El proceso mediante el cual se agrega o deduce una cantidad de dinero de los saldos del libro mayor para actualizar los saldos se llama ajuste.
Los asientos de ajuste son asientos contabilizados al final de un período contable para cambiar los saldos de ciertas cuentas para reflejar la actividad económica que ha tenido lugar pero que aún no se ha registrado.
Definición de asientos de ajuste
Las actividades económicas, realizadas pero no identificadas por el contador como transacciones de negocios se omiten de entradas de diario.
Puesto que estos se ajustan mediante asientos de ajuste antes de la preparación de estado financiero de un periodo contable.
Todos los ingresos y gastos acumulados, incurridos por una organización, deben ser registrado en el estado de resultados para que se exhiba la imagen real de los ingresos y gastos de un período en particular.
Si todos los ingresos acumulados; y los gastos incurridos no se muestran en el estado de resultados, éste se vuelve incompleto, incorrecto y confuso.
De manera similar, si todos los activos, pasivos y capital contable no se indican correctamente en el balance, éste también se vuelve incorrecto y confuso y no refleja la verdadera situación financiera.
Dado que todas las partes interesadas siguen deseosas de conocer información diversa, los estados financieros, es decir, el estado de resultados y el balance, deben prepararse en cada período contable.
Para todos estos estados financieros, el contador clasifica la vida de una empresa en varios períodos pequeños.
A partir de entonces, todas las actividades económicas se fijan para cada período.
Estos períodos son de corta duración y se denominan período contable. Generalmente, un período contable es de un año, pero en ocasiones también puede ser de seis o tres meses.
Como un período contable de un año se denomina ejercicio contable o ejercicio financiero, cualquier período de doce meses sucesivos se denomina ejercicio financiero.
Pero puede que no sea lo mismo que un año calendario. Para preparar las cuentas anuales se necesitan asientos de ajuste correctos.
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Antes de la preparación de los estados financieros, los saldos de las cuentas en cuestión se corrigen y actualizan mediante asientos de ajuste.
Al final de cada período contable, se preparan el estado de resultados y el balance para determinar las pérdidas o ganancias y la situación financiera de una organización.
La corrección de dichas pérdidas o ganancias y de la situación financiera depende del ajuste adecuado de los ingresos y gastos.
Tipos de asientos de ajuste
Los tipos de asientos de ajuste se analizan a continuación:
1. Anticipos, y
2. Devengos.
Cada uno de ellos es nuevamente de dos tipos como se indica a continuación:
1. Avances
- Pago anticipado de gastos: Pago al contado de los gastos y registro de los mismos como propiedad hasta su utilización o vencimiento del plazo.
- Ingresos no derivados del trabajo: Ingresos no derivados del trabajo recibidos en efectivo y registrados como efectivo recibido y pasivo hasta que se devenguen ingresos.
2. Devengos
- Ingresos acumulados: Ingresos acumulados pero aún no recibidos en efectivo ni contabilizados.
- Gastos pendientes: Gastos incurridos pero aún no pagados o contabilizados.
¿Qué publicar como asientos de ajuste?
Todas las transacciones financieras, relacionadas con un período contable particular, pero
- no registrado como ingreso acumulado,
- gastos pendientes,
- transacciones de elementos de capital de un período contable particular, como la porción de propiedades,
- pasivos convertidos en ingresos,
- gastos de ingresos,
- depreciación,
- amortización,
- agotamiento de los ingresos no derivados del trabajo.
Problemas de tiempo con los asientos de ajuste
Los contadores dividen la vida económica de una empresa en períodos de tiempo artificiales. Eso hace que determinar cuándo publicar los asientos de ajuste sea un desafío.
Estados de supuestos de período de tiempo;
- Los ingresos deben reconocerse en el período contable en el que se obtienen.
- Los gastos deben ir acompañados de ingresos.
- La vida económica de una empresa se puede dividir en períodos de tiempo artificiales.
- El año fiscal debe corresponder al año calendario.
Veamos cómo se abordan los problemas de sincronización con los asientos de ajuste.
Contabilidad de efectivo versus contabilidad de devengo
Organizaciones, instituciones educativas y profesionales comparativamente pequeños, como médicos, abogados y contadores, llevan cuentas de todos sus ingresos y gastos en efectivo.
Bajo el proceso contable de caja, los ingresos se reconocen cuando se reciben en efectivo y los gastos también se reconocen cuando estos se pagan en efectivo.
Por ejemplo,
Se ofreció un servicio en 2002, pero el dinero en efectivo se recibió en 2003.
Según el proceso de contabilidad de caja, se tratará como ingreso de 2003. De manera similar, según este sistema, los gastos de 2002, si se pagan en 2003, se tratarán como gastos de 2003.
Para este tipo de contabilidad defectuosa de ingresos y gastos, el proceso de contabilidad de caja generalmente no se acepta como un sistema de contabilidad adecuado.
Según la contabilidad de valores devengados, las ventas o servicios prestados en un período contable particular se reconocen como ingresos de ese período, ya sea que se reciban efectivo o no.
De manera similar, bajo este sistema, los gastos incurridos en un período contable particular se reconocen como gastos, ya sea que se paguen en efectivo o no en ese período en particular.
Por lo tanto, según el sistema de contabilidad devengado, las transacciones económicas que han tenido lugar pero no contabilizadas se ajustan con los saldos de las cuentas correspondientes para actualizarlos mediante asientos de ajuste.
Al ajustar las entradas, los estados financieros se pueden preparar con precisión.
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Reconocimiento de Ingresos y Gastos
Determinar el importe de los ingresos y gastos, tal como se muestran en los estados financieros de un determinado período contable, es una tarea muy complicada.
Por esa razón, los contadores siguen dos principios contables generalmente aceptados: principios de reconocimiento de ingresos y principios de comparación.
Según el principio de reconocimiento de ingresos, los ingresos obtenidos en un período contable particular son ingresos de ese período.
Por ejemplo, el precio de venta realizado o por cobrar a cuenta de un período contable particular es el ingreso de ese período.
El hecho de que la venta o el servicio prestado en un período contable se trate como ingreso en el momento en que ocurre o como efectivo recibido depende del principio contable.
Generalmente, la mercancía o servicio se trata como ingreso cuando se transfiere.
Por ejemplo,
Tanto la venta en efectivo de $ 10,000 como la venta de $15,000 en la cuenta son ingresos por ventas. En este caso, el efectivo $10,000 y las cuentas por cobrar $ 15,000 se mostrarán en el balance y las ventas $25,000 se mostrarán como ingresos en el estado de resultados.
Los contadores reconocen los gastos siguiendo el principio: los gastos siguen a los ingresos.
Por lo tanto, el reconocimiento de gastos está estrechamente relacionado con los ingresos.
Por ejemplo
Si el gasto se incurre en la compra de mercancías, se generan ingresos por ventas.
No hay ingresos sin gastos. El beneficio se determina después de deducir los gastos de los ingresos.
Momento de preparación de los asientos de ajuste
Durante la preparación de los estados financieros se deben aprobar los asientos de ajuste necesarios.
Por lo tanto, si los estados financieros se preparan al final de un período de seis meses, en ese caso también se deberán aprobar los asientos de ajuste necesarios.
Según la convención y algunas leyes, las organizaciones empresariales informan los resultados y la situación financiera de la empresa a los propietarios al menos una vez al año.
Es por eso que se requieren asientos de ajuste al menos una vez al año para preparar correctamente los estados financieros.
