تحليل الوظيفة. دعونا ننظر إلى كل واحد منهم. الخطوات موضحة في الشكل التالي:
- قرر كيف سنستخدم المعلومات.
- قم بمراجعة المعلومات الأساسية ذات الصلة
- اختيار المناصب التمثيلية
- تحليل الوظيفة
- التحقق من معلومات التحليل الوظيفي.
- تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية
الخطوة 1: قرر كيف سنستخدم المعلومات.
قرر كيف سنستخدم المعلومات لأن هذا سيحدد البيانات وكيفية جمعها. بعض تقنيات جمع البيانات - مثل إجراء مقابلة مع الموظف والسؤال عما تستلزمه الوظيفة - فهي جيدة لكتابة الوصف الوظيفي واختيار الموظف للوظيفة.
التقنيات الأخرى، مثل استبيان تحليل الموقف، لا توفر معلومات نوعية للوصف الوظيفي.
وبدلا من ذلك، فإنها توفر تصنيفات رقمية لكل وظيفة: يمكن استخدامها لمقارنة الوظائف لأغراض التعويض.
الخطوة 2: مراجعة المعلومات الأساسية ذات الصلة
قم بمراجعة المعلومات الأساسية ذات الصلة، مثل المخططات التنظيمية، ومخططات العمليات، والوصف الوظيفي.
تُظهر المخططات التنظيمية تقسيم العمل على مستوى المنظمة، مع عناوين كل منصب وخطوط مترابطة تقدم تقاريرها لمن تتواصل معه.
يوفر مخطط العملية صورة أكثر تفصيلاً لسير العمل. يوضح مخطط العملية تدفق المدخلات والمخرجات من الوظيفة التي نحللها في أبسط أشكالها.
وأخيرا، عادة ما يوفر الوصف الوظيفي الحالي نقطة بداية لبناء الوصف الوظيفي المنقح.
الخطوة 3: تحديد المناصب التمثيلية
اختيار المناصب التمثيلية. قد يكون هناك الكثير من الوظائف المماثلة لتحليلها جميعًا. على سبيل المثال، عادة ما يكون من غير الضروري تحليل وظائف 200 عامل تجميع في حين أن عينة مكونة من 10 وظائف ستفي بالغرض.
الخطوة 4: تحليل الوظيفة
تحليل الوظيفة من خلال جمع البيانات عن أنشطة الوظيفة وسلوكيات الموظف المطلوبة وظروف العمل والصفات والقدرات البشرية اللازمة لأداء الوظيفة. في هذه الخطوة، استخدم واحدًا أو أكثر من أساليب تحليل الوظيفة.
الخطوة 5: التحقق من معلومات تحليل الوظيفة.
التأكد من معلومات التحليل الوظيفي مع العامل الذي يقوم بالوظيفة ومع رئيسه المباشر. سيساعد هذا في التأكد من أن المعلومات صحيحة وكاملة.
يمكن أن تساعد هذه المراجعة أيضًا في الحصول على قبول الموظف لبيانات واستنتاجات تحليل الوظيفة من خلال منح هذا الشخص فرصة لمراجعة وتعديل وصفنا لأنشطة الوظيفة.
الخطوة 6: تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية
تطوير الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية.
الوصف الوظيفي هو بيان مكتوب يصف أنشطة الوظيفة ومسؤولياتها وخصائصها المهمة، مثل ظروف العمل ومخاطر السلامة.
تلخص مواصفات الوظيفة الصفات الشخصية والصفات والمهارات والخلفية المطلوبة لإكمال الوظيفة. وقد يكون في مستند منفصل أو في نفس مستند الوصف الوظيفي.
7 طرق تحليل الوظيفة
تستخدم المنظمة أساليب مختلفة لجمع المعلومات وإجراء تحليل الوظائف.
7 طرق لتحليل الوظيفة هي؛
- طريقة المراقبة
- اداء وظيفى
- أخذ العينات العمل
- مقابلة فردية
- استبيان منظم
- طريقة الحوادث الحرجة
- طريقة اليوميات
طريقة المراقبة
في هذه الطريقة، يراقب المراقب عاملاً أو مجموعة من العمال يقومون بعمل ما. ويسرد جميع الواجبات التي يؤديها العامل والصفات المطلوبة لأداء تلك الواجبات.
إنها طريقة مباشرة. يمكن أن يوفر التعرض المباشر للوظائف فهمًا أكثر ثراءً وأعمق لمتطلبات الوظيفة من وصف العمال لما يفعلونه.
قد تكشف الملاحظات وحدها القليل من المعلومات المفيدة إذا كان العمل المعني عقليًا في المقام الأول.
اداء وظيفى
من خلال هذا النهج، يقوم المحلل بمهمة الدراسة للحصول على التعرض المباشر لما يتطلبه.
من خلال هذه الطريقة، يتم التعرض لمهام العمل الفعلية ومتطلبات الوظائف المادية والبيئية والاجتماعية. إنها مناسبة للوظائف التي يمكن تعلمها بسرعة نسبيًا.
