As descrições de cargos são usadas por vários motivos. Eles são uma ferramenta para recrutamento, determinação de faixas e níveis ou categorias salariais, estabelecimento de cargos, criação de metas e objetivos de trabalho dos funcionários e realização de avaliações de desempenho.
Eles também podem ser usados para planejamento de carreira, criando adaptações razoáveis e atendendo aos requisitos legais para fins de conformidade.
Por causa disso, é imperativo ter descrições de cargos escritas que reflitam com precisão os deveres e responsabilidades atuais do trabalho dos funcionários.
O registro que contém todas as informações relevantes sobre um cargo é chamado de descrição do cargo. É uma declaração escrita do que o titular do cargo faz, como é feito e por que é feito.
Deve retratar com precisão o conteúdo do trabalho, o ambiente e as condições de emprego. Um formato comum para uma descrição de cargo inclui:
- o título do trabalho,
- os deveres a serem cumpridos,
- as principais características do trabalho,
- a autoridade e as responsabilidades do titular do cargo.
Deve-se ter em mente que o ambiente de trabalho muda devido a mudanças na tecnologia de produção, na demanda do mercado, nas escolhas dos clientes e nas estratégias dos concorrentes.
Portanto, a descrição do trabalho precisa ser revisada e atualizada. Gerentes de RH deve avaliar as mudanças que provavelmente ocorrerão ao longo do tempo.
Definição de descrição de trabalho
A descrição do cargo é uma declaração escrita do que o trabalhador faz, como o faz e quais são as condições de trabalho do cargo.
Ele lista os deveres, responsabilidades, relações de subordinação, condições de trabalho e responsabilidades de supervisão de um cargo – um produto de uma análise de cargo.
“Uma descrição de cargo é uma declaração organizada e factual dos deveres e responsabilidades de um cargo específico.” –Edwin B. Flippo.
“Uma descrição de cargo indica as tarefas, deveres e responsabilidades de um cargo. Identifica o que é feito, por que é feito, onde é feito e, resumidamente, como é feito.” –Decenzo e Robbins.
As seções de uma descrição de trabalho típica incluem;
- Identificação do Trabalho,
- Resumo do trabalho,
- Responsabilidades e deveres,
- Autoridade do titular,
- Padrões de desempenho,
- Condições de trabalho,
- Especificações de trabalho
Importância da descrição do trabalho
As descrições de cargos geralmente são essenciais para o gerenciamento de pessoas nas organizações. As descrições de cargos são necessárias para o recrutamento, para que gerentes e candidatos possam compreender a função. As descrições de cargos são necessárias para a maioria das pessoas no trabalho.
Uma descrição de cargo define a função e a responsabilidade de uma pessoa.
Sem uma descrição de cargo, geralmente é um desafio para uma pessoa se comprometer adequadamente ou ser responsabilizada por uma função.
Isto é especialmente verdade em grandes organizações. As descrições de cargos melhoram a capacidade de uma organização de gerenciar pessoas e desempenhar funções das seguintes maneiras:
- Esclarece as expectativas do empregador para o funcionário,
- Fornece a base para medir o desempenho no trabalho,
- Fornece uma descrição clara da função dos candidatos a empregos,
- Fornece uma estrutura e disciplina para a empresa compreender e estruturar todos os cargos e garantir que as atividades, deveres e responsabilidades necessários sejam cobertos por um cargo ou outro,
- Fornece continuidade dos parâmetros de função, independentemente da interpretação do gerente,
- Permite que os sistemas de remuneração e classificação sejam estruturados de forma justa e lógica,
- Impede a interpretação arbitrária do conteúdo e dos limites da função por parte do funcionário, do empregador e do gerente,
- Fornece ferramenta de referência em questões de disputa entre empregado/empregador,
- Fornece ferramenta de referência para questões disciplinares,
- Fornece referências importantes para a formação e áreas de desenvolvimento,
- Fornece pontos de referência neutros e objetivos (em oposição a subjetivos ou arbitrários) para avaliações, análises de desempenho e aconselhamento,
- Permite a formulação de requisitos de conjunto de habilidades e comportamento por teste,
- Permite que a organização estruture e gerencie funções de maneira uniforme, aumentando assim a eficiência e a eficácia do recrutamento, treinamento e desenvolvimento, estrutura organizacional, fluxo de trabalho e atividades, atendimento ao cliente, etc.,
- Permite que funcionários e gestores tenham uma visão factual (em oposição à instintiva) na progressão na carreira e planejamento de sucessão.
Limitações das descrições de cargos
Descrições prescritivas de cargos podem ser vistas como um obstáculo em determinadas circunstâncias:
- As descrições de funções podem não ser adequadas para alguns gestores seniores, uma vez que deveriam ter a liberdade de tomar a iniciativa e encontrar novas direções frutíferas;
- As descrições de funções podem ser demasiado inflexíveis numa organização em rápida mudança, por exemplo, numa área sujeita a rápidas mudanças tecnológicas;
- Outras alterações no conteúdo do cargo podem fazer com que a descrição do cargo fique desatualizada;
- O processo de criação de descrições de cargos de uma organização pode não ser o ideal.
Diferença entre descrição de cargo e especificação de cargo
O a descrição e a especificação do trabalho são duas partes integrantes da análise do trabalho. Eles definem um trabalho completamente e orientam tanto o empregador quanto o empregado sobre como proceder recrutamento.
| Descrição do trabalho | Especificação de trabalho |
|---|---|
| Uma descrição do cargo lista deveres, responsabilidades, relações de subordinação, condições de trabalho e responsabilidades de supervisão. | A especificação de trabalho é uma lista de “requisitos humanos” de um trabalho, a educação, habilidades, experiência, personalidade exigidas e assim por diante. |
| A descrição do trabalho contém o título do trabalho, local do trabalho, resumo do trabalho, natureza e objetivos de um trabalho, tarefas e deveres a serem executados, condições de trabalho, máquinas, ferramentas e equipamentos a serem usados em um trabalho. | A especificação do trabalho contém educação, experiência, treinamento, julgamento, iniciativa, esforço físico, habilidades de comunicação, características emocionais e demandas sensoriais incomuns, como visão, olfato e audição. |
| O principal objetivo da descrição do cargo é coletar dados relacionados ao cargo para anunciar um determinado cargo. | O principal objetivo de uma especificação de cargo é analisar se os candidatos são elegíveis para se candidatar a uma determinada vaga ou não. |
| Ajuda a atrair, direcionar, recrutar e selecionar o candidato certo para o cargo certo. | Ajuda a recrutar uma equipe de uma organização para entender que nível de qualificações, qualidades e conjunto de características devem estar presentes em um candidato para torná-lo elegível para a vaga. |
| Ele esclarece o que os funcionários devem fazer se forem selecionados para aquela vaga específica. | A especificação do trabalho fornece informações detalhadas sobre qualquer trabalho, incluindo responsabilidades do trabalho, habilidades técnicas e físicas desejadas, capacidade de conversação e muito mais. |
| Também esclarece quem reportará a quem. | Ajuda a selecionar o candidato mais adequado para um determinado cargo. |
| A descrição do trabalho trata da execução de funções. | Enquanto a especificação do trabalho tem tudo a ver com a educação e qualificação do funcionário antes de seu recrutamento. |
| As descrições do trabalho são o que se espera fazer e o que está envolvido no trabalho. | As especificações do trabalho são o que é necessário para fazer o trabalho. |
Descrição do trabalho O que fazer e o que não fazer
Antes de escrever uma descrição de cargo, aqui estão algumas dicas úteis a serem consideradas:
FAZER:
- Consulte o Guia de Redação de Descrição de Cargo
- Participe de um workshop de descrição de cargos
- Use um estilo factual e impessoal ao escrever a descrição do cargo
- Baseie a descrição do cargo nas necessidades do departamento
- Escreva uma descrição de trabalho precisa, concisa e completa
- Use frases completas
- Mantenha a estrutura das frases o mais simples possível, omitindo palavras desnecessárias que não contribuam com informações pertinentes.
- Comece cada dever/tarefa com um verbo de ação (veja a lista na página 8).
- Seja consistente ao usar termos como “pode” e “ocasionalmente”. (Devem ser usados para descrever tarefas realizadas de vez em quando ou tarefas que apenas alguns funcionários realizam.)
- Consulte os cargos em vez dos titulares, ou seja, “Reporta-se a_______ Gerente” em vez de “Reporta-se a Mary Smith”.