يتمثل القيد الرئيسي لها في أن الموظف يصبح واعيًا عند ملاحظة عمل الموظف. هذه الطريقة غير مناسبة للوظائف التي تتطلب تدريبًا مكثفًا أو التي تنطوي على خطورة.
أخذ العينات العمل
وبموجب هذه الطريقة، يمكن للمدير تحديد محتوى ووتيرة يوم العمل النموذجي من خلال أخذ عينات إحصائية من إجراءات معينة بدلاً من المراقبة المستمرة وتوقيت جميع الإجراءات.
مقابلة فردية
يقوم المدير أو محلل الوظائف بزيارة كل موقع عمل ويتحدث مع الموظفين الذين يؤدون كل وظيفة. يتم استخدام نموذج المقابلة الموحد في أغلب الأحيان لتسجيل المعلومات.
في كثير من الأحيان، يجب إجراء مقابلة مع كل من الموظف والمشرف عليه لفهم الوظيفة بشكل كامل. وفي بعض الحالات، يقوم فريق من الخبراء بإجراء المقابلة.
يطرحون أسئلة حول الوظيفة ومستويات المهارة ومستويات الصعوبة.
يقومون بطرح الأسئلة وجمع المعلومات، وبناءً على هذه المعلومات يتم إعداد التحليل الوظيفي.
يمكن أن توفر هذه الطريقة معلومات حول الأنشطة القياسية وغير القياسية والعمل البدني والعقلي.
وباختصار يمكن للعامل أن يزود المحلل بمعلومات قد لا تتوفر من أي مصدر آخر. ويتلخص القيد الرئيسي لهذا النظام في أن العاملين قد يكونون متشككين في القائمين على إجراء المقابلات وفي دوافعهم. قد يطرح القائمون على المقابلات أسئلة غامضة.
وبالتالي، فإن تشويه المعلومات هو احتمال حقيقي.
استبيان منظم
أ تم تطوير أداة المسح وإعطائها للموظفين والمديرين لإكمال.
والميزة الرئيسية لهذه الطريقة هي أنه يمكن جمع المعلومات عن العديد من الوظائف بتكلفة منخفضة وفي وقت قصير نسبيًا. عادة ما تكون هذه الطريقة أرخص وأسرع في الإدارة من الطرق الأخرى.
يمكن إكمال الاستبيانات خارج العمل، وبالتالي تجنب ضياع الوقت الإنتاجي. القيد الرئيسي لها هو أن تطويرها يستغرق وقتًا طويلاً ومكلفًا.
العلاقة بين المحلل والمستجيب مستحيلة ما لم يكن المحلل حاضرا لشرح وتوضيح سوء الفهم.
قد يكون لهذا النهج غير الشخصي آثار سلبية على تعاون المجيبين وتحفيزهم.
طريقة الحوادث الحرجة
في هذه الطريقة، يُطلب من الموظف كتابة واحد أو أكثر من الحوادث الحرجة التي حدثت أثناء العمل.
ستشرح الحادثة المشكلة وكيفية التعامل معها والصفات المطلوبة ومستويات الصعوبة وما إلى ذلك. وتعطي طريقة الحادثة الحرجة فكرة عن الوظيفة وأهميتها.
"الحاسم" يعني "مهم"، والحادث يعني أي شيء يحدث أثناء العمل. تركز هذه الطريقة بشكل مباشر على ما يفعله الأشخاص في وظائفهم، وبالتالي، فهي توفر نظرة ثاقبة لديناميكيات الوظيفة.
لكن هذه الطريقة تستغرق الكثير من الوقت لجمع الأحداث وتجريدها وتصنيفها.
قد يكون من الصعب تطوير ملف تعريف متوسط السلوك الوظيفي لأن هذه الطريقة تصف السلوك الفعال أو غير الفعال بشكل خاص.
طريقة اليوميات
وبموجب هذه الطريقة، يمكن للشركات أن تطلب من الموظفين الاحتفاظ بسجلات السجل أو اليوميات اليومية، ويمكن إجراء تحليل الوظيفة بناءً على المعلومات التي تم جمعها من السجل.
سجل السجل هو كتاب يسجل فيه الموظف / يكتب جميع الأنشطة التي يقوم بها في الوظيفة.
السجلات واسعة النطاق ومنهكة وتوفر فكرة عادلة عن الواجبات والمسؤوليات في أي وظيفة.
في هذه الطريقة يقوم العامل بالعمل بنفسه، ويمكن بسهولة معرفة فكرة المهارة المطلوبة ومستوى صعوبة العمل والجهود المطلوبة.
6 أدوات التحليل الوظيفي
يدعم التحليل الوظيفي جميع الأنشطة الإدارية الأخرى، بما في ذلك التوظيف والاختيار, تمرين وتحليل احتياجات التطوير، وتحليل الأداء وتقييمه، وتقييم الوظائف، والتناوب الوظيفي، وإثراء الوظائف وتوسيعها، والفرد الوظيفي المناسب، وإنشاء وتنظيم دخول وخروج المواهب في المنظمة.
هناك أدوات وتقنيات مختلفة، مثل نموذج O-Net. نموذج باك. نموذج FJA.
يساعد نموذج F-JAS ونموذج الكفاءة مديري الموارد البشرية على تطوير الوصف الوظيفي الحقيقي وبيانات مواصفات الوظيفة.