- Seja preciso. Isto é fundamental para uma precisão avaliação de emprego e análise.
- Concentre-se em atividades críticas.
- Use uma sequência lógica na descrição de deveres e responsabilidades (primeiro a responsabilidade principal, seguida pelas funções correspondentes)
- Ligue para seu analista de remuneração para obter orientação.
NÃO:
- Use a forma narrativa ao escrever uma descrição de cargo.
- Baseie o conteúdo da descrição do cargo nas capacidades, habilidades e interesses do titular
- Escreva a descrição do cargo com base na classificação de cargo desejada.
- Escreva a descrição do trabalho como um guia passo a passo sobre como fazer o trabalho.
- Inclua tarefas menores ou ocasionais que não sejam exclusivas de um trabalho específico.
4 etapas para escrever descrições de cargos
As etapas a seguir são necessárias para escrever ou preparar uma descrição de cargo;
1. Comece com uma análise de trabalho
A redação da descrição do cargo normalmente é precedida por uma análise do cargo.
A análise de cargo é um estudo do cargo ou função que ajuda o empregador a identificar e descrever as funções essenciais de um cargo e as competências, conhecimentos, habilidades e habilidades necessárias para cumprir as funções.
2. Identifique funções essenciais em vez de funções marginais
o próximo passo é identificar as funções essenciais do trabalho, o propósito do trabalho e a importância das funções reais do trabalho para atingir esse propósito.
Em avaliando a importância das funções de trabalho, considere, entre outras coisas, a frequência com que uma função é executada, a quantidade de tempo gasto na função e as consequências se a função não for executada.
Ao definir as funções essenciais de um trabalho, é importante distinguir entre métodos e resultados.
Embora funções essenciais precisem ser executadas, muitas vezes elas não precisam ser executadas de uma maneira específica.
3. Cubra as áreas principais
As descrições de cargos descrevem o cargo e não o indivíduo que o ocupa. São narrativas escritas dos principais deveres e responsabilidades de um cargo ou função.
A descrição do cargo também indica os resultados esperados de qualquer pessoa no cargo. Existem muitos formatos usados na preparação de descrições de cargos.
Normalmente, as principais áreas a serem incluídas são:
- Cargo,
- Relatórios de posição para (cargo do gerente de linha, localização e gerente funcional),
- Resumo do objetivo do trabalho (de preferência uma frase),
- Principais responsabilidades e responsabilidades (ou deveres normalmente de 8 a 15 pontos numerados)
- Indicadores de Dimensões/Território/Âmbito/Escala (as áreas a que se estendem as responsabilidades e a escala de responsabilidades – pessoal, clientes, território, produtos, equipamentos, instalações, etc.),
- Horas de trabalho
- Data e outras referências internas relevantes,
4. Escreva em um estilo simples
As descrições de cargos devem ser escritas em frases breves e claras. Vejamos o exemplo de descrição do cargo;
Como escrever uma descrição de trabalho? (Guia completo)
Este guia fornece os princípios básicos para escrever uma descrição de cargo e cobre as seguintes seções da descrição de cargo:
- Detalhes da posição
- Deveres do trabalho (“O que você faz”)
- Padrões de Desempenho (“Como você faz”)
- Fatores de trabalho
Para instruções mais abrangentes, o Departamento de Remuneração oferece workshops de descrição de cargos para fornecer aos administradores, gerentes, supervisores e funcionários as ferramentas necessárias para escrever descrições de cargos eficazes.
Consulte a página Principal de Remuneração ou FSDP no site de Desenvolvimento Organizacional para obter as datas e horários do próximo Workshop de Descrição de Cargo disponível.
Detalhes da posição
Esta seção Detalhes do cargo contém informações gerais sobre o cargo – a classificação atual ou solicitada, cargo profissional, faixa salarial, status de isenção, nome e número do departamento, número do cargo, porcentagem de esforço, resumo da descrição do cargo, cargos comparáveis, etc.
Título de trabalho
O título provisório de um cargo deve ser baseado na função ou função principal do cargo.