على الرغم من أنها ليست جديدة جدًا، إلا أن عددًا قليلاً من المنظمات رفيعة المستوى تستخدم هذه الأدوات والتقنيات المتخصصة.
ليست شائعة الاستخدام، ولكن بمجرد فهمها، تثبت هذه الأساليب المنهجية أنها مفيدة للغاية لقياس قيمة أي وظيفة في المؤسسة.
6 أدوات للتحليل الوظيفي هي؛
- نموذج O*Net
- نموذج FJA
- نموذج باك
- نموذج إف-جاس
- نموذج الكفاءة
- المسح الوظيفي
نموذج O*Net
يكمن جمال هذا النموذج في أنه يساعد المديرين أو محللي الوظائف في إدراج البيانات المتعلقة بالوظيفة لعدد كبير من الوظائف في وقت واحد.
فهو يساعد على جمع وتسجيل البيانات الأساسية والأولية، بما في ذلك المتطلبات التعليمية والجسدية والعقلية والعاطفية إلى حد ما.
كما أنه يربط التعويضات والمزايا والامتيازات والمزايا بالمرشح المحتمل لوظيفة معينة.
نموذج FJA
يرمز FJA إلى التحليل الوظيفي الوظيفي ويساعد على جمع وتسجيل البيانات المتعلقة بالوظيفة إلى حد أعمق. يتم استخدامه لتطوير البيانات المتعلقة بالمهمة.
تساعد التقنية التي طورها سيدني فاين وزملاؤه في تحديد مدى تعقيد الواجبات والمسؤوليات التي تنطوي عليها وظيفة معينة.
تعمل هذه التقنية الموجهة نحو العمل على أساس ارتباط بيانات الوظيفة، حيث يتم تحديد مدى تعقيد العمل على مقياس من الدرجات المختلفة المعطاة لوظيفة معينة.
تمثل الدرجات المنخفضة صعوبة أكبر.
نموذج باك
يمثل PAQ استبيان تحليل الموقف. تقوم هذه التقنية المعروفة والمستخدمة بشكل شائع بتحليل الوظيفة عن طريق ملء الاستبيانات من قبل شاغلي الوظيفة ورؤسائهم.
تتضمن العملية، التي صممها محلل وظيفي مدرب وذو خبرة، إجراء مقابلات مع الخبراء والموظفين في الموضوع وتقييم الاستبيانات على تلك الأسس.
نموذج إف-جاس
يعد تمثيل نظام فليشمان لتحليل الوظائف منهجًا أساسيًا وعامًا لاكتشاف العناصر المشتركة في الوظائف المختلفة، بما في ذلك؛
- القدرات اللفظية،
- القدرات المنطقية،
- توليد الفكرة،
- القدرات الكمية
- الاهتمام,
- القدرات المكانية،
- القدرات البصرية والحسية الأخرى ،
- قدرات التلاعب،
- وقت رد الفعل،
- تحليل السرعة،
- المرونة،
- الخصائص العاطفية،
- القوة البدنية،
- القدرات الإدراكية،
- مهارات التواصل،
- ذاكرة،
- تَحمُّل،
- توازن،
- التنسيق، و
- قدرات التحكم في الحركة.
نموذج الكفاءة
يناقش هذا النموذج كفاءات الموظفين في المعرفة والمهارات والقدرات والسلوكيات والخبرة والأداء.
كما أنه يساعد على فهم ما يتطلبه المرشح المحتمل في وقت الدخول إلى مؤسسة ما في تعيين معين في بيئة عمل وجدول زمني معين.
يتضمن النموذج أيضًا عناصر أساسية مثل المؤهلات والخبرة والتعليم والتدريب والشهادات والتراخيص والمتطلبات القانونية واستعداد المرشح.
المسح الوظيفي
تحدد هذه التقنية ديناميكيات الشخصية وتقترح نموذجًا وظيفيًا مثاليًا.
ومع ذلك، فهو لا يناقش الكفاءات الفردية، مثل الفكر أو الخبرة أو الخصائص الجسدية والعاطفية للفرد المطلوبة لأداء وظيفة معينة.
يمكن استخدام أدوات مختلفة في مواقف مختلفة. يعتمد اختيار أداة تحليل الوظيفة المثالية على احتياجات وأهداف تحليل الوظيفة ومقدار الوقت والموارد.
8 عوامل رئيسية في تحليل الوظيفة
- هوية المهمة.
- متنوع.
- مسؤولية.
- استقلال
- بيئة العمل
- التفاعل مع الآخرين
- الاعتراف والدعم
- النتائج ومقاييس الأداء
هوية المهمة
يحصل الموظفون على المزيد من الرضا عند القيام بعمل "كامل". من المحتمل أن يحدث هذا عندما يكون للوظيفة بداية ونهاية مميزتين، مرئيتين للموظف والآخرين.
يجب أن يرى الموظفون نتائج العمل التي قاموا بإنتاجها إما بشكل مستقل أو كجزء من فريق.
متنوع
الموظفون الذين يؤدون مهام متكررة، والتي لا تمثل أي تحدي، قد يفقدون الاهتمام ويشعرون بالملل وعدم الرضا.
يمكن أن يؤدي التنوع الأكبر إلى تحسين الاهتمام والتحدي والالتزام بالمهمة. التنوع يعني أكثر من مجرد إضافة مهمة إضافية ولكنها مماثلة.
على سبيل المثال، معالجة النماذج المختلفة لن تجعل العمل أكثر أهمية لأنه لن يكون هناك أي تحدي إضافي.
يمكن أيضًا أن يكون التنوع الزائد محبطًا ومصدرًا للصراع وعدم الرضا. سيختلف المقدار الأمثل للتنوع من شخص لآخر ويمكن أن يعتمد على مستوى المنصب.
مسؤولية
يحتاج الموظفون إلى الشعور بالمسؤولية عن جزء كبير من العمل الذي يؤدونه، سواء بشكل فردي أو كجزء من الفريق.
وينبغي تحديد العمل، مما يمكن الموظفين من رؤية أنهم مسؤولون شخصياً عن نجاحات وإخفاقات أفعالهم.
استقلال
وهذا يسير جنبا إلى جنب مع المسؤولية. يجب أن يكون لدى الموظفين بعض مجالات صنع القرار في إطار عملهم.
الاستقلالية تعني إعطاء مجال أكبر للموظفين لتنظيم ومراقبة عملهم.
بيئة العمل
يجب أن توفر الوظيفة بيئة عمل آمنة وصحية وخالية من التمييز والتحرش. من المهم أيضًا مراعاة أنواع أدوات العمل والمعدات اللازمة لأداء الدور.
التفاعل مع الآخرين
يحتاج الموظفون إلى فهم علاقات إعداد التقارير الخاصة بهم.
على سبيل المثال، يجب أن يعرف الموظفون الجهة التي يقدمون تقاريرهم إليها. من المهم تحديد مستوى التفاعل المطلوب مع العملاء الرئيسيين الداخليين والخارجيين.
الاعتراف والدعم
يحتاج الموظفون إلى وظائف تساهم في احترام الذات، خاصة من خلال القبول والاعتراف من قبل زملائهم العاملين والمشرفين.
يجب أن تسمح الوظائف بالعلاقات بين الأفراد وتشجع العمل الجماعي؛ وبخلاف ذلك، يمكن أن يشعر الموظف بالعزلة، مما يؤدي إلى مشاعر سلبية تجاه عمله وبيئة العمل.
النتائج ومقاييس الأداء
يحتاج الموظفون إلى معرفة أهدافهم الخاصة وكيفية ارتباطها بالعملية الشاملة للمنظمة. وسيتضمن ذلك تحديد النتائج المطلوبة للوظيفة.
ويجب أيضًا تحديد معيار الأداء، إلى جانب مقاييس الأداء. ستوفر هذه التعليقات للموظفين قدرة عادلة على التعلم المستمر والتقدم.
المبادئ التوجيهية لأداء التحليل الوظيفي
قبل تحليل الوظيفة فعليًا، باستخدام واحدة أو أكثر من الأدوات التي ننتقل إليها في القسم التالي، ضع أربعة إرشادات عملية في الاعتبار.
- جعل التحليل الوظيفي جهداً مشتركاً بين أخصائي الموارد البشرية والعامل والمشرف. قد يراقب مدير الموارد البشرية العامل الذي يقوم بالمهمة ويطلب من المشرف والعامل ملء استبيانات الوظيفة. ويعدد المختص واجبات الوظيفة والصفات الإنسانية المطلوبة بناء على ذلك. ثم يقوم المشرف والعامل بمراجعة والتحقق من قائمة مدير الموارد البشرية بأنشطة الوظيفة وواجباتها.
- إذا كان العديد من الموظفين يقومون بنفس الوظيفة في أقسام مختلفة، فاجمع معلومات تحليل الوظيفة من الموظفين في أقسام مختلفة، وليس من قسم واحد فقط. الطريقة التي يقضي بها شخص يحمل مسمى وظيفي معين وقته ليست بالضرورة هي نفسها من قسم إلى آخر.
- تأكد من أن الأسئلة والعمليات واضحة للموظفين. (على سبيل المثال، قد لا يعرف البعض ما نعنيه عندما نسأل عن "المتطلبات العقلية" للوظيفة.) اكتشف المشاكل مبكرًا.
- استخدم عدة أدوات مختلفة لتحليل الوظيفة. بشكل عام، حاول ألا تعتمد على الاستبيان ولكن ربما قم بتكملة نتائج الاستطلاع بمقابلة متابعة قصيرة. المشكلة هي أن كل أداة لها عيوب محتملة.
4 تقنيات لتصميم الوظائف
في الأساس، هناك أربع تقنيات تستخدم في تصميم الوظائف؛
- تبسيط الوظيفة،
- توسيع فرص العمل،
- الإثراء الوظيفي، و
- التناوب الوظيفي.
تبسيط الوظيفة
تبسيط الوظائف هو أسلوب تصميم يتم من خلاله تقسيم الوظائف إلى مكونات أصغر ثم تخصيصها للعمال كوظائف كاملة.