Em vez disso, é importante afastar-se de títulos de cargos vagos e específicos e criar um título provisório que descreva adequadamente o nível de responsabilidade e a função do cargo. Aqui estão alguns exemplos de bons títulos provisórios e aqueles que precisam de alguma melhoria:
Resumo da descrição do trabalho
O resumo da descrição do trabalho:
- Contém 1-3 parágrafos
- Resume os principais pontos da descrição do cargo, incluindo as principais responsabilidades, funções e deveres; requisitos de educação e experiência; e quaisquer outras informações pertinentes (ou seja, requisitos de agendamento, viagens, etc.)
- É usado em anúncios de emprego.
Posições Comparáveis
Use esta seção para listar quaisquer cargos de departamento com função ou nível de responsabilidade semelhante. É útil para o Analista de Remuneração durante o processo de classificação e ajuda a garantir que as posições sejam classificadas de forma consistente.
Exemplo de detalhes da posição.
Deveres do trabalho
A seção Deveres do Trabalho é a base da Descrição do Trabalho. Ele transmite a complexidade, o escopo e o nível de responsabilidade de um trabalho.
Devido à importância desta seção, é importante descrever de forma precisa, concisa e completa os deveres e responsabilidades de um trabalho.
Esta seção da Descrição do Cargo é composta por três elementos principais:
Principais responsabilidades
As principais áreas de responsabilidade dentro de um trabalho ou “grupos de trabalho”. Uma descrição de cargo geralmente contém de três a cinco responsabilidades principais.
Declarações de Deveres
Frases que fornecem informações adicionais sobre as tarefas associadas à Key Accountability.
Porcentagem de tempo
Estima a parte do trabalho gasta em uma responsabilidade principal específica.
Métodos de redação de deveres de trabalho
Quando as responsabilidades do trabalho são bem escritas e organizadas, elas podem transmitir com precisão a complexidade, o escopo e a responsabilidade de um trabalho. Para auxiliar na organização e redação das Atribuições do Trabalho, foram desenvolvidos dois métodos de redação:
Método # 1:
- Pense no trabalho como suas principais responsabilidades ou principais responsabilidades/funções. Normalmente, um trabalho terá de 3 a 5 responsabilidades principais principais. aqui estão alguns exemplos:
- Administração de orçamento
- Suporte Executivo
- Coordenação de Eventos
- Depois de estabelecer as principais responsabilidades, gere funções de trabalho específicas associadas a cada uma. Estas são as tarefas ou deveres individuais que correspondem à Responsabilidade Principal. Por exemplo, as funções específicas de gestão orçamental podem incluir:
- Preparar relatórios orçamentários
- Analisar despesas
- Monitorar níveis
- Condense as funções específicas do trabalho em duas a três “Declarações de Deveres” concisas, começando cada declaração com um verbo de ação.
Método # 2:
- Faça um brainstorming de uma lista de todas as funções necessárias para realizar o trabalho. Estas são as tarefas individuais concluídas diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Abaixo está um exemplo de lista de tarefas:
- Organizar para catering
- Compor e digitar correspondência
- Coordenar o apoio logístico para reuniões, seminários e eventos departamentais
- Determinar e proteger o local do evento
- Faça planos de viagem
- Monitorar níveis
- Preparar relatórios orçamentários
- Revise a lista e agrupe as funções com base nas funções e responsabilidades específicas do cargo, também conhecidas como responsabilidades principais.
- Estabeleça responsabilidades principais. Para este grupo, as principais responsabilidades podem incluir coordenação de eventos, apoio administrativo e administração orçamentária.
- Condense os deveres específicos do trabalho em duas a três “Declarações de Deveres” concisas, começando cada declaração com um verbo de ação (veja a lista na página 8).
Aqui está um exemplo de uma seção de responsabilidade principal bem escrita e organizada em uma descrição de cargo:
| Responsabilidade Principal | Coordenação de Eventos |
|---|---|
| Declarações de Deveres | Coordenar todos os eventos do Dean's Office. Isso inclui garantir o local do evento, agendar apresentadores, coordenar materiais e programas de marketing do evento, manter a lista de confirmação de presença e tomar todas as providências de catering. No evento, supervisione a equipe do evento e cumprimente os convidados. |
| Porcentagem de tempo | 15% |
Para resumir, aqui estão algumas coisas a serem lembradas ao preencher a seção Deveres do trabalho da descrição do trabalho:
- A seção Deveres do Trabalho deve conter de 3 a 5 responsabilidades principais.