يتطلب تبسيط العمل تقسيم الوظائف إلى أصغر وحداتها ومن ثم تحليلها. تتكون كل وحدة فرعية ناتجة عادةً من عدد قليل نسبيًا من العمليات. يتم بعد ذلك تعيين هذه الوحدات الفرعية للعمال باعتبارها وظيفتهم الإجمالية.
يبدو أن هناك ميزتين رئيسيتين لاستخدام تبسيط الوظائف.
أولاً، بما أن الوظيفة تتطلب القليل من التدريب، فيمكن إكمالها بواسطة عمالة غير ماهرة أقل تكلفة.
ثانيًا، تزداد سرعة العمل لأن كل عامل يؤدي جزءًا صغيرًا فقط من العمل الكبير سابقًا، وبالتالي يكون قادرًا على إتقان وحدة عمل أصغر وأقل تعقيدًا.
على الجانب السلبي، يؤدي تبسيط الوظائف إلى شعور العمال بالملل والإحباط والعزلة ونقص الحافز وانخفاض الرضا الوظيفي. وهذا بدوره يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة التكلفة.
توسيع فرص العمل
يؤدي توسيع الوظيفة إلى توسيع الوظيفة أفقيًا. يزيد من نطاق العمل. أي أنه يزيد من عدد العمليات المختلفة المطلوبة في الوظيفة والتكرار الذي تتكرر به دورة الوظيفة.
من خلال زيادة عدد المهام التي يؤديها الفرد، يؤدي توسيع الوظيفة إلى زيادة نطاق الوظيفة أو التنوع الوظيفي. بدلاً من فرز البريد الوارد حسب القسم فقط، يمكن توسيع مهمة فارز البريد لتشمل تسليم البريد فعليًا إلى الأقسام المختلفة.
التناوب الوظيفي
يشير التدوير الوظيفي إلى انتقال الموظف من وظيفة إلى أخرى. الوظائف نفسها لا تتغير في الواقع؛ يتم تدوير الموظفين فقط بين الوظائف المختلفة.
ينتقل الموظف الذي يعمل في وظيفة روتينية للعمل في وظيفة أخرى لبعض الساعات/الأيام/الأشهر ويعود إلى الوظيفة الأولى. وهذا الإجراء يريح الموظفين من الملل والرتابة، ويحسن مهارات الموظفين فيما يتعلق بالوظائف المختلفة، ويعد الصورة الذاتية للعاملين، ويوفر النمو الشخصي.
ومع ذلك، لا يُنصح بالتناوب الوظيفي المتكرر نظرًا لتأثيره السلبي على المنظمة والموظف.
الاثراء الوظيفي
إن الإثراء الوظيفي، كما يُمارس حاليًا في الصناعة، هو نتيجة مباشرة لنظرية هيرزبرج ذات العاملين للتحفيز.
ولذلك، فهو يعتمد على افتراض أنه لتحفيز الموظفين، يجب أن توفر الوظيفة نفسها فرصًا للإنجاز والتقدير والمسؤولية والتقدم والنمو. الفكرة الأساسية هي إعادة الوظائف إلى العناصر المهمة التي تم أخذها في ظل التخصص المكثف.
يحاول الإثراء الوظيفي تجميل الوظيفة بالعوامل التي وصفها هيرزبيرج بأنها محفزات: الإنجاز، والتقدير، وزيادة المسؤوليات، وفرص النمو، والتقدم، وزيادة الكفاءة. هناك محاولة لبناء شعور أعلى بالتحدي والإنجاز من خلال التحميل الرأسي على الوظائف.
"الإثراء يعني بناء التحدي والإنجاز في وظائف العمال من خلال تغيير محتوى وظائفهم - السماح لهم بترتيب وفحص جدول يومهم الجيد، وما إلى ذلك."
يستلزم تحميل الوظائف العمودي إعادة تصميم الوظائف لتوفير ما يلي:
- مسؤولية أكبر،
- قدر أكبر من الحكم الذاتي،
- مزيد من ردود الفعل الفورية للفرد أو المجموعة.
قد يشمل الإثراء الوظيفي نقل بعض أنشطة الرئيس إلى المرؤوسين.
8 أسباب تجعل التحليل الوظيفي مهمًا لإدارة الموارد البشرية!
التحليل الوظيفي هو عملية. 8 أهمية التحليل الوظيفي هي؛
- تخطيط وتنظيم البرنامج
- الحصول على المعلومات الحالية
- إجراء أبحاث الاحتياجات
- إنشاء_الأولويات
- جمع. بيانات الوظيفة
- إعداد الوصف الوظيفي
- تطوير.مواصفات الوظيفة
- صيانة وتحديث الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية.
تخطيط وتنظيم البرنامج
الخطوة الأولى هي تخطيط وتنظيم برنامج التحليل الوظيفي. ويتم التخطيط قبل جمع البيانات من الموظفين. من المهم تحديد أهداف تحليل الوظيفة.
هناك حاجة إلى دعم الإدارة العليا لإنجاح تحليل الوظائف. يتم تعيين شخص ليكون مسؤولاً عن البرنامج، ويتم تعيين السلطة والمسؤولية المطلوبة.
تم إعداد الجدول الزمني لتقدير البرنامج والميزانية.
الحصول على المعلومات الحالية
حاضِر تصميم الوظيفة يتم جمع المعلومات، ويقوم المحلل بدراسة الأوصاف الوظيفية ومواصفات الوظيفة والعمليات المستخدمة والأدلة ومخططات التدفق التنظيمي.
إجراء أبحاث الاحتياجات
يحدد المحلل المدير الذي يحتاج القسم إلى تحليل الوظيفة.
يتم إجراء البحث لتحديد الغرض لتحليل الوظيفة والطريقة المستخدمة لجمع المعلومات ذات الصلة.
تحديد الأولويات
وبمساعدة مختلف مديري الأقسام ذات الصلة، سيقوم مدير الموارد البشرية بتحديد الوظائف التي سيتم تحليلها وتحديد أولوياتها.
جمع بيانات الوظيفة
والخطوة التالية هي جمع البيانات المتعلقة بالوظيفة المختارة للتحليل أثناء تنفيذها في المنظمة.
إعداد الوصف الوظيفي
باستخدام المعلومات الوظيفية التي تم الحصول عليها من التحليل الوظيفي، يتم إعداد الوصف الوظيفي.
ويبين المعلومات الكاملة عن الوظيفة، بما في ذلك ظروف العمل وطبيعة الوظيفة والعمليات والآلات والمواد المستخدمة.
تطوير مواصفات الوظيفة
يتم تطوير مواصفات الوظيفة باستخدام المعلومات الواردة في الوصف الوظيفي.
مواصفات الوظيفة هي بيان يتعلق بالصفات الإنسانية المطلوبة لأداء وظيفة معينة. يتم استخدام هذه المعلومات لاختيار الشخص المطابق لمتطلبات الوظيفة.
صيانة وتحديث الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية.
بمجرد الانتهاء من الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة ومراجعتها، يجب تطوير نظام لإبقائها محدثة.
قد تتغير متطلبات الوظيفة والموظفين بمرور الوقت، وبناءً على ذلك، يجب تعديل الأوصاف والمواصفات الوظيفية.
لماذا يعتبر التحليل الوظيفي أساس ممارسات الموارد البشرية؟
يشير ممارسون الموارد البشرية إلى تحليل الوظائف باعتباره الأساس لجميع أنشطة الموارد البشرية، وهناك أسباب وجيهة للغاية لهذا التأكيد.
قبل أن نتمكن من الإعلان عن الوظائف بشكل هادف وجذب الأفراد المطلوبين لملء الوظائف الشاغرة التي تحددها عملية تخطيط الموارد البشرية، يجب أن نكون قادرين على تحديد الكفاءات الفردية التي نبحث عنها.
بمجرد أن نقوم بتطوير مجموعة من المتقدمين للوظائف ذوي الجودة العالية، ستتضمن عملية الاختيار اختبارات التوظيف وأسئلة المقابلة بناءً على الحاجة إلى اختيار الفرد الذي يلبي المتطلبات الرسمية للنجاح التي حددتها عملية تحليل الوظائف لدينا.
تُستخدم أيضًا معايير الاختيار التي تتبع عملية تحليل الوظيفة في التخطيط للتعاقب الوظيفي لتقييم المرشحين الداخليين للمنظمة من أجل النقل المحتمل أو الترقية إلى الوظائف الإدارية أو التنفيذية.
بمجرد أن نختار فردًا لشغل الوظيفة، يجب أن يتم إعطاؤه نسخة من الوصف الوظيفي أو المواصفات الخاصة بالوظيفة، والتي توفر إرشادات محددة حول كيفية أداء الوظيفة وفقًا لرغبات المنظمة.
تقوم عملية تقييم الأداء بمقارنة إنجازات الفرد خلال فترة محددة سلفا مع المعايير المطلوبة المحددة في الوصف الوظيفي أو المواصفات.
إذا كشفت عملية تقييم الأداء أن الفرد لديه أوجه قصور يمكن تصحيحها عن طريق التدريب والتطوير، فيمكن تقديم برامج أو دورات محددة لمساعدة الفرد في الوصول إلى المعايير المطلوبة.
علاوة على ذلك، تستخدم أنظمة التعويضات في المنظمات عادة عملية تصنيف تعتمد على المعرفة والمهارات، والجهد، والمسؤولية، وظروف العمل - العوامل الأربعة التي لا غنى عنها للوظيفة والتي يتم الإشارة إليها بوضوح وإضفاء الطابع الرسمي عليها من خلال عملية تحليل الوظيفة.
وأخيرًا، تعتمد برامج التخطيط الوظيفي الناجحة أيضًا بشكل كبير على متطلبات الواجهة الأمامية للتحليل الوظيفي الشامل.
عند التخطيط للتحركات المهنية المستقبلية، يلاحظ الفرد والمنظمة المقاييس الحالية للموظف ومستوى الأداء ويقارنها بالمقاييس المطلوبة في مختلف الوظائف المستهدفة التي يرغب الموظف في التقدم لها.
بمجرد توفير هذه المعلومات عن طريق تحليل الوظيفة، يتم إبلاغ الموظف بالتعليم الواضح وتنمية المهارات التي ستكون مطلوبة قبل النظر في الوظيفة المستهدفة.