- Dê um título a cada seção de responsabilidade principal para resumir a função/papel.
- Inclua 2 a 3 declarações de deveres concisas para cada responsabilidade principal. As Declarações de Deveres expandem essa área específica de responsabilidade e a função e complexidade do cargo.
- Comece a Declaração de Deveres com um verbo de ação (veja a página 8 para obter uma lista).
- Limite a listagem de Declarações de Deveres e Responsabilidades Chave ao que é necessário para realizar o trabalho.
- Não inclua funções que não são mais desempenhadas ou que possam ser exigidas no futuro.
- Escreva as funções em termos do que o cargo exige, não com base nas capacidades de qualquer indivíduo.
- Determine uma porcentagem precisa de tempo que o titular deve dedicar a essa responsabilidade principal específica durante um ano.
Padrões de performance
A seção Padrões de Desempenho:
- Transmite as expectativas do trabalho.
- Descreve o conhecimento, as habilidades e as habilidades necessárias para ter sucesso no trabalho.
- Ele fornece uma base para medir o desempenho.
Esta seção normalmente é preenchida pelo supervisor do departamento, gerente de contratação ou administrador designado.
Uma seção de Padrões de Desempenho está associada a cada Responsabilidade Principal, que fornece informações sobre as expectativas de desempenho daquela área de responsabilidade específica.
Aqui está um exemplo de Padrão de Desempenho para o exemplo de “Coordenação de Eventos” na Seção de Conteúdo do Trabalho:
| Responsabilidade Principal | Coordenação de Eventos |
| Declarações de Deveres | – Coordenar eventos departamentais e programáticos. – Proteja o local. – Agendar apresentadores. – Faça planos de viagem. – Coordenar a produção de materiais de marketing do programa/evento. – Manter lista de RSVP. – Providenciar catering e qualquer equipamento necessário. – Equipe do evento. |
| Padrões de performance | – As atividades de Coordenação de Eventos deverão ser realizadas com menor supervisão. – Deve ser capaz de definir prioridades e trabalhar sob pressão. – Deve ser capaz de realizar múltiplas tarefas, planejando vários eventos simultaneamente. – A capacidade de trabalhar bem com participantes internos e externos é essencial. – Conhecimento do Microsoft Office Suite é imprescindível. |
Fatores de trabalho
O Fatores de trabalho A seção da descrição do cargo descreve o conhecimento e as habilidades do cargo para funcionar com sucesso.
Os Fatores de Trabalho cobrem diversas áreas do trabalho, por exemplo, o nível de educação/experiência necessária, supervisão recebida e habilidades e habilidades analíticas exigidas para o trabalho.
A atribuição de Fatores de Cargo deve ser concluída pelo supervisor, gerente de contratação ou administrador departamental e deve refletir o nível de responsabilidade geral desse cargo.
Por exemplo, não se espera que um funcionário com classificação de Administrador seja responsável por entrevistar, selecionar e contratar alguém para um cargo de Administrador IV, mas pode ser responsável por entrevistar, selecionar e contratar um trabalhador estudante.
É importante lembrar de incluir apenas informações pertinentes ao cargo e não específico para as habilidades, experiência e educação do titular.
A seguir estão todos os fatores de trabalho listados em uma descrição de trabalho e exemplos de respostas:
| Nível mínimo de educação exigido | Bacharelado |
|---|---|
| O nível mínimo de experiência é necessário. Todas as qualificações listadas devem estar relacionadas ao trabalho. | São preferidos três anos de experiência relevante em administração, marketing e/ou planejamento de eventos. |
| A quantidade de supervisão recebida pelo funcionário Qual é a classificação do cargo e o cargo profissional do supervisor? Como e em que medida o trabalho do funcionário é verificado? Note-se a distinção entre formação inicial ou especial e supervisão contínua. | O titular se reporta ao Diretor Adjunto. Após a orientação inicial, o titular receberá orientação geral do diretor assistente, mas espera-se que desempenhe funções e responsabilidades de forma independente. |
| A habilidade analítica necessária. Qual a complexidade da padronização das tarefas executadas? | O trabalho exige excelentes habilidades analíticas e de comunicação, pois os relatórios estatísticos e financeiros são essenciais para esta posição. |
| AMBOS o nível e o volume do orçamento (valor em dólares) da responsabilidade/prestação de contas financeira A extensão da responsabilidade do funcionário no cálculo e verificação dos números; juntando informação; digitação de requisições ou documentos orçamentários; monitorar ou analisar despesas; preparar relatórios; aprovar compras; planejar e autorizar departamentos ou orçamentos de subvenções, etc. | O titular é responsável pelo gerenciamento dos orçamentos dos eventos. Isto inclui colaborar no desenvolvimento do orçamento, monitorizar e aprovar despesas orçamentais e analisar relatórios estatísticos e financeiros. O orçamento para um único evento pode variar de $5.000 – $50.000. |
| O impacto das ações realizadas por esta posição Quais são os resultados prováveis de erros inadvertidos ou erros de julgamento, interpretação ou exercício de responsabilidade? | Eventos mal executados podem resultar numa imagem negativa da Escola e da Universidade ou potencialmente perder oportunidades de financiamento. |
| TANTO a diversidade como a complexidade da supervisão exercida Liste a classificação profissional e os cargos daqueles diretamente treinados e/ou supervisionados por essa pessoa. | Este cargo não é responsável pela supervisão de quaisquer cargos de pessoal. |
| O escopo do recursos Humanos impacto desta posição Explique as funções de supervisão de outros funcionários na contratação, demissão, promoção, avaliação, aumento de salários, etc. A posição carrega responsabilidade de “liderar”? Explique como e até que ponto o funcionário verifica o trabalho dos outros. | Ocasionalmente responsável por entrevistar possíveis candidatos e fornecer informações no processo de contratação. |
| AMBOS o nível e a natureza dos contatos INTERNOS Quais, se houver, os departamentos universitários fazem o contrato atual. Por que razão são feitos estes contactos e com que frequência? | O titular tem contato regular com funcionários e professores universitários de nível sênior, como reitores, diretores, administradores seniores, etc. Além disso, o titular mantém contacto com diversas áreas da Universidade, incluindo Universidade Comunicações de marketing, Avanço Institucional, Escritório de Eventos Especiais, etc. |
| TANTO o nível como a natureza dos contactos EXTERNOS | Os contatos externos incluem outros funcionários de faculdades e universidades e representantes do governo e da indústria. |
Descrição do trabalho Verbos de ação
| Acomodar | Comunicar | Rascunho | Interface | Recrutar |
| Alcançar | Compilar | Editar | Interpretar | Reduzir |
| Adquirir | Completo | Eliminar | Entrevista | Regular |
| Endereço | Compor | Aplicar | Investigar | Relatório |
| Ajustar | Calcular | Estabelecer | Emitir | Pesquisar |
| Administrador | Conduta | Avalie | Elevador | Resolver |
| Conselho | Conferir | Executar | Manter | Análise |
| distribuir | Consolidar | Expandir | Gerenciar | Agendar |
| Analisar | Construir | Explorar | Monitor | Search |
| Aplicar | Consultar | Facilitar | Motivar | Selecione |
| Nomear | Ao controle | Formular | Negociar | Resolver |
| Aprovar | Coordenada | Fornecer | Observar | Especificamos |
| Arranjo | Corresponder | Gerar | Operar | Estratégias |
| Avaliar | Conselho | Guia | Organizar | Linha de fluxo |
| Atribuir | Criar | Lidar | Participar | Fortalecer |
| Ajuda | Customizar | Contratar | Executar | Resumir |
| Auditoria | Delegar | Identificar | Plano | Apoiar |
| Aumentar | Entregar | Ilustrar | Prever | Ensinar |
| Autorizar | Demonstrar | Implemento | Preparar | Trem |
| Orçamento | Projeto | Melhorar | Presente | Traduzir |
| Calcular | Desenvolver | Improvisar | Processo | Solucionar problemas |
| Circular | Conceber | Incorporar | Programa | Atualizar |
| Esclarecer | Direto | Aumentar | Fornecer | Validar |
| Claro | Divulgar | Informar | Quantidade | Verificar |
| Colaborar | Distinguir | Iniciar | Reconhecer | |
| Coletar | Distribuir | Instruir | Recomendar | |
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