وبالتالي، فإن تحليل الوظيفة ليس فقط متطلبًا حاسمًا للتنفيذ والتشغيل السليم لعملية تخطيط الموارد البشرية، كما تم تناولها في هذا الكتاب، ولكنه أيضًا شرط أساسي لنجاح جميع وظائف الموارد البشرية الأخرى تقريبًا.
4 مشاكل رئيسية في تحليل الوظيفة
بعد أن لاحظنا عملية تحليل الوظائف، دعونا ننتقل الآن إلى فحص المشاكل المتكررة المرتبطة بتحليل الوظائف.
تحليل الوظيفة الذي لم يتم تحديثه أو مراجعته
يجب على المرء أن يأخذ في الاعتبار موضوع تكنولوجيا الكمبيوتر للتعرف على تأثير معدل التغيير السريع للغاية على كيفية أداء العمل.
يجب مراجعة التحليلات الوظيفية بانتظام من قبل شاغلي الوظائف والمشرفين وموظفي الموارد البشرية وما إلى ذلك للتأكد من أن متطلبات الوظيفة المكتوبة تعكس واقع الأداء الوظيفي المعاصر. يجب دمج التغييرات الأخيرة في التكنولوجيا والمواد والعمليات في الوصف الوظيفي أو المواصفات المعدلة.
لا تفشل التوصيفات الوظيفية القديمة فقط في تزويد شاغلي الوظائف بتوجيهات مفيدة فيما يتعلق بواجباتهم ومهامهم المطلوبة، ولكنها تؤدي أيضًا إلى عملية تخطيط للموارد البشرية تحاول مطابقة الأفراد بالوظائف بناءً على معلومات لم تعد صالحة.
الوصف الوظيفي أو المواصفات الغامضة للغاية
إذا كان التحليل الوظيفي يوفر معلومات مهمة تسمح لنا باختيار الفرد الذي يلبي متطلبات الوظيفة على أفضل وجه، فيجب أن نكون محددين بشأن تلك المتطلبات الدقيقة.
على سبيل المثال، تحدد المنظمات غالبًا أن المتقدمين يجب أن يكون لديهم عدد معين من سنوات الخبرة في مجال وظيفي معين بدلاً من تحديد المهارات أو الكفاءات الدقيقة التي يجب أن يتعلمها مقدم الطلب خلال تلك الفترة.
وبدون هذه المعلومات المحددة، فإن الخبرة أو الوقت الذي يقضيه في الوظيفة ليس له أهمية كبيرة في الاختيار.
وبالمثل، قد تدرج المنظمات عن طريق الخطأ عناصر مثل "الاعتمادية" كأحد متطلبات وظيفتها دون إعطاء أمثلة محددة لما يشكل سلوكًا يمكن الاعتماد عليه (على سبيل المثال، يصل الفرد في الوقت المحدد للاجتماعات مع الانتهاء من جميع الأعمال التحضيرية بشكل صحيح).
لكي تكون عنصرًا فعالاً في تخطيط الموارد البشرية، يجب أن تنتج عملية تحليل الوظائف أمثلة سلوكية مفصلة ومحددة للأداء الوظيفي الناجح لكل وظيفة في عملية العمل.
التلوث والنقص
على الرغم من أن الإيجاز والوضوح هما فضائل محددة فيما يتعلق بتحليل الوظيفة (الوصف الوظيفي القصير والواضح ذو فائدة كبيرة لكل من شاغلي الوظائف وموظفي الموارد البشرية)، إلا أن هذه الخصائص قد تسبب مشاكل أثناء جهود تحليل الوظيفة.
إذا فشل الوصف الوظيفي أو المواصفات لدينا في دمج جوانب مهمة من الوظيفة المطلوبة للنجاح، يُشار إلى خطأ الإغفال هذا على أنه نقص.
وعلى العكس من ذلك، إذا قمنا بتضمين جوانب هامشية وغير مهمة من الوظيفة في الوصف الوظيفي الرسمي، فإننا نخاطر بتلويثها عن طريق تحويل الانتباه عن الارتباطات الصحيحة والمهمة للنجاح.
قد يؤدي أيضًا تلوث عملية تحليل الوظائف لدينا إلى عواقب قانونية إذا استخدمنا المعلومات لاختيار الأفراد بناءً على عوامل لا تتعلق بالوظيفة.
ولذلك، بالنسبة لتحليل الوظيفة، يجب أن نحاول أن نكون مختصرين وواضحين قدر الإمكان ولكن ليس على حساب استبعاد أي عنصر سلوكي أو أداء مهم في الوظيفة.
الوقت وتكاليف التحليل الوظيفي
يتم ردع بعض المنظمات عن إجراء تحليل الوظائف بسبب الوقت الكبير وتكاليف بدء التشغيل التي يُعتقد أنها مرتبطة بهذه العملية.
تشمل التكاليف النموذجية الرسوم الاستشارية لتحليل الوظائف (إذا لم يكن لدى المنظمة موظفو موارد بشرية داخليون يتمتعون بالمؤهلات ذات الصلة)، ورسوم الترخيص المرتبطة باستخدام أساليب تحليل الوظائف المحمية بحقوق الطبع والنشر، وتكاليف الإنتاج المفقود (أو العمل الإضافي) المرتبطة بإجراء المقابلات والاستبيانات شاغلي الوظائف والمديرين وما إلى ذلك، والتكاليف الإدارية المرتبطة بتدوين وتحليل وصياغة ومراجعة ونشر المعلومات الناتجة عن العملية.
ومع ذلك، فإن العديد من المنظمات التي تتحسر على الوقت الكبير ونفقات التكلفة المرتبطة بتحليل الوظائف تفعل ذلك فقط لأنها لم تقم بإجراء تحليل مناسب للتكلفة والعائد فيما يتعلق بهذا القرار.
على سبيل المثال، يجب على المنظمات أيضًا أن تأخذ في الاعتبار توفير الوقت والتكلفة الناتج عن ما يلي:
- مطابقة أفضل للمهارات الفردية مع المتطلبات التنظيمية (على سبيل المثال، انخفاض التكاليف وانخفاض معدل التغيب عن العمل ودوران الموظفين المرتبط بالتدريب والتطوير).
- دمج فوائد التعلم التنظيمي فيما يتعلق بتحسينات المنتج والعملية،
- تقليل الغموض الوظيفي والهدر ،
- توضيح إجراءات التشغيل وعلاقات العمل،
- تعريف واضح لتوقعات الأداء للأفراد والفرق
- تسهيل برامج الموارد البشرية الأخرى.
إذا أخذت المنظمات في الاعتبار التكاليف والفوائد الكاملة المرتبطة بالدخول في عملية تحليل الوظائف، فإن قرار المتابعة يكون دائمًا واضحًا جدًا!
الخلاصة: التحليل الوظيفي هو شرط أساسي للإدارة الفعالة
المعلومات هي المادة الأساسية التي تستخدمها الصناعة في العديد من أنواع التخطيط المتعلق بالوظيفة. تختلف طبيعة المعلومات الوظيفية من صناعة إلى أخرى، ومن قسم إلى آخر، ومن غرض إلى آخر. يجب أن تكون المعلومات المستخدمة لتحليل الوظائف دقيقة، وفي الوقت المناسب، ومصممة خصيصًا.
التحليل الوظيفي هو عملية التحديد من خلال الملاحظة والدراسة والإبلاغ عن المعلومات ذات الصلة بطبيعة وظيفة معينة. إنها الطريقة المستخدمة لتحديد أنواع القوى العاملة اللازمة لأداء وظائف المنظمة.
يتكون التحليل الوظيفي من - (1) الوصف الوظيفي، (2) مواصفات الوظيفة، و (3) تقييم الوظيفة.
دوران الموظفين مشكلة خطيرة في معظم الصناعات.
إن معدل الدوران ضار لأنه يسبب مضايقات خطيرة، وتكاليف عالية، وإهدار القوى العاملة المدربة، ويقلل من الروح المعنوية والتحفيز. يحدث بشكل رئيسي بسبب الإحباط للأسباب التالية:
- - عدم التطابق بين التوقعات والواقع، مثل العمل.
- - عدم التوافق بين متطلبات الوظيفة والقدرات.
- - عدم التطابق بين المسؤولية والتعويض.
وقد نشأ عدم التطابق هذا بسبب عدم تحديد العمل وتصميمه والكشف عنه بشكل صحيح.
وهذا يؤدي إلى مفهوم تحليل الوظيفة. FW Taylor أبو الإدارة العلميةوشدد أيضًا على إجراء ودراسة كل جزء من العمل بشكل علمي لتطوير أفضل طريقة للقيام بالمهمة.
دعونا الآن نحدد الوظيفة.
تتكون المنظمات من مناصب يجب أن يشغلها الشخص المناسب.
يتم تعريف الوظيفة على أنها مجموعة من الواجبات والمسؤوليات الممنوحة للموظف الفردي. الوظائف مهمة للأفراد.
فهي تساعد في تحديد مستويات المعيشة وأماكن الإقامة والمكانة وحتى إحساس الفرد بقيمته الذاتية. الوظائف مهمة لأنها هي المركبات التي يتم من خلالها إنجاز العمل.
التحليل الوظيفي هو شرط أساسي للفعالية إدارة الموارد البشرية للمنظمة. إنها عملية جمع المعلومات ذات الصلة حول الوظيفة. ويحدد المهام التي تنطوي عليها الوظيفة والعوامل التي تؤثر على أداء تلك الوظيفة.
كعملية، يمكن أن تؤدي إلى نتائج أهمية عملية كبيرة لإدارة الموارد البشرية.
التحليل الوظيفي له تطبيقات في جميع المجالات تقريبًا أنشطة الموارد البشرية للمنظمة.
وهو بمثابة الأساس للقرارات المتعلقة بتخطيط الموارد البشرية، والتوظيف والاختيار، والتدريب والتطوير، وتثبيت التعويضات، وتقييم الوظائف، تقييم الأداء, ادارة المهنة، وصحة وسلامة الموظفين.
المنتج النهائي لتحليل الوظيفة هو وصف مكتوب للمتطلبات الفعلية للوظيفة.